電子情報開示センターでキーワードを使って検索する

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キーワードは、電子情報開示ケースのためにエクスポートを通じて生成するコンテンツを特定の内容だけに絞り込むのに役立ちます。的を絞った検索を作成することにより、管理しなければならないコンテンツの量は減らしたうえで、コンテンツがケースに適切なものになる可能性を高めることができます。

お客様の組織では、訴訟、監査、調査に役立つ証拠を求められた場合、電子情報開示ケースを作成できます。

フィルターとクエリ

ケースを作成したら、情報開示セットをケースに追加します。情報開示セットには、ケースに関連があると思われるコンテンツ ソース (SharePoint のサブサイト、Exchange のメールボックスなど) が含まれます。フィルターは、キーワードや開始日と終了日の日付範囲、ドメイン、作成者や送信者などでソースを絞り込むのに役立ちます。

ソースにするものが決まったら、内容を参照するためにエクスポートしたり、相談するために提出したり、要求に応じて提供したりするために、コンテンツをより適切な内容にしあげるのにクエリが役立ちます。フィルターは、キーワード、日付範囲、作成者/受信者、ドメイン、類似検索などを使用して作成できます。

注: コンテンツを検出するために、検索でクロールする必要があります。詳細については、クロールされた既定のファイルの種類は、「既定のファイル名拡張子をクロールされたプロパティと SharePoint Server 2013 でファイルの種類を解析」を参照してください。

キーワードでの演算子と類似性

論理演算子や類似演算子などの特殊な演算子が、複数のキーワード間の関係を作るために使用できます。これらの演算子は、すべて大文字で入力する必要があります。複数の演算子を使用する必要がある場合は、かっこでグループ化することで、演算子の適用順序を指定できます。

たとえば、"executive" という用語を含むコンテンツを探しているが、この用語が "Executive Summary" という、組織で頻繁に発行されているレポートのタイトルに使われているときに、このタイトルを検索対象外にするとします。"executive NOT summary" と指定すると、返される項目数を 300 から 188 に絞り込むことができます。これは、"Summary" という単語を含むドキュメントを検索対象外としているからです。

注: 演算子を使用しないで 2 つの単語を指定した場合は、暗黙的な AND が存在します。たとえば、"wooly worm" は "wooly AND worm" と同じです

用途

To

AND

この演算子で区切られたすべての単語またはフレームを含むコンテンツが検索されます。

risk AND value AND VAR と指定すると、3 つのすべての単語を含むコンテンツが検索されます。

OR

この演算子で区切られたいずれかの単語またはフレーズを含むコンテンツが検索されます。

risk OR VAR と指定すると、いずれかの単語を含むすべてのコンテンツが検索されます。

NOT

フレーズ内にその単語が含まれているコンテンツを排除します。

Executive NOT Summary と指定すると、Executive のフレーズを含むコンテンツのうち、用語 Summary が含まれていないすべてのコンテンツが検索されます。

( )

演算子の適用順序を示すために、単語またはフレーズをグループ化します。

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

互いに近くにある単語を検索します。n は、何単語離れているかを示します。数字の指定がない場合の既定の距離は 8 単語です。

Mid NEAR(5) と指定すると、Mid and Back Office、Mid-Office、Mid、Back、Front Office が検索されます。

ワイルドカードの使用

ワイルドカードを使うと、キーワードを展開して、キーワードや単語が別の綴りにもなるような部分が含まれた単語まで含めるようにすることができます。

用途

To

単語の末尾の *

元の単語の後ろに任意の文字が追加された単語を検索します。

risk* とした場合、risk、risks、risked、risking、および risky が検索されます。

フィルターとクエリでキーワードを使う場合の基本ルール

  • コンテンツのフィルターやクエリには、語句、二重引用符で囲まれた句、およびキーワードとプロパティを使う語を含めることができます。複数の語句を入力する場合は、スペースで区切ります。

  • "the"、"it"、"by"、1 桁の数字などの頻繁に使われる単語は、文字数にカウントされません。

  • 語句を二重引用符で囲むと、入力内容と完全に一致する語句を含む、選択した範囲内のコンテンツが返されます。二重引用符で囲まれたフレーズと実際のコンテンツの間に何か一致しない箇所がある場合、そのコンテンツはヒットしません。

  • 演算子 (たとえば、ORAND などのブール演算子) はすべて大文字で記述する必要があります。

  • SharePoint または Exchange コンテンツのプロパティが [プロパティの指定] ドロップダウン メニューに表示されない場合は、キーワードで検索できます。プロパティ値を引用符で囲むと、完全一致が検索されます。引用符で囲まないで値を入力すると、入力した文字で始まる部分一致が検索されます。たとえば、filename:"Budget" (引用符で囲む) と入力すると、"Budget.xlsx" という名前のファイルが返されます。filename:budget (引用符で囲まない) と入力すると、ファイル "Budget_Current.xlsx" と "Budget_Next.xlsx" が検索されます。

  • 注: クエリには検索する語句を含める必要があります。除外する語句だけで構成されたクエリを指定すると、エラー メッセージが返されます。

ルール適用の例

キーワード

使用例の結果

Executive Briefing

ドキュメント、ページ、メッセージ、メタデータの任意の場所に Executive と Briefing の両方が含まれている任意のコンテンツです。

"Executive Briefing"

ドキュメント、ページ、メッセージの任意の場所に "Executive Briefing" と完全に一致する語句が含まれている任意のコンテンツです。

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

ドキュメント、ページ、メッセージ、メタデータの任意の場所に "Executive Briefing" および "Executive Summary" と完全に一致する語句が含まれている任意のコンテンツです。

filename:budget

2014 budget projections.docx、2015 budget priorities.pptx、2014 budget planning.xlsx、2014 budget review.xlsx など、ファイル名に "budget" が付いている任意のファイルです。

filename:2014 budget filetype:xlsx

“2014 budget planning.xlsx” や “2014 budget review.xlsx” など、フレーズ 2014 budget を含む Excel ワークシートです。

クエリの適用範囲

クエリは、電子情報開示セット内の 1 つのケース内のすべてのコンテンツ、特定の電子情報開示セット、または特定のコンテンツ ソース (Web コンテンツ、ファイル共有、メールボックスなど) に適用できます。特に、規模が大きい場合や、他のソース内または電子情報開示セット内の検索結果が関係ない場合には、範囲を狭くすると、目的のコンテンツが見つかりやすくなります。

重要: [ソースを選択する] オプションが選択されている場合は、情報開示セットの一部として追加されていたフィルターがあったとしても、それは含められません。

クエリの範囲を設定するには、[クエリ範囲の変更] をクリックしてから、[すべてのケース コンテンツ]、[電子情報開示セットの選択]、または [ソースを選択する] を選択します。

[すべてのケース コンテンツ] オプションには、ソースの一覧にあるすべてのコンテンツが含まれ、電子情報開示セットのフィルターはすべて適用されます。クエリの範囲を設定する際に、その他のコンテンツの場所やメールボックスも含めることもできます。

クエリの表示とトラブルシューティング

クエリを実行した後、クエリとの関連性によって、または古い順または新しい順の日付で SharePoint の結果を表示できます。ドキュメントのタイトルにマウス ポインターを合わせると、ドキュメントのプレビューが表示されます。

エクスポートするアイテムの範囲を狭めるために、ファイル名拡張子によって、またはプロパティ (作成者、タイトルなど) によってさらに結果を絞り込むことができます。SharePoint に適用される絞り込みの値は、Exchange の結果には影響せず、その逆も同様に影響ありません。

[詳細なクエリ オプション] ページで、クエリの構文を表示し、冗長な Exchange データを減らすことができます。

クエリのダイアログ ボックスで、[詳細なクエリ オプション] リンクをクリックします。Exchange および SharePoint のための基本クエリ構文、そのクエリに含まれるコンテンツ ソース、そのクエリ用のすべてのフィルター、およびすべての絞り込みが確認できます。冗長な Exchange データを除去することもできます。

電子情報開示の詳細を確認する

電子情報開示ケースの詳細については、次の記事を参照してください。

シナリオ: SharePoint Server 2013 および Exchange Server 2013 で電子情報開示

電子情報開示ケースを計画および管理する

電子情報開示ケースにコンテンツを追加して、ソースを保留にする

既定のクロールされたファイル名拡張子と解析された SharePoint Server 2013 でのファイルの種類

クロールされたプロパティと SharePoint Server 2013 内の管理プロパティの概要

電子情報開示クエリを作成して実行する

電子情報開示コンテンツをエクスポートしレポートを作成する

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