集計行を使用してデータシートに列の合計を表示する

Access で集計行を使用すると、データシート上の各列の合計値をすばやく確認できます。たとえば、購入情報のテーブルの場合、データシートに [集計] 行を追加することで、購入価格や購入数の合計を表示したり、合計品目数を表示したりすることができます。

データが入力された [集計] 行

注: 列の合計値を表示するには、列のデータ型を数値型、10 進数型、または通貨型に設定する必要があります。数値以外の列の場合、選択できる集計タイプはカウントのみです。

[集計] 行を追加する

ナビゲーションウィンドウでテーブル、クエリ、または分割フォームをダブルクリックして、データシートビューで開きます。
[ホーム] タブの [レコード] グループで [集計] をクリックします。

[集計] 行がデータシートの末尾に追加されます。
[集計] 行で、集計を表示したい各セルをクリックし、目的の集計タイプを選びます。

集計タイプの選択

[集計] 行を追加したら、各列に表示する集計値のタイプを選びます。たとえば、合計などの集計値は、データ型が数値型、10 進数型、または通貨型に設定されている場合に表示できます。個数のカウント値は、データ型がテキスト値の場合に表示できます。

この例の次の図のように、データシートに [購入価格] 列と [購入済みユニット] 列の合計値、および [アイテム] 列の合計カウントを表示してみましょう。

最初の列には、[集計] という語の代わりに、レコードの総数を表示することもできます。 [アイテム] 列の [集計] 行をクリックし、矢印をクリックし、[カウント] を選んで、項目の合計数またはカウントを表示します。
次に、[購入価格] 列の矢印をクリックし、[集計]を選んで、全品目の合計購入額を表示します。
[購入済みユニット] 列に対して前の手順を繰り返し、購入数の合計を表示します。

注: [集計] 行は削除したり切り取ったりすることはできませんが、[ホーム] タブの [集計] をクリックすると非表示にすることができます。

合計とその他の集計関数を理解する

集計関数では、列データを計算し、結果を 1 つ返します。集計関数は、合計や平均など 1 つの値を計算する必要があるときに使用します。進めるにあたり、集計関数は列データに使用することを覚えておいてください。これは明白なように思えますが、ユーザーがフィールドにデータを入力できる、カーソルを右または左に移動できる、次のフィールドに入力できるなど、データベースを設計したり使用する場合、データ行と個々のレコードに注意を向けてしまいがちです。これとは対照的に、集計関数は、列内のレコードのグループを使用します。

たとえば、Access で、販売データを保存および追跡するとします。集計関数を使用すると、1 番目の列では販売された製品数をカウントし、2 番目の列では販売合計金額を計算し、3 番目の列では、各製品の平均売上金額を計算できます。

このテーブルには、Access の [集計] 行にある集計関数の一覧とその説明があります。 Access には、他にも集計関数がありますが、これらはクエリで使用する必要があります。

関数	説明	使用するデータ型	[集計] 行での使用の可否
Average	列での平均値を計算します。対象の列には、数値、通貨、または日付/時刻型データが格納されている必要があります。この関数は null 値を無視します。	数値、10 進、通貨、日付/時刻型	○
Count	列内のアイテム数をカウントします。	すべてのデータ型。ただし、複数値リストの列など、複雑な反復タイプのスカラーデータを除く。複数値リストの詳細については、「複数値フィールドのガイド」および「複数値フィールドの作成または削除」を参照してください。	○
Maximum	値が最も大きい項目を返します。テキストデータの場合、最大値は最後のアルファベット値です。と Access は大文字と小文字を無視します。この関数は null 値を無視します。	数値、10 進、通貨、日付/時刻型	○
Minimum	値が最も小さい項目を返します。テキストデータの場合、最小値は最初のアルファベット値です。と Access は大文字と小文字を無視します。この関数は null 値を無視します。	数値、10 進、通貨、日付/時刻型	○
Standard Deviation	値が平均値 (平均) からどれだけ分散しているかを測定します。分散関数の詳細については、次のセクションの「標準偏差と分散関数に関する詳細」を参照してください。	数値、10 進、通貨	○
Sum	列内の項目を加算します。数値と通貨データでのみ使用できます。	数値、10 進、通貨	○
Variance	列内のすべての値の統計的変位を計測します。この関数は、数値と通貨のデータのみに使用できます。テーブルに含まれる行が 2 つ以下の場合、Access は null 値を返します。分散関数の詳細については、次のセクションの「標準偏差と分散関数に関する詳細」を参照してください。	数値、10 進、通貨	○

標準偏差と分散関数に関する詳細

標準偏差と分散関数は、統計値を計算します。具体的には、標準分布 (ベル曲線) において値がその平均のまわりに集中する場所を計算します。

たとえば、同じ機械から型打ちした工具を 10 個ランダムに集め、破壊強さを測定するとします (機械と品質管理の手段をテストする工程)。破壊強さの平均を計算すると、ほとんどの工具の破壊強さは平均に近いですが、より強いものまたはより弱いものがいくつかあるとします。平均の破壊強さのみを計算した場合、例外的に強かったり弱かったりするいくつかの工具が平均を上下にゆがめてしまう可能性があるので、この値から品質管理がうまく機能しているかどうかを知ることはできません。

分散と標準偏差関数は、値が平均とどれくらい近いかを示すことにより、この問題を解決します。破壊強さに関して、平均より上または下の破壊強さの工具は数個しかないため、いずれかの関数によって返される数が小さいほど、製造工程がうまく機能していることを意味します。

分散と標準偏差の詳細については、この記事では扱いません。 2 つのトピックの詳細については、他の多数の統計情報の Web サイトを利用してください。分散と標準偏差関数を使用する場合、これらのルールを覚えておいてください。