印刷用ラベルを作成する

Microsoft Office Access 2007 では、いくつかの方法で、Access テーブル内のデータを含むラベルを作成することができます。最も簡単な方法は、Access の宛名ラベル ウィザードを使ってレポートからラベルを作成し、印刷する方法です。Microsoft Office Excel 2007 のブックや Microsoft Office Outlook 2007 の連絡先リストなど、他のソースから Access へデータをインポートし、インポートしたデータまたは既存の Access テーブルを Microsoft Office Word 2007 ドキュメントに差し込んで、Word でラベルを作成し、印刷することもできます。

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Access を使ってラベルを作成し、印刷する

ラベルの作成のヒント

Word の差し込み印刷ウィザードで Access データを印刷する

Access を使ってラベルを作成し、印刷する

Access で、ページ サイズの小さいレポートとしてラベルを作成します。通常、ラベルは宛名ラベルとして使用しますが、目的に応じて、あらゆる Access データをラベル形式で印刷することができます。宛名ラベルの場合、レポートは、住所データが格納されているテーブルまたはクエリから住所データを取得します。レポートを印刷すると、レコード ソース内の各住所に対応したラベルが 1 つずつ作成されます。

宛名ラベル ウィザードの指示に従って、ラベルおよびラベルに表示するデータ関連の情報を入力していくと、自動的にレポートが生成されます。生成されたレポートは、必要に応じてカスタマイズできます。

Access の宛名ラベル ウィザードを使ってラベルを作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、ラベルのレコード ソースとなるテーブルまたはクエリを選択するか、開きます。

  2. [作成] タブの [レポート] で ボタンの画像 (宛名ラベル) をクリックします。

    宛名ラベル ウィザードが起動します。

    ラベル ウィザードの最初のページ

  3. ラベルの製造元と製品番号がわかっている場合は、次の手順に従います。

    • [メーカー] ボックスで製造元を選択します。

    • [ラベルの種類を選択してください。] ボックス内のラベルを選択します。

      または、目的のラベルと同じ値が [ラベル サイズ] 列と [列数] 列に表示されている製品を探します。

      このようなラベルが見つからない場合は、次の手順に従います。    

    • [カスタマイズ] をクリックし、[新規] をクリックします。

      [新規ラベル] ダイアログ ボックスが表示されます。

      宛名ラベル ウィザードの [新規ラベル] ページ

    • ラベルのサイズを測定し、[新規ラベル] ダイアログ ボックスの適切なボックスに単位を入力します。

    • [ラベル名] ボックスにユーザー設定のラベルの名前を入力し、ラベルの種類と印刷の向きを選択して、[OK] をクリックします。

      ユーザー設定のラベルを既に作成してある場合に、そのラベルを選択するには、次の手順に従います。    

    • [ユーザー定義ラベルを表示する] をクリックし、必要なユーザー設定のラベルをクリックします。

  4. [ラベルの種類] の [単票] または [連続紙] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. ラベルのフォント、文字サイズ、太さ、文字色を選択し、[次へ] をクリックします。

  6. ウィザードの [ラベルに印字するフィールドと文字を指定してください。] ページの [選択可能なフィールド] ボックスから、ラベルに表示するフィールドを選択し、ダブルクリックして [ラベルのレイアウト] ボックスに追加します。

    ラベル ウィザードでフィールドをラベルに追加する

    • [ラベルのレイアウト] ボックス内のフィールド間にスペースを挿入するには、Space キーを押します。

    • 新しい行を作成するには、Enter キーを押します。

    • フィールド間、行間を移動するには、方向キーを使用します。

    • ボックスからフィールドを削除するには、BackSpace キーを押します。

    • その他のテキストまたは区切り記号 (都市名の後ろのコンマなど) を追加するには、テキストを表示する位置をクリックしてその位置にカーソルを置き、入力を開始します。各ラベル上のテキストを入力します。

      注: 宛名ラベル ウィザードを使用して追加できるのは、テキスト型、数値型、日付/時刻型、通貨型、Yes/No 型、または添付ファイル データ型のフィールドのみです。メモ型、OLEObject データ型、またはハイパーリンク型のフィールドを追加するには、宛名ラベル ウィザードを完了してからラベル レポートをデザイン ビューで開き、[フィールド リスト] ウィンドウを使用してフィールドを追加します。レポートをデザイン ビューで開いているときに [フィールド リスト] ウィンドウを開くには、Alt キーを押しながら F8 キーを押します。

      ラベル上にフィールドを配置して、[次へ] をクリックします。

  7. 次のページでは、ラベルの並べ替えの基準とするフィールドを選択できます。たとえば、たくさんの宛先に郵便物を送る場合、郵便番号を基準に並べ替えを行うことができます。[選択可能なフィールド] ボックスから並べ替えの基準にするフィールドを選択し、ダブルクリックして [並べ替え] ボックスに追加します。完了したら、[次へ] をクリックします。

    宛名ラベル ウィザードで並べ替え順序を設定する

  8. 最後のページにラベル名を入力し、[完了] をクリックします。

    ラベル ウィザードの最終ページ

    宛名ラベル ウィザードの最終ページで [ラベルのプレビューを見る] を選択した場合、ラベルの印刷プレビューが表示されます。ラベルを拡大/縮小するには、ラベルをクリックするか、ステータス バー上のズーム コントロールを使用します。

    ズーム コントロール

    宛名ラベル ウィザードの最終ページで [ラベルのデザインを編集] を選択した場合、デザイン ビューにラベル レポートが表示されます。

ラベルの外観をカスタマイズする

完成したラベルの外観が希望どおりでない場合は、デザイン ビューでレポートを開き、適切な変更を加えることにより、レイアウトをカスタマイズすることができます。通常、ラベルを操作するときは、レイアウトをより正確に制御できるデザイン ビューを使用した方が作業が簡単になります。デザイン ビューで変更した結果を確認するには、印刷プレビューへ切り替えます。

データに正しいラベルが関連付けられていない場合

多くの場合、ラベル レイアウトに関する小さな問題は、デザイン ビューで調整することで解消できます。たとえばコントロールを移動したり、詳細セクションの幅や高さを変更してラベル サイズを調整したりできます。

デザイン ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウ内のレポートを右クリックし、ショートカット メニューの ボタンの画像 (デザイン ビュー) をクリックします。

余白やラベルの間隔を変更する必要がある場合は、デザイン ビューから [ページ設定] ダイアログ ボックスを使用します。

[ページ設定] タブの [ページ レイアウト] で ボタンの画像 () をクリックします。[ページ設定] ダイアログ ボックスの [レイアウト] タブが表示されます。

[ページ設定] ダイアログ ボックスの [列] タブ

[ページ設定] ダイアログ ボックスの 3 つのセクションで、次の設定を変更できます。

セクション

オプション

説明

[行列設定]

[列数]

ページ内のラベルの数と等しくなります。

[行間隔]

新しい値を入力して、ラベルの行間隔を広げたり狭めたりします。

[列間隔]

新しい値を入力して、ラベルの列間隔を広げたり狭めたりします。

[サイズ]

[幅]

この値を設定するときは、余白の設定と列間隔に注意してください。

余白サイズを調整するには、[ページ設定] ダイアログ ボックスの [印刷オプション] をクリックします。

[高さ]

必要に応じて、各ラベルの高さを調整します。

[実寸]

選択すると、列の幅と高さが、デザイン ビューの詳細セクションの幅および高さに等しくなります。

[印刷方向]

[左から右へ]

選択すると、ラベル データが左の列から順に印刷されていきます。

[上から下へ]

選択すると、ラベル データが一番上の行から順に印刷されていきます。

注: 印刷プレビューを表示しながら、[ページ設定] ダイアログ ボックスを使用することもできます。[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じると、新しい設定がラベルに適用されます。

複数の列を持つシート フィーダー型のラベルを使用するときなど、場合によっては、ラベル上のデータの配置を実験的に最適化する必要が生じます。ラベル レポートは、多数の占有領域で構成されます。たとえば、ラベル自体のほかに、ラベルとラベルの間隔やページ余白があります。ラベル シートの幅が 25 センチで、左右の余白がそれぞれ 2.5 センチの場合、20 センチ分のスペース (25 - 5) しか使用できません。2 段組のレポートで、ラベルとラベルの間隔を 2.5 センチに設定すると ([ページ設定] ダイアログ ボックスの列間隔の設定)、ラベル自体の幅は 17.5 センチになります。ラベル データを正しく表示するには、詳細セクションの幅を 8.75 センチ (17.5/2 列) 以内にする必要があります。垂直方向の次元にも同様の法則が当てはまり、ラベルの高さを調整するときは、上下の余白と行間隔を考慮する必要があります。

[ページ設定] ダイアログ ボックスの設定やレポート デザイン内のコントロールの幅が適切でないと、そのページの印刷時や印刷プレビュー時に、"一部のデータが表示されません" というメッセージが表示されます。この場合はページ設定を微調整し、場合によってはレポート デザイン内のコントロールのサイズも調整する必要があります。このメッセージが表示されたら、次のいずれかの作業を実行します。

  • 単一のラベル用に計算された使用可能なスペース内に収まるように、詳細セクション内のコントロールの幅を狭くします。使用可能なスペースの計算方法については、既に説明済みです。

  • [ページ設定] ダイアログ ボックスでページ余白を小さくします。ラベル情報の表示に使用できる領域が広がります。

ラベルを印刷する

  1. レポートを任意のビューで開きます。またはナビゲーション ウィンドウ内のレポートを選択します。

  2. Office ボタンの画像 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。 [印刷] ボタン

    [印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. プリンタ、印刷範囲、印刷部数などのオプションを選択します。

  4. [OK] をクリックします。

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ラベルの作成のヒント

  • 印刷する住所を選択する     基になるレコード ソース内の住所を全部印刷する必要がない場合は、次のいずれかの操作を行います。

    • 1 つ以上の基準を指定して住所を選択する     パラメータ クエリを作成し、このクエリをラベル レポートのレコード ソースとして指定します。レポートを開くと、プロンプトが表示されるので、レコードを取得するための基準を指定します。すると、この基準を満たすレコードが取得され、ラベル レポートで使用できるようになります。

      Word を使って住所を印刷する場合は、差し込み操作の実行時のデータ ソースとしてパラメータ クエリを指定します。

    • 住所レコードを参照して住所を選択する     住所リストの中から、宛名ラベルを印刷する住所を選択するには、次の手順に従います。

      1. デザイン ビューで、基になる住所テーブルに、PrintLabel という名前の Yes/No 型フィールドを追加します。データシート ビューに切り替えると、PrintLabel 列の各行にチェック ボックスが追加されています。

      2. 選択クエリ ウィザードを使って、全住所フィールドと PrintLabel フィールドを含むクエリを作成します。

      3. このクエリをデザイン ビューで開き、PrintLabel フィールドの抽出条件のセルに「Yes」と入力します。これで、ユーザーが印刷したい住所だけを取得することができます。

      4. ラベル レポートの "RecordSource/レコード ソース" プロパティの値として、先ほどのクエリの名前を指定します。

      5. ラベルを印刷する前に、データシート ビューでテーブルを開き、印刷する住所のチェック ボックスをオン、印刷しない住所のチェック ボックスをオフにします。その後、レポートを開き、印刷します。

  • 封筒に直接住所を印刷する     住所を宛名ラベルに印刷して封筒に貼る代わりに、封筒に直接印刷することもできます。封筒にラベルを印刷するには、カスタム ラベルを定義する必要があります。ウィザードの手順 1 でラベルの詳細を指定するプロンプトが表示されたら、[カスタマイズ] をクリックして、手順 4 の指示に従います。ラベルの種類は必ず "単票" とします。

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Word の差し込み印刷ウィザードで Access データを印刷する

Access に格納されている住所を Word にエクスポートすると、差し込み印刷機能を使ってラベルの書式設定や印刷を実行できるようになります。このためには、Word の差し込み印刷ウィザードを使用します。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するデータのあるテーブルまたはクエリをクリックします。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] で [その他] をクリックし、[Microsoft Office Word へ差し込み] をクリックします。

    Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードが起動します。

  3. 作成済みのドキュメントにデータをリンクしたい場合は、[既存の Word 文書に差し込む] をクリックします。それ以外の場合は、[新規に文書を作成し、その文書に差し込む] をクリックします。

  4. [OK] をクリックします。

    [既存の Word 文書に差し込む] をクリックした場合は、[Word 文書を選択してください。] ダイアログ ボックスが開きます。このダイアログ ボックスでドキュメントを選択し、[開く] をクリックします。すると、Word でドキュメントが開きます。

    新しいドキュメントを作成する場合は、Word に空のドキュメントが表示されます。

  5. Word の [差し込み印刷] ウィンドウの指示に従います。Word の差し込み印刷ウィザードの詳細については、Word のヘルプを参照してください。

注: Word では、住所が Word ドキュメントとして保存されているかどうかに関係なく、住所を印刷できます。Word から、Excel、Outlook、Access など、さまざまなプログラムで保存されている住所リストに接続できます。住所リストがない場合は、Word で住所リストを作成し、ラベルを印刷することができます。詳細については、Word のヘルプを参照してください。

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