Access または Excel を使用してデータを管理する

Microsoft Office Excel 2007 などの自動化されたスプレッドシート プログラムには、表形式のデータを視覚的に表現および操作するための、豊富な計算機能やグラフ作成機能が用意されています。これらの機能は、メーリング リストや在庫などの情報の一覧を蓄積する場合にも役立ちます。ただし、一覧に対する要件が複雑になると、スプレッドシート プログラムではデータを管理することが困難になる場合があります。Microsoft Office Access 2007 などのリレーショナル データベース プログラムは、複雑な一覧の作成および使用により適しており、データの入力、整理、管理、および取得のための強力なツールが用意されています。

情報にアクセスして更新する際に最大のパフォーマンスと正確性を確保するには、正しい選択を行うことが重要です。この記事では、データの管理に最適なプログラムを選択する方法、およびそのデータを保護する方法について説明します。

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Access と Excel の違いを理解する

使用するプログラムを決定する

Access および Excel でデータを保護する

Access と Excel の違いを理解する

Office Access 2007 と Office Excel 2007 の処理には多くの類似点があります。いずれのプログラムを使用しても、次の操作を行うことができます。

  • 強力なクエリを実行してデータを並べ替えてフィルタリングする。

  • 高度な計算を実行して必要な情報を導き出す。

  • ピボットテーブル ビューとピボットグラフ ビューを使用してデータを対話的に使用する。

  • データに関するレポートを生成して複数の形式でレポートを表示する。

  • フォームを使用してデータを簡単に追加、削除、および参照する。

  • Microsoft Office Word 2007 の差し込み印刷を作成し、宛先ラベルなどを大量に作成する。

  • 外部データに接続し、データをインポートすることなく表示、クエリ、および編集できるようにする。

  • Web ページを作成して、データを読み取り専用の形式で表示したり、更新可能な形式でアクセスする。

  • 外部データベース (たとえば、Access または Microsoft SQL Server) や他のファイルの種類 (.txt または .htm) からデータをインポートする。

どちらのプログラムも、データを列 (フィールドとも呼ばれる) として構成し、列ごとに異なる種類の情報 (フィールドのデータ型とも呼ばれる) を保存します。各列の最初のセルには、列のラベルが入ります。両プログラムで用語が異なる例として、Excel では "行" と呼ばれるものが Access では "レコード" と呼ばれます。

たとえば、Excel を使用して社員リストを作成できます。リストで 5 つの列を使用して、社員の ID 番号、姓、名、配属先の電話番号、および入社年月日を格納できます。各列の最初のセルには、データを説明するテキスト ラベルを指定します。

ただし、Excel はデータベース管理システムではありません。これはスプレッドシート ソフトウェアであり、情報単位をワークシートという行と列のセルに格納します。これに対して Access は、ワークシートに類似したテーブルにデータを格納します。このテーブルでは、他のテーブルや場所 (または他のテーブル内のフィールド) に格納されているデータを対象とした複雑なクエリを実行できます。

したがって、どちらのプログラムもデータ管理に向いていますが、管理するデータの種類とデータに対して実行する操作に応じて用途がはっきりと分かれます。

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使用するプログラムを決定する

データを格納するのに適したプログラムを決定するには、データがリレーショナルかどうかを検討します。データを単一のテーブルまたはワークシートに格納できる場合は、その形のままで格納します。単一のページまたはシートに格納されるデータは、フラット データまたは非リレーショナル データと呼ばれます。前に説明した社員データがこの場合に該当します。社員の姓と名を異なるテーブルで管理することはありません。テーブルの各列に入力されたデータは、どれも社員という概念を説明するものです。

一方、社員のテーブルまたはワークシートに、Computer1、Computer2、Computer3 などの類似した名前の一連の列が設定されている場合は、データがリレーショナルであり、複数のテーブルへのデータの格納が必要になる可能性があります。この場合、Access などのリレーショナル データベース プログラムが必要です。リレーショナル データベースでは、各テーブルに基本的に 1 つの種類のデータ (社員、コンピュータ、イベント、製品、注文など) に関する情報を格納します。リレーショナル データベースが必要になるのは、データに一対多リレーションシップが認められる場合です。たとえば、得意先受注データベースを使用する場合、1 つのテーブルに顧客名を格納し、別のテーブルにはそれらの得意先の注文を格納します。単一の得意先から複数の注文を受ける可能性があるためです。また、受注ごとに複数の品目明細が存在する場合があるため、受注の詳細を格納する別のテーブルが必要になることもあります。リレーショナル データは複数の関連するテーブルが必要になるため、Access への格納が適しています。

リレーショナル データの詳細については、「参照」セクションにある、データベース設計の基礎に関するリンクをクリックしてください。

データのサイズが大きくなるほど、それを効率的に構成することが難しくなります。保存するデータの量が増加するにつれて、Access の複数のテーブルにデータを格納する方法の利点が増えます。データを正確に管理および維持しやすいように、Access と Excel では一意識別子を使用します。Access では、主キー (テーブルのデザイン ビューに表示される鍵型のアイコンで表現) によって各レコードを一意に識別します。Excel では、行ごとに番号が割り当てられ、列ごとに文字が割り当てられるので、各セルまたはセルの範囲に B5 などの一意の "参照" が使用されます。

一意識別子を使用すると、データの整合性が保持され、また、複数の行 (またはレコード) にまったく同じデータが格納されることもなくなります。さらに、検索または並べ替えのときにデータを最も速く取得できます。

Access を使用する場合

次のような場合に Access を使用します。

  • リレーショナル データベース (複数のテーブル) を使用してデータを格納する必要がある。

  • もともとはフラット (非リレーショナル) なデータ セットだが、将来的にテーブルの追加が必要になる可能性がある。

    たとえば、得意先の名前、住所、電話番号などの得意先情報を管理する場合でも、将来、発注などの得意先のアクションも管理する可能性があるときは、データを Access で格納することを検討してください。

  • エントリ数が数千に及ぶ大量のデータを保存する。

    たとえば、大企業の社員情報を格納する場合は Access を使用します。

  • 大部分がテキストのデータを保存する。

  • 必要なデータを導出して解析するのに複数の外部データベースに依存する。

    たとえば、Access データベースから定期的にデータをインポートまたはエクスポートする場合は、最大の互換性を確保するために Access で作業をするのが最適です。

  • Microsoft SQL Server を使用して構築されたデータベースなどの大規模な外部データベースに対して常時接続を保持する必要がある。

  • 複雑なクエリを実行したい。

    たとえば、大企業で得意先の受注を扱うときに、SQL Server データベースで得意先名を検索し、Access で新規の得意先の受注を管理する場合があります。SQL Server データベースへの接続は、Access のテーブル ビュー内から管理できます。得意先名を追加または検索する場合は、SQL Server データベースを使用しますが、入力した新規受注の詳細情報はローカルの Access テーブルに格納します。

  • データベースに関与する人数が多いので、そのデータを公開して更新するのに堅牢なオプションが必要である。

Excel を使用する場合

次のような場合に Excel を使用します。

  • データのフラットなビュー (非リレーショナル ビュー) が必要である (つまり、複数のテーブルを伴うリレーショナル データベースは不要である)。

    これは特に、データの大半が数値で構成される場合が該当します。たとえば、年別の予算を管理する場合などです。

  • データに対して主に計算や統計上の比較を実行する。たとえば、会社の予算に関する費用/利益分析を示す場合などが該当します。

  • データセットが管理可能なサイズである (行数が 15,000 以下である)。

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Access および Excel でデータを保護する

いずれのプログラムを使用する場合でも、データを保護する方法を知っていることが重要です。以下に、データの保護に関するヒントを示します。

  • データを更新するたびにファイルのバックアップ コピーを作成します。

  • データを格納する行と列に空白のセルが存在しないようにします。Access では、データの入力規則を使用してこれを実行できます。

  • 表示/非表示オプションを使用して、ビューから重要なデータをできるだけ隠します。

  • データへのユーザー アクセスを制御してデータを保護します。次のようなセキュリティ対策を講じることができます。

    • 暗号化

    • パスワードによる保護

    • デジタル署名

    • 読み取り専用の権限

データ保護の詳細については、「参照」セクションのリンク先を参照してください。

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