Access と Excel を連携して使用する 10 の理由

Office 製品ファミリーを使用しているときに、表形式のデータを管理するには、Excel と Access のどちらを使用するのが良いでしょうか。関連記事の「Access または Excel を使用してデータを管理する」では、それぞれの製品を使用するメリットと、各製品でのテーブルの特徴について説明しています。しかし、どちらか一方の製品を選ぶという以外の選択肢もあります。Access に保存したデータに Excel から接続すると、両方の製品のメリットを活用することができます。この記事では、Excel と Access の連携が役立つ理由を 10 項目挙げて説明します。Excel のユーザーは、手元にあるデータを Access に移動することをためらう必要はありません。次のように考えてみてください。Excel を手放すことなく、さらに Access の機能も手に入れることができるのです。

この記事の内容

Excel と Access をうまく連携できる理由

理由 1:Excel ワークシートを Access データシートにコピーする

理由 2:Access から Excel ワークシートにリンクしてデータを共有する

理由 3:Excel のデータを Access にインポートしてデータを移動する

理由 4:Excel から Access のデータに接続する

理由 5:Access のレポートで Excel のデータを使用する

理由 6:Access のフォームで Excel のデータを使用する

理由 7:Excel と同じように Access でフィルター処理、並べ替え、クエリ実行を行う

理由 8:Access を使って Excel での分析に必要なデータを収集する

理由 9:宛名の​​差し込み、ラベルの作成を行う

理由 10:Excel と Access を SharePoint テクノロジで統合する

次のステップ:Access のパワー ユーザーになる

Excel と Access をうまく連携できる理由

Excel はデータベースではありませんが、データを保存するために広く使われており、多くの場合、単純なデータベースの代わりとなっています。しかし、Excel は "フラット ファイル データベース" であり、リレーショナル データベースではありません。単純なテーブルから、データが関連付けられている複数のテーブルに移行する必要がある場合、Access はデータベース アプリケーションをすばやく作成するための第一候補になります。Access は以前から、優れた "データの発着地点" であり、企業全体に分散しているさまざまな種類のデータ (そのほとんどは Excel ブックの形式で存在しています) を収集して統合することができます。データが Access に保存されると、テーブルを追加してテーブル間を結合し、クエリ (またはデータのビュー) を作成し、データを構造化し、データ型を定義することができます。これらの操作によって、データの整合性を確保して、複数のユーザーでデータを共有および更新し、強力なレポートやフォームを作成できるようになります。

Access が多数の機能を備えた製品であることに、疑いの余地はありません。Excel の単純なスプレッドシートのレイアウトとは異なり、Access では相互に関連する複数のオブジェクトを使用してデータが整理されます。最初は難しく感じるかもしれませんが、Access のエキスパートになる必要はありません。Access はあらゆる種類のユーザーを対象として設計されており、必要な範囲の機能だけを利用することができます。

Access を構成するレイヤーを 1 つずつ説明します。

Access のコンポーネントとユーザーの概要

1.Access は、一般ユーザー、パワー ユーザー、または開発者として 3 通りの方法で使用できます。

2.テーブル、クエリ、フォーム、およびレポートは、それぞれが互いに関連しており、データベース アプリケーションの中心的な役割を果たしています。

3.一般ユーザーは、ウィザード、プロパティ ビルダー、Office Fluent ユーザー インターフェイス、Excel に似た機能を使用して、作業をすばやく完了できます。

4.パワー ユーザーは、マクロ、[プロパティ] ウィンドウ、式、データベース デザイン ツールを使用して、より高度で多彩な作業を実行できます。

5.開発者は、モジュールを使用して VBA コードを作成し、カスタム データベース ソリューションを作成してランタイム アプリケーションを展開できます。

Access 2007 のタブ付きオブジェクト 最近、新しい Access を目にしたことはありますか。もはや一昔前のデスクトップ データベースではありません。Access を起動した瞬間から、大きな変化に気付くでしょう。アプリケーション一式を作成できる、堅牢で優れたデザインのデータベース テンプレートが用意されています。柔軟性のあるわかりやすいナビゲーション ウィンドウ、40 を超えるウィザードとプロパティ ビルダー、新たに設計された WYSIWYG フォームとレポート インターフェイスのすべてが、操作の習得にかかる時間を大幅に短縮してくれます。

[整列] タブの [レイアウトの調整] グループのコマンド Excel ユーザーにとっては特に使いやすいデザインになっています。Access の多くの機能は、使い慣れたルック アンド フィールを備えています。これには、Office Fluent ユーザー インターフェイス、スペル チェック、データシート ビュー、並べ替えとフィルター処理、ステータス バー、PDF 形式でのレポート保存、ヘルプ システムなどがあります。

理由 1:Excel ワークシートを Access データシートにコピーする

Excel データを Access にコピーする この新しい Office ファミリーの "関係" をテストする効果的な方法は、Excel から Access にデータをコピーすることです。Access のテーブルを作成してデータシート ビューに表示すると、さらに Excel ワークシートに近い外観になります。データ型、フィールド名、新しいフィールドの定義といった一般的なテーブル作成の作業は、データシート ビューで直接行うことができます。たとえば、空白のフィールドに日付を入力すると、そのフィールドに [日付/時刻] データ型が設定されます。名前などのテキストを入力すると、フィールドに [テキスト] データ型が設定されます。フィールドを移動する場合は、クリックしてドラッグするだけです。

Excel からデータをコピーして Access に貼り付けると、最初にテーブルを作成したり、テーブルをデータシート ビューで開いたりする必要さえありません。Access は自動的に、データにヘッダーがあるかどうかを尋ねるメッセージを表示し、適切なデータ型を推測して適用し、Access のテーブルを作成します。これ以上に簡単なことはありません。

詳細については、「空白のデータシートを開く」の記事を参照してください。

理由 2:Access から Excel ワークシートにリンクしてデータを共有する

Excel データを Access にリンクする Excel と Access の両方のメリットを生かす最も簡単な方法の 1 つは、Excel ワークシートを Access のテーブルにリンクすることです。データは Excel に保存するものの、レポート生成やクエリ実行など、Access の豊富な機能の一部を定期的に活用したい場合に、Access リンクを使用します。データのリンクは、Excel からではなく Access から行います。

Access では、データベースのテーブルを作成するために、根本的に異なる 2 つの方法がサポートされています。ユーザーは、新しい Access のテーブルを作成して Access データベースにデータを保存するか、または、Access データベースの外部にある既存のデータへのリンクを作成することができます。リンク テーブル内にあるデータの外観と動作は、Access で作成するテーブルと多くの点で共通しています。リンク テーブル マネージャー ウィザードを使用すると、Excel ワークシートや他のデータ ソースの保存場所が変更されたり、リンクが壊れたりした場合に、それらのリンク元を追跡して特定し、更新することができます。

Excel ワークシートや名前付き範囲にリンクすると、Access では Excel データにリンクされている新しいテーブルが作成されます。データを追加、編集、または削除する場合は、Excel 上で変更作業を行ってから、Access のテーブルでデータの更新 (または再クエリ) を実行します。Access でテーブルの内容を編集することはできません。Excel にリンクしているデータがある場合、Access でレポート、クエリ、および読み取り専用フォームを作成できるようになりました。

詳細については、次を参照してください。記事: Excel ブックのデータをインポートまたはリンクします。

理由 3:Excel のデータを Access にインポートしてデータを移動する

Excel から Access にデータをインポートする データのリンクを解除する場合は、Excel のデータを Access にインポートすることで、データを移動できます。"インポート" という言葉は、Excel と Access では異なる意味を持つことに注意してください。Excel では、インポート (または接続) するときに、データへの永続的な接続が作成されます。この接続は更新可能です。Access では、インポートするときに、データが一度だけ Access に取り込まれます。永続的なデータ接続は作成されません。データを Access にインポートすると、新規または既存のテーブルにデータが保存されます。Excel のデータは変更されません。Access 2007 では、1 つの操作で、Excel ブックのワークシートの一部またはすべてをインポートできるようになりました。

インポート ウィザードを使用すると、指示に従ってインポート手順を実行し、データ型の変更などの重要な決定やヘッダーの追加を行うことができます。データのインポート中にエラーが発生すると、メッセージが表示されてエラーがテーブルに保存されるため、エラーをすばやく見つけて修正することができます。たとえば、すべて数値だと思っていた列のずっと下の方に英数字の郵便番号が入力されていたり、主キー フィールドに重複する ID が検出されたりすることがあります。Excel ブックで変更を行ってからデータを再インポートするか、新しい Access のテーブルで変更を行うことができます。インポート操作が完了すると、使用した手順を保存できます。さらに、定期的にインポート操作を行う際に通知してくれる Outlook タスクを作成することもできます。

インポートしたデータは Access に保存され、データシートとフォームを使用して、データを追加、編集、および削除できるようになります。データをインポートした後は、Excel のデータを削除するかどうかを決定できます。通常は、データを更新する場所は 1 箇所にしておくことをお勧めします。

注: Excel から Access へのデータのインポートでは、数式はインポートされず、数式の結果のみがインポートされます。

詳細については、次を参照してください。

理由 4: Excel から Access のデータに接続する

Excel から Access のデータに接続する 変更したデータを元のデータ ソースに反映したい場合は、再接続して、Access のデータを Excel に戻すことができます。この操作を行うには、Excel で Access データベースへの接続を作成します。接続情報は多くの場合、Office データ接続ファイル (.odc) に保存されています。接続したら、テーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。データに接続した後は、元の Access データベースが新しい情報で更新されるたびに、そのデータベースのデータで Excel ブックを自動的に再表示 (または更新) できます。つまり、Excel と Access の両方でデータを編集することができます。

外部データ ソースへの接続

1.一般には、複数のデータ ソースへのデータ接続を作成できますが、この場合は Access のみです。

2.ODBC ドライバーまたは OLE DB プロバイダーのいずれかを使用できます。

3. 接続ファイルには、Access に接続してデータを取得するために必要なすべての情報が定義されています。

4. 接続情報は、接続ファイルからブックにコピーされ、ダイアログ ボックスで編集できます。

5. ブックにコピーされたデータは、ブックに直接格納されているデータと同じように使用できます。

詳細については、次を参照してください。

理由 5:Access のレポートで Excel のデータを使用する

表形式レイアウトの従業員レポート データを Access に取り込んだら、優れたレポート作成ツールとカスタマイズ ツール一式を活用することができます。わずか数クリックでレポートを作成するには、レポート ウィザードを使用します。ライブ データを含むレポートのレイアウトをリアルタイムでデザインして変更し、データ ブロックを移動してサイズを変更し、フィールドの追加や削除を行い、変更結果をすぐに確認するには、新しいレイアウト ビューを使用します。レポートを操作して、検索、フィルター処理、ライブ データの並べ替えを行うには、新しいレポート ビューを使用します。コマンド ボタン、ページ番号、ピクチャ、ハイパーリンク、およびプロフェッショナルな外観のスタイルを独自に追加するには、さまざまなコントロール ウィザードとギャラリーを使用します。これらは、リボンの [デザイン] タブの [コントロール] および [レイアウト] から利用できます。以上のように、Access を使用すると、単純なレポート、グループおよびサマリー レポート、宛名ラベル、グラフィカルなレポート、およびサブレポートを簡単に作成できます。

レポートが作成されたら、Access を使用してレポートを電子的に配布しましょう。たとえば、電子メール メッセージを使用してレポートを送信したり、レポートを Access スナップショットや PDF ファイルといったさまざまな形式で保存して Web ページや SharePoint サイトに追加したりすることができます。

詳細については、次を参照してください。

理由 6:Access のフォームで Excel のデータを使用する

サンプル フォーム データを Access に取り込んだら、優れたフォーム作成ツールとカスタマイズ ツール一式を活用することができます。わずか数クリックでフォームを作成するには、フォーム ウィザードを使用します。ライブ データを含むフォームのレイアウトをリアルタイムでデザインして変更し、データ ブロックを移動してサイズを変更し、フィールドの追加や削除を行い、変更結果をすぐに確認するには、新しいレイアウト ビューを使用します。コマンド ボタン、リスト ボックス、コンボ ボックス、オプション グループ、ピクチャ、定型入力、グラフ、ハイパーリンク、およびプロフェッショナルな外観のスタイルを独自に追加するには、さまざまなコントロール ウィザードとギャラリーを使用します。これらは、リボンの [デザイン] タブの [コントロール] および [レイアウト] から利用できます。以上のように、Access を使用すると、単純なフォーム、タブ付きのフォーム、帳票フォーム、ポップアップ フォーム、モーダル ダイアログ ボックス、およびサブフォームを簡単に作成できます。

このセクションをお読みになって、すでに一度読んだ内容だと思われるかもしれませんが、それには理由があります。レポートとフォームを作成、変更、および使用する操作は非常に似ているため、Access の操作を学ぶことがより簡単になっています。

Access 2007 では、新しい分割フォームを簡単に作成できるようになりました。分割フォームにはデータ シートとフォームが同期したビューが表示され、両方の利点を生かすことができます。フォームの作成が完了したら、フォームの下部にある標準のナビゲーション ボタンと検索ボックスを使用して、フォームに含まれているデータのスクロール、フィルター処理、検索を簡単に行うことができます。

分割フォーム

詳細については、次を参照してください。

理由 7:Excel と同じように Access でフィルター処理、並べ替え、クエリ実行を行う

オートフィルタ Access と Excel のどちらの製品を使用していても、データをフィルター処理してデータのサブセットで作業したり、データを思いどおりの順序に並べ替えたりすることができます。Excel ユーザーは、新しいユーザー インターフェイスについて学び直すことなく、Access でデータシート ビューのデータをフィルター処理して並べ替えることができます。テキスト、数値、日付、または空白のどれを処理していても、アイコン、コマンド メニュー、コマンド、抽出条件、およびダイアログ ボックスは、いずれもよく似ています。フィルターや並べ替えの設定は、データシート ビューと一緒に保存することもできます。

Access では、SQL が表す内容を知らなくてもクエリを作成できます。4 つのクエリ ウィザードを使用して、単純なクエリの作成、重複の検索、不一致レコードの特定、クロス集計クエリの作成を行うことができます。また、クエリを作成せずに処理することもできます。必要とする表示内容になるようにデータにフィルターを適用して並べ替えるだけで、その結果がデータシートに保存されます。クエリ デザイナーを使用して、グループ化されたクエリ、パラメーター、または高度な抽出条件を作成する場合は、その操作が Excel に搭載されている使いやすい Microsoft Query によく似ていることに気付くでしょう。

CountryRegion フィールドの抽出条件

詳細については、次を参照してください。

理由 8:Access を使って Excel での分析に必要なデータを収集する

データを自分で入力したくない場合は、代わりの入力方法があります。

Access を使用して、世界中のどこからでも、たとえば、営業部員、アンケート調査対象者、または連絡先などからデータを簡単に収集することができます。データ収集ウィザードを使用すると、Access 2007 と Office Outlook 2007 を連携させて、データ入力フォームを含む電子メール メッセージを作成して送信することができます。受信者がフォームに入力して返信すると、設定に従って返信が処理されます。たとえば、返信を自動処理するように設定すると、返信を受信すると同時に、フォームの内容がデータベースの該当するテーブルに追加されます。

メール メッセージを使ってデータを集める

たとえば、次のようにして情報を入手できます。

  • アンケート調査を実施し、結果を Access で集計します。

  • 最新の在庫レベルや、チームから送信される保留中の問題の最新情報をまとめた進捗レポートを定期的に作成して、継続的に受け取るようにします。

  • 会議やトレーニングなどのイベントを計画する際に、連絡先情報、交通手段や宿泊先の予定を収集します。

    詳細については、「電子メール メッセージを使ってデータを収集する」の記事を参照してください。

理由 9:宛名の​​差し込み、ラベルの作成を行う

宛名ラベル ウィザードの最初のページ 家族が増えて、ホリデー カードのリストが急に大きくなり、多くの誕生日や記念日を記録する必要がでてきました。大丈夫です。Access のテーブルやクエリを宛名の​​差し込みのデータ ソースとして使用し、Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用して、手紙、カード、電子メール メッセージ、封筒の宛名の差し込み操作を作成できます。宛名ラベルの作成のみが必要な場合は、Access の宛名ラベル ウィザードを使用して、生成したレポートからラベルを作成して印刷します。さらに、各顧客の住所に対応するバーコードを自動的に追加することもできます。

詳細については、次を参照してください。

理由 10:Excel と Access を SharePoint テクノロジで統合する

Access と Excel の両方には、Microsoft Windows SharePoint Services リスト内のデータに接続するためのコマンドが用意されています。Excel 2007 では、リンクされている SharePoint リストへの読み取り専用 (一方向) 接続が可能で、Access 2007 では、リンクされている SharePoint リスト内のデータの読み取りと書き込み (双方向) が可能です。Access と SharePoint リストは、高度な連携作業を行うことができます。Access と SharePoint の新しいデータ型 (リッチ テキスト、追加のみ (メモ型フィールドでリビジョン履歴の追跡をサポート)、添付ファイル、オートナンバー、ルックアップ、複数値を持つフィールドなど) は、スムーズな統合を実現し、データの不整合を最小限に抑えるのに役立ちます。

また、Access データベースを SharePoint サイトに発行すると、SharePoint リスト データをローカルの Access データベース内でオフライン状態にし、ローカルでデータを処理した後に SharePoint サイトに再接続して、変更内容をアップロードすることもできます。他のユーザーが行ったデータ変更が競合している場合は、競合の解決ウィザードで処理されます。Access で作成したフォームとレポートは同じデータに基づいていますが、SharePoint リストにリンクされているため、Windows SharePoint Services から直接開くことができます。

Excel には、次のような SharePoint Server 2007 との統合ポイントが用意されています。

Excel のデータに重点を置いた統合ポイント

1. Excel ワークシート データから SharePoint リストにインポートを 1 回行うか、Excel ワークシート データを SharePoint リストにエクスポートして永続的な一方向のデータ接続を作成する。

2. 永続的な一方向のデータ接続を使って、SharePoint リストから Excel ワークシートのデータを更新する。

3. Excel ブックを Excel Services に発行し、Web パーツ ページの Microsoft Office Excel Web Access Web パーツを使ってデータを表示して操作する。

4. OLAP サーバー、SQL Server、Access データベース、フラット ファイルのデータを Excel ブックにインポート (接続) する。

Access には、次のような SharePoint Server 2007 との統合ポイントが用意されています。

Access のデータに重点を置いた統合ポイント

1. Access ビューと SharePoint リストの間で、データのインポートまたはエクスポートを 1 回実行します。

2. 永続的な双方向接続を作成して、Access テーブルと SharePoint リストの間でデータをリンクします (更新されたリスト データが Access テーブルに表示され、更新された Access テーブル データがリストに表示されます)。

3. リスト データをオフラインにして、Access で更新します。その後もう一度オンラインにしてから、更新を同期して、競合を解決します。

4. リスト データを Access データシート、フォーム、レポート ビューに表示して編集します。

5. Access データベースを Office SharePoint Server 2007 に発行します。

詳細については、次を参照してください。

次のステップ:Access のパワー ユーザーになる

興味がある場合は、次のレイヤーに進んで Access についてさらに詳しく学ぶことができます。1 行の VBA コードも記述することなく、非常に高度なデスクトップ データベース アプリケーションを作成できます。各 Access オブジェクトは、プロパティ シートから簡単にアクセスできる広範なプロパティとイベントのセットを備えており、ソリューションのカスタマイズに役立ちます。各オブジェクトには詳細なデザイナーが含まれており、利用できるすべての機能を把握することができます。また、Office Online から追加のデータベース テンプレートを入手できます。フィールドとテーブルのテンプレートを使用すると、新しいテーブルをすばやく作成してカスタマイズできます。新しいデータベースを最初からデザインするには、組み込みのデータベース デザイン ツールを使用します。

Access ではマクロも使用できます。マクロで使用される宣言型環境では VBA コードをまったく記述する必要がないため、開発者でなくても使いこなすことができます。各マクロ アクションで実行されるタスクには、フォームのオープン、クエリの実行、レコードの検索、メッセージの表示などがあります。レポート、フォーム、コントロールの任意のイベントにマクロを埋め込むことができます。ほとんどのマクロには引数があり、目的の操作を実行するために条件付きのロジックを追加できます。また、変数の定義やエラー チェックも可能です。この場合も VBA コードを記述する必要はありません。

プロトタイプをデザインし、IT 部門で実行します。チームで大至急必要としているソリューションを、わずかな予算と最小限のスタッフで迅速に作成します。会社のパーティ用に販売されたチケットの記録、製造用資材の保存期間の追跡、パーツの承認タグの印刷を行います。チーム プロジェクト内のタスク、問題、成果物を追跡します。営業パイプライン データベースを作成して、少人数の営業社員で見込みのある商談を監視します。

これまで見てきたように、Excel と Access の連携には、2 つの製品の機能を足し合わせた以上のメリットがあります。これら 2 つの Office ファミリー製品を組み合わせることで、比類のないデータ処理環境が生まれるのです。

詳細情報

ページの先頭へ

注記: 

  • 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

  • この記事の英語版を参照するには、ここ をクリックしてください。Microsoft コミュニティの他のメンバーと一緒に、Community Translation Framework (CTF) を使ったこの記事の改善にご協力ください。記事内の文章にマウス ポインターを合わせて、CTF ウィジェットの [翻訳を改善します] をクリックしてください。CTF の詳細については、ここ をクリックしてください。CTF を使用すると弊社の サービス利用規約 に同意したことになります。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×