3 段階の状態管理ワークフローを使用する

3 段階の状態管理ワークフローを使用する

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3 段階の状態管理ワークフローは、3 つの状態 (フェーズ) を介してリスト アイテムの状態をトラッキングします。 3 段階の状態管理ワークフローを使用すると、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなど、大量の案件やアイテムをトラッキングすることが求められる組織のビジネス プロセスを管理できます。 たとえば、プロジェクト タスクの 3 つの状態としては、未開始、進行中、終了が考えられます。

この記事の内容

3 段階の状態管理ワークフローのしくみ

3 段階の状態管理ワークフローを使用するリストを設定します。

案件管理リストを作成します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストをカスタマイズします。

3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加します。

アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始します。

3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを実行します。

3 段階の状態管理ワークフローについて

3 段階の状態管理ワークフローは、3 種類の状態とその状態間の 2 種類の移行を使用して、案件またはアイテムの状態のトラッキングが必要な組織のビジネス プロセスを管理できます。 状態から状態への移行時には、ワークフローによりユーザーにタスクが割り当てられ、タスクに関する通知が電子メールでそのユーザーに送信されます。 このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。 3 段階の状態管理ワークフローには "案件管理" リスト テンプレートを使用できます。 ただし、3 つ以上の値を持つ [選択肢] 列を含むように設定されたどのリストでも使用できます。 この [選択肢] 列の値を、状態としてワークフローでトラッキングします。

リストには複数の [選択肢] 列を含めることができ、各 [選択肢] 列には 3 つ以上の値を含めることができます。 ただし、3 段階の状態管理ワークフローを構成するために使用できるのは、1 つの [選択肢] 列および選択した [選択肢] 列の中の 3 つの値のみです。 リストまたはライブラリに 3 段階の状態管理ワークフローを追加するときに、[選択肢] 列およびその列に含まれている 3 つの値を選択します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用すると、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなど、大量の案件またはアイテムをトラッキングすることを求められる組織のビジネス プロセスを管理することができます。 たとえば、小規模のイベント企画会社で、案件管理リストとカスタマイズした 3 段階の状態管理ワークフローを使用して、企画しているイベントに関連する数多くのタスクを管理できます。 状態管理ワークフローでは、"アクティブ"、"確認待ち"、"完了" の 3 つの状態を利用してイベント企画タスクをトラッキングします。 特定のイベントに関連するすべてのイベント準備タスクがそのイベント用に作成された案件管理リストにまとめられ、状態が "アクティブ" に設定されます。 イベントのコーディネーターは、個々のタスクをチームのメンバーに割り当て、これらのアイテムに関するワークフローを開始することでイベント タスクに着手します。

ワークフローが開始されると、指定されたメンバーに関するタスクが作成されます。 チーム メンバーは、タスクを受け取ると、そのタスクを完了するために必要な作業を行います。 これは、リストの外部または案件管理リストが配置されているサイトの外部での作業となる場合もあります。 たとえば、ケータリングを計画するワークフロー タスクを受け取ったチーム メンバーは、ケータリング会社に連絡をして、相手方と話し合いながら計画を立てます。 ケータリング計画の原案ができたら、チーム メンバーはワークフロー タスクの状態を完了に設定します。 案件管理リストにおけるこのイベント タスクの状態は "アクティブ" から "確認待ち" に更新され、イベント コーディネーターがケータリング計画を検討するための 2 番目のタスクが作成されます。 イベント コーディネーターは、ケータリング計画を確認して承認した後で、ワークフロー タスクの状態を完了に設定します。すると、タスクの状態が "確認待ち" から "完了" に更新されます。

注: ワークフローの参加者が 3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを完了させる方法は 2 つあります。 ワークフロー タスクを編集して状態を完了に設定する方法と、リストでワークフロー アイテムの状態を変更する方法です (このリストを変更する権限がある場合)。 参加者がリストのワークフロー アイテムの状態を手動で更新すると、ワークフロー タスクは完了します。 参加者がワークフロー タスクを編集して状態を完了に設定すると、リストのワークフロー アイテムの状態は "完了" に更新されます。

前の例の 3 段階の状態管理ワークフローのアクションは、次のプロセスに従っています。

3 段階の状態管理ワークフローの例のフロー チャート

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3 段階の状態管理ワークフローを使用するリストを設定する

3 段階の状態管理ワークフローを使用する前に、このワークフローでトラッキングまたは管理するアイテムが含まれているリストを設定する必要があります。 3 段階の状態管理ワークフロー用に "案件管理" リスト テンプレートが用意されていますが、 カスタム リストを作成してワークフローで使用することもできます。 カスタム リストを作成する場合は、3 つ以上の選択肢の値が設定された少なくとも 1 つの [選択肢] 列がそのリストに含まれていることを確認します。 このリストで使用するワークフローを設定する場合は、ワークフローがトラッキングする状態値を含む [選択肢] 列を指定してください。

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案件管理リストを作成する

3 段階の状態管理ワークフローは、既定で "案件管理" リスト テンプレートから作成したどのリストでも使用できます。

  1. [設定] メニューの [ Office 365 の [設定] ボタン アプリの追加] をクリックします。

  2. [自分のアプリ] ページで、[案件管理] をクリックし、リストの名前を入力します。 リスト名は省略できません。

  3. リストの説明を指定する場合は、[詳細オプション] をクリックします。

    • [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

  4. [作成] をクリックします。

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3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成する

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成する場合は、ワークフローがトラッキングする 3 つ以上の状態値を含む [選択肢] 列を 1 つ以上追加してください。

  1. [設定] メニューの [ Office 365 の [設定] ボタン アプリの追加] をクリックします。

  2. [自分のアプリ] ページで、[カスタム リスト] をクリックし、リストの名前を入力します。 リスト名は省略できません。

  3. リストの説明を指定する場合は、[詳細オプション] をクリックします。

  4. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

  5. [作成] をクリックします。

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3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストをカスタマイズする

  1. 前の手順で作成したカスタム リストをクリックします。

  2. リボンの [リスト] タブをクリックし、[設定] グループの [リストの設定]をクリックします。

  3. [] の [列の作成] をクリックします。

  4. 名前と種類] セクションで、[列名] の下で、ワークフローの状態値を指定して使用する列の名前を入力します。たとえば、ワークフローの状態と、名前を入力できます。

  5. [この列の情報の種類] で、[選択肢 (メニューから選択)] を選択します。

  6. オプションで、[列の追加設定] セクションの [説明] に列の説明を入力します。

  7. [この列への情報の入力を必須にする] の [はい] をクリックします。

  8. リスト ボックスの [別の行に選択肢を入力、この列に必要な 3 つ以上の選択の値を入力します。これらの値は、ワークフローの状態になります。たとえば、校閲のため、準備が整ってアクティブ] を入力し、3 つの選択肢として実行することがあります。

  9. [選択肢の表示形式] で、[ドロップダウン メニュー] または [ラジオ ボタン] を選択します。

  10. [選択肢を追加できるようにする] で [いいえ] をクリックします。

  11. この列に特定の既定値を設定するかどうか、またはリストの既定の表示に既定値を追加するかどうかを指定します。

  12. [OK] をクリックします。

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3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加する

リスト内のアイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを使用するには、そのワークフローを事前にリストに追加しておく必要があります。 3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加する場合は、ワークフローがトラッキングする状態値を含むリスト内の列を指定します。 さらに、ワークフローの各ステージでの処理についても指定します。 たとえば、タスクの担当者が受け取る電子メール通知の件名および本文を指定できます。

3 段階の状態管理ワークフローは、ほとんどの種類のサイトにおいて既定で有効になっています。 ただし、サイト コレクション管理者はこの機能を無効にすることができます。 3 段階の状態管理ワークフローを使用できない場合は、サイト コレクション管理者にお問い合わせください。

重要: ワークフローをリストに追加するには、リストの管理権限が必要です。

  1. 3 段階の状態管理ワークフローを追加するリストを開きます。

  2. [リスト] タブの [リストの設定] をクリックするか、これから開くライブラリの種類に対する設定をクリックします。 たとえば、ドキュメント ライブラリの場合は、[このドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

  3. [権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] をクリックします。

  5. [ワークフロー テンプレートを選択して、[ワークフロー ] セクションで、ワークフロー ページを追加] をクリックして3 段階の状態を管理します。

  6. [名前] セクションにワークフローの一意の名前を入力します。

  7. [タスク リスト] セクションで、ワークフローで使用するタスク リストを指定します。

    注: 

    • 既定のタスク リストを使用することも、新しいタスク リストを作成することもできます。 既定のタスク リストを使用する場合、ワークフローの参加者は、タスク リストの [マイ タスク] ビューを使用することによって、各自のワークフロー タスクを簡単に検索および表示できます。

    • このワークフローのタスクによって、一般的なタスク リストとは区別して管理する必要のある機密データが表示される場合は、新しいタスク リストを作成します。

    • 組織内に多数のワークフローが存在する場合や、ワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、新しいタスク リストを作成します。 この場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成できます。

  8. [履歴リスト] セクションで、このワークフローに使用する履歴リストを選択します。 履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで発生したイベントがすべて表示されます。

    注: 既定の [履歴] リストを使用することも、新しいリストを作成することもできます。 たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成できます。

  9. [開始オプション] セクションで、次のどちらかの操作を行います。

    • ワークフローを手動で開始できるようにする場合は、[アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーが、このワークフローを手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオンにします。 ワークフローを開始するための追加権限が必要な場合は、[ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] チェック ボックスをオンにします。

    • 新しいアイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始するには、[新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにします。

  10. [次へ] をクリックします。

  11. [ワークフローの状態] セクションの [対象となる列を選択してください] で、ワークフローの状態に使用する値を含む [選択肢] 列をリストから選択します。次に、ワークフローの [初期状態]、[中間状態]、[最終状態] の列の値を選択します。

  12. [ワークフローが開始されたときの処理の選択] (ワークフローの 1 番目のタスクのオプション) と [ワークフローが中間状態になったときの処理の選択] (ワークフローの 2 番目のタスクのオプション) の 2 つのセクションで、次の情報を指定します。

    タスクの詳細

フィールド

説明

タスクのタイトル:

必要に応じて、ワークフローが開始されたとき、またはワークフローが中間状態になったときにタスクに表示されるメッセージ タイトルを変更できます。 [追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにした場合は、選択したフィールドがメッセージの末尾に追加されます。

タスクの説明:

タスクの説明に含める情報を入力します。 [追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにした場合は、選択したフィールドがメッセージの末尾に追加されます。 [リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムへのリンクが説明に挿入されます。

タスクの期限:

タスクの期限を指定するには、[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにし、期限に使用する日付情報が含まれている日付列をリストから選択します。

タスクの割り当て先:

リストに指定されているメンバーにタスクを割り当てるには、[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにし、使用するユーザー情報が含まれている列をリストから選択します。 このワークフローが開始されると、ワークフロー アイテムのこの列に名前が表示されているメンバーに最初のタスクが割り当てられます。

このワークフローのすべてのインスタンス内のこのタスクを指定したメンバーに割り当てるには、[ユーザー設定] をクリックし、タスクを割り当てるメンバーの名前を入力するか選択します。

  1. ワークフロー タスクに関する電子メール通知をワークフロー参加者に送信するには、[電子メール メッセージを送信する] チェック ボックスをオンにします。

    注:  ワークフローの開始後に、ワークフローの参加者に対してワークフロー タスクに関する電子メール通知およびアラームが送信されるようにする場合は、そのサイトで電子メール通知が有効になっていることをサイト コレクション管理者にご確認ください。

    電子メール メッセージの詳細

フィールド

説明

宛先

ワークフロー タスクに関する電子メール通知の送信先の名前を入力します。 電子メール通知をタスクの所有者に送信するには、[タスクの割り当て先を含む] チェック ボックスをオンにします。

件名

電子メール通知に使用する件名を入力します。 電子メール メッセージの件名にタスクのタイトルを追加するには、[タスクのタイトルを使用する] チェック ボックスをオンにします。

本文

電子メール通知の本文に表示する情報を入力します。 リスト アイテムへのリンクをメッセージに挿入するには、[リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにします。

  1. [OK] をクリックします。

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アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始する

リスト内のアイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを使用するには、まずそのワークフローをリストに追加してください。 詳細については、前のセクションをご覧ください。

3 段階の状態管理ワークフローは、新しいアイテムがリストに追加されたときに自動的に開始するように構成したり、特定の権限を持つユーザーが手動でワークフローを開始できるように構成したりできます。 ワークフローによっては、両方のオプションを使用できる場合もあります。

リスト アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始するには、次の手順に従います。 リストに対するアイテムの編集権限が必要です。 ワークフローによっては、リストの管理権限が必要になる場合もあります。

注: ワークフローの開始後に、ワークフローの参加者に対してワークフロー タスクに関する電子メール通知およびアラームが送信されるようにする場合は、そのサイトで電子メール通知が有効になっていることをサイト コレクション管理者にご確認ください。

  1. 3 段階の状態管理ワークフローを開始するアイテムを含むリストを開きます。

  2. ワークフローを開始するアイテムの横にある省略記号をクリックし、表示されるメニューの [ワークフロー] をクリックします。

    注: [ワークフロー] コマンドは、対象となるアイテムが格納されているリストまたはライブラリに、ワークフローが少なくとも 1 つ関連付けられている場合にのみ使用できます。

  3. [設定] メニューの [ Office 365 の [設定] ボタン には、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックします。

  4. [新しいワークフローの開始] で、開始する 3 段階の状態管理ワークフローの名前をクリックします。

    ワークフローが即座に開始されます。

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3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを完了する

3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを完了するには、ワークフロー タスクが記録されているタスク リストに対して、最低でもアイテムの編集の権限が必要です。

  1. サイトのタスク リストを開き、[表示] メニューの [マイ タスク] を選択して、自分に該当するワークフロー タスクを探します。

    注: ワークフローに既定のサイト [タスク] リストが使用されていない場合、[タスク] リストには、該当するワークフロー タスクが表示されないことがあります。 自分に該当するワークフロー タスクを見つけるには、ワークフロー アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。 目的のアイテムの名前をポイントして、表示される矢印をクリックし、[ワークフロー] をクリックします。 [ワークフローの状態] ページの [実行中のワークフロー] で、自分が参加しているワークフローの名前をクリックします。 [タスク] のワークフロー タスクをクリックし、手順 3. に進みます。

  2. 状態を完了に設定するアイテムが含まれているリストを開きます。

  3. 実行するタスクの名前をポイントし、表示される矢印をクリックして、[アイテムの編集] をクリックします。

  4. [タスク] ダイアログ ボックスで、タスクを完了するために必要な情報を入力するか選択して、[保存] をクリックします。

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