経営幹部の関わり: ホワイト ペーパー

このホワイト ペーパーは、マイクロソフトの「From the trenches」コレクションの一部です。エンタープライズ プロジェクト マネジメント (EPM) 展開を成功させるためのエグゼクティブの関与の重要性について説明します。企業が展開にエグゼクティブを関与させないことを選択する理由、どのようにして展開にエグゼクティブを関与させるべきであるか、および展開にエグゼクティブを効果的に関与させる方法について説明しています。

このホワイト ペーパーの Word 版をダウンロードするには、「エグゼクティブの関与」を参照してください。

その他のホワイト ペーパーについては、「From the Trenches」のホワイト ペーパーを参照してください。

エグゼクティブの関与

長年にわたって、私が関与してきた EPM の展開の中で最も成功した展開には常に、強いエグゼクティブの関与がありました。対照的に、最も困難であった展開は、上級経営陣への当社の関与が円滑ではなかった展開でした。その結果私は、エグゼクティブの関与が大小どちらになるかの原因と、どのような種類のエグゼクティブの関与が必要とされるかについて EPM 展開の最初期の段階で組織に対して可能である推奨事項を考えるようになりました。

エグゼクティブが関与しないことがありうるのか

まずは、EPM 展開においてエグゼクティブが深く関与することがないという事態が、どのようにすれば可能であるかについて解説します。EPM はエンタープライズ プロジェクト マネジメント (Enterprise Project Management) の略語ですが、結局のところ、その言葉の意味がすべてを表しています。プロジェクトに企業を代表する人物が必要ないというのでしょうか? そうは思われません。しかし、多くの組織では、エグゼクティブが関与しない理由が多数存在します。

EPM に関するエグゼクティブの知識不足

第 1 に挙げるべき最も多い理由は、プロジェクト管理の全体像に関する理解の不足です。古い学校出身のエグゼクティブは、プロジェクトの経験がほとんどないことがあり、プロジェクト管理を戦術的な面が強い現場型の実践と見なし、戦略的に実践するものであるとはまったく考えません。EPM が必要になると、多くの場合、そのようなエグゼクティブは、提案された構想に多くの時間、労力、コストが必要であることに驚き、まず間違いなく、自分の個人的な関与が必要であるとは考えません。

多くの場合、プロジェクト管理インフラストラクチャのプロジェクトはオーバーヘッドであると見なされ、上級管理者はそのようなシステムとプロセスの成果を強く望む一方で、それらへの投資に熱心になることはまれです。このことは、プロジェクト管理業界がそのようなプロジェクトを内部で「販売」する方法でも回避されません。製造業の品質保証 (QA) を例にすると、数 % のポイントで品質を向上させることで実現できる事柄での固定的なコスト削減を詳しく解説することは、一般的です。プロジェクト管理ではこのような贅沢はできません。プロジェクト管理でのコスト削減は、常に、コスト回避による節約であり、直接証明することは極めて困難です。その結果、プロジェクト管理のプロジェクトは、他のプロジェクトよりも、販売に要する内部での労力が大幅に大きくなります。

テクノロジ プロジェクトである EPM

もう 1 つの一般的な危険は、EPM プロジェクトを第一にテクノロジ プロジェクトであると見なすことです。「このソフトウェアを購入すれば、EPM を展開することになる」という考えです。以前、コラムに書き、プロジェクト管理業界のほぼ全員から賛同を得たとおり、これはまったく正しくありません。Microsoft Project Server と、Microsoft EPM ソリューションを構成する関連製品などの EPM 製品は、EPM の自動化の起点となり得るプラットフォームです。これらの製品は、EPM のメリットを実現するツールや媒介であると見なすことができますが、本来それ自体ではソリューションではありません。EPM ソリューションを成功させるには、プロセス、人員のスキル、実践と手続き、標準を使用して、作成する必要があり、また多くの場合、これらのプロセス、人員、および手続きを強化して効率を高めるように設計されたテクノロジを使用します。しかし、市場には多くのプロジェクト管理ソフトウェア ベンダーが存在し、メッセージでは、購入した EPM ツールを使用している間にクライアントで実現されるメリットについて語っているため、ツールがソリューションであると一部のエグゼクティブが信じても驚くべきことではないでしょう。

確かに関与した (約 10 分)

エグゼクティブの中には、EPM プロジェクトのエグゼクティブの出資者としてサインしても、私のような人間が現れ、プロジェクトには 6 ~ 24 か月のエグゼクティブの関与が必要であると告げると、たいていは憤慨します。このようなエグゼクティブは、「どうやったら数日程度のトレーニングに収めることができるか」と問い質します。多くの場合、このような発想は、EPM プロジェクトの基本的な性質を完全に誤解した結果です。正常に機能する EPM 環境の展開には、プロセス、毎日の手続き、リソースを割り当てる方法、また場合によってはプロジェクトを選択する方法の変更を伴うことが理解されれば、再編成のために上級管理職に一歩譲歩してもらえることは珍しくありません。私は、初めての会合から 1 年以上経って、その企業が実行する必要がある事項に関して新しく見つかった点について企業に呼ばれたことが何回かあり、現在は EPM 展開の完全かつ適切な実行の人員を組織化しています。

エグゼクティブに伝わっていない

これはあまりにも多い事態です。私は毎年、プロジェクト管理の立場で働き、EPM がすぐに必要であり、その必要性が重大であること認識できるものの、プロジェクト対してエグゼクティブのサポートが得られない、組織内の担当者からの電話を受けることが何度もあります。担当者は、レーダーの下で作業をして、誰かが気付く前にすばやく EPM 環境を作成し、経営管理にこの新しいプロセスとシステムを蝶形リボンできれいにラッピングしてプレゼントできるように望んでいます。これは「むやみに試す」方法で、まず成功することはありません。

経営管理のサポートなしで EPM 環境を構築しようとすると、開始から間もなく上級管理職が必要となる事態に猪突猛進することになります。結局、EPM は通常、リソース キャパシティ計画、ポートフォリオ管理、プロジェクト間の影響およびプロジェクト内のコラボレーションを改善するために実施するものです。このうち、経営管理の介入なしに変更できるものは、存在しないも同然です。また、この種類のアプローチに最も関心を持つ人は、対処しようと試みている重大なプロジェクト管理の課題を抱えています。プロジェクト管理の課題の中心が、変化することのない既得権益を有する他の部門や担当者であることは避けられません。

たとえば、マトリクス組織では、リソース マネージャーとプロジェクト マネージャーの間で衝突が起こることは一般的です。「プロジェクト化を進めることができれば」はプロジェクト マネージャーの心の叫びで、私のような他人に (数日規模で) 迅速に EPM 環境の作成を支援できるかどうかを尋ねる電話がかかってくるのは、このような段階です。場合によっては、これらの実践には、「概念の証明」プロジェクトというラベルが付けられます。当社がよく尋ねる最初の質問は、「何を証明しようとしているのでしょうか?」です。このような種類のプロジェクトでの最善の対処としては、早い段階で経営管理を対話に引き込み、プロジェクト管理が可能な限りの効率性を実現していない原因を明らかにして、EPM 展開の実施計画を共同で作成します。

(私ではない) 誰かにその責任を委ねたい

EPM の実装で明らかになる可能性がある深淵を認識でき、自分自身の関与はキャリアのリスクになると考えるエグゼクティブが存在します。そのため、EPM の作成の仕事が課されたプロジェクト管理のスタッフや、中間管理職がサポートを求めて重役室を訪れても、面会が困難なことがあります。これは多くの場合、この種類の展開の成功実現において重要なエグゼクティブがどのように関与するかという理解が欠けている結果です。

エグゼクティブはどのように関与すべきか

この質問への 1 つの正しい答えは存在しません。私が担当した組織は、それぞれ、構造、個性、要件が異なり、ある組織では有効でも、次の組織では有効ではないことがあります。そのため、「最高情報責任者が常にエグゼクティブの責任者でなければならない」と断言したり、すべての企業にこのことを当てはめるのは不可能です。EPM プロジェクトのへエグゼクティブの関与に関して、私が担当した組織の、すべてではないけれども多くの組織について、長年にわたって一般的であると気付いた点をいくつか以下に示します。

関与する人物の代弁者である

EPM の実践に含めるリソースを定義する際には、関与する全員に対して権威のある人物から、エグゼクティブとしての言質を取ることが非常に重要です。成功した試みと失敗した試みの両方において、この重要性を示す例が多数あります。

何年も前に私が関与した EPM 展開では、ハイテク エンジニアリング企業のシニア ディレクターの承認を受けて作業を行いました。当社のスタッフと、クライアントのプロジェクト管理のスタッフ双方が、期待に胸を膨らませて作業は始まりました。展開の約半分の時点で、非常に積極的に関与しているシニア ディレクターは、展開に関わる担当者を制御する 5 人のディレクターのうち、唯一の人物であることが判明したため、興奮は冷め、実践全体に関与する人物に対する要求が厳しくなりました。当社がディレクター 5 人全員からの意見の一致とサポートが必要であると指摘した時点で、すぐにプロジェクトはトラブル状態になりました。事業部門の副社長への嘆願の試みも失敗しましたが、これは 5 人のディレクターのうち 3 人が、この EPM プロジェクトが進行していくのであれば自分のグループの制御を失うと感じ、当社と同時に副社長に嘆願していたためです。結局、範囲は縮小し、当社が協力して作成した EPM 環境の成果を企業で活用できるようになるまでに大幅に延長された期間を妥協しなければなりませんでした。クライアントは最終的には満足しましたが、当社は満足しませんでした。自分自身の熱意に囚われすぎないようにという、良い教訓です。

現在もまだ関与している別のプロジェクトでは、組織の IT 部門での EPM 環境の作業を行いました。最初の会合で CIO と会い、彼は自分に必要とされるものをすぐに理解しました。EPM 環境の最初の段階は、数週間以内に、彼が制御する IT 部門に確立されました。すぐにある程度の成果を生み始め、組織は過去 5 年間にわたって労力を拡張して、システムの価値をどんどんと高めていきました。現在、その組織はポートフォリオ選択に移行し、当社は再び最上位レベルの経営管理と仕事をしています。最初の会合をスケジュール設定したときには、プロジェクト管理のスタッフ、およびことによっては CIO からの、プロセスに自分自身が関与することへの上級エグゼクティブからの抵抗があるのではないかという心配がありましたが、その心配は解消されました。エグゼクティブは、私が彼らに対して概要を示した責任を引き受ける準備があることが判明しました。当社では、このクライアントは大きな成功の物語であると考え、長年の参考となっています。

自分に必要とされることは理解した

EPM 展開の影響力をトーンダウンまたは最小化しようとすることは、最終的には生産的でありません。私は、少なくともある程度のサポートを受けようとして、経営管理に対して EPM 展開の意義を最小化しようとする多くの人物を観察してきました。これは多くの場合、重役室からサポートを獲得しようとする人物は、プロジェクトが複雑すぎる、高価すぎる、またはリスクが高すぎるように思われるため、サポートをまったく受けることができないという不安を感じていることが原因です。その理論では、どれほど極小のものであったとしても何らかを実行するためのある程度のサポートを入手し、時間の経過と共にその環境を拡張できると希望しています。私は、エグゼクティブに働きかけ、エグゼクティブに求めることを正確に示し、必要に応じて何が影響を受けるかについてエグゼクティブに伝えれば、はるかに生産的であることを常に認識してきました。結局のところ、愚かであるのなら、普通は、エグゼクティブにはならないのです。私が長年にわたって耳にしてきた、何人かのエグゼクティブに会えば、私が言おうとしていることがわからない人もいるかもしれないという懸念は、まったく杞憂にすぎませんでした。よく会うエグゼクティブは、皆関心が高く、非常に知的で、行動を起こす準備ができています。残念であるのは、時間が無限にあるわけではないことです。そのため、私は重点を簡潔に伝え、当社で必要としているものを依頼し、ほかのところで対処できることはエグゼクティブに負担をかけないよう心がけました。しかし、投資収益率の目標実現までにどれだけの期間を要する可能性があるか、最終的な目標に達するまでの期間については、言葉を和らげることもありませんでした。私の経験では、エグゼクティブは、自分に求められていることを認識すれば、高い能力を発揮する傾向があります。

次のステップ

読者の方は、今すぐ EPM 展開の作業に取りかかるのでしょうか? EPM の展開に自社のエグゼクティブを関与させる方法についての質問をお持ちでしょうか? それとも、読者は上級エグゼクティブの方で、EPM 展開を成功させるために自身で何が実行できるかをお考えでしょうか? 以下に、有用と思われるヒントをいくつか紹介します。

適切なエグゼクティブを見つける

最適なエグゼクティブが見つかれば、そこで探索が停止するわけではありません。当社では、確実に適切なエグゼクティブを関与させるためのいくつかの基準を探求しています。まず、関与するリソースに権威を持つ人物を探します。EPM プロジェクトの対象が IT 部門である場合、通常、その人物は CIO です。交渉相手がマトリクス組織である場合は、事業部長または CEO を探索します。エグゼクティブの「委員会」は、通常は赤信号を意味しますが、そのグループ内で決定を下す人物に対する明確な命令の連鎖が存在する場合を除きます。グループが、全員対等な存在である複数のエグゼクティブから構成されている場合、当社では、グループを管理する人物にも出席するように依頼します。そのため、十分な権威が第 1 に優先されます。次に、この人物が、EPM プロジェクトのメリットと、結果として生じる可能性がある影響を理解し、それらにコミットしている必要があります。リソースを割り当てる方法の変更を望まない場合、より効果的にするためのリソース割り当ての変更を望むかは疑わしくなります。そのため、その点をすぐに提議することが重要です。

これは変更管理プロジェクトである

このことは、EPM 展開を成功させる際の単一の最も重要な要因となる可能性があります。テクノロジが重要ではないと言っているわけではありません。しかし、実行しようとしていることは組織の動作の変更であり、関係する一部の要因は組織のすべての種類の側面の機能様式の奥底に達することがあるという点を、経営陣に理解していただく必要があります。経営陣がこのことを理解すれば、プロジェクトに対するきわめて高いレベルの関心と、はるかに高品質のサポートを入手することになります。結局のところ、EPM が望まれるのは、ある基本的なビジネス決定の方法を変更する必要性が存在するためです。ビジネス決定には、リソースを貸借する方法、またはプロジェクトを選択する方法が含まれる場合があり、またほぼ確実に、プロジェクトを優先順位付けする方法が含まれます。(EPM に関心があるすべての組織と同様に) プロジェクトを実行する組織では、最終的にはこのことがほぼすべての事項に影響します。

ライフラインを使う - 友人に電話する

有名なクイズ番組とまったく同じように、場合によっては、実行できる最善の策は外部の人に連絡して、評価される観点を持っている可能性がある他人を活用することです。当社ではいつも、あるエグゼクティブと共に実行できる最も生産的な事柄の 1 つは、お膳立てをして同じように偉大なほかのエグゼクティブと会うことであると痛感します。一般的に、エグゼクティブは、同じような課題を持っているか直面している自分と同じような他者と会話できることを、非常に価値あることであると考えます。もちろん、場合によっては制限があります。通常、直接競合する他社の上級エグゼクティブとは会話できず、また国防などの特定の業界の人物にはある程度の制限がありますが、ほぼすべてのケースで、EPM 展開で有効であった事柄に関して、自社のエグゼクティブからの電話に出るほかのエグゼクティブを探すことができます。そのような人物をどこで探せばよいか不明であれば、各地の Project Manager Institute (または同じような団体) の支部が出発点として適しています。EPM の展開を成功させて完了したエグゼクティブの話に耳を傾け、自社の副社長がその会社の副社長と対話できるかどうかを質問します。多くの人が協力的であることに驚くでしょう。既に Microsoft Project Server などのテクノロジを検討している場合は、成功した展開を使用して面会を設定するようにベンダーに依頼します。ベンダーは、明らかに、あなたの会社のエグゼクティブが、実装を正常に完了したエグゼクティブに釘付けになっていることに常に関心を持っています。耳を傾ける際には、どのツールのどのバージョンが実装されているかについてこだわりすぎないようにします。聞く必要があるのは、エグゼクティブの関与の全般的なプロセスです。

単なるツールではない

プロセスが存在しない単なるツールが EPM の課題を修正する、という考え方の危険を回避するようにします。私が会ったエグゼクティブの中には、納入されたプロジェクト管理ソフトウェアがそのまま、正常に機能するソリューションになるという考えにとらわれている方がいます。こういった方には、私はいつも次のように質問しています。

「私が地元の DIY ショップに出向き、キッチンを作ると言えば、担当者が、木の大きな箱、釘、接着剤、それに道具を運び出してきますが、それらを配達してもらえるのでしょうか?」私はそうは思いません。また、キッチンの材料は配達してもらえるかもしれませんが、私はすぐに自分でサンドイッチを作ることはできません。そのためには、木材、釘、接着剤、ペンキと道具が必要ですが、それだけでなく、ある程度の技術、ある程度の知識、計画とある程度の時間も必要です。これだけ用意すれば、キッチンを作る方法を自分自身で見つけ出すことができるでしょうか? 時間とある程度の忍耐力があれば、そのとおりです。しかし、もう少し早くキッチンが必要であれば、私は、業者に相談して手伝ってもらうことを考えるでしょう。

最終的には、権威を持つエグゼクティブからのエグゼクティブのサポートと、EPM 展開を成功させるという約束を得ることは、非常に重要な成功の要因です。実際には、読者の方はそのことは既にご存知でしょう。結局、組織のすべての主要なプロジェクトでは、プロジェクトを管理する手段の当然の一部として、そのようなエグゼクティブのスポンサーを用います。社内のプロジェクトであるためすぐに忘れてしまい、また非常に多くのケースで、プロジェクト管理について知っている事柄を自社内のプロジェクトに適用することを忘れてしまいます。この場合、独自の EPM 展開の推進では、例外扱いをして、適切なエグゼクティブの協力を仰ぎます。

著者について

Chris Vandersluis 氏は、カナダのモントリオールに拠点を置き、Microsoft 認定パートナーである HMS Software 社の社長であり創業者です。マギル大学で経済学の学士を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に 30 年以上携わってきました。PMI (プロジェクト マネジメント協会) の古くからの会員であり、MPUG (Microsoft Project Users Group) のモントリオール、トロント、ケベックの支部の設立を支援しました。Vandersluis 氏が寄稿した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada magazine、および PMI の PMNetwork などがあり、Project Times のレギュラー コラムニストです。マギル大学で上級プロジェクト管理を教えており、北米および世界中のプロジェクト管理団体の会合で頻繁に講演しています。HMS Software 社は TimeControl プロジェクト指向型の時間管理システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project ソリューション パートナー企業です。

Chris Vandersluis 氏のメールの連絡先は chris.vandersluis@hms.ca です。

Chris Vandersluis 氏の EPM 関連のその他の記事については、HMS 社の EPM ガイダンスのサイト (http://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×