3 段階のワークフローを使用する

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3 段階の状態管理ワークフローは、3 つの状態 (フェーズ) を介してリスト アイテムの状態をトラッキングします。3 段階の状態管理ワークフローを使用すると、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなど、大量の案件やアイテムをトラッキングすることが求められる組織のビジネス プロセスを管理できます。たとえば、プロジェクト タスクの 3 つの状態としては、未開始、進行中、および終了が考えられます。

この記事の内容

3 段階の状態管理ワークフローのしくみ

3 段階の状態管理ワークフローを使用するリストを設定します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するため、案件管理リストを作成します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成します。

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストをカスタマイズします。

3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加します。

アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始します。

3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを実行します。

3 段階のワークフローについて

3 段階の状態管理ワークフローは、3 種類の状態とその状態間の 2 種類の移行を利用して、案件またはアイテムの状態をトラッキングすることが求められる組織のビジネス プロセスをサポートします。状態から状態への移行時には、ワークフローによりユーザーにタスクが割り当てられ、タスクに関する通知が電子メールでそのユーザーに送信されます。このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。3 段階の状態管理ワークフローには "案件管理" リスト テンプレートを使用できます。ただし、3 つ以上の値を持つ [選択肢] 列を含むように設定されたどのリストでも使用できます。この [選択肢] 列の値を、状態としてワークフローでトラッキングします。

リストが選択肢の 1 つ以上の列を設定して、選択肢] 列に複数の 3 つの値を持つことができます。ただし、3 段階の状態管理ワークフローは、選択された項目] 列で任意の列の 1 つと値の 3 つのみを使用するのみ構成できます。3 段階の状態管理ワークフローをリストまたはライブラリに追加するときに選択肢列を選択して値の 3 つの列。リスト内の列を操作する方法については、リストまたはライブラリで列を作成または削除するリストまたはライブラリで列を参照してください。

大量の案件やカスタマー サポートの問題、潜在顧客、プロジェクト タスクなどのアイテムの追跡が必要なビジネス プロセスを管理するのには、3 段階の状態管理ワークフローを使用できます。たとえば、small イベント計画会社の従業員が、案件管理リストを使用し、多くのタスクを管理する独自に定義した 3 段階の状態管理ワークフローに関連するイベントを計画すます。3 段階の状態管理ワークフロー タスクを追跡、イベントの計画を 3 つの状態:アクティブなレビューに進む準備ができたら、および完了します。すべての特定のイベントに関連するイベントの準備タスクは、そのイベントの作成され、アクティブとしてマークされた案件管理リストにコンパイルされます。イベント コーディネーターは、個々 のタスクを自分のチーム メンバーに割り当てるし、イベントのタスクの作業を開始するこれらのアイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを開始します。

ワークフローが開始されると、指定されたメンバーに関するタスクが作成されます。 チーム メンバーは、タスクを受け取ると、そのタスクを完了するために必要な作業を行います。 これは、リストの外部または案件管理リストが配置されているサイトの外部での作業となる場合もあります。 たとえば、ケータリングを計画するワークフロー タスクを受け取ったチーム メンバーは、ケータリング会社に連絡をして、相手方と話し合いながら計画を立てます。 ケータリング計画の原案ができたら、チーム メンバーはワークフロー タスクの状態を完了に設定します。 案件管理リストにおけるこのイベント タスクの状態は "アクティブ" から "確認待ち" に更新され、イベント コーディネーターがケータリング計画を検討するための 2 番目のタスクが作成されます。 イベント コーディネーターは、ケータリング計画を確認して承認した後で、ワークフロー タスクの状態を完了に設定します。すると、タスクの状態が "確認待ち" から "完了" に更新されます。

注: ワークフローの参加者が 3 段階の状態管理ワークフローのワークフロー タスクを完了させる方法は 2 つあります。 ワークフロー タスクを編集して状態を完了に設定する方法と、リストでワークフロー アイテムの状態を変更する方法です (このリストを変更する権限がある場合)。 参加者がリストのワークフロー アイテムの状態を手動で更新すると、ワークフロー タスクは完了します。 参加者がワークフロー タスクを編集して状態を完了に設定すると、リストのワークフロー アイテムの状態は "完了" に更新されます。

前の例の 3 段階の状態管理ワークフローのアクションは、このプロセスに従っています。

3 段階のワークフロー (サンプル) のフロー チャート

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3 段階のワークフローで使用する案件管理リストを設定する

3 段階の状態管理ワークフローを使用するためには、ワークフローで使用するリストを事前に設定する必要があります。このリストには、ワークフローを使用してトラッキングまたは管理するアイテムが含まれている必要があります。3 段階の状態管理ワークフロー用に "案件管理" リスト テンプレートが用意されていますが、カスタム リストを作成してワークフローで使用することもできます。3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成する場合は、3 つ以上の選択肢の値を含む [選択肢] 列がリストに 1 つ以上含まれている必要があることに注意してください。このリストで使用する 3 段階の状態管理ワークフローを設定する場合は、ワークフローがトラッキングする状態値を含む [選択肢] 列を指定する必要があります。

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3 段階のワークフローで使用する案件管理リストを作成する

3 段階のワークフローでは、既定で [案件管理] リスト テンプレートから作成した任意のリストを使用できます。

  1. [サイトの操作] メニューの [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックします。

  2. [すべてのサイト コンテンツ] ページで、[作成] をクリックします。

  3. [作成] ダイアログ ボックスでの案件管理] をクリックし、[リストの名前を入力します。リストの名前が必要です。

    注: リストの名前は、リストのページの上部に表示、list] ページの Web アドレスの一部になります、ユーザーを検索し、一覧を開き、ナビゲーションの要素に表示されます。

  4. リストの説明を指定する場合、または、リストへのリンクをサイド リンク バーに表示するかどうかを指定する場合 (既定では表示) は、[その他のオプション] をクリックします。

    • [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。この説明は省略できます。

    • サイド リンク バーには、このリストにリンクを追加するには、「はいの [ナビゲーション] セクション] をクリックします。

  5. [作成] ダイアログの一番下の [作成] をクリックします。

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3 段階のワークフローで使用するカスタム リストを作成する

3 段階の状態管理ワークフローを使用するカスタム リストを作成する場合は、ワークフローがトラッキングする 3 つ以上の状態値を含む [選択肢] 列を 1 つ以上追加する必要があります。

  1. [サイトの操作] メニューの [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックします。

  2. [すべてのサイト コンテンツ] ページで、[作成] をクリックします。

  3. [作成] ダイアログで、ユーザー設定リスト] をクリックし、リストの名前を入力します。リストの名前が必要です。

    注: リストの名前は、リストのページの上部に表示、list] ページの Web アドレスの一部になります、ユーザーを検索し、一覧を開き、ナビゲーションの要素に表示されます。

  4. リストの説明を指定する場合、または、リストへのリンクをサイド リンク バーに表示するかどうかを指定する場合 (既定では表示) は、[その他のオプション] をクリックします。

  5. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。この説明は省略できます。

  6. このリストへのリンクをサイド リンク バーに追加するには、[ナビゲーション] セクションで [はい] をクリックします。

  7. [作成] ダイアログの一番下の [作成] をクリックします。

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3 段階のワークフローで使用するカスタム リストをカスタマイズする

  1. ユーザー設定リストから、リボンの [リスト] タブをクリックし、[リストの設定] をクリックします。

  2. [] の [列の作成] をクリックします。

  3. [名前と種類] セクションの [列名] に、ワークフローの状態値を指定するために使用する列の名前を入力します。

  4. [この列の情報の種類] で、[選択肢 (メニューから選択)] を選択します。

  5. オプションで、[列の追加設定] セクションの [説明] に列の説明を入力します。

  6. [この列への情報の入力を必須にする] の [はい] をクリックします。

  7. [それぞれの行に選択肢を入力してください] の下のリスト ボックスに、この列に設定する 3 つ以上の選択肢の値を入力します。これらの値がワークフローの状態となります。

  8. [選択肢の表示形式] で、[ドロップダウン メニュー] または [ラジオ ボタン] を選択します。

  9. [選択肢を追加できるようにする] の [いいえ] をクリックします。

  10. この列に特定の既定値を設定するかどうか、またはリストの既定の表示に既定値を追加するかどうかを指定します。

  11. [OK] をクリックします。

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3 段階のワークフローをリストに追加する

リスト内のアイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを使用するには、そのワークフローを事前にリストに追加しておく必要があります。3 段階の状態管理ワークフローをリストに追加する場合は、ワークフローがトラッキングする状態値を含むリスト内の列を指定します。さらに、ワークフローの各ステージでの処理についても指定します。たとえば、タスクの担当者が受け取る電子メール通知の件名および本文を指定できます。

3 段階の状態管理ワークフローは、ほとんどの種類のサイトで既定で有効になっています。ただし、サイト コレクション管理者はこの機能を無効にすることができます。3 段階の状態管理ワークフローを使用できない場合は、サイト コレクション管理者に問い合わせてください。

重要: ワークフローをリストに追加するには、リストの管理権限が必要です。

  1. 3 段階の状態管理ワークフローを追加するリストを開きます。ユーザー設定リストから、リボンの [リスト] タブをクリックし、リストの設定] をクリックしてまたは開こうとしているライブラリの種類の設定] をクリックします。たとえば、ドキュメント ライブラリでは、ドキュメント ライブラリの設定をクリックします。

  2. [権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。

    このリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローの追加] の場合は、この手順を実行するワークフローの設定の変更] ページで、し、ワークフロー ページを追加] に移動するワークフローの追加] をクリックする必要があるします。場合は、このリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにワークフローが追加されたなし、この手順を実行する追加ワークフロー ページ。

  3. リストのワークフローが既に存在する場合は、[ワークフローの設定変更] ページの [ワークフローの追加] をクリックします。

  4. [ワークフロー ] セクションで、[ワークフロー] ページの追加] をクリックして3 段階の状態管理ワークフロー テンプレートを選択します。

  5. [名前] セクションに、ワークフローの一意の名前を入力します。

  6. [タスク リスト] セクションで、ワークフローで使用するタスク リストを指定します。

    注: 

    • タスク リストは、既定のタスク リストを使用することも、新規に作成することもできます。既定のタスク リストを使用した場合、ワークフローの参加者は、タスク リストの [自分のタスク] ビューを使って各自のワークフロー タスクを簡単に探して閲覧できます。

    • 一般的な [タスク] リストとは別に保持したい機密または社外秘のデータがこのワークフローのタスクによって表示されてしまう場合は、新しいタスク リストを作成します。

    • 組織内に多数のワークフローが存在する場合や、ワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、新しいタスク リストを作成します。この場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成できます。

  7. [履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで生じたすべてのイベントが表示されます。

    既定の [履歴] リストを使用することも、新しいリストを作成することもできます。 たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成できます。

  8. [開始オプション] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    • ワークフローを手動で開始できるようにする場合は、[アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーが、このワークフローを手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオンにします。ワークフローを開始するための追加権限が必要な場合は、[ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] チェック ボックスをオンにします。

    • 新しいアイテムを作成したときにワークフローが自動的に開始されるようにするには、[新しいアイテムの作成時にこのワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにします。

  9. [次へ] をクリックします。

  10. [ワークフローの状態] セクションの [選択肢フィールドを選択してください] で、ワークフローの状態に使用する値を含む [選択肢] 列をリストから選択します。次に、ワークフローの初期状態中間状態、および最終状態の列値を選択します。

  11. [ワークフローが開始されたときの処理を指定してください] (ワークフローの 1 番目のタスクのオプション) と [ワークフローが中間状態に移行したときの処理を指定してください] (ワークフローの 2 番目のタスクのオプション) の 2 つのセクションで、次の情報を指定します。

    タスクの詳細

タスクの説明 :

タスクの説明に含める情報を入力します。[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにした場合は、選択したフィールドがメッセージの末尾に追加されます。[リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムへのリンクが説明に挿入されます。

タスクの期限 :

タスクの期限を指定するには、[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにし、期限に使用する日付情報が含まれている日付列をリストから選択します。

タスクの担当者 :

リストに指定されているメンバにタスクを割り当てるには、[リスト フィールドを含める] チェック ボックスをオンにし、使用するユーザー情報が含まれている列をリストから選択します。このワークフローが開始されると、ワークフロー アイテムのこの列に名前が表示されているメンバに最初のタスクが割り当てられます。

このワークフローのすべてのインスタンス内のこのタスクを指定したメンバーに割り当てるには、[ユーザー設定] をクリックし、タスクを割り当てるメンバーの名前を入力するか選択します。

  1. ワークフロー タスクに関する電子メール通知をワークフロー参加者に送信するには、[電子メール メッセージを送信する] チェック ボックスをオンにします。

    注: ワークフローを開始した後に、ワークフローの参加者で電子メール通知やワークフロー タスクに関する通知を受け取ることを確認する場合は、サイトのメールが有効になっていることを確認するのには、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

    電子メール メッセージの詳細

宛先

ワークフロー タスクに関する電子メール通知を送信する担当者の名前を入力します。電子メール通知をタスクの所有者に送信するには、[割り当てられたタスクを含める] チェック ボックスをオンにします。

件名

電子メール通知に使用する件名を入力します。電子メール メッセージの件名にタスクのタイトルを追加するには、[タスクのタイトルを使用する] チェック ボックスをオンにします。

本文

電子メール通知の本文に挿入する情報を入力します。リスト アイテムへのリンクをメッセージに挿入するには、[リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにします。

  1. [OK] をクリックします。

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アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始する

リスト内のアイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを使用するには、まずそのワークフローをリストに追加する必要があります。詳細については、前のセクションを参照してください。

3 段階の状態管理ワークフローは、新しいアイテムがリストに追加されたときに自動的に開始するように構成したり、特定の権限を持つユーザーが手動でワークフローを開始できるように構成したりできます。ワークフローによっては、両方のオプションを使用できる場合もあります。

リスト アイテムで 3 段階の状態管理ワークフローを手動で開始するには、次の手順に従います。リストに対するアイテムの編集権限が必要です。ワークフローによっては、リストの管理権限が必要になる場合もあります。

注: ワークフローを開始した後に、ワークフローの参加者で電子メール通知やワークフロー タスクに関する通知を受け取ることを確認する場合は、サイトのメールが有効になっていることを確認するのには、サイト コレクションの管理者に問い合わせてください。

  1. 3 段階のワークフローを開始するアイテムを含むリストを開きます。

  2. ワークフローを開始するアイテムをポイントし、表示された矢印をクリックして、[ワークフロー] をクリックします。

    注: [ワークフロー] コマンドは、対象となるアイテムが格納されているリストまたはライブラリに、ワークフローが少なくとも 1 つ関連付けられている場合にのみ使用できます。

  3. [サイトの操作] メニューの [すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックします。

  4. [項目の新しいワークフローを開始します] で、開始する 3 段階のワークフローの名前をクリックします。

    ワークフローが直ちに開始されます。

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3 段階のワークフローのワークフロー タスクを完了する

3 段階のワークフローのワークフロー タスクを完了するには、少なくともワークフロー タスクが記録されているタスク リストに対するアイテムの編集権限が必要です。

  1. サイトのタスク リストを開き、[表示] メニューの [自分のタスク] を選択して、自分に該当するワークフロー タスクを探します。

    注: ワークフローに既定の [タスク] リストが使用されていない場合、[タスク] リストには、該当するワークフロー タスクが表示されないことがあります。自分に該当するワークフロー タスクを見つけるには、ワークフロー アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。目的のアイテムの名前をポイントして、表示される矢印をクリックし、[ワークフロー] をクリックします。[ワークフローの状態] ページの [実行中のワークフロー] で、自分が参加しているワークフローの名前をクリックします。[タスク] から、該当するワークフロー タスクを探します。

  2. 状態を完了に設定するアイテムが含まれているリストを開きます。

  3. 完了するタスクの名前をポイントし、表示される矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックします。

  4. [タスク] ダイアログ ボックスで、タスクを完了するために必要な情報を入力するか選択して、[保存] をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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