3 段階の状態管理ワークフローを使用する

3 段階の状態管理ワークフローを使用する

注: 最新のヘルプ コンテンツをできるだけ早く、お客様がお使いの言語で提供したいと考えております。 このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 お客様にとって役立つ情報であったかどうかを、このページの下部でお知らせください。 簡単に参照できるように、こちらに英語の記事があります。

3 段階の状態管理ワークフローは、次の 3 つの状態 (フェーズ) のリスト アイテムの状態を追跡します。 大量の案件やカスタマー サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなどのアイテムの追跡が必要なビジネス プロセスを管理するために使用します。 たとえば、プロジェクトのタスクの 3 つの状態可能性のある、開始されていない、進行中] と [完了します。

この記事の内容

3 段階の状態管理ワークフローのしくみ

3 段階の状態管理ワークフローを使用するリストを設定します。

案件管理リストを作成します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストをカスタマイズします。

3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加します。

アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始します。

3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを実行します。

3 段階の状態管理ワークフローのしくみ

3 段階のワークフローには、ビジネス プロセスの状態の懸案事項または 3 つの状態と 2 つの画面切り替えを使用してアイテムの進捗状況を管理する必要があるがサポートしています。 各画面切り替えの状態の間には、ワークフローをユーザーにタスクを割り当てるし、タスクに関する電子メール通知を送信します。 このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。 3 段階の状態管理ワークフローは、案件管理リスト テンプレートで動作します。 ただし、3 つ以上の値を持つ選択肢列を含むように設定されている任意のリストを使用できます。 この選択列の値は、ワークフローを追跡する状態に相当します。

リストが選択肢の 1 つ以上の列を設定して、選択肢] 列に複数の 3 つの値を持つことができます。 ただし、3 段階の状態管理ワークフローは、選択された項目] 列で任意の列の 1 つと値の 3 つのみを使用するのみ構成できます。 3 段階の状態管理ワークフローをリストまたはライブラリに追加すると選択列を選択して値の 3 つの列。

大量の案件やカスタマー サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなどのアイテムの追跡が必要なビジネス プロセスを管理するのには、3 段階の状態管理ワークフローを使用できます。 たとえば、小さなイベント計画会社の社員が、案件管理リストを使用でき、さまざまなタスクを管理する独自に定義した 3 段階の状態管理ワークフローに関連するイベントを計画します。 ワークフロー タスクを追跡、イベントの計画を 3 つの状態:アクティブなレビューに進む準備ができたら、および完了します。 すべての特定のイベントに関連するイベントの準備タスクは、そのイベントの作成され、アクティブとしてマークされた案件管理リストにコンパイルされます。 イベント コーディネーターは、個々 のタスクを自分のチーム メンバーに割り当てるし、イベントのタスクの作業を開始するこれらのアイテムでワークフローを開始します。

ワークフローが起動したときに、指定したユーザーのタスクを作成します。 チーム メンバーは、タスクを受信したときにいて、タスクを完了するために必要な作業を実行します。 作業時間] リストや案件管理リストがあるサイトの外部で発生する可能性があります。 たとえば、チーム メンバーは、ケータリング計画を作成するワークフロー タスクを受信する場合いて、ケータリング会社に連絡しで、計画を作成しています。 ケータリング計画が下書き、完了として、チーム メンバーはだれかのワークフロー タスクをマークします。 この時点では、ワークフローの案件管理リストのアクティブなから校閲進む準備ができたらイベント、タスクの状態を更新して、イベント コーディネーター ケータリング計画を確認するための 2 番目のタスクを作成します。 イベント コーディネーター レビューしてケータリング計画を承認すると、ワークフロー タスクを完了としてマークして、ワークフローは、確認のための準備完了からタスクを完了するの状態を更新します。

注: ワークフローの参加者には、2 つの方法で 3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを完了できます。 参加者がワークフロー タスクを完了としてマークを編集したり、参加者は (参加者にこのリストを変更する許可がある場合)、リストのワークフロー アイテムの状態を変更できます。 参加者は、手動でリストのワークフローのアイテムの状態を更新する場合は、ワークフロー タスクが完成しました。 参加者は、ワークフロー タスクを完了としてマークを編集する場合、リストのワークフロー アイテムの状態が完了に更新されます。

前の例では、3 段階の状態管理ワークフローのアクションは、次の手順を使用します。

3 段階の状態管理ワークフローの例のフロー チャート

ページの先頭へ

3 段階の状態管理ワークフローを使用するリストを設定します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するには、追跡または、ワークフローを管理する予定のアイテムを含むリストを設定する必要があります。 案件管理リスト テンプレートは、3 段階の状態管理ワークフローで動作します。 ただし、これらのワークフローで使用するカスタム リストを作成することもできます。 ユーザー設定リストを作成する場合は、リストに 3 つ以上の値を含む 1 つの選択肢] 列が含まれていることを確認してください。 一覧で使用するため、ワークフローを設定する際に、ワークフローを追跡する状態値を含む [選択肢] 列を指定します。

ページの先頭へ

案件管理リストを作成します。

既定では、案件管理リスト テンプレートから作成する任意のリストで 3 段階の状態管理ワークフローを使用することができます。

  1. [設定] メニューの [ Office 365 の [設定] ボタン アプリの追加] をクリックします。

  2. 自分のアプリ] ページでの案件管理] をクリックし、[リストの名前を入力します。 リストの名前が必要です。

  3. リストの説明を入力する場合は、詳細オプション]をクリックします。

    • [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

  4. [作成] をクリックします。

ページの先頭へ

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成する場合は、ワークフローを追跡する少なくとも 3 つの状態値が含まれている少なくとも 1 つの選択肢列を追加する必要があります。

  1. [設定] メニューの [ Office 365 の [設定] ボタン アプリの追加] をクリックします。

  2. 自分のアプリ] ページで、ユーザー設定リスト] をクリックし、リストの名前を入力します。 リストの名前は必須です。

  3. 詳細オプションをクリックします] ボックスの一覧の説明を指定するかどうか。

  4. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

  5. [作成] をクリックします。

ページの先頭へ

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストをカスタマイズします。

  1. 前の手順で作成したユーザー設定リストをクリックします。

  2. リボンの [リスト] タブをクリックし、[設定] グループで [リストの設定] をクリックしてください

  3. [] の [列の作成] をクリックします。

  4. 名前と種類] セクションで、[列名] の下で、ワークフローの状態値を指定して使用する列の名前を入力します。 たとえば、ワークフローの状態と、名前を入力できます。

  5. この列の情報の種類、[選択肢 (メニューから選択)を選択します。

  6. [列の追加設定] セクションで、[説明] 列のオプションの説明を入力します。

  7. [この列に情報が含まれていることを要求するには、[はい] をクリックします。

  8. リスト ボックスの [別の行に選択肢を入力、この列に必要な 3 つ以上の選択の値を入力します。 これらの値は、ワークフローの状態になります。 たとえば、校閲のため、準備が整ってアクティブ] を入力し、3 つの選択肢として実行することがあります。

  9. [選択肢の表示形式を使用してドロップダウン メニューまたはオプション ボタンのいずれかを選択します。

  10. [選択肢を追加できるようにするには、[いいえを] をクリックします。

  11. この列に特定の既定値をするかどうか、またはリストの既定のビューに追加する場合は指定します。

  12. [OK] をクリックします。

ページの先頭へ

3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加します。

リスト内のアイテムに使用するに 3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加する必要があります。 3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加すると、リスト内の列を追跡するワークフローの状態値を含むを指定します。 ワークフローの各段階で発生する方法についてもできます。 たとえば、[件名] とタスクの受信者を受信するメール通知のテキストを指定できます。

3 段階の状態管理ワークフローは、ほとんどの種類のサイトでは既定で有効になります。 ただし、サイト コレクションの管理者には、機能が無効にすることができます。 3 段階の状態管理ワークフローを使用できない場合は、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

重要: ワークフローをリストに追加するリストの管理権限が必要です。

  1. 3 段階の状態管理ワークフローを追加するリストを開きます。

  2. リストtab>リストの設定] をクリックするか、開こうとしているライブラリの種類の設定] をクリックします。 たとえば、ドキュメント ​​ライブラリで [ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

  3. [権限と管理] で[ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページで、 [ワークフローの追加] をクリックします。

  5. 追加] ページの [ワークフロー ] セクションで、[ワークフロー テンプレートの選択、 3 段階の状態] をクリックします。

  6. [ Name ] セクションで、ワークフローの一意の名前を入力します。

  7. タスク リスト] セクションで、ワークフローで使用するタスク リストを指定します。

    注: 

    • 既定のタスクリストを使用する、または新しいアカウントを作成することができます。 既定のタスク リストを使用する場合、ワークフローの参加者を検索して、タスク リストの [マイ タスク] ビューを使用して簡単にワークフロー タスクを表示できるようになります。

    • このワークフローのタスクによって表示される機密データを一般的なタスク リストを区別して管理する場合は、新しいタスク リストを作成します。

    • 多くのワークフローがある、組織の場合、またはワークフローには、さまざまなタスクが含まれる場合は、新しいタスク リストを作成します。 この例では、各ワークフローのタスク リストを作成することがあります。

  8. 履歴リスト] セクションでは、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。 履歴リストには、すべてのワークフローのインスタンスごとの中に発生するイベントが表示されます。

    注: 既定の履歴リストを使用することができますか、新しいアカウントを作成することができます。 組織は、多くのワークフローには、場合は、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成します。

  9. [開始オプション] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    • ワークフローを手動で開始されるようにする場合は、参加者のアクセス許可を持つ認証済みユーザーを手動で開始するのには、このワークフローを許可する] チェック ボックスを選択します。 ワークフローを開始する追加のアクセス許可を要求する場合は、ワークフローを開始するアクセス許可のリストの管理を必要とする] チェック ボックスを選択します。

    • 新しいアイテムを作成するときに自動的に開始するワークフローを実行する場合に、新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始する] チェック ボックスを選択します。

  10. [次へ] をクリックします。

  11. [ワークフローの状態] セクションで、[選択肢フィールドの選択] で、ワークフローの状態を使用する値が含まれているリストから、[選択肢] 列を選択し、に必要な列の値を選択初期状態中間状態の場合は、およびワークフローの最終状態です。

  12. 2 つのセクション (最初のワークフロー タスクのオプション) 、ワークフローが開始された場合に発生するものを指定し、(ワークフローの 2 番目のタスクのオプション)のミドル ネームの状態にワークフローが変更されたときに問題が発生するものを指定します。次の情報を指定します。

    タスクの詳細

フィールド

説明

タスクのタイトル:

ワークフローの開始またはミドル ネームの状態になったときに、タスクに表示されるメッセージのタイトルを変更することもできます。 リストのフィールドを含める] チェック ボックスを選択すると、選択したフィールドが、メッセージの末尾に追加します。

タスクの説明:

タスクの説明に含めるすべての情報を入力します。 リストのフィールドを含める] チェック ボックスを選択すると、選択したフィールドが、メッセージの末尾に追加します。 リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスを選択すると、説明、リスト アイテムへのリンクが含まれます。

タスクの期限日。

タスクの期限を指定する場合は、[リストのフィールドを含める] チェック ボックスを選択し、期限を使用する日付情報が含まれているリストから [日付] 列を選択します。

タスクの割り当て先:

タスクをリストに指定されているユーザーに割り当てるには、リスト フィールドを含める] をクリックしを使用するユーザーの情報を含むリストから列を選択します。 このワークフローを開始すると、最初のタスクがこの項目] 列のワークフローの名前が表示されて、ユーザーに割り当てられます。

このタスクでは、このワークフローのすべてのインスタンスを指定したユーザーに割り当てるには、ユーザー設定] をクリックし、入力し、または、タスクを依頼する人の名前を選択します。

  1. ワークフローの参加者が各自のワークフロー タスクに関する電子メール通知を受信する場合は、電子メール メッセージを送信する] チェック ボックスを選択します。

    注: ワークフローを開始した後に、ワークフローの参加者でメールの警告やワークフロー タスクに関する通知を受け取ることを確認する場合は、サイトのメールが有効になっていることを確認するのには、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

    電子メール メッセージの詳細

フィールド

説明

目的

だれに送信するワークフロー タスクに関する電子メール通知ユーザーの名前を入力します。 タスクの所有者に電子メール通知を送信する場合は、割り当てられたタスクを] チェック ボックスを選択します。

件名

電子メール通知を使用する件名を入力します。 電子メール メッセージの件名行にタスクのタイトルを追加する場合は、タスクのタイトルを使用する] チェック ボックスを選択します。

本文

メール通知のメッセージの本文に表示する情報を入力します。 メッセージで、リスト アイテムへのリンクを挿入する場合は、リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスを選択します。

  1. [OK] をクリックします。

ページの先頭へ

アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始します。

3 段階の状態管理ワークフローを最初にリスト内のアイテムで使用できるようにするためのリストに追加する必要があります。 詳細については、前のセクションを参照してください。

新しいアイテムがリストに追加またはするワークフローを手動で開始する特定の権限を持っているユーザーを許可するように構成できるときに自動的に開始する 3 段階の状態管理ワークフローを構成できます。 一部のワークフローは、両方のオプションを許可する可能性があります。

リスト アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始するには、以下の手順を実行します。 リストのアイテムの編集権限が必要です。 一部のワークフローは、リストを管理する権限を持つ必要があります。

注: ワークフローを開始した後に、ワークフローの参加者で電子メール通知やワークフロー タスクに関する通知を受け取ることを確認する場合は、サイトのメールが有効になっていることを確認するのには、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

  1. 3 段階の状態管理ワークフローを開始するアイテムを含むリストを開きます。

  2. ワークフローを開始するアイテムの横にある省略記号をクリックし、表示されるメニューで [ワークフロー] をクリックします。

    注: [ワークフロー ] コマンドは、リストまたはライブラリを少なくとも 1 つのワークフローの関連付けを持つのアイテムの場合にのみ利用可能なします。

  3. [設定] メニューの [ Office 365 の [設定] ボタン には、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックします。

  4. [新しいワークフローを開始するを開始する 3 段階の状態管理ワークフローの名前をクリックします。

    ワークフローを即座に開始します。

ページの先頭へ

3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを実行します。

以上が必要です 3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを完了するのには、タスクのアイテムの編集権限は、ワークフロー タスクが記録されているリストします。

  1. サイトのタスク リストを開き、ワークフロー タスクを表示] メニューで [マイ タスク] を選びます。

    注: ワークフローが既定のサイトのタスクリストを使用していない場合、ワークフロー タスクがタスクリストでは表示されません。 ワークフロー タスクを見つけるには、リストまたはライブラリのワークフロー アイテムが保存されている場所に移動します。 完了を表示される矢印をクリックして、[ワークフロー] をクリックする項目の名前をポイントします。 [ワークフローの状態] ページで、[実行中のワークフローの関係者になっているワークフローの名前をクリックします。 [タスク] は、ワークフロー タスクをクリックして、手順 3 に進みます。

  2. 完了としてマークするアイテムを含むリストを開きます。

  3. タスクを完了、表示される矢印をクリックして、[アイテムの編集] をクリックして目的の名前をポイントします。

  4. [タスク] ダイアログ ボックスで入力するか、タスクを完了し、[保存] をクリックして必要な情報を選択します。

ページの先頭へ

Office のスキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×