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Access デスクトップ データベースの基本的なタスク

アクセス データベースは、インベントリ、連絡先、ビジネス プロセスなど、あらゆる種類の情報を格納して追跡するのに役立ちます。 Access デスクトップ データベースの作成、データの追加、新しいデータベースのカスタマイズと使用に向けた次の手順について説明します。

この記事の内容

テンプレートを選ぶ

アクセス テンプレートには、使用できるテーブル、クエリ、フォーム、レポートが組み込まれています。 Access を起動するときに最初に気づくのはテンプレートの選択であり、オンラインでさらに多くのテンプレートを検索できます。

Access の起動画面のテンプレート ビュー

  1. [アクセス] で、[ ファイル ] > [新規] をクリックします。

  2. デスクトップ データベース テンプレートを選択し、[ファイル名] にデータベースの 名前を入力します。 (有効なテンプレートが表示されない場合は、[ オンライン テンプレートの検索 ] ボックスを使用します)。

  3. [ ファイル名 ] ボックスの下に表示される既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして選択できます。

  4. [Create] (作成) をクリックします。

テンプレートから Access デスクトップ データベースを作成する

テンプレートによっては、開始するために次のいずれかの操作が必要になる場合があります。

  • Access で [ ログイン ] ダイアログ ボックスが表示され、ユーザーの一覧が空の場合:

    1. [ 新しいユーザー] をクリックします。

    2. [ユーザーの詳細] フォームに入力します。

    3. [保存して閉じる] をクリックします。

    4. 入力したユーザー名を選択し、[ ログイン] をクリックします。

  • Access がメッセージ バーに セキュリティ警告 メッセージを表示し、テンプレートのソースを信頼する場合は、[コンテンツの 有効化] をクリックします。 データベースにログインが必要な場合は、もう一度ログインします。

詳細については、「 テンプレートから Access デスクトップ データベースを作成する」を参照してください。

データベースを一から作成する

どのテンプレートもニーズに合わない場合は、空のデスクトップ データベースから開始できます。

  1. [アクセス] で、[ 新しい > 空のデスクトップ データベース] をクリックします。

  2. [ファイル名] ボックスにデータベースの 名前を入力 します。

  3. [ ファイル名 ] ボックスの下に表示される既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして選択できます。

  4. [Create] (作成) をクリックします。

表を追加する

データベースでは、情報は複数の関連テーブルに格納されます。 テーブルを作成するには:

  1. データベースを初めて開くと、データシート ビューに空のテーブルが表示され、そこでデータを追加できます。 別のテーブルを追加するには、[Create > Table]\(テーブルの 作成 \) をクリック します。 空のフィールド (セル) にデータの入力を開始するか、Excel ブックなどの別のソースのデータを貼り付けることができます。

  2. 列 (フィールド) の名前を変更するには、列見出しをダブルクリックし、新しい名前を入力します。

    ヒント: わかりやすい名前は、各フィールドに含まれている内容を確認するのに役立ちます。

  3. [ファイル]、[保存] の順にクリックします。

  • さらにフィールドを追加するには、[ クリックして追加] 列に「」と 入力します。

  • 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選択し、目的の場所にドラッグします。 連続する列を選択し、それらすべてを新しい場所にドラッグすることもできます。

詳細については、「テーブルの概要」を参照してください。

データをコピーして貼り付ける

Excel や Word などの別のプログラムのデータをコピーして Access テーブルに貼り付けることができます。 これは、データが列に分割されている場合に最適です。 データがWordなどのワープロ プログラムにある場合は、コピーする前にタグを使用して列を区切るか、テーブル形式に変換します。

  1. 完全な名前を姓と名に分けるなど、データの編集が必要な場合は、ソース プログラムで最初に行います。

  2. ソースを開き、データをコピーします (Ctrl + C)。

  3. データシート ビューでデータを追加する Access テーブルを開き、貼り付けます (Ctrl + V)。

  4. 各列見出しをダブルクリックし、わかりやすい名前を入力します。

  5. [ ファイル ] > [保存] を クリックし、新しいテーブルに名前を付けます。

    注: Access では、各列の最初の行に貼り付ける情報に基づいて各フィールドのデータ型が設定されるため、次の行の情報が最初の行と一致していることを確認します。

データのインポートまたはリンク

このプロセスはデータ ソースによって若干異なりますが、次の手順を開始します。

  1. [ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ 新しいデータ ソース ] をクリックし、一覧に表示されているサブメニュー オプションからインポート元またはリンク先のデータ形式を選択します。

    注: それでも適切な形式が見つからない場合は、まず Access がサポートするファイル形式 ( 区切りテキスト ファイルなど) にデータをエクスポートする必要があります。

  2. [ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスの指示に従います。

リンクすると、一部の形式は読み取り専用として使用できます。 データまたはリンクをインポートできる外部ソースを次に示します。

インポート

リンク

Microsoft Excel

はい

はい
(読み取り専用)

Microsoft Access

はい

はい

SQL Server などの ODBC データベース

テキストまたはコンマ区切り (CSV) ファイル

はい
(新しいレコードの追加のみ)

SharePoint リスト

はい

はい

XML

はい

データ サービス

はい
(読み取り専用)

HTML ドキュメント

はい

はい

Outlook フォルダー

はい

はい

詳細については、「別の Access データベース内のデータをインポートまたはリンクする」を参照してください。

テーブルの正規化を使用してデータを整理する

Table Analyzer ウィザードを使用すると、冗長データをすばやく識別できます。 ウィザードでは、データを別のテーブルに整理する簡単な方法が提供されます。 Access では、元のテーブルがバックアップとして保持されます。

  1. 分析するテーブルを含む Access データベースを開きます。

  2. [ データベース ツール] > [テーブルの分析] をクリックします

    ウィザードの最初の 2 ページには、例を含む短いチュートリアルが含まれています。 [概要ページを表示しますか?] というラベルのチェックボックスが表示された場合は、そのボックスをチェックし、[戻る] を 2 回クリックして概要を確認します。 入門ページをもう一度表示しない場合は、[入門ページを表示する] をオフにします

詳細については、「 Table Analyzer を使用してデータを正規化する」を参照してください。

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次のステップ

デザイン プロセスの残りの部分は、実行する内容によって異なりますが、クエリ、フォーム、レポート、マクロの作成を検討する必要があります。 これらの記事は、次の場合に役立ちます。

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