レポート内で集計を行う

数値を含むレポートでは、合計、平均、割合、または集計を使用して、データをわかりやすくすることができます。ここでは、これらの要素をレポートに追加する方法について説明します。

この記事の内容

レポートに追加できる集計の種類

レイアウト ビューで合計などの集計を追加する

デザイン ビューで合計などの集計を追加する

データを集計する (累計)

レポートに追加できる集計の種類

以下の表で、Microsoft Office Access 2007 でレポートに追加できる集計関数の種類について説明します。

計算値

説明

関数

合計

列のすべての数値の合計。

Sum()

平均

列のすべての数値の平均値。

Avg()

データの個数

列の項目数。

Count()

最大

列の最大数値、またはアルファベット順に並べた場合の最後の値。

Max()

最小

列の最小数値、またはアルファベット順に並べた場合の最初の値。

Min()

標準偏差

列に含まれる値のセットの標準偏差の概算。

StDev()

分散

列に含まれる値のセットの分散の概算。

Var()

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レイアウト ビューで合計などの集計を追加する

レイアウト ビューを使用すると、合計や平均などの集計を最もすばやくレポートに追加できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックしてから [レイアウト ビュー] ボタンの画像 をクリックします。

  2. 集計するフィールドをクリックします。たとえば、列の数値に合計を追加する場合は、その列の数値の 1 つをクリックします。

  3. [書式設定] タブの [グループ化と集計] で [集計] ボタンの画像 をクリックします。

  4. フィールドに追加する集計の種類をクリックします。

Office Access 2007 でレポート フッター セクションにテキスト ボックスが追加され、その "ControlSource" プロパティが目的の計算を実行する式に設定されます。レポートにグループ レベルがある場合は、各グループ フッター セクションにも同じ計算を実行するテキスト ボックスが追加されます。

レポートでのグループ レベルの作成方法の詳細については、「グループ化されたレポートまたは集計レポートを作成する」を参照してください。

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デザイン ビューで合計などの集計を追加する

デザイン ビューを使用すると、集計の配置や外観をさらに制御できます。グループ化されたレポートでは、各グループのヘッダーまたはフッターに合計などの集計を配置できます。レポート全体の集計は、レポート ヘッダー セクションまたはレポート フッター セクションに配置できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックしてから [デザイン ビュー] ボタン イメージ をクリックします。

  2. 集計するフィールドをクリックします。たとえば、列の数値に合計を追加する場合は、その列の数値の 1 つをクリックします。

  3. [デザイン] タブの [グループ化と集計] で [集計] ボタンの画像 をクリックします。

  4. フィールドに追加する集計の種類をクリックします。

Office Access 2007 でレポート フッター セクションにテキスト ボックスが追加され、その "ControlSource" プロパティが目的の計算を実行する式に設定されます。レポートにグループ レベルがある場合は、各グループ フッター セクションにも同じ計算を実行するテキスト ボックスが追加されます。

レポートでのグループ レベルの作成方法の詳細については、「グループ化されたレポートまたは集計レポートを作成する」を参照してください。

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データを集計する (累計)

Office Access 2007 を使用して、レポートで集計を作成できます。集計は、グループやレポート全体のレコードを累計して得られた合計を指します。

レポート内の集計実行

集計を作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックしてから [デザイン ビュー] ボタン イメージ をクリックします。

  2. [デザイン] タブの [コントロール] で [テキスト ボックス] Button image をクリックします。

  3. [詳細] セクション、[グループヘッダー] セクション、または [グループ フッター] セクション内でクリックして、テキスト ボックスを作成します。

    テキスト ボックスの横にラベルが表示されている場合は、ラベルを削除するか、テキストをわかりやすい値に変更します。

  4. テキスト ボックスを選択します。プロパティ シートがまだ表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。

  5. [データ] タブをクリックします。[コントロールソース] ボックスに、集計を作成するフィールドの名前または式を入力します。

    たとえば、ExtendedPrice フィールドに「ExtendedPrice」と入力するか、グループ レベルの場合は「=Sum([ExtendedPrice])」という式を入力します。

  6. [集計実行] プロパティ ボックスをクリックします。

  7. プロパティ ボックスのドロップダウン矢印をクリックしてから、次のいずれかの手順を使用します。

    • 1 つ上位のグループ レベルに到達した時点で、集計を 0 にリセットする場合は、一覧で [グループ全体] を選択します。

    • レポートの最後まで集計を行う場合は、一覧で [全体] を選択します。

  8. プロパティ シートを閉じます。

注: RunningSum プロパティを [全体] に設定すると、[レポート フッター] セクションで総計を繰り返すことができます。レポート フッターにテキスト ボックスを作成し、その ControlSource プロパティを、データを集計するテキスト ボックスの名前 (たとえば、=[OrderAmount]) に設定します。

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