Access デスクトップ データベースの基本的な作業

Access デスクトップ データベースの基本的な作業

Access デスクトップ データベースを保存して、その種類の在庫、連絡先、またはビジネス プロセスなどの情報を追跡することができます。Access デスクトップ データベースを作成する、データを追加、および方向をカスタマイズして、新しいデータベースを使用して次の手順については、[に必要なパスのチュートリアルを見てみましょう。

この記事の内容

テンプレートを選択する

Access テンプレートには、すぐに使用できる組み込みのテーブル、クエリ、フォーム、およびレポートが用意されています。Access を起動すると、選択できるテンプレートが最初に表示されます。オンラインで他のテンプレートを検索することもできます。

Access の起動画面のテンプレート ビュー

  1. Access で [ファイル]、[新規作成] の順にクリックします。

  2. デスクトップ データベース テンプレートを選択し、[ファイル名 ] で、データベースの名前を入力します。(が表示されない場合,が機能するテンプレートを使用してオンライン テンプレートの検索ボックスです)

  3. [ファイル名] ボックスの下に表示される Access の既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして場所を選択することができます。

  4. [作成] をクリックします。

テンプレートから Access デスクトップ データベースを作成する

テンプレートによっては、最初に次のいずれかの操作を実行しなければならない場合があります。

  • 表示された場合、ユーザーの空の一覧と共に [ログイン] ダイアログ ボックス。

    1. クリックして新しいユーザー

    2. 入力のユーザー詳細]フォーム。

    3. クリックしてを保存して閉じる

    4. 入力したユーザー名を選択し、クリックしてログインします。

  • 表示された場合、のメッセージ バーのセキュリティの警告メッセージ テンプレートのソースを信頼する] をクリックしてコンテンツの有効化します。データベースにログインが必要な場合にもう一度ログインします。

詳しくは、テンプレートから Access デスクトップ データベースを作成するを参照してください。

データベースを一から作成する

いずれのテンプレートもニーズに合わない場合は、空のデスクトップ データベースを使って作業を始めることができます。

  1. Access で、[新規作成]、[空のデスクトップ データベース] の順にクリックします。

  2. [ファイル名] ボックスにデータベースの名前を入力します。

  3. [ファイル名] ボックスの下に表示される Access の既定の場所を使用するか、フォルダー アイコンをクリックして場所を選択することができます。

  4. [作成] をクリックします。

テーブルを追加する

データベースでは、自分の情報が複数の関連テーブルに保存されます。テーブルを作成するには。

  1. 初めてデータベースを開くと、データを追加する場所をデータシート ビューで空のテーブルに表示されます。別のテーブルを追加するには、[作成] タブをクリックして >テーブル。空のフィールド (セル) にデータの入力を開始するか、Excel ブックなどの別のソースからデータを貼り付けます。

  2. 列 (フィールド) の名前を変更するには、列見出しをダブルクリックし、新しい名前を入力します。

ヒント:  わかりやすい名前を付けると、各フィールドの内容を見なくても何が格納されているかがわかります。

  1. [ファイル]、[保存] の順にクリックします。

  • さらにフィールドを追加するには、[クリックして追加] 列に入力します。

  • 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選択し、目的の場所にドラッグします。連続した列を選択し、そのすべての列を新しい場所にドラッグすることもできます。

詳しくは、テーブルの概要を参照してください。

データをコピーして貼り付ける

Excel や Word などの別のプログラムからデータをコピーし、Access テーブルに貼り付けることができます。データが複数の列に分かれている場合は、この方法が最適です。データが Word などのワード プロセッシング プログラム内にある場合は、タグを使用して列を区切るか、表形式に変換してからコピーします。

  1. フルネームを名と姓に区切るなどの編集が必要なデータは、先にソース プログラムで処理を行います。

  2. コピー元のファイルを開き、データをコピーします (Ctrl + C キー)。

  3. データを追加する Access テーブルをデータシート ビューで開き、データを貼り付けます (Ctrl + V キー)。

  4. 各列見出しをダブルクリックし、わかりやすい名前を入力します。

  5. [ファイル] をクリックして >保存し、新しいテーブルの名前を付けます。

    注: 各列の最初の行に貼り付けるデータに基づいて各フィールドのデータの種類が設定されるので、それ以降の行のデータが最初の行に一致するようにします。

データをインポートする、またはデータにリンクする

、他のソースからデータをインポートするか、または保存されている場所から情報を移動せずに Access からのデータにリンクすることができます。記憶域容量を節約する場合は、または複数のユーザーがデータを更新して最新バージョンを表示しているかどうかを確認する場合、リンクする適切なオプションをできます。リンクまたはほとんどの形式のデータをインポートするかどうかを選択できます。詳細については、別の Access データベース内のデータをインポートまたはリンクを参照してください。

Access の [外部データ] タブ オプション

プロセスはデータ ソースによって少し異なりますが、以下の説明を参考にしてください。

  1. [ 外部データ] タブで、[データ形式からインポートしたりにリンクする] をクリックします。を適切な形式が表示されない場合はクリックして詳細

注: それでも目的の形式が表示されない場合は、最初に、Access でサポートされるファイル形式 (区切りテキスト ファイルなど) にエクスポートしなければならない場合があります。

  1. 」の指示に従って、 外部データの取り込み] ダイアログ ボックス。

リンクの場合、一部の形式は読み取り専用になります。データをインポートまたはリンクできる外部ソースは次のとおりです。

Import

リンク

Microsoft Excel


(読み取り専用)

Microsoft Access

はい

はい

SQL Server などの ODBC データベース

はい

はい

テキストまたはカンマ区切り (CSV) ファイル


(新規レコードの追加のみ)

SharePoint リスト

はい

はい

XML

データ サービス


(読み取り専用)

HTML ドキュメント

はい

はい

Outlook フォルダー

はい

はい

詳細については、別の Access データベース内のデータをインポートまたはリンクを参照してください。

テーブルの正規化を使用してデータを整理する

テーブル正規化ウィザードを使用すると、重複データを簡単に識別できます。次に、データを異なるテーブルに簡単に整理できます。元のテーブルはバックアップとして保持されます。

  1. 分析するテーブルが含まれている Access データベースを開きます。

  2. [データベース ツール]、[テーブルの正規化] の順にクリックします。

    ウィザードの最初の 2 つのページには、短いチュートリアルと例が含まれています。  [テーブル正規化ウィザードの紹介の画面を表示する] チェック ボックスが表示された場合は、このチェック ボックスをオンにし、[戻る] を 2 回クリックして紹介の画面を表示します。再度紹介の画面を表示しない場合は、[テーブル正規化ウィザードの紹介の画面を表示する] をオフにします。

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次の手順

残りのデザイン プロセスは目的に応じて異なりますが、多くの場合、クエリ、フォーム、レポート、およびマクロを作成します。次の記事を参照してください。

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注記: 

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