Access 2010 の基本的な作業

Access のリレーショナル データベース

このような情報を追跡するには、リレーショナル データベースが必要な場合があります。重複をなくし、一般的な情報 (フィールドと呼ばれる) に基づいて関連付け合わせて、より小さなデータのコレクション (テーブルと呼ばれる) に分割されたデータの保存場所です。 たとえば、イベント計画リレーショナル データベースには、顧客情報を含むテーブル、ベンダー情報を含むテーブル、およびイベント情報を含むテーブルが含まれる場合があります。 イベント情報を含むテーブルには、得意先テーブルに関連付けるフィールドと、それを仕入先テーブルに関連付けるフィールドがあります。 この方法では、たとえば、ベンダーの電話番号が変更された場合、ベンダーが関与するあらゆるイベントではなく、ベンダー テーブルで情報が 1 回変更される可能性があります。

Access は、情報の管理に役立つリレーショナル データベース アプリケーションをすばやく簡単に開発するために使用できるツールです。 データベースを作成すると、在庫、専門の連絡先、ビジネス プロセスなど、あらゆる種類の情報を追跡できます。 実際には、Access にはテンプレートが付属しています。テンプレートを使ってさまざまな情報を追跡し、初心者でも簡単に管理できます。

Access を開いた場合

Access 2010を起動すると、Microsoft Office Backstage ビューが表示されます。このビューでは、現在のデータベースに関する情報の取得、新しいデータベースの作成、既存のデータベースの開き、 Office.comからのおすすめコンテンツの表示を行えます。

Backstage ビューには、データベースの調整、保守、または共有に使用できる他の多くのコマンドも含まれています。 Backstage ビューのコマンドは通常、データベース内のオブジェクトではなく、データベース全体に適用されます。

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表を追加する

[作成] タブの [テーブル] グループのツールを使用して、既存のデータベース に新しい テーブルを 追加 できます。

開始するビューに関係なく、Access ウィンドウのステータス バーにある [表示] ボタンを使用して、いつでも他のビューに切り替えます。

データシート ビューで空白のテーブルを作成する    データシート ビューでは、データをすぐに入力して、Access でテーブル構造を構築できます。 フィールド名には数値 (Field1、Field2 など) が割り当て、入力したデータの種類に基づいてフィールド データ型が設定されます。

1. [作成]タブの[テーブル] グループで、[テーブル] タブ。

2. テーブルが作成され、[クリックして追加] 列の最初の空の セルにカーソルが置 かされます。

3. データを追加するには、最初の空のセルに入力を開始するか、この記事で後述するように別のソースのデータを貼り付けます。

   • 列 (フィールド) の名前を変更するには、列見出しをダブルクリックし、新しい名前を入力します。

     ヒント: 各フィールドにわかりやすい名前を付け、データを確認することなく、フィールドに含まれているデータを確認できます。

   • 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選択し、目的の場所にドラッグします。 連続する複数の列を選択し、それらをまとめて新しい場所にドラッグすることもできます。

     テーブルにフィールドを追加するには、データシート ビューの [クリックして追加] 列に入力を開始するか、[フィールド] タブの [& 削除の追加] グループのコマンドを使用して新しいフィールドを追加します。

デザイン ビューからテーブルを作成する    デザイン ビューでは、まず新しいテーブルの構造を作成します。 次に、データシート ビューに切り替えてデータを入力するか、フォームなどの他の方法でデータを入力します。

デザイン ビューは、Web データベース内のテーブルでは使用できません。

1. [作成] タブで、[テーブル] グループの [テーブル デザイン] をクリックします。

2. テーブルのフィールドごとに、[フィールド名] 列に名前を入力し、[データ型] リストからデータ型を選択します。

3. [説明] 列には、フィールドごとに追加情報を 入力 できます。 入力した説明は、挿入ポイントがフィールド内にあるときにステータス バーに表示され、[フィールド リスト] ウィンドウからフォームまたはレポートにフィールドをドラッグして作成したコントロールのステータス バーテキストとして使用され、フォーム ウィザードまたはレポート ウィザードによってそのフィールドに対して作成されたコントロールに使用されます。

4. すべてのフィールドを追加した後、テーブルを保存します。

   • [ファイル] タブで [保存] をクリックします。

5. データシート ビューに切り替え、最初の空のセルをクリックして入力すると、いつでもテーブルにデータを入力できます。 次のセクションで説明するように、別のソースのデータを貼り付けもできます。

SharePoint リストに基づいてテーブルを作成する    SharePoint リストを使用すると、Access を使用していないユーザーがデータを使用できます。 さらに、リスト データはサーバーに保存され、一般的に、デスクトップ コンピューターに保存されているファイルよりもデータ損失に対する保護が向上します。 新しいリストから始めるか、既存のリストにリンクすることができます。 リストを作成する SharePoint サイトに対して十分な権限が必要です。これはサイトによって異なる場合があります。オプションの詳細については、SharePoint 管理者にお問い合わせください。

この機能は Web データベースでは使用できません。

1. [作成] タブの [テーブル] で、[SharePoint リスト] をクリックします。

2. リスト テンプレートの 1 つを使用して、連絡先やイベントなどの標準の SharePoint リストを作成できます。

   ユーザー設定リストを作成したり、既存のリストにリンクしたり、既存のリストをインポートしたりもできます。 必要なオプションをクリックします。

3. リスト テンプレートを選ぶか、ユーザー設定のリストを作成する場合は、[新しいリストの作成] ダイアログ ボックスが開き、プロセスを案内します。 既存のリストを使用する場合は、[外部データの取り込み] ダイアログ ボックスが表示されます。

テーブルの詳細については、「テーブルの概要」を参照してください。

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別のソースのデータを Access テーブルに貼り付ける

データが現在 Excel などの別のプログラムに保存されている場合は、データをコピーして Access テーブルに貼り付けます。 一般に、これは、データが Excel ワークシートと同じ列に既に分割されている場合に最適です。 データがワード プロセス プログラム内にある場合は、まずタブを使用してデータの列を分離するか、またはワード プロセス プログラムでデータをテーブルに変換してから、データをコピーする必要があります。 データの編集や操作が必要な場合 (たとえば、フル ネームを名と名に分割する場合)、特に Access に慣れている場合は、データをコピーする前に、この操作を行います。

空のテーブルにデータを貼り付ける場合、Access では、見つけたデータの種類に応じて各フィールドのデータ型が設定されます。 たとえば、貼り付けフィールドに日付値以外の値が含まれている場合、Access はそのフィールドに日付/時刻データ型を適用します。 貼り付けフィールドに "yes" と "no" の単語だけが含まれている場合、フィールドには Yes/No データ型が適用されます。

貼り付けデータの最初の行で見つけた内容に応じて、フィールドに名前が付けされます。 貼り付け先のデータの最初の行が次の行と型が似ている場合、Access は最初の行がデータの一部と判断し、フィールドの汎用名 (Field1、Field2 など) を割り当てました。 貼り付けデータの最初の行が次の行と類似していない場合、Access は最初の行をフィールド名として使用し、実際のデータの最初の行を除外します。

Access で汎用フィールド名が割り当てらされている場合は、混乱を避けるために、できるだけ早くフィールドの名前を変更する必要があります。 次の手順で行います。

1. [ファイル] タブの [保存 ] をクリックして テーブルを保存します。

2. データシート ビューで、各列見出しをダブルクリックし、列の名前を入力します。

3. もう一度テーブルを保存します。

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別のソースからデータをインポートまたはリンクする

Access で使用する別のプログラムで収集したデータがある場合があります。 他のプログラムにデータを保存しているユーザーと一緒に作業し、Access でデータを使用したい場合があります。 または、異なる複数のデータ ソースを持ち、それらを一緒にまとめてより詳細な分析を行う "ランディング パッド" が必要な場合があります。

Access を使用すると、他のプログラムからデータを簡単にインポートまたはリンクできます。 Excel ワークシート、別の Access データベースのテーブル、SharePoint リスト、その他のさまざまなソースからデータを取り込む。 このプロセスはデータ ソースによって若干異なりますが、次の手順を実行します。

1. [外部 データ] タブの [インポート& リンク ] グループで、インポートするファイルの種類のコマンドをクリックします。

   たとえば、Excel ワークシートからデータをインポートする場合は、[Excel] をクリック します。 適切なプログラムの種類が表示された場合は、[その他] をクリック します。

   注: [インポート & リンク] グループで適切な形式の種類が見つからなかった場合は、最初にデータを作成したプログラムを起動し、そのプログラムを使用して Access がサポートするファイル形式 ( 区切りテキスト ファイルなど) でデータを保存し、データをインポートまたはリンクする必要があります。

2. [外部データの取り込み]ダイアログ ボックスで、[参照] をクリックしてソース データ ファイルを参照するか、[ファイル名] ボックスにソース データ ファイルのフル パスを入力します。

3. [現在のデータベースにデータを格納する方法と場所を指定する] で、必要な オプションをクリックします。 インポートしたデータを使用して新しいテーブルを作成するか、データ ソースへのリンクを保持するリンク テーブルを作成できます。

4. [OK] をクリックします。

   選択した内容に応じて、[オブジェクトの リンク ] ダイアログ ボックスまたは [オブジェクトのインポート] ダイアログ ボックスが開きます。

5. ダイアログ ボックスを使用してプロセスを完了します。 正確な手順は、選択したインポートオプションまたはリンク オプションによって異なります。

6. ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

   インポートを選択した場合は、完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

7. 同じインポート操作を再度実行すると思う場合は、[インポート手順の保存] をクリックし、詳細を入力します。

   その後、[外部データ] タブの [インポート] グループで[保存済みインポート] をクリックし、インポート定義をクリックし、[ファイル名を指定して実行] をクリックすると、インポート操作を簡単に再現できます。

8. 操作の詳細を保存しない場合は、[閉じる] をクリック します。

新しいテーブルにデータがインポートされ、ナビゲーション ウィンドウの [テーブル] の下にテーブルが表示されます。

Access にデータをインポートする方法の詳細については、この記事の「関連項目 」セクションの リンクに従います。

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次のステップ

残りのデザイン プロセスは目標によって異なりますが、クエリ、フォーム、レポート、マクロの作成を検討する必要がある場合があります。 この記事では、追加のデータベース オブジェクトの作成に関する情報は提供しません。

詳細については、次の記事を参照してください。

• クエリの概要

• フォームの概要

• Access におけるレポートの概要

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Excel ワークシートを Access にインポートする

多くのユーザーが、Excel で最初にリストを作成した後に Access の探索を開始します。 Excel はリストの作成に最適な場所ですが、リストが増えるにつれて、整理や更新が難しくなります。 通常、リストを Access に移動する手順は次の論理的手順です。

データベース テーブルは、データが行と列に格納されるという点で、ワークシートと構造が似ています。 そのため、通常、ワークシートをデータベース テーブルにインポートするのは簡単です。 ワークシートにデータを保存する場合とデータベースに保存する主な違いは、データの整理方法です。 ワークシート全体をデータベースの新しいテーブルとしてインポートするだけでは、特にワークシートに冗長なデータが含まれている場合、データの整理と更新に関連する問題は解決しません。 これらの問題を解決するには、関連データを含むスプレッドシート データを別々のテーブルに分割する必要があります。 テーブル内のデータを配置する方法の詳細については、「データベース設計の基本」 を参照してください。

Access にはテーブルアナライザー ウィザードが含まれるので、このプロセスを完了するのに役立ちます。 データをテーブルにインポートした後、ウィザードを使用すると、テーブルを別々のテーブルに分割し、それぞれに他のテーブルで複製されていないデータが含まれます。 ウィザードでは、テーブル間に必要なリレーションシップも作成されます。

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Excel ワークシートを新しいデータベースのテーブルとしてインポートする

1. [ファイル] タブの [新規] を クリックし、[空のデータベース ] をクリックします。

2. [ファイル名] ボックスに新しいデータベースの名前を入力し、[作成] をクリックします。

   新しいデータベースが開き、新しい空のテーブル Table1 が作成されます。

3. Table1 を閉じます。

   Table1 のデザインに変更を保存する場合は、[いいえ] をクリックします。

4. [外部 データ] タブの [リンクのインポート& Excel] を クリックします。

5. [外部データ の取り込み] ダイアログ ボックスで、[参照] を クリックします。

6. [ファイルを 開く] ダイアログ ボックスを使用して、ファイルを探します。

7. ファイルを選び、[開く] をクリックします。

8. [外部 データの取り 込み] ダイアログ ボックスで、[現在のデータベースの新しいテーブルにソース データをインポートする] オプションが選択 されています。

9. [OK] をクリックします。

   スプレッドシート インポート ウィザードが起動し、データに関する質問が表示されます。

10. 指示に従って、[次へ] または [ 戻る ] を クリックしてページ 間を移動します。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

    注: 完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 同じインポート操作を再度実行すると思う場合は、[はい]をクリックし、詳細を入力します。 その後、[外部データ] タブの [インポート]グループで [保存済みインポート] をクリックすると、今後の操作を簡単に再現できます。 操作の詳細を保存しない場合は、[閉じる] をクリック します。

新しいテーブルにデータがインポートされ、ナビゲーション ウィンドウの [すべてのテーブル] の下に表示されます。

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テーブル分析ツール ウィザードを使用してデータを整理する

データを Access テーブルにインポートしたら、テーブルアナライザー ウィザードを使用して冗長なデータをすばやく特定できます。 ウィザードでは、データを個別のテーブルに整理して、最も効率的な方法で保存する簡単な方法が提供されます。 Access では、元のテーブルがバックアップとして保持され、データベース アプリケーションの基礎として使用できる新しいテーブルが作成されます。

1. 分析するテーブルが含まれている Access データベースを開きます。

2. [データベース ツール ] タブの [分析] グループ で 、[テーブルの分析] をクリックします。

   テーブル分析ツール ウィザードが起動します。

   ウィザードの最初の 2 ページには、クリックして例を表示できるボタンが含まれる短いチュートリアルが含まれています。 導入ページが表示されるのではなく、[導入ページを表示する] チェック ボックスが表示される場合は、チェック ボックスをオンにし、[戻る] を 2 回クリックして概要を表示します。 概要を読んだ後に導入ページを再び表示したくない場合は、[導入ページを表示しますか ? ] チェック ボックスをオフにできます。

3. [複数 のレコードで繰 り返される値を含むフィールドを含むテーブル] ページで、分析するテーブルを選択し、[次へ] をクリック します。

4. ウィザードで、どのテーブルにどのフィールドを入れるかを決定させるか、または自分で決定することができます。 ウィザードの指示に従った場合でも、ウィザードの次のページで表のレイアウトを変更できます。

   注: ウィザードで、どのテーブルにどのフィールドを入力するか決定する場合、特に作業するデータがあまりない場合は、その選択が常にデータに適しているとは限りしません。 ウィザードの結果は慎重に確認する必要があります。 一方、ウィザードでは、考えている組織よりも効率的な組織を提案する場合があります。そのため、少なくともウィザードの決定を 1 回は実行してみてください。 提案が気に入らない場合でも、フィールドを手動で並べ替え、いつでも [戻る] をクリックして、すべてのフィールドを自分で配置することができます。

5. [次へ] をクリックします。 このページでは、フィールドを含むテーブルを指定します。 ウィザードで決定することを選択した場合は、リレーションシップ ラインで接続された複数のテーブルが表示されます。 それ以外の場合は、すべてのフィールドを含むテーブルが 1 つ作成されます。 いずれの場合も、このページで変更を行えます。

   • テーブルからページの空白領域にフィールドをドラッグして、それらのフィールドを含む新しいテーブルを作成できます。 テーブル名の入力を求めるメッセージが表示されます。

   • フィールドを別のテーブルにドラッグすると、フィールドの方が効率的に保存されます。

   • ほとんどのテーブルには 、ID または生成された一意 の ID フィールドが割り当 てされます。 [ID] フィールドの詳細については、ウィザードの右上隅にある [ヒント] をクリックします。

   • 変更を元に戻すには、[元に戻す] ボタン をクリック します。

   • テーブルの名前を変更するには、タイトル バーをダブルクリックし、新しい名前を入力し 、[OK]をクリックします。

6. フィールドを必要な方法で配置した後、[次へ] を クリックします。

7. ウィザードで、非常に類似した値を持つレコードが検出された場合、入力ミスの可能性がある値が特定され、その処理を確認できる画面が表示されます。 リストをスクロールして [修正] 列の値を検索し、ドロップダウン リストで適切な項目をクリックします。 ウィザード が値に変更 を加え続けない場合は、[そのまま残す] を選択します。 完了したら、[次へ] を クリックします。

8. ウィザードでは、元のテーブルに似たクエリを作成するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 元のテーブルに基づくフォームとレポートを既に作成している場合は、そのようなクエリを作成するとよい方法です。 [はい] を選択した場合は、クエリを作成すると、ウィザードによってテーブル名に "_OLD" が追加され、元のテーブルの名前を使用して新しいクエリの名前が変更されます。 テーブルに基づくフォームとレポートでは、データに対するクエリが使用され、以前と同様に動作し続ける。

9. [完了] をクリックします。

   ウィザードでは、指定した方法で新しいテーブルが作成され、開きます。 結果の検査が終了したら閉じます。

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他のプログラムのデータを使用する

Access 2010 には、他のプログラムに保存されているデータを操作する機能があります。

別のファイル形式のデータにリンクする新しい Access データベースを作成する    Access を使用して、テキスト、dBASE、スプレッドシートなどの別のファイル形式でファイルを開きます。 Access によって Access データベースが自動的に作成され、ファイルが自動的にリンクされます。

1. Access を起動します。

2. [ファイル] タブの [開く] をクリックします。

3. [開 く ] ダイアログ ボックスで、一覧で開くファイルの種類をクリックします。 ファイルの種類が不明な場合は、[すべてのファイル ] (*.*) をクリックします。

4. 必要に応じて、開くファイルを含むフォルダーを参照します。 ファイルが見つけたら、ダブルクリックして開きます。

5. ウィザードに表示される手順に沿って操作します。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

既存の Access データベースにデータをインポートまたはリンクする    他のソースやプログラムから Access テーブルにデータをインポートしてデータが Access ファイルに含まれるか、データが元のファイル (Access ファイルの外部) に残るデータにリンクすることもできます。

1. [外部 データ] タブ の [インポート& リンク ] グループで、データが保存されている形式をクリックします。

   次のソースからデータをインポートまたはリンクできます。

   • Excel    Excel ブック内のワークシートまたは名前付き範囲からデータを取り込む。 各ワークシートまたは名前付き範囲は、個別にインポートまたはリンクする必要があります。

   • Access    これは、プロセスをデータから分離し、分割データベースを作成する場合に非常に便利です。 つまり、1 つのデータベースを使用して、すべてのフォーム、レポート、マクロを含め、データを別のデータベースに保持できます。 その後、すべてのユーザーの作業を中断することなく、改善を開発できます。 また、多くの異なる Access データベースのデータを 1 つで結合して、部門間またはビジネス パートナー間でデータを簡単に集計することもできます。

   • ODBC データベース    多くのプログラムでは、多くのデータベース サーバー製品を含め、この形式をサポートしています。 これにより、さまざまなシステムのデータを組み合わせる "ランディング パッド" データベースを作成できます。

   • テキスト ファイル    単純なテキスト ファイルに接続し、Access を使用してそのファイルの内容を変更できます。 これにより、さまざまなプログラムで Access データを簡単に使用できます。

   • XML ファイル    この形式は、一部の Web サーバーを含む他のさまざまなプログラムとの互換性も提供します。

   • SharePoint リスト    これにより、SharePoint リストを使用する標準的な方法である Web ブラウザーでデータを使用できます。

   • データ サービス    企業内の Web データ サービスに接続できます。

   • HTML ドキュメント    

   • Outlook フォルダー    Outlook フォルダーに接続すると、連絡先情報を他のデータと簡単に統合できます。

   • dBase ファイル    dBase は、Access でサポートされている一般的な代替データベース システムです。

     [ 外部データの取り込み ] ダイアログ ボックスが表示されます。

2. ダイアログ ボックスの指示に従います。

   Access によってデータがデータベースにインポートまたはリンクされます。 ほとんどの形式では、データの場所を指定し、データをデータベースに格納する方法を選択する必要があります。

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Access データベース ファイルを複数のバージョンの Access で使用する

以前のバージョンの Access データベースのすべてのテーブル、フォーム、その他のオブジェクトが 1 つのファイルに含まれている場合、いくつかのバージョンの Access でデータベースを使用する場合は、新しいフロントエンド データベースを新しいバージョンで作成し、それを元のファイルにリンクすることができます。 以前のバージョンの Access を使用しているユーザーは、引き続き元のデータベースを使用できます。 新しいバージョンを使用しているユーザーは、新しいフロントエンド データベースを使用して同じデータにリンクできます。 Access の複数のバージョンに対応する必要がある場合は、複数のフロントエンド バージョンを作成できます。

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複数のバージョンの Access でフロントエンド/バック エンド アプリケーションを使用する

Access データベースが既に新しいファイル フロントエンド/バックエンド アプリケーション、フロント エンドを新しいファイル形式に変換できます。 バック エンド データベースに変更を加える必要はありません。

次の手順では、[データベースに名前を付けて保存] コマンドを使用して、フロントエンド データベースを Access 2000、Access 2002-2003、または Access 2007 のいずれかの最新の形式に変換する方法を示します。 このコマンドは、元のデータベースを元の形式で保持し、指定した形式でコピーを作成します。

1. フロントエンド データベースを閉じます。 ファイルがサーバーまたは共有フォルダーにあるマルチユーザー Access データベースの場合は、他のユーザーが開いていないか確認します。

2. Access 2010 を起動します。

3. [ファイル] タブの [開く] をクリックします。

4. フロントエンド データベースの場所を参照し、ダブルクリックして開きます。

   [データベースの 拡張] ダイアログ ボックスが表示され、データベースを拡張するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[いいえ] を クリックします。

5. データベースを開いた際にフォームが表示される場合は、フォームを閉じます。

6. [ファイル] タブの [データベースに名前を 付けて保存] をクリックします。

7. [名前 を付けて保存 ] ダイアログ ボックスで、新しいデータベースの名前を入力します。

8. [保存] をクリックします。

新機能をサポートするために、新しいフロントエンド データベースを拡張できます。

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