Access 資産管理テンプレートを使用する

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アクセス資産の追跡テンプレートを使うと、他のユーザーによって所有または維持されているコンピューター、office 機器、またはその他の情報を把握できます。 このバージョンの一般的な Access テンプレートでは、資産の詳細を検索したり、列の表示/非表示を切り替えたり、電子メールメッセージを送信したり、アセットの所有者の住所をマッピングしたりすることもできます。

このテンプレートの使用に関するビデオを見るにはどうすればよいですか? この記事を参照してください。 [資産管理] データベーステンプレートを使用します。

注: 資産管理データベーステンプレートは、過去数年間更新されています。 これらの手順では、ダウンロード可能な最新バージョンのテンプレートについて説明します。 次の手順で表示されるものと一致しない場合は、以前のバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

作業の開始

この記事では、[資産管理] テンプレートを使用するための基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

  • データベースを初めて開くと、Access によってようこそフォームが表示されます。 次にデータベースを開いたときにこのフォームが表示されないようにするには、[このデータベースを開いているときに、ようこそを表示する] チェックボックスをオフにします。

    データベースの使用を開始するには、[ようこそ] フォームを閉じます。

  • すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージバーで、[このコンテンツを有効にする] をクリックします。

    データベースのコンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」を参照してください。

廃止資産の表示と非表示を切り替える

廃止資産は、現在の日付以前の廃止日を含むアイテムです。 古い、破損した、または使用されていないアセットは廃止される場合があります。 [資産リスト] フォームで、廃止資産の表示と非表示を切り替えることができます。

  • [資産リスト] フォームで、[廃止予定の表示] チェックボックスをオンまたはオフにします。

資産または連絡先を検索する

クイック検索ボックスでは、資産リストフォームの資産をすばやく検索し、連絡先リストフォームの連絡先を簡単に見つけることができます。

  • 検索するテキストを [クイック検索] ボックスに入力し、enter キーを押します。

    Access では、リストをフィルター処理して、検索したテキストが含まれているレコードのみが表示されます。 完全なリストに戻るには、[現在の検索結果のクリア] をクリックします。 (検索ボックス内の X)

資産リストをフィルター処理する

[資産リスト] フォームで、アセットの一覧をフィルター処理して、将来使用できるようにお気に入りのフィルターを保存できます。

  1. フィルターを適用するには、フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択します。

  2. [フィルターの保存] をクリックします。

  3. [フィルターの詳細] フォームで、フィルター名と説明を入力し、[閉じる] をクリックします。

  4. [お気に入りのフィルター ] ボックスを使用して、保存されたフィルターを適用するか、([フィルターのクリア])をクリックしてフィルターを削除します。

列を表示または非表示にする

[資産リスト] フォームと [連絡先リスト] フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。 表示するフィールドを変更するには:

  1. [フィールドの表示/非表示] をクリックします。

  2. [列の非表示] ダイアログボックスで、表示する各列の横にあるチェックボックスをオンにします。 列を非表示にするには、このチェックボックスをオフにします。

資産または連絡先の詳細を表示する

[資産の詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームを使用すると、アイテムに関する詳細情報を表示して入力できます。 資産の詳細または連絡先の詳細フォームを表示するには、次の操作を行います。

  • [資産リスト] フォームまたは [連絡先リスト] フォームで、表示するアイテムの横にある [開く] をクリックします。

画像を追加する

[資産の詳細] フォームと [連絡先の詳細] フォームで、画像やその他の添付ファイルを追加できます。

  • [資産の詳細] フォームの画像フレームの下で、[添付ファイルの追加または削除] をクリックします。

    [連絡先の詳細] フォームの [写真] フレームで、[写真の編集] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログボックスで、[追加] をクリックします。

  • [ファイルの選択] ダイアログボックスで、ファイルが保存されているフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選択し、[開く] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログボックスで [ OK]をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、ファイルの種類が異なる場合は、項目ごとに複数のファイルを添付することができます。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用している場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから連絡先やアセットの所有者を追加できます。

  1. [連絡先リスト] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。

  2. [追加する名前の選択] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選択します。

  3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の住所の地図を表示する

[連絡先の詳細] フォームで、連絡先の住所を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

  • [この住所を地図] をクリックします。

レポートを表示する

[資産管理] には、[すべての資産]、[資産の詳細]、[資産の廃止]、[連絡先アドレス帳] など、いくつかのレポートが含まれています。 レポートを表示するには:

  • ナビゲーションウィンドウの [レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成できます。 詳細については、記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。

資産管理データベースを変更する

資産管理データベースをカスタマイズするには、[資産] テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを [資産リスト] フォーム、[資産の詳細] フォーム、[資産の詳細] レポートに追加します。

[資産] テーブルにフィールドを追加する

  1. 開いているすべてのタブを閉じます。

  2. ナビゲーションウィンドウで、[資産] テーブルをダブルクリックします。

  3. 右にスクロールし、[新しいフィールドの追加]という列が表示されます。 列見出しをダブルクリックして、フィールド名を入力します。

最初に列にデータを入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームまたはレポートにフィールドを追加する

テーブルにフィールドを追加したら、それをフォームまたはレポートに追加できます。

  1. ナビゲーションウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、[レイアウトビュー] をクリックします。

  2. [デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。

  3. フィールドリストから目的のフィールドをフォームまたはレポートにドラッグします。

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