電子情報開示センターでコンテンツをエクスポートし、レポートを作成する

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関係機関に提出する準備ができたら、または別の法律プログラムでそのコンテンツを使用する必要がある場合は、ケースからコンテンツをエクスポートします。また、エクスポートのコンテンツおよび存在する場合は Search インデックス処理の問題を確認できるレポートを作成します。エクスポートには、電子情報開示参考モデル標準に基づいた読み込みファイルが含まれています。

コンテンツをエクスポートする前に、ケースにコンテンツ ソース (Web サイトやメールボックスなど) とクエリが既にある必要があります。また、コンテンツのエクスポートに使用するコンピューターは、次のシステム要件を満たしている必要があります。

  • 32 ビット版または 64 ビット版の Windows 7 以降

  • Microsoft .NET Framework 4.5

  • 次のサポートされるブラウザーのいずれか。

    • Internet Explorer 10 以降のバージョン

    • ClickOnce アドインがインストールされた Mozilla Firefox または Google Chrome

コンテンツをエクスポートするとき、またはレポートを作成するときに、電子情報開示ダウンロード マネージャーがインストールされ、SharePoint と Exchange コンテンツとレポートがローカル コンピューターにエクスポートされます。電子情報開示レポートをダウンロードする場合、クライアント コンピューターにログオンするときと同じアカウントを使用して、SharePoint にログインする必要があります。ダウンロード マネージャーを実行するかどうかを確認する警告が表示されたら、警告を受け入れて続行します。

電子情報開示コンテンツをエクスポートする

  1. ケースをまだ開いていない場合は、電子情報開示センターで、[ケース] をクリックし、コンテンツをエクスポートするケースをクリックします。

  2. [検索とエクスポート] セクションの [クエリ] からエクスポートするクエリの名前をクリックします。クエリ ページには、エクスポートのサイズと内容が表示されます。

  3. クエリ ページの下部の [エクスポート] をクリックします。

  4. エクスポートの名前を入力します。既定では、エクスポートの名前は基づいているクエリと同じですが、名前は変更することが可能です。

  5. 表示されたページの [オプション] セクションで以下のいずれかをクリックします。

  6. 重複するメール メッセージなどの重複する Exchange コンテンツを削除するには、[Exchange の重複コンテンツを削除します] を選びます。

  7. 組織でバージョンを管理している場合は、[SharePoint ドキュメントのバージョンを含めます] チェック ボックスをオンにし、文書のバージョンを含めます。

  8. 暗号化されたまたは認識されない形式のアイテムを含めるには、[暗号化されているアイテムまたは認識されない形式のアイテムを含めます] チェック ボックスをオンにします。

  9. [OK] をクリックします。

  10. [結果のダウンロード] をクリックします。

  11. コンピューターに初めてコンテンツをエクスポートする場合、情報開示ダウンロード マネージャーのインストールを要求するメッセージが表示されます。[はい] をクリックします。

  12. エクスポートが完了したら、[閉じる] をクリックします。

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エクスポートしたコンテンツのレポートを作成する

レポートには、Exchange および SharePoint のコンテンツであることとその場所などの情報、およびコンテンツが Search インデックス処理の問題によりエクスポートできなかったなど、エラー情報がすべて示されます。レポートは、Excel やさまざまなタイプのプログラムにインポートできるカンマ区切り値の形式で作成されます。

Microsoft Excel を使用すると、列でソートおよびフィルタリングして、コンテンツをさらに調べることができます。たとえば、PowerPoint のスライドのみを表示したり、Web アドレスまたは作成者でソートできます。

  1. ケースをまだ開いていない場合は、電子情報開示センターで、[ケース] をクリックし、コンテンツをエクスポートするケースをクリックします。

  2. [検索とエクスポート] セクションの [クエリ] からエクスポートするクエリの名前をクリックします。

  3. クエリ ページの下部の [エクスポート] をクリックします。

  4. 表示されたページの [オプション] セクションで以下のいずれかをクリックします。この設定は、レポート自体には影響しませんが、レポートには設定がどのようにクエリに影響するかが示されます。

  5. 重複するメール メッセージなどの重複する Exchange コンテンツを削除するには、[Exchange の重複コンテンツを削除します] を選びます。

  6. 組織でバージョンを管理している場合は、[SharePoint ドキュメントのバージョンを含めます] チェック ボックスをオンにし、文書のバージョンを含めます。エクスポートしたコンテンツに、バージョンを管理するライブラリが多数含まれ、作成者の多くがバージョン管理を使用している場合は、これによってエクスポートするファイルのサイズが大幅に増大する場合があります。

  7. 暗号化されたまたは認識されない形式のアイテムを含めるには、[暗号化されているアイテムまたは認識されない形式のアイテムを含めます] チェック ボックスをオンにします。

  8. 表示されたページで [OK] をクリックします。

  9. [レポートのダウンロード] をクリックします。

  10. コンピューターに初めてコンテンツをエクスポートする場合、情報開示ダウンロード マネージャーのインストールを要求するメッセージが表示されます。[はい] をクリックします。

  11. レポートのエクスポートが完了したら [閉じる] をクリックします。

    次のレポート (Excel CSV ファイル) が、自分のコンピューターの "レポート" という名前のフォルダーにダウンロードされます。

    • Exchange インデックス エラー    検索用インデックスが作成されなかったメール メッセージが含まれます。このレポートに一覧表示されているアイテムの数は、検索結果をエクスポートする際に、[暗号化されているアイテムまたは認識されない形式のアイテムを含めます] オプションを選択した検索結果でダウンロードされたインデックスが作成されていないアイテムの数と等しくなります。インデックス エラーがない場合、または [暗号化されているアイテムまたは認識されない形式のアイテムを含めます] オプションを選択しなかった場合、このレポートは空になります。

    • Exchange 結果    検索結果として返されたすべてのメール メッセージの一覧が含まれます。このレポートは、件名、メッセージの受信者と送信者、メッセージの送信日と受信日、メッセージのサイズを指定します。

    • エクスポート エラー    このレポートは、エクスポート プロセス中に発生したエラーを一覧表示します。

    • SharePoint インデックス エラー

    • SharePoint 結果    検索結果として返されたすべての SharePoint アイテムの一覧が含まれます。このレポートには、ドキュメントの種類、ドキュメントの作成者、ドキュメントの URL、ドキュメントが保存されているサイトの URL と名前、ドキュメントの最終更新日などの情報が含まれます。

    注: 検索結果をエクスポートするとき、[暗号化されているアイテムまたは認識されない形式のアイテムを含めます] オプションを選択しない場合、インデックス エラー レポートがダウンロードされますが、エントリが含まれていません。それは、インデックス作成エラーがないということを意味するわけではありません。それが意味することは、インデックスのないアイテムがレポートのダウンロード要求に含まれなかったということだけです。

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電子情報開示の詳細を確認する

電子情報開示ケースの詳細については、次の記事を参照してください。

シナリオ: SharePoint Server 2013 および Exchange Server 2013 で電子情報開示

SharePoint Online で電子情報開示センターをセットアップする

電子情報開示ケースを計画および管理する

電子情報開示ケースにコンテンツを追加して、ソースを保留にする

電子情報開示でキーワードを使って検索する

既定のクロールされたファイル名拡張子と解析された SharePoint Server 2013 でのファイルの種類

クロールされたプロパティと SharePoint Server 2013 内の管理プロパティの概要

電子情報開示クエリを作成して実行する

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