Access におけるレポートの概要

Access におけるレポートの概要

重要:  この記事は機械翻訳されています。機械翻訳についての「免責事項」をお読みください。この記事の英語版を参照するには、ここをクリックしてください。

レポートは、Microsoft Access データベース内の情報の表示、書式設定、および集計を行う方法を提供します。たとえば、全連絡先の電話番号が記載された単純なレポートを作成したり、異なる地域と期間にわたる売上高合計に関するサマリー レポートを作成したりできます。

この記事では、Access におけるレポートの概要を理解できます。レポート作成の基本、データの並べ替え、グループ化、および集計などのオプションの使用、およびレポートのプレビューおよび印刷方法についても学習します。

注: Access デスクトップ データベースでのみ使用するため、この記事の情報が想定しています。Access web アプリでは、レポートをサポートしません。

この記事の内容

Access におけるレポートの概要

Access でレポートを作成します。

グループ化、並べ替え、または集計を追加する

条件付き書式を使用してデータを強調表示する

色とフォントをカスタマイズする

ロゴまたは背景イメージを追加する

レポートを印刷する

Access におけるレポートの概要

レポートの役割

レポートは、次のような使用目的でデータベースの情報を表示する場合に役に立つデータベース オブジェクトです。

  • データの概要を表示または配布する。

  • データのスナップショットをアーカイブする。

  • 個々のレコードの詳細情報を表示する。

  • ラベルを作成する。

レポートの要素

データを表示しない "非連結" レポートを作成することもできますが、この記事では、レポートをテーブルまたはクエリなどのデータ ソースに連結することを前提とします。レポートのデザインは、デザイン ビューで表示できるセクションに分割されています。各セクションの機能を理解することは、良いレポートを作成するのに役立ちます。たとえば、演算コントロールを配置するために選択したセクションは、結果がどのように計算されるかを決定します。次の一覧は、セクションの種類とその使用方法を示しています。

セクション

印刷時の表示場所

セクションの用途

レポート ヘッダー

レポートの先頭。

ロゴ、タイトル、日付など、通常、表紙に表示される情報向けに使用します。SUM 集計関数を使用する演算コントロールをレポート ヘッダーに配置すると、計算される合計値の対象がレポート全体になります。レポート ヘッダーは、ページ ヘッダーの前に表示されます。

ページ ヘッダー

各ページの上部。

各ページ上でレポートのタイトルを繰り返し表示します。

グループ ヘッダー

レコードの各新規グループの先頭。

グループ名を表示します。たとえば、商品別にグループ化されたレポートでは、グループ ヘッダーを使って製品名を表示します。SUM 集計関数を使用する演算コントロールをグループ ヘッダーに配置すると、合計値の対象が現在のグループになります。追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループ ヘッダー セクションを配置できます。グループ ヘッダーとフッターの作成方法について詳しくは、「グループ化、並べ替え、または集計を追加する」をご覧ください。

詳細

レコード ソースの各行。

レポートの本文を構成するコントロールが配置されます。

グループ フッター

レコードの各グループの最後。

グループの集計情報を表示します。追加したグループのレベル数に応じて、1 つのレポートに複数のグループ フッター セクションを配置できます。

ページ フッター

各ページの最後。

ページ番号またはページ単位の情報を表示します。

レポート フッター

レポートの最後。

注: デザイン ビューでは、レポート フッターはページ フッターの下に表示されます。ただし、それ以外のビュー (たとえばレイアウト ビュー、またはレポートの印刷またはプレビュー時) では、レポート フッターは、最後のページの最後のグループ フッターまたは詳細行の直後、ページ フッターのに表示されます。

レポート全体に関するレポートの合計またはその他の要約情報を表示します。

データベースのテーブル構造およびリレーションシップが適切に設計されていると、有意義なレポートを簡単に作成できることがわかります。データベースの計画とデザインの概要については、「データベース設計の基本」をご覧ください。

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Access でレポートを作成します。

以下の手順で、Access デスクトップ データベースのレポートを作成できます。

手順 1: レコード ソースを選択する

レポートのレコード ソースには、テーブル、名前付きのクエリ、または埋め込みクエリを使用できます。レコード ソースには、レポートに表示するデータのすべての行と列が含まれている必要があります。

  • データが既存のテーブルまたはクエリから取得される場合、ナビゲーション ウィンドウでそのテーブルまたはクエリを選び、手順 2 に進みます。

  • レコード ソースがまだ用意されていない場合は、次のいずれかの操作を行います。

    • 手順 2 に進み、[空白のレポート] ツールを使用します。

      または

    • 必要なデータが含まれているテーブルまたはクエリを作成します。ナビゲーション ウィンドウでクエリまたはテーブルを選び、手順 2 に進みます。

手順 2: レポート ツールを選択する

レポート ツールは、リボンの [作成] タブの [レポート] グループに含まれています。次の表で、オプションについて説明します。

ツール

説明

レポート

ナビゲーション ウィンドウで選択したレコード ソース内のすべてのフィールドを含む、単純な表形式レポートが作成されます。

レポート デザイン

必要なフィールドやコントロールを追加できる空白のレポートをデザイン ビューで開きます。

空白のレポート

レイアウト ビューで空白のフォームを開き、レポートにフィールドを追加できる [フィールド リスト] ウィンドウを表示します。

レポート ウィザード

フィールド、グループ化/や並べ替えのレベル、およびレイアウト オプションを指定できる複数ステップ ウィザードを表示します。

ラベル

標準またはユーザー設定のラベル サイズ、表示するフィールド、およびフィールドの並べ替え方法を選択できるウィザードを表示します。

手順 3: レポートを作成する

  1. 使用するツールのボタンをクリックします。ウィザードが表示されたら、ウィザードの手順に従い、最後のページで [完了] をクリックします。
    レポートがレイアウト ビューで表示されます。

  2. ご希望の外観になるように、レポートの形式を変更します。

    • フィールドやラベルを選んで、目的のサイズになるまで端をドラッグすることで、サイズを変更します。

    • フィールド (およびラベルがある場合はラベル) を選んで、新しい場所にドラッグすることで、フィールドを移動します。

    • フィールドを右クリックし、ショートカット メニューのコマンドを使用してセルの分割や結合、フィールドの削除や選択、およびその他の書式設定を行います。

      また、次のセクションで説明する機能を使用して、レポートをさらに魅力的に読みやすく整えることもできます。

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グループ化、並べ替え、または集計を追加する

グループ化、並べ替え、または集計をデスクトップ データベース レポートに追加する最も簡単な方法は、グループ、並べ替え、または合計を適用するフィールドを右クリックし、ショートカット メニューの目的のコマンドをクリックする方法です。

また、レポートをレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いている場合は、[グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用してグループ化、並べ替え、または合計を追加することもできます。

  1. [グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウがまだ開いていない場合は、[デザイン] タブの [グループ化と集計] で [グループ化と並べ替え] をクリックします。

  2. [グループの追加] または [並べ替えの追加] をクリックし、グループ化または並べ替えをするフィールドを選びます。

  3. その他のオプションを設定するか集計を追加するには、"グループ化" または "並べ替え" の行で、[その他] をクリックします。

グループ化、並べ替え、および集計について詳しくは、「グループ化レポートまたはサマリー レポートを作成する」をご覧ください。

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条件付き書式を使用してデータを強調表示する

Access には、レポートのデータを強調表示するためのツールが含まれています。コントロールまたはコントロールのグループごとに、条件付き書式ルールを追加してクライアントのレポートで、データを比較するデータ バーを追加することもできます。

コントロールに条件付き書式を追加するには。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. 必要なコントロールを選択し、[、 書式設定] タブの] グループのコントロールの書式設定] をクリックして条件付き書式します

    ヒント: 複数のコントロールを選択するには、Ctrl キーを押しながらコントロールをクリックします。

  3. [条件付き書式ルールの管理] ダイアログ ボックスで、[新しいルール] をクリックします。

  4. [新しい書式ルール] ダイアログ ボックスで、[ルールの種類を選んでください] の値を選びます。

    • 各レコードを個別に評価するルールを作成するには、[現在のレコードの値を確認するか、式を使用する] をクリックします。

    • データ バーを使用してレコードどうしを比較するルールを作成するには、[その他のレコードと比較する] をクリックします。

  1. [ルールの内容を編集してください] で、書式設定がどのタイミングで適用されるかに加え、どの書式設定を適用すべきかを指定し、[OK]をクリックします。

  2. 同じコントロールまたはコントロール セットに追加のルールを作成するには、手順 4 以降をもう一度実行します。

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色とフォントをカスタマイズする

色およびフォントをカスタマイズするには、[テーマ] オプションを使用します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで右クリックし、[レイアウトVビュー] をクリックして、レイアウト ビューでレポートを開きます。

  2. [レポート レイアウト ツール] オプションの [デザイン] タブで、[テーマ] をクリックし、ギャラリー内のさまざまなテーマにカーソルを合わせ、効果のプレビューを表示します。テーマをクリックして選択し、レポートを保存します。

  3. 色とフォントを個別に設定するには、[配色] ギャラリーや [フォント] ギャラリーを使用します。


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ロゴまたは背景イメージを追加する

レポートにはロゴや背景画像を追加できます。この画像を更新すると、イメージがデータベースのどこで使用されているかにかかわらず。自動的に更新が行われます。

画像を追加または削除するには、次の手順に従います。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. レポートで、画像を追加する位置をクリックし、[デザイン] タブの [ヘッダー/フッター] グループで、[ロゴ] をクリックします。

  3. イメージを参照し、[開く] をクリックします。Access によって画像がレポートに追加されます。

  4. 画像を削除するには、画像をマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューから [削除] をクリックします。

背景画像を追加するには、次の手順に従います。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. [書式] タブの [背景] グループで、[背景のイメージ] をクリックします。

  3. [イメージ ギャラリー] リストからイメージを選ぶか、[参照] をクリックしてイメージを選び、[OK] をクリックします。

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レポートをプレビューまたは印刷する

レポートをプレビューする

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷プレビュー] をクリックします。[印刷プレビュー] タブのコマンドを使用して、次のいずれかの操作を行うことができます。

    • レポートを印刷する

    • ページのサイズまたはレイアウトを調整する

    • 表示を拡大または縮小する、または複数のページを同時に表示する

    • レポートのデータを最新の情報に更新する

    • レポートを別のファイル形式にエクスポートする

  2. [印刷プレビューを閉じる] をクリックします。

レポートを印刷する

プレビューせずにレポートを印刷するには、次の手順に従います。

  • ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、[印刷] をクリックします。既定のプリンターにレポートが送信されます。

    注:  ナビゲーション ウィンドウでレポートを選び、[ファイル] タブから [印刷] を選択すると、ページやコピー数などのその他の印刷オプションを選んだり、プリンターを指定したりできます。

    • プリンターの選択、印刷部数の指定などが可能なダイアログ ボックスを開くには、[印刷] をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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