Access データを Word 文書にエクスポートする

Access データを Word 文書にエクスポートする

エクスポート - RTF ファイル ウィザードを使用して、Access データベースのデータを Microsoft Word 文書にエクスポートできます。この記事では、エクスポート - RTF ファイル ウィザードの使用方法と、エクスポート設定を後で再利用できるように定義として保存する方法について説明します。

この記事の内容

Word へのデータのエクスポートの基本

Word にデータをエクスポートする

Access で Word にオブジェクトをエクスポートする方法を理解する

他に必要な情報はありますか?

Word へのデータのエクスポート操作の基本

Microsoft Word には、テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。エクスポート - RTF ファイル ウィザードを使用してオブジェクトをエクスポートする場合は、Microsoft Word のリッチ テキスト形式のファイル (* rtf) で、オブジェクトのデータのコピーが作成されます。テーブル、クエリ、フォームの場合、表示できるフィールドとレコードは Word 文書の表として表示されます。レポートをエクスポートすると、ウィザードによってレポートのデータとレイアウトがエクスポートされ、できる限りレポートに近いレイアウトで Word 文書が作成されます。

  • Access から操作を開始    Access から Word にデータをエクスポートするには、Access で作業する必要があります。Word には、Access データベースからデータをインポートする機能はありません。Access の [名前を付けて保存] コマンドを使用しても、Access データベースまたはテーブルを Word 文書として保存することはできません。

  • エクスポートできるオブジェクト    テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートすることができます。ビューで選択したレコードのみをエクスポートすることもできます。マクロおよびモジュールをエクスポートすることはできません。サブフォームまたはサブデータ シートを含むフォームまたはデータシートをエクスポートする場合は、メインのフォームまたはデータシートのみがエクスポートされます。Word でサブフォームおよびサブデータ シートを表示する場合は、それぞれについてエクスポート操作を繰り返す必要があります。逆に、レポートをエクスポートする場合は、レポートに含まれているサブフォームとサブレポートがメインのレポートと一緒にエクスポートされます。

  • 操作の結果    エクスポート - RTF ファイル ウィザードでは常に、書式設定したデータがエクスポートされます。つまり、オブジェクトまたはビューに表示されているフィールドとレコードのみが表示形式の設定と共にエクスポートされることになります。フィルター設定により非表示になっている列とレコードはエクスポートされません。レポートの場合、エクスポート時にはレポートのレイアウトも保持されます。

  • 既存の文書とのマージ    Access から Word 文書にエクスポートする場合、データは常に新しい Word ファイルにエクスポートされます。既存の Word 文書にデータを挿入する場合は、まず Access から新しい Word 文書にデータをエクスポートし、次にその新しい Word 文書からデータをコピーして、既存の文書に貼り付ける必要があります。または、Access テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートから行を直接コピーし、既存の文書に貼り付けることができます。

Word にデータをエクスポートする

Word 文書にデータをエクスポートする大まかな手順は次のとおりです。

  • エクスポートするソース データを準備します。この手順の一環として、データにエラーが含まれていないことを確認します。さらにソース テーブル内のデータを部分的にエクスポートするのか、すべてエクスポートするのかを指定します。

  • エクスポート - RTF ファイル ウィザードを実行します。

  • 必要に応じて、後で再利用できるように設定をエクスポート定義として保存します。

次のセクションでは、各タスクを実行する手順について説明します。

エクスポートの準備を行う

  1. エクスポート元の Access データベースを開きます。

  2. ナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするデータを含むオブジェクトを選択します。

    テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートをエクスポートできます。

  3. ソース データを調べて、エラー インジケーター (緑色の三角形)、または #Num のようなエラー値が含まれていないことを確認します。

    Word にデータをエクスポートする前にエラーがすべて解決されていることを確認します。解決されていない場合、エラー値は null 値に置き換えられることになります。

  4. エクスポート先の Word 文書が存在しており、かつ開かれている場合は、それを閉じてから操作します。文書の上書きが行われる前に、メッセージが表示されます。

    注: 既存の Word 文書にデータを追加することはできません。

  5. Access データベースで、テーブル、クエリ、またはフォームの一部分だけをエクスポートする場合は、オブジェクトを開き、必要なレコードだけを選択します。

データをエクスポートする

  1. エクスポート - RTF ウィザードの場所は、Access のバージョンによって若干異なります。Access のバージョンに対応した手順を選択してください。

    • Access 2016、Access 2013、または Access 2010 を使用している場合は、[外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[その他] ボタンをクリックしてオプションのドロップ ダウン リストを表示し、[Word] をクリックします。

    • Access 2007 を使用している場合は、[外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Word] をクリックします。

  2. エクスポート - RTF ファイル エクスポート ウィザードが開きます。

    [エクスポート - RTF ファイル] ダイアログ ボックスでエクスポート先とエクスポート オプションを選択します。

    注: [エクスポート] コマンドはデータベースを開いている場合にだけ使用できます。

  3. エクスポート - RTF ファイル ウィザードで、エクスポート先ファイルの名前を指定します。

  4. ウィザードでは常に書式設定したデータがエクスポートされます。エクスポート操作の完了後に Word 文書を表示する場合は、[エクスポートの完了後にエクスポート先のファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。

  5. エクスポート操作を始める前にエクスポートするレコードを選択した場合は、[選択したレコードのみをエクスポートする] チェック ボックスをオンにできます。ただし、ビュー内のすべてのレコードをエクスポートする場合、チェック ボックスはオフのままとします。

    注: レコードが選択されていない場合、このチェック ボックスは利用できません (淡色表示されます)。

  6. [OK] をクリックします。

  7. エクスポート先の文書が存在する場合は、[はい] をクリックしてファイルを上書きするように求めるメッセージが表示されます。[いいえ] をクリックしてエクスポート先のファイルの名前を変更し、もう一度 [OK] をクリックします。

Access は、ウィザードで指定されたエクスポート オプションに応じて、データをエクスポートし、Word で目的の文書を開きます。また、ウィザードの最終ページに操作の状態も表示されます。

Access​​ で Word にオブジェクトをエクスポートする方法

次の表に、Access​​ で各種オブジェクトおよび値を Word にエクスポートする方法について説明します。この表は、エクスポート操作が想定どおりに行われない場合に、問題の原因を特定するのに役に立ちます。

アイテム

エクスポートに関する考慮事項

フィールド名

テーブル、クエリ、またはフォームをエクスポートすると、Word 文書内のテーブルの最初の行にフィールド名が配置されます。レポートをエクスポートする場合、Word 文書内でのフィールド名の位置は、レポートのレイアウトによって異なります。

複数値を持つフィールド

Access 内で複数の値をサポートしているフィールドは、Word 内の単一の列にエクスポートされます。値はコンマ (,) で区切られます。

画像、オブジェクト、添付ファイル

すべてのグラフィック要素 (ソース データの一部を成すロゴ、OLE オブジェクト フィールドのデータ、および添付ファイル) はエクスポートされません。

グラフ

Microsoft Graph オブジェクトはエクスポートされません。

Word 文書に式はエクスポートされません。式の結果のみがエクスポートされます。

サブフォームとサブデータ シート

フォームまたはデータシートをエクスポートする場合は、メインのフォームまたはデータシートのみがエクスポートされます。サブフォームまたはサブデータシートをエクスポートするには、それぞれに対してエクスポート操作を繰り返す必要があります。

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