文書からの変更履歴とコメントの削除

Word 2010 では、複数のユーザーが同時に 1 つの文書を編集することができます。 Office 365 を体験する

この記事の内容

自分の変更を表示する

変更履歴の記録機能を理解する

文書の変更履歴とコメントを確認する方法

変更履歴とコメントを削除する方法

変更履歴とコメントの記録方法

非表示の変更履歴とコメントを見つける方法

2 つの版を使用する

自分の変更を表示する

同僚からメール メッセージで文書を受け取ります。 自分の作業で利用するのに適した文書なので、新しい名前で文書を保存し、必要な変更を行います。 コピーには何も表示されていないので、同僚が元の文書にコメントを残していたなどとは思いもしません。

お客様に文書を渡す準備ができましたが、元の文書に同僚のコメントや自分の更新を加えたバージョンではく、自分のバージョンの文書を送りたいと考えます。

別の例として、Microsoft Office Word 2007 の変更履歴機能を使用し、仕事の応募書類に加えた変更を記録しました。 応募先にこの書類を送信したいのですが、応募先で確認するのは編集結果であり、そこに至るまでの編集過程ではありません。

いずれの場合も、取り消し線、下線、横にある吹き出しが原因で文書の送信先から読みにくいと報告されたら呆然としてしまいます。 何と、 送信しようとしている書類には、異なる 3 つの項目が取り消し線付きで表示されていて、今回の応募で強調したいスキルが下線付きの文字列で表示されている段落があります。 おそらくこの企業には採用されないでしょう。

変更履歴が表示されたドキュメント

この文字列は、送信時には文書に表示されていませんでした。 Word ではこの内容をどのようにして検出および表示したでしょうか。 また、Word を希望どおり動作させるためにどのような操作を行うことができるでしょうか。

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変更履歴の記録機能を理解する

実は、ユーザーは Word の変更履歴機能とコメント機能を使用して作業していました。 通常、Word で変更履歴が記録されると、削除された文字列が余白の吹き出しに表示され、挿入された文字列が下線付きの文字列として表示されます。 削除された文字列も、コメント (注釈) と同様に行内に表示できます。

変更履歴やコメントを非表示にする方法は複数ありますが、変更履歴機能がオンになっている間に行われたすべての変更と、挿入されたすべてのコメントは、反映されるか元に戻されるまで (コメントの場合は削除されるまで) 文書の一部として残ります。

  変更履歴を非表示にしても、既存の変更履歴やコメントは文書から削除されません。 取り消し線、下線、吹き出しなどを取り除いた読みやすい文書が表示されます。

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文書の変更履歴とコメントを確認する方法

Office Word 2007 には、ドキュメント検査機能が用意されています。この機能を使用すると、文書に変更履歴、コメント、非表示の文字列、その他の個人情報があるかどうかを確認できます。 文書を検査するには、次の操作を実行します。

  1. 変更履歴とコメントを検査する文書を開きます。

  2. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[配布準備] をポイントします。次に、[ドキュメント検査] をクリックします。

  3. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスの [検査] をクリックします。

  4. 検査結果を確認します。 ドキュメント検査でコメントと変更履歴が見つかった場合は、[コメント、変更履歴、バージョン、および注釈] の横に [すべて削除] ボタンが表示されて、クリックできるようになります。

  5. [再検査] または [閉じる] をクリックします。

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変更履歴とコメントを削除する方法

変更履歴とコメントを削除するには、変更を反映するか元に戻し、コメントを削除する必要があります。 この操作を行うには、次の操作を実行します。

  1. [校閲] タブの [変更履歴] グループで [変更履歴とコメントの表示] の隣にある矢印をクリックします。

    Word のリボン イメージ

  2. 次の各アイテムの横にチェック マークが表示されていることを確認します。

    • コメント

    • インク注釈

    • 挿入と削除

    • 書式設定

    • 校閲者 ([校閲者] をポイントし、[すべての校閲者] が選ばれていることを確認します)

      アイテムの横にチェック マークが表示されていない場合は、アイテムをクリックして選びます。

  3. [校閲] タブの [変更箇所] グループで、[次へ] または [前へ] をクリックします。

    Word のリボン イメージ

  4. 次のいずれかの操作を実行します。

    • [変更箇所] グループの [承諾] をクリックします。

      • [変更箇所] グループの [元に戻す] をクリックします。

  5. 文書内のすべての変更履歴が承諾されるか拒否され、すべてのコメントが削除されるまで、手順 3 と 4 を繰り返します。

  

  • すべての変更を反映する場合は、[承諾] をクリックし、[ドキュメント内のすべての変更を反映] をクリックします。

  • すべての変更を元に戻す場合は、[元に戻す] をクリックし、[ドキュメント内のすべての変更を元に戻す] をクリックします。

  • すべてのコメントを取り除くには、これらを削除する必要があります。 この操作を行うには、[コメント] で、[削除] の隣にある矢印をクリックし、[ドキュメント内のすべてのコメントを削除] をクリックします。

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変更履歴とコメントの記録方法

コメントや変更履歴を削除したと思っていたり、他のユーザーから受け取った文書にコメントや変更履歴が含まれていることに気付かない場合があります。 Word では、どのようにしてユーザーに気付かれることなくこれらのアイテムを格納するのでしょうか。

文書を送信したユーザーが、その文書を読みやすくするために変更履歴やコメントを非表示にした可能性があります。 ただし、変更履歴は非表示にしても削除されません。 何も操作を行わなければ、これらは文書内に残ります。 Word のバージョンと使用している設定によっては、文書を開くと変更履歴やコメントが再表示される場合があります。

他のユーザーに対して変更履歴とコメントを表示しないようにするには、文書を他のユーザーと共有する前に、変更履歴を反映するか元に戻し、コメントを削除します。

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非表示の変更履歴とコメントを見つける方法

変更履歴とコメントを非表示にする方法はいくつかあります。これらの方法により、変更履歴とコメントが文書内に存在しないように見える場合があります。 次に例を示します。

  • [変更内容の表示] ボックス    [校閲] タブの [変更履歴] グループにある [変更内容の表示] ボックスには、使用している表示モードが表示されます。 また、このボックスには、文書を表示するための追加オプションが用意されています。 [最終版] または [初版] をクリックした場合、変更履歴とコメントは非表示になります。 これらを表示するには、[最終版: 変更箇所/コメントの表示] または [初版: 変更箇所/コメントの表示] をクリックします。

    Word のリボン イメージ

  • [変更履歴とコメントの表示   ] [校閲] タブの [変更履歴] グループにある [変更履歴とコメントの表示] の一覧を使用し、コメントと変更履歴を非表示にできます。 [変更履歴とコメントの表示] の一覧でチェック マークが付いているアイテムは表示されます。チェック マークが付いていないアイテムは表示されません。 [挿入と削除] などのアイテムを表示するには、[変更履歴とコメントの表示] メニューでそのアイテムをクリックします。

    Word のリボン イメージ

Microsoft Office Word で変更履歴とコメントが既定で表示される理由

Word では変更履歴とコメントが含まれる文書を誤って配布することを防ぐために、変更履歴とコメントが既定で表示されます。 [最終版: 変更箇所/コメントの表示] は、[変更内容の表示] ボックスの既定のオプションです。

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2 つの版を使用する

文書内の変更履歴やコメントを保存し、それらを他のユーザーに表示することなく文書を共有する場合は、文書のコピーを別個に作成することが最善の解決策です。 配布用に公開版を作成し、非公開版は別に保存します。 公開版の文書では、この記事で説明したように、すべての変更履歴を反映するか元に戻し、コメントを削除します。 非公開版の文書では、変更履歴とコメントを所定の位置に残しておくことができます。

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適用対象: Word 2007



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