Access と SharePoint サイトの統合の概要

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Windows SharePoint Services 3.0 で Microsoft Office Access 2007 を使用すると、さまざまな方法でデータを共有し、管理できます。Access のデータ入力および分析の機能を引き続き使用しながら、SharePoint サイトのコラボレーション機能を利用できます。たとえば、データのバージョン管理や、変更を知らせる通知の購読、データに対するアクセス許可の管理ができます。

このトピックの内容

データを操作する方法

統合し、データを管理します。

データとワークフローを追跡します。

データを操作する方法

Office Access 2007 を使用すると、SharePoint サイトから複数の異なる方法でデータを共有、管理、および更新できます。

SharePoint サイトにデータを移動する    Access から SharePoint サイトへデータベースを移動する場合は、データベース内のテーブルとしてリンクされたリストを SharePoint サイト上に作成します。データベースを移動すると、新しいフロントエンド アプリケーションが Access によって作成されます。このアプリケーションには、古いフォームやレポート、およびエクスポートした新しいリンク テーブルが含まれます。SharePoint サイトへの移動ウィザードを使用すると、すべてのテーブルのデータを一度に移動できます。

SharePoint リストを作成した後は、SharePoint サイト上でリストを使って作業するか、Access のリンク テーブルで、SharePoint サイトの機能を使ってデータを管理し、変更についての更新を受け取りながら作業できます。管理者は、データおよびデータのバージョンに対するアクセス許可を管理し、以前のデータを変更または元に戻したユーザーを確認できます。

データを SharePoint サイトに発行する    他のユーザーと共同作業を行う場合は、SharePoint サーバー上のライブラリにデータベースのコピーを保存し、フォームやレポートを使って Access でデータベースでの作業を続けることができます。リストをテーブルとしてデータベースにリンクできます。これは、SharePoint サイトでデータを追跡管理する必要がある場合に便利です。その後、データを操作するためのフォーム、クエリ、およびレポートを作成できます。たとえば、案件の管理や社員情報の管理を行う SharePoint リストへのクエリやレポートを実行する Access アプリケーションを作成できます。SharePoint サイトでこれらのリストを使って作業する場合、SharePoint リストの [表示] メニューから Access のクエリとレポートを開くことができます。たとえば、毎月の会議に関する Access の案件レポートを表示して印刷する必要がある場合は、SharePoint リストから直接その操作を行うことができます。

データベースをサーバーに初めて発行するとき、Web サーバーの一覧が Access に表示されるので、発行先となるドキュメント ライブラリなどの場所に簡単に移動できます。データベースを発行すると Access に発行先の場所が記憶されるため、変更を発行するときにサーバーを再度探す必要がありません。データベースを SharePoint サイトに発行すると、SharePoint サイトを操作するためのアクセス許可を持つユーザーがそのデータベースを利用できるようになります。

Access のフォームおよびレポートを SharePoint サイトから開く    ユーザーは、SharePoint サイトから豊富な Access ビューにリストを開くことができます。Access のフォーム、レポート、およびデータシートは、SharePoint サイト上の他のビューと並べて表示できます。Access ビューを選択すると、Access が起動し、要求されたフォーム、レポート、またはデータシートが開きます。これによって、Office Access 2007 を最初に起動したり、目的のオブジェクトに移動したりすることなく、SharePoint サイト上で豊富な Access レポートを簡単に実行できます。

SharePoint リストからデータベースを作成する    Access で SharePoint リストを開くことができます。データベースが存在しない場合は、Access でデータベースを作成した後、リストを基にフォームやレポートのセットを作成できます。

SharePoint リストを Access でオフラインで使用する    自宅に仕事を持ち帰る必要がある場合は、Access を使用して 1 回クリックすることで SharePoint リストをオフラインにすることができます。Access でデータを処理してから変更内容の同期を取るか、SharePoint サイトに後から再接続できます。

SharePoint リストをインポートまたはリンクする    SharePoint リストを Access に取り込む方法には、インポートとリンクがあります。SharePoint リストをインポートすると、Access データベースにそのリストのコピーが作成されます。インポート操作では、コピーするリストを指定し、さらに、リスト全体をインポートするのか特定のビューだけをインポートするのかを、選択したリストごとに指定することができます。リンク設定により、別のプログラムの情報をインポートせずにそのデータに接続することができます。そのため、元のプログラムと Access データベースの両方で最新のデータを表示したり、編集したりできます。Access にデータのコピーを作成したり、維持したりする必要はありません。

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データの統合と管理

Access データを SharePoint サイトに移動すると、データの表示、バージョンの管理、および誤って削除されたデータの復元を行うユーザーを管理できます。Office Access 2007 と SharePoint サイトのデータ統合が強化され、パフォーマンスとアプリケーション デザインが向上しました。

SharePoint サイトへのアクセス許可の管理    SharePoint サイト上のリストおよび Access データベースに対して、さまざまなレベルのアクセス許可を割り当てることができます。グループに対して制限された読み取りアクセス許可を付与したり、編集の完全なアクセス許可を付与したり、または特定のユーザーに対してアクセスを許可したり、拒否したりすることもできます。データベース内の少数の機密項目のみについてアクセスを制限する必要がある場合は、SharePoint サイト上の特定のリスト アイテムへのアクセス許可を設定できます。

SharePoint サイト上のバージョンの追跡と管理    SharePoint サイト上のリスト アイテムのバージョンを管理し、バージョン履歴を表示できます。必要に応じてアイテムの以前のバージョンを復元できます。どのユーザーがいつ列を変更したかを知る必要がある場合は、バージョン履歴を表示できます。

ごみ箱のデータを元に戻す    SharePoint サイト上の新しいごみ箱を使用すると、削除されたレコードを表示し、誤って削除された情報を復元することが簡単にできます。

SharePoint リストにリンクされたテーブルのパフォーマンスの向上    SharePoint リストにリンクされたテーブルの内部処理が最適化され、以前のバージョンよりも速くスムーズな操作性が実現しました。

Windows SharePoint Services データ型の拡張されたマッピング    複数値フィールドと添付ファイルに対する新しいサポートにより、Access では、さらに多くの SharePoint サイトのデータ型がサポートされるようになりました。これによって、共有アプリケーションのデザインと構築がより簡単になりました。

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データとワークフローの追跡管理

Office Access 2007 で SharePoint サイトの情報を使用して、組織のデータ、案件、およびワークフローを追跡管理できます。

追跡管理    SharePoint サイト上の案件管理テンプレートと直接やり取りする追跡管理テンプレートが Access に提供されました。スキーマは同じであるため、SharePoint サイトのデータに対して、Access ソリューションをフロントエンド (たとえばフォームやクエリなど) として使用できます。  

メモ型フィールドの履歴管理    メモ型フィールドは大量の情報を保存する際に便利です。Access では、すべての変更履歴をメモ型フィールドに保存するようにプロパティを設定できるようになりました。また、保存した変更履歴は表示することができます。この機能では、SharePoint サイトでのバージョン管理機能もサポートされているため、Access を使用して SharePoint リストに対する変更の内容も表示することができます。

SharePoint サイト上のワークフローとの統合    Access を使用してワークフローの操作やワークフローのレポートが行えるようになったため、より的確にプロジェクトの状況把握やビジネス プロセスの評価ができます。ワークフロー レポートは、複数のワークフローの情報だけでなく複数のリストから作成できます。

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