Access の資産データベース テンプレートを使用する

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Access の資産データベース テンプレートを使用すると、 コンピューター、オフィス機器など、ユーザーが所有または管理している資産を追跡できます。このバージョンで人気のある Access テンプレートを使用すると、資産の詳細の検索、列の表示または非表示、メール メッセージの送信、資産所有者の住所の地図表示を行うことができます。

資産データベース テンプレートを使用する

はじめに

この記事では、資産データベース テンプレートの基本的な使用手順について説明します。

データベースを使用するための準備

  • このデータベースを初めて開いた場合、[作業の開始] ページが表示されます。次回からこのページが表示されないようにするには、[このデータベースを開くときに [作業の開始] ページを表示する] チェック ボックスをオフにします。

    [作業の開始] ページを閉じて、データベースの使用を開始します。

  • すべてのデータベース コンテンツを有効にするには、次の手順を実行します。

    1. メッセージ バーで [オプション] をクリックします。

    2. [Microsoft Office セキュリティ オプション] ダイアログ ボックスで、[このコンテンツを有効にする] をクリックし、[OK] をクリックします。

      データベース コンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうか決定する」の記事を参照してください。

メールでデータを収集する

メール メッセージでデータ入力フォームを送信することで、メール ユーザーから資産に関するデータを収集できます。ユーザーがフォームに入力して返信すると、データは処理され、資産リストに保存されます。

  1. [資産リスト] フォームの [データの収集] をクリックします。

  2. 2.電子メールによるデータ収集ウィザードの指示に従って、指定したメール受信者からデータを収集します。

廃棄資産の表示または非表示

廃棄資産とは、[廃棄日] が今日以前のアイテムです。資産が廃棄されるのは、資産が古くなった場合、破損した場合、または使用されなくなった場合などです。[資産リスト] フォームでは、廃棄資産の表示または非表示を切り替えることができます。

  • [資産リスト] フォームで、[廃棄資産の表示] チェック ボックスをオンまたはオフにします。

資産または連絡先を検索する

[クイック検索] ボックスを使用すると、[資産リスト] フォームでは資産、[連絡先リスト] フォームでは連絡先を簡単に見つけることができます。

  • [クイック検索] ボックスに検索するテキストを入力し、Enter キーを押すか [実行] をクリックします。

    リストが絞り込まれ、検索するテキストが含まれるレコードのみが表示されます。全レコードのリストに戻るには、[全レコードの表示] をクリックします。

資産リストをフィルター処理する

[資産リスト] フォームでは、資産リストをフィルター処理できます。また、お気に入りのフィルターを保存して、今後も利用できます。

  1. フィルターを適用するには、フォームを右クリックし、フィルターを選びます。

  2. [フィルターの保存] をクリックします。

  3. [フィルターの詳細] フォームにフィルターの名前と説明を入力し、[閉じる] をクリックします。

  4. 保存したフィルターを適用するには、[お気に入りのフィルター] ボックスを使用します。また、フィルターを削除するには、[(フィルターのクリア)] をクリックします。

列を表示または非表示にする

[資産リスト] フォームと [連絡先リスト] フォームでは、一部のフィールド (列) が既定で非表示です。表示されるフィールドを変更するには:

  1. [フィールドの表示/非表示] をクリックします。

  2. [列の再表示] ダイアログ ボックスで、表示する各列の横にあるチェック ボックスをオンにします。列を非表示にするチェック ボックスをオフにします。

資産または連絡先の詳細を表示する

[資産詳細] フォームと [連絡先詳細] フォームでは、アイテムに関する詳細情報を表示および入力できます。[資産詳細] フォームまたは [連絡先詳細] フォームを表示するには:

  • [資産リスト] フォームまたは [連絡先リスト] フォームで、表示するアイテムの横にある [開く] をクリックします。

画像を追加する

[詳細] フォームと [連絡先詳細] フォームでは、画像などの添付ファイルを追加できます。

  • 図枠の [画像の追加/削除] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  • [ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、ファイルがあるフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選び、[開く] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

注: 各アイテムには複数のファイルを添付できます。たとえば、ドキュメントやスプレッドシートなど、異なるファイルの種類を添付できます。

Microsoft Office Outlook 2007 から連絡先を追加する

Office Outlook 2007 を使用している場合、そのプログラムから連絡先や資産所有者を追加できます。情報を再入力する必要はありません。

  1. [連絡先リスト] フォームの [Outlook から​​追加] をクリックします。

  2. [追加する名前の選択] ダイアログ ボックスで、データベースに追加する名前を選びます。

  3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の住所の地図を表示する

[連絡先詳細] フォームで、連絡先の住所を入力しておくと、その場所の地図を表示できます。

  • [クリックして地図に追加] をクリックします。

レポートを表示する

資産データベースには、[全資産一覧表]、[資産詳細表]、[廃棄資産一覧表]、[連絡先住所録] など、いくつかのレポートがあります。レポートを表示するには:

  • ナビゲーション ウィンドウの [レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

カスタム レポートを作成することもできます。詳細については、「単純なレポートを作成する」の記事を参照してください。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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