Access で印刷用ラベルを作成する

Microsoft Access 2010 では、Access テーブルに保存されているデータを含むラベルをいくつかの方法で作成できます。最も簡単な方法は、Access の宛名ラベル ウィザードを利用し、自分のラベルに合わせて書式設定されたレポートを作成し、印刷することです。ラベルには、Access テーブルに保存されているデータや、Microsoft Excel ブックや Microsoft Outlook 連絡先一覧など、他のソースからインポートされた、あるいはリンクしているデータを含めることができます。Access 内でレポートとしてラベルを作成したり、Microsoft Word 文書とデータを "結合" し、Word からラベルを印刷したりできます。この記事では、必要な手順について説明します。

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Access を使ってラベルを作成し、印刷する

Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを利用して Access データを印刷する

Access を使ってラベルを作成し、印刷する

Access で、ページ サイズの小さいレポートとしてラベルを作成します。通常、ラベルは宛名ラベルとして使用しますが、目的に応じて、あらゆる Access データをラベル形式で印刷することができます。宛名ラベルの場合、レポートは、住所データが格納されているテーブルまたはクエリから住所データを取得します。レポートを印刷すると、レコード ソース内の各住所に対応したラベルが 1 つずつ作成されます。

他のソース (Microsoft Excel や Microsoft Outlook) からデータをリンクまたはインポートし、ラベルに使用する方法については、「データのインポートとエクスポートの概要」を参照してください。

宛名ラベル ウィザードの指示に従って、ラベルおよびラベルに表示するデータ関連の情報を入力していくと、自動的にレポートが生成されます。生成されたレポートは、必要に応じてカスタマイズできます。

Access の宛名ラベル ウィザードを使ってラベルを作成する

重要:  ラベル ウィザードで作成したラベル レポートと [Access Services に発行] 機能の間には互換性がありません。ただし、Access プログラムでデータベースを開いていると、ラベルを印刷できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、ラベルに表示するデータを含むオブジェクトを選択します。これは通常、テーブル、リンク テーブル、クエリになりますが、フォームまたはレポートも選択できます。

  2. [作成] タブの [レポート] で [宛名ラベル] をクリックします。

    注:  Web データベースで作業している場合、[ラベル] コマンドは [クライアント レポート] にあります。

    宛名ラベル ウィザードが起動します。

    ラベル ウィザードの最初のページ

    1. ラベルの製造元と製品番号がわかっている場合は、次の手順に従います。

      • [メーカー] ボックスで製造元を選択します。

      • [ラベルの種類を選択してください。] ボックス内のラベルを選択します。

        または、目的のラベルと同じ値が [ラベル サイズ] 列と [列数] 列に表示されている製品を探します。

        このようなラベルが見つからない場合は、次の手順に従います。   

      • [カスタマイズ] をクリックし、[新規] をクリックします。

        [新規ラベル] ダイアログ ボックスが表示されます。

        宛名ラベル ウィザードの [新規ラベル] ページ

      • ラベルのサイズを測定し、[新規ラベル] ダイアログ ボックスの適切なボックスに単位を入力します。

      • [ラベル名] ボックスにユーザー設定のラベルの名前を入力し、ラベルの種類と印刷の向きを選択して、[OK] をクリックします。

        ユーザー設定のラベルを既に作成してある場合に、そのラベルを選択するには、次の手順に従います。   

      • [ユーザー定義ラベルを表示する] をクリックし、必要なユーザー設定のラベルをクリックします。

    2. [ラベルの種類] の [単票] または [連続紙] をクリックし、[次へ] をクリックします。

    3. ラベルのフォント、文字サイズ、太さ、文字色を選択し、[次へ] をクリックします。

    4. ウィザードの [ラベルに印字するフィールドと文字を指定してください。] ページの [選択可能なフィールド] ボックスから、ラベルに表示するフィールドを選択し、ダブルクリックして [ラベルのレイアウト] ボックスに追加します。

      ラベル ウィザードでフィールドをラベルに追加する

      • [ラベルのレイアウト] ボックス内のフィールド間にスペースを挿入するには、Space キーを押します。

      • 新しい行を作成するには、Enter キーを押します。

      • フィールド間、行間を移動するには、方向キーを使用します。

      • ボックスからフィールドを削除するには、BackSpace キーを押します。

      • その他のテキストまたは区切り記号 (都市名の後ろのコンマなど) を追加するには、テキストを表示する位置をクリックしてその位置にカーソルを置き、入力を開始します。各ラベル上のテキストを入力します。

        注:  宛名ラベル ウィザードで追加できるフィールドは、次のデータ型のみです。テキスト、メモ、数値、日付/時刻、通貨、はい/いいえ、添付ファイル。その他のデータ型のフィールドを追加するには、宛名ラベル ウィザードの完了後に、デザイン ビューでラベル レポートを開きます。それから、[フィールド リスト] ウィンドウを使用してフィールドを追加します。[フィールド リスト] ウィンドウを開くには、デザイン ビューでレポートを開いている状態で Alt + F8 キーを押します。

        ラベル上にフィールドを配置して、[次へ] をクリックします。

    5. 次のページでは、ラベルの並べ替えの基準とするフィールドを選択できます。たとえば、たくさんの宛先に郵便物を送る場合、郵便番号を基準に並べ替えを行うことができます。[選択可能なフィールド] ボックスから並べ替えの基準にするフィールドを選択し、ダブルクリックして [並べ替え] ボックスに追加します。完了したら、[次へ] をクリックします。

      宛名ラベル ウィザードで並べ替え順序を設定する

    6. 最後のページにラベル名を入力し、[完了] をクリックします。

      ラベル ウィザードの最終ページ

      宛名ラベル ウィザードの最終ページで [ラベルのプレビューを見る] を選択した場合、ラベルの印刷プレビューが表示されます。ラベルを拡大/縮小するには、ラベルをクリックするか、ステータス バー上のズーム コントロールを使用します。

      ズーム コントロール

      宛名ラベル ウィザードの最終ページで [ラベルのデザインを編集] を選択した場合、デザイン ビューにラベル レポートが表示されます。

      注:  印刷プレビューは、列のレイアウトを確認できる唯一のビューです。レポート ビューまたはレイアウト ビューでレポートを表示する場合、Access では、1 つの列ですべてのデータが表示されます。

ラベルの外観をカスタマイズする

完成したラベルの外観が希望どおりでない場合は、デザイン ビューでレポートを開き、適切な変更を加えることにより、レイアウトをカスタマイズすることができます。通常、ラベルを操作するときは、レイアウトをより正確に制御できるデザイン ビューを使用した方が作業が簡単になります。デザイン ビューで変更した結果を確認するには、印刷プレビューへ切り替えます。

横に十分な空間がないためにデータを表示できないというメッセージが Access に表示される場合

このメッセージの表示は、一部のラベルを測定したことによる副次的な影響です。通常、ラベル用紙の左端や右端にラベル列が寄りすぎたときに発生します。これは、通常の印刷範囲外の測定をウィザードがいくつか指定する原因となることがあります。その結果、ラベルをプレビューまたは印刷したとき、メッセージが表示されます。

ラベルのテキストの位置に問題がなく、1 ページごとに空のページが現れることがなければ、レポートのデザインをそのままにして構いません。メッセージが表示されるたびに [OK] をクリックしてください。問題がある場合、次のセクションで紹介するページ設定オプションをいくつか調整できます。

データに正しいラベルが関連付けられていない場合

多くの場合、ラベル レイアウトに関する小さな問題は、デザイン ビューで調整することで解消できます。たとえばコントロールを移動したり、詳細セクションの幅や高さを変更してラベル サイズを調整したりできます。

デザイン ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウ内のレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

余白やラベルの間隔を変更する必要がある場合は、デザイン ビューから [ページ設定] ダイアログ ボックスを使用します。

  • [ページ設定] タブの [ページ レイアウト] で [] をクリックします。

    [ページ設定] ダイアログ ボックスの [] タブが表示されます。

[ページ設定] ダイアログ ボックスの [列] タブ

[ページ設定] ダイアログ ボックスの 3 つのセクションで、次の設定を変更できます。

セクション

オプション

説明

[行列設定]

[列数]

ページ内のラベルの数と等しくなります。

[行間隔]

新しい値を入力して、ラベルの行間隔を広げたり狭めたりします。

[列間隔]

新しい値を入力して、ラベルの列間隔を広げたり狭めたりします。

[サイズ]

[]

この値を設定するときは、余白の設定と列間隔に注意してください。

余白サイズを調整するには、[ページ設定] ダイアログ ボックスの [印刷オプション] をクリックします。

[高さ]

必要に応じて、各ラベルの高さを調整します。

[実寸]

選択すると、列の幅と高さが、デザイン ビューの詳細セクションの幅および高さに等しくなります。

[印刷方向]

[左から右へ]

選択すると、ラベル データが左の列から順に印刷されていきます。

[上から下へ]

選択すると、ラベル データが一番上の行から順に印刷されていきます。

注:  印刷プレビューでも [ページ設定] ダイアログ ボックスを開くことができます。[印刷プレビュー] タブで [] をクリックします。[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じると、印刷プレビューで変更内容がすぐに反映されます。

ラベルを印刷する

  1. レポートを任意のビューで開きます。またはナビゲーション ウィンドウ内のレポートを選択します。

  2. [ファイル] タブで [印刷] をクリックし、[印刷] をクリックします。

    [印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. プリンタ、印刷範囲、印刷部数などのオプションを選択します。

  4. [OK] をクリックします。

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Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを利用して Access データを印刷する

Access に格納されている住所を Word にエクスポートすると、差し込み印刷機能を使ってラベルの書式設定や印刷を実行できるようになります。このためには、Word の差し込み印刷ウィザードを使用します。

注:  この手順はクライアント データーベースにのみ適用されます。[Word ​​差し込み] コマンドは Web データーベースには使用できません。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するデータのあるテーブルまたはクエリをクリックします。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Word ​​差し込み] をクリックします。

  3. [Microsoft Word の差し込み印刷ウィザード] ダイアログ ボックスで、作成済みの文書にデータをリンクする場合、[既存の Microsoft Word 文書に差し込む] をクリックします。既存の文書にデータをリンクしない場合、[新規に文書を作成し、その文書に差し込む] をクリックします。

  4. [OK] をクリックします。

    [既存の Word 文書に差し込む] をクリックした場合は、[Word 文書を選択してください。] ダイアログ ボックスが開きます。このダイアログ ボックスでドキュメントを選択し、[開く] をクリックします。すると、Word でドキュメントが開きます。

    新しいドキュメントを作成する場合は、Word に空のドキュメントが表示されます。

  5. Word では、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの指示に従います。Word の差し込み印刷の手順 3 (宛先の選択) に進むと、手順 1 で選択したデータが既に選択されています。

    Word の差し込み印刷ウィザードの詳細については、Word のヘルプを参照してください。

注: Word では、住所が Word ドキュメントとして保存されているかどうかに関係なく、住所を印刷できます。Word から、Excel、Outlook、Access など、さまざまなプログラムで保存されている住所リストに接続できます。住所リストがない場合は、Word で住所リストを作成し、ラベルを印刷することができます。詳細については、Word のヘルプを参照してください。

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