基本的なクエリを作成する

演習

検索および質問を迅速に処理するための基本的なクエリを作成して、必要なデータを検索し、目的の答えを取得します。

デザイン ビューでクエリを作成する

デザイン ビューでは、クエリ ウィザードの場合よりも、作成するクエリをより細かく調整できます。

1. クエリ デザイン ビューを開く

   • まず、[作成]、[クエリ デザイン] の順にクリックします。

     

2. データ ソースを追加する

   最初に、表示するデータを含むテーブルまたはクエリを追加します。 (はい、保存したクエリから新しいクエリを作成できます。 たとえば、仕入先からすべての製品を検索し、最も高い売上から最低の数に並べ替えるクエリを作成したとします。 たとえば、特定の地域の仕入先からの製品の売上を検索する新しいクエリのデータ ソースとして、そのクエリを使用します)。

   1. [テーブルの表示] ダイアログ ボックスで、[両方] タブを選択します。

   2. 目的のデータ ソースを選択し、そのたびに、[追加] を選択します。

   3. ダイアログ ボックスを閉じます。

3. 出力フィールドを追加する

   出力フィールドは、表示されるデータ、またはクエリの結果セットに取り込まれるデータです。

   • 上側のウィンドウのデータ ソースから目的のフィールドを、下側のウィンドウの [フィールド] 行の空白セルまでドラッグします。

     

   式を出力フィールドとして使用する

   計算を実行するか、または関数を使用してクエリの出力を生成するには、式を出力フィールドとして含めます。 式では、任意のクエリ データ ソースからのデータおよび関数 (Format や InStr など) を使用できるほか、定数や算術演算子を含めることもできます。

   1. クエリ デザイン グリッドの空の列で、[フィールド] 行を選択します。

   2. [デザイン] タブの [クエリの設定] グループで [ビルダー] を選択します。

   3. 式を入力するか、貼り付けます。 式の出力で使用する名前を、式の先頭に追加し、その後にコロンを続けます。 たとえば、式に "Last updated" というラベルを付けるには、式の先頭に Last updated: という名前を追加します。

      あるいは、式ビルダーを使用し、[式の要素]、[式のカテゴリ]、および [式の値] によって式を作成します。

   注: 式は、強力で柔軟性に優れており、さまざまなオプションを使用できます。 詳細については、「式を作成 する」を参照してください。

4. 抽出条件を指定する (省略可能)

   クエリが返すレコード (フィールド値) を制限するには、抽出条件を使用します。 たとえば、単価が 10 ドル未満の商品だけを表示したいとします。

   1. 抽出条件を指定するには、まず値を含むフィールドを下側のウィンドウまでドラッグします。

      ヒント: 既定では、フィールドを追加すると、そのフィールドのデータがクエリの結果に返されます。 目的のフィールドが既に追加されている場合、抽出条件を適用する目的で、そのフィールドをもう一度追加する必要はありません。

   2. フィールドの内容を結果内に表示したくない場合は、該当するフィールドの [表示] 行内のチェック ボックスをオフにします。

   3. フィールドの [条件 ] 行に、フィールド値が満たす必要がある式を入力します (レコードが結果に含まれる場合)。 たとえば、10 <します。 (その他の例については、「クエリ条件 の例」を参照してください)。

   4. [抽出条件] 行の下にある [または] 行に別の抽出条件を指定します。

   別の抽出条件を指定した場合、表示された抽出条件のいずれかをフィールドの値が満たしている場合にレコードが選択されます。 たとえば、顧客テーブルの中の [州] フィールドを指定し、抽出条件として「CA」を指定し、[または] 行に「ID」および「WA」を指定した場合、表示された 3 つの州のいずれかに住む顧客のレコードが取得されます。

5. データを集計する (省略可能)

   特に対象のデータが数値である場合は、データを集計することが必要な場合があります。 たとえば、平均価格または売上合計を表示する場合を例にとります。

   1. 必要に応じて、下側のウィンドウのクエリ デザイン グリッドに [合計] 行を追加します。 デザイン ビューの [デザイン] タブの [表示/非表示] グループで、[集計] を選択します。

   2. 集計するフィールドごとに、[集計] 行で、使用する関数を選択します。 使用できる関数は、フィールドのデータ型によって異なります。

6. クエリを実行または保存する

   • クエリを実行するには、[結果] グループの [デザイン] タブで [実行] を選択します。

   • 後で使用するためにクエリを保存するには、クイック アクセス ツールバーで [保存] を選択 。 わかりやすいクエリ名を入力し、[OK] を選択します。

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