"プロジェクト" Access データベーステンプレートを使用する

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Access プロジェクト管理データベースを使用して、プロジェクトと関連するタスクや従業員を管理します。 プロジェクトの詳細を検索およびフィルター処理したり、一般的なタスクを入力したり、電子メールメッセージを使ってデータを送信または受信したりすることもできます。

注: プロジェクト管理データベーステンプレートは、過去数年間で更新されています。 これらの手順では、ダウンロード可能な最新バージョンのテンプレートについて説明します。 次の手順で表示されるものと一致しない場合は、以前のバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

データベースの使用

この記事では、「プロジェクト」デスクトップデータベーステンプレートを使用するための基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、次の手順を実行します。

  • すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、メッセージバーで、[このコンテンツを有効にする] をクリックします。

    データベースのコンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」を参照してください。

従業員を追加する

projects データベーステンプレートの使用を開始するには、最初の手順として、従業員を追加して、プロジェクトとタスクを割り当てるユーザーを設定します。 手動で従業員を追加するには、次の手順を使用します。または、次のセクションを参照して、Outlook の連絡先から従業員を追加します。

  1. [プロジェクトリスト] フォームで、[従業員リスト] をクリックします。

  2. 従業員リストフォームで、各従業員の詳細を入力します。

  3. 従業員に関する詳細情報を入力するには、従業員リストフォームで従業員の名前をダブルクリックして、従業員の詳細フォームに情報を入力します。

  4. [閉じる] をクリックして、プロジェクトリストフォームに戻ります。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用している場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから従業員を追加できます。

  1. [プロジェクトリスト] フォームで、[従業員リスト] をクリックします。

  2. 従業員リストフォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。

  3. [追加する名前の選択] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選択します。

  4. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

新しいプロジェクトを追加する

  1. [プロジェクトリスト] フォームで、[新しいプロジェクト] をクリックします。

  2. [プロジェクトの詳細] フォームで、プロジェクトの詳細を入力し、[閉じる] をクリックします。

既存のプロジェクトを編集する

  1. [プロジェクトリスト] フォームで、編集するプロジェクトをダブルクリックします。

  2. [プロジェクトの詳細] フォームで、プロジェクトの詳細を追加または編集します。

    タスクを追加する

    • [プロジェクトの詳細] フォームで、[タスクの追加] をクリックします。

    • [タスクの詳細] フォームで、タスクの詳細を入力し、[閉じる] をクリックします。

      新しいプロジェクトが [プロジェクトの詳細] フォームの [プロジェクトタスク] リストに表示されます。

      タスクを編集する

    • [プロジェクトの詳細] フォームで、[プロジェクトタスク] タブをクリックします。

    • 編集するタスクをダブルクリックします。

    • [タスクの詳細] フォームで、タスクの詳細を編集し、[閉じる] をクリックします。

      一般的なタスクを追加する

      一般的なタスクは、予算編成やトレーニングなど、多くのさまざまなプロジェクトで頻繁に使用されるタスクです。 タスクを入力すると、タスクの詳細を入力し直すことなく、プロジェクトデータベース内の任意のプロジェクトにそのタスクを追加できます。

    • [プロジェクトの詳細] フォームで、[共通のタスク] をクリックします。

    • プロジェクトに追加する一般的な各タスクの横にあるチェックボックスをオンにします。 リストの最後に、新しい一般的なタスクを追加します。

    • [閉じる] をクリックして、[プロジェクトの詳細] フォームに戻ります。

プロジェクトリストをフィルター処理する

[プロジェクトリスト] フォームでは、プロジェクトの一覧をフィルター処理して、将来使用できるようにお気に入りのフィルターを保存できます。

  1. フィルターを適用するには、フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択します。

  2. [フィルターの保存] をクリックします。

  3. [フィルターの詳細] フォームで、フィルター名と説明を入力し、[閉じる] をクリックします。

  4. [お気に入りのフィルター ] ボックスを使用して、保存されたフィルターを適用するか、([フィルターのクリア])をクリックしてフィルターを削除します。

プロジェクトまたは従業員の詳細を表示する

[プロジェクトの詳細] フォームと [従業員の詳細] フォームでは、プロジェクトや従業員に関する詳細情報を表示したり、入力したりできるようになります。 "プロジェクトの詳細" フォームまたは "従業員の詳細" フォームを表示するには、次の操作を行います。

  • [プロジェクトリスト] フォームまたは [従業員リスト] フォームで、表示するアイテムをダブルクリックします。

添付ファイルを追加する

"プロジェクトの詳細" フォーム、"タスクの詳細" フォーム、"従業員の詳細" フォームで、画像やその他の添付ファイルを追加できます。

  • 任意の詳細フォームで、添付ファイルフィールドをダブルクリックします (従業員の詳細フォームで、画像アイコンをダブルクリックします)。

  • [添付ファイル] ダイアログボックスで、[追加] をクリックします。

  • [ファイルの選択] ダイアログボックスで、ファイルが保存されているフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選択し、[開く] をクリックします。

  • [添付ファイル] ダイアログボックスで [ OK]をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、ファイルの種類が異なる場合は、項目ごとに複数のファイルを添付することができます。

レポートを表示する

projects データベースには、開いているプロジェクトタスクの詳細従業員のアドレス帳など、いくつかのレポートが含まれています。 レポートを表示するには:

  • [プロジェクトリスト] フォームで、レポートリストから表示するレポートを選択します。

レポートを印刷するには:

  • [ファイル]、[印刷] をクリックします。

独自のカスタムレポートを作成できます。 詳細については、記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。

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