[古いアイテムの整理] の設定について

[古いアイテムの整理] を使用してアイテムを自動的にアーカイブ場所に移動すると、使用しているメールボックスまたはメール サーバーの領域管理に役立ちます。[古いアイテムの整理] では、オプションに応じて、次のいずれか、または両方のアクションが実行されます。

  • アイテムが、元の場所 (通常はアクティブなフォルダーの 1 つ) からアーカイブ フォルダーに移動されます。

    アイテムの移動先の場所

    アーカイブ ファイルは、Outlook データ ファイル (.pst) の一種です。このファイルは、[古いアイテムの整理] が最初に実行されると、次の場所に自動的に作成されます。C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    この記事に記載されているフォルダーが見つからない

    一部のフォルダーは隠しフォルダーになることがあります。Windows での隠しフォルダーの表示に関する詳細については、「隠しファイルを表示する」を参照してください。

  • 古くなったアイテムが完全に削除されます。

注:  アイテムを削除するように選択した場合、アイテムはアーカイブされません。アイテムをアーカイブするように選択した場合、[古いアイテムの整理] で削除することはできません。アーカイブされたアイテムは、手動でしか削除できません。

[古いアイテムの整理] 機能の詳細については、「古いアイテムを自動的に整理する」を参照してください。

Outlook アイテムが古くなったと判断される期間

古くなった Outlook アイテムは、特に除外するよう指定されていない限り、次回の [古いアイテムの整理] の対象となります。各 Outlook フォルダーの古くなったと判断される既定の期間は次のとおりです。

フォルダー

古くなったと判断される期間

受信トレイおよび下書き

6 か月

送信済みアイテムおよび削除済みアイテム

2 か月

送信トレイ

3 か月

予定表

6 か月

タスク

6 か月

メモ

6 か月

履歴​​

6 か月

注:  [受信トレイ]、[予定表]、[タスク]、[メモ]、または [履歴] と同じ種類のアイテムを格納するために作成するフォルダーについても、古くなったと判断される既定の期間は 6 か月です。たとえば、仕事仲間から受信した進捗レポート向けに作成するメール フォルダーや、個人用連絡先向けに作成する連絡先フォルダーなどが、これに該当します。

アイテムの経過期間を判断する

アイテムの種類

経過期間の開始

メール メッセージ

メッセージの受信日時または最後に変更して保存した日時のどちらか新しい方。メッセージを開封済みまたは未読にすることは、メッセージ変更の一例です。

予定表の会議、イベント、または予定

アイテムを最後に変更して保存した日。定期的なアイテムは、[古いアイテムの整理] の対象ではありません。

タスク

タスクの完了日または最後に変更して保存した日。完了するように指定されていないタスクは、[古いアイテムの整理] の対象ではありません。別の人に割り当てたタスクは、完了するように指定されている場合にだけアーカイブされます。

メモ

メモを最後に変更して保存したとき。

履歴項目

履歴項目の作成日または最後に変更して保存した日。

連絡先

連絡先は、既定ではアーカイブされません。ただし、手動でアーカイブすることができます。

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[古いアイテムの整理] の設定とオプション

[古いアイテムの整理] をカスタマイズするときに適用できる設定とオプションについては、次の説明を参照してください。

[古いアイテムの整理] 設定ダイアログ ボックス

[次の間隔で古いアイテムの整理を行う: <n> 日ごと]    [古いアイテムの整理] を実行する間隔を選択します。多数のアイテムを同時にアーカイブすると、コンピューターのパフォーマンスが低下する場合があります。そのため、[古いアイテムの整理] は頻繁に使用し、処理対象のアイテム数を減らすことをお勧めします。

[古いアイテムの整理] 機能をオフにするには、[次の間隔で古いアイテムの整理を行う: <n> 日ごと] チェック ボックスをオフにします。

[自動処理開始前にメッセージを表示する]    [古いアイテムの整理] によって Outlook アイテムの処理が開始される前に、通知メッセージが表示されるようにするかどうかを選択します。通知メッセージが表示されたときに [いいえ] をクリックすると、[古いアイテムの整理] のセッションを取り消すことができます。

[期限切れメッセージを削除する (電子メール フォルダーのみ)]    既定では、このオプションはオフになっています。古くなったメッセージを削除する場合は、このチェック ボックスをオンにします。

古いアイテムを保存または削除する    以下の設定を設定または変更する場合は、このオプションをオンにします。このチェック ボックスがオフの場合は、既定の設定を使用して [古いアイテムの整理] が実行されます。

[フォルダー一覧に [保存フォルダー] を表示する]    このチェック ボックスをオンにすると、ナビゲーション ウィンドウ内に他の作業フォルダーと共にアーカイブ フォルダーが表示されます。このオプションを使用しない場合でも、アーカイブ フォルダーを表示できます。[ファイル] タブをクリックし、[開く] タブの [Outlook データ ファイルを開く] をクリックします。

[古いアイテムを整理する]    一定の期間が経過したら、アイテムをアーカイブすることを指定します (日、週、月単位)。1 日から、最大で 60 か月の期間を設定できます。

[古いアイテムを移動する]    古いアイテムを自動的に削除するのではなくアーカイブする場合は、このチェック ボックスをオンにします。ボックスに、既定のフォルダーが表示されます。別のフォルダーを使用する場合は、ボックスにフォルダーの場所を入力するか、[参照] をクリックします。このオプションをオンにすると、[古いアイテムを削除する] オプションがオフになります。

[古いアイテムを削除する]    このオプションは、期限切れになったアイテムを削除します。それらのアイテムは移動されず、アーカイブ コピーも保持されません。このオプションをオンにすると、[古いアイテムを移動する] オプションがオフになります。

[すべてのフォルダーにこの設定を適用]    このオプションを選択すると、[古いアイテムの整理] の設定 (変更した設定を含む) が、すべてのフォルダーに適用されます。1 つ以上のフォルダーに対して一意の設定を指定する場合は、このオプションを選択しないでください。代わりに、フォルダーを右クリックし、[プロパティ] をクリックし、[古いアイテムの整理] タブに移動して、目的の各フォルダーの設定を変更します。

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