受信したメッセージを他の電子メール アカウントに自動的に転送する

ルール を使用して、仕分けルールで指定された条件を満たす受信メール メッセージを別のメール アカウントに転送またはリダイレクトできます。たとえば、指定した送信者からのメールまたは件名のメール メッセージをすべて転送またはリダイレクトすることができます。メールの転送とリダイレクトの違いについては、「メール メッセージの転送とリダイレクトについて」のセクションをご覧ください。

注: リダイレクトするには、Microsoft Exchange Server アカウントを使用する必要があります。

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メール メッセージの転送とリダイレクトについて

受信したメッセージを別のメール アカウントに自動的に転送する

受信したメッセージを別のメール アカウントに自動的にリダイレクトする

メール メッセージの転送とリダイレクトについて

受信メッセージの自動転送とリダイレクトの相違点および類似点は、次のとおりです。

  • メッセージの転送     仕分けルールで受信したメッセージを自動的に転送する際に、件名の最初に "FW:" の指定が追加され、メッセージの書式が変更され、ルールで指定されているアカウントにメッセージが転送されます。アカウントに示された受信者は、そのメッセージをユーザーから送信されたものとして認識します。ユーザーが受信したメッセージのコピーは、ユーザーの受信トレイまたはメッセージが最初に配信されたフォルダーに残ります。

  • メッセージのリダイレクト     仕分けルールで受信したメッセージを自動的にリダイレクトする際に、メッセージは変更されずに、ルールで指定されているアカウントに送信されます。受信者には、そのメッセージが元の送信者から直接送信されているように見えます。メッセージがユーザーのアカウントを経由して配信されたことを示すものはありません。ユーザーが受信したメッセージのコピーは、ユーザーの受信トレイまたはメッセージが最初に配信されたフォルダーに残ります。

たとえば、加賀屋の営業担当者の中田さんが、複数の顧客を隣接する販売地域で顧客管理をしている同僚の Jonas さんに引き継ぐとします。中田さんは、引き継ぎの影響を受ける各クライアントに知らせる代わりに、これらのクライアントからのメッセージをすべて Jonas さんにリダイレクトする仕分けルールを作成します。Jonas さんは伝達ミスの心配をせずに、中田さんが以前担当していたクライアントからのメールをすべて受け取ることができます。

別のシナリオを考えてみましょう。Bobby さんはアシスタントとともにプロジェクトに携わっています。仕分けルールを使用することで、彼はプロジェクトに関するメールを受信するたびに、これらのメッセージを彼のアシスタントに転送することができます。メッセージの転送を使用することで、彼のアシスタントが確実にプロジェクトに関するすべてのメッセージを自動的に受け取ることができます。

送信者が、受信者がメッセージの内容を他の人と共有することを防ぐ Information Rights Management (IRM) を使用していない限り、受信した任意のメッセージを転送またはリダイレクトできます。メッセージのアクセス制限を解除できるのは、元の送信者だけです。IRM で保護されたメッセージは、情報バーのメッセージによって明確に識別できます。

組織の中には、外部のアドレスにメッセージを転送することを、ネットワークとコンピューターの使用に関する組織のポリシー違反としているところもあります。メッセージが企業ネットワークの保護から離れると、意図しない受信者にメッセージが転送されたりインターセプトされる可能性があります。組織外のメール アドレスには、通常、"@" 記号と、自分のメール アドレスのドメイン ("@" 記号の後の部分) とは異なるドメインが含まれています。たとえば、"pat@contoso.com" は "bobby@fourthcoffee.com" とは異なる組織です。

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受信したメッセージを別のメール アカウントに自動的に転送する

メッセージのコピーを他の人に転送する場合は、この方法を使用します。受信者は、そのメッセージが元々はユーザーのメール アカウントに配信され、転送されたものであることがわかります。

注: 次の手順では、受信トレイまたはプライベート フォルダーの 1 つに仕分けルールを作成して適用する方法を説明します。パブリック フォルダーにルールを作成するには、フォルダーの [プロパティ] ダイアログ ボックスから作成する必要があります。

  1. ナビゲーション ウィンドウで [メール] をクリックします。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. Outlook 電子メール プロファイルに複数のメール アカウントがある場合は、[このフォルダーに変更を適用する] 一覧で新しいルールを適用する受信トレイをクリックします。

  4. [新しい仕分けルール] をクリックします。

  5. [新しい仕分けルールを作成する] の [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. [ステップ 1: 条件を選択してください] の下で、受信メッセージにマッチする各条件の横にあるチェック ボックスをオンにします。

  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] の下で、条件に対応する下線付きの値をクリックし、種類を選択するか、条件に必要な情報を入力します。

    例:太田泰江さんから受信したすべてのメッセージを転送する

    1. [ステップ 1: 条件を選択してください] の下で、[特定の名前/配布リストから受信した場合] チェック ボックスをオンにします。

    2. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] の下で [名前/配布リスト] をクリックします。

    3. いずれかのアドレス一覧で、太田泰江さんの名前をダブルクリックし、[OK] をクリックします。

  8. [次へ] をクリックします。

  9. [ステップ 1: 処理を選択してください] の下で、[名前/配布リストに転送する] チェック ボックスをオンにします。

  10. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] の下で [名前/配布リスト] をクリックします。

  11. いずれかのアドレス一覧で、メッセージを転送する名前または配布リストをダブルクリックして [OK] をクリックします。

  12. [次へ] を 2 回クリックします。

  13. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] の下で名前を入力します。

    特定のフォルダー内に既にあるメッセージに対してこの仕分けルールを実行するには、[<フォルダー> 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    すべてのメール アカウントと受信トレイにこの仕分けルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。受信トレイにメール アカウントが 1 つしかない場合には、このオプションは淡色表示されます。

  14. [完了] をクリックします。

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受信したメッセージを別のメール アカウントに自動的にリダイレクトする

この機能では、Microsoft Exchange 2000/2003/2007 のいずれかのアカウントが必要です。大部分のホーム ユーザー アカウントおよび個人用アカウントは Exchange を使用していません。

リダイレクトされたメッセージの受信者に、メッセージがユーザーのメール アカウントを経由して配信されたことを知らせたくない場合に、この方法を使用します。

注: 次の手順では、受信トレイまたはプライベート フォルダーの 1 つに仕分けルールを作成して適用する方法を説明します。パブリック フォルダーにルールを作成するには、フォルダーの [プロパティ] ダイアログ ボックスから作成する必要があります。

  1. ナビゲーション ウィンドウで [メール] をクリックします。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. Outlook 電子メール プロファイルに複数のメール アカウントがある場合は、[このフォルダーに変更を適用する] 一覧で新しいルールを適用する受信トレイをクリックします。

  4. [新しい仕分けルール] をクリックします。

  5. [新しい仕分けルールを作成する] の [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. [ステップ 1: 条件を選択してください] の下で、受信メッセージにマッチする各条件の横にあるチェック ボックスをオンにします。

  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] の下で、条件に対応する下線付きの値をクリックし、種類を選択するか、条件に必要な情報を入力します。

    例:件名に "加賀屋" というテキストが含まれている各受信メッセージをリダイレクトする

    1. [ステップ 1: 条件を選択してください] の下で [件名に特定の文字が含まれる場合] チェック ボックスをオンにします。

    2. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] の下で [特定の文字] をクリックします。

    3. [文字の指定] ダイアログ ボックスで、[[件名] に含まれる文字] ボックスに「加賀屋」を入力し、[追加] をクリックして [OK] をクリックします。

  8. [次へ] をクリックします。

  9. [ステップ 1: 処理を選択してください] の下で、[名前/配布リストにリダイレクトする] チェック ボックスをオンにします。

  10. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] の下で [名前/配布リスト] をクリックします。

  11. いずれかのアドレス一覧で、メッセージをリダイレクトする名前または配布リストをダブルクリックして [OK] をクリックします。

  12. [次へ] を 2 回クリックします。

  13. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] の下で名前を入力します。

    特定のフォルダー内に既にあるメッセージに対してこの仕分けルールを実行するには、[<フォルダー> 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    すべてのメール アカウントと受信トレイにこの仕分けルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。受信トレイにメール アカウントが 1 つしかない場合には、このオプションは淡色表示されます。

  14. [完了] をクリックします。

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