電子メール メッセージを使ってデータを収集する

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Microsoft Office Access 2007 を使用して世界中のどこからでも、たとえば、営業部員、アンケート調査対象者、または連絡先などからデータを簡単に収集することができます。Office Access 2007 と Microsoft Office Outlook 2007 とを連携させ、データ入力フォームを含む電子メール メッセージを作成して、送信することができます。受信者がフォームに入力して返信すると、設定に従って返信が処理されます。たとえば、返信を自動処理するように設定すると、返信の受信と同時に、フォームの内容がデータベースの該当するテーブルに追加されます。この "電子メールによるデータ収集" ウィザードという新機能により、ユーザーが入力した情報を転記する手間を省くことができます。

この記事の内容

データ収集を行うケース

操作を開始する前に

ウィザードの手順を実行する

電子メール メッセージを送信した後

メール メッセージを使ったデータ収集

データ収集を行うケース

この新機能は、次の例ようなシナリオで利用できます。

  • アンケート調査    アンケート調査を行い、その結果を Access データベースに取り込むには、まず結果データの格納に必要なテーブルを含む Access データベースを作成します。次に、ウィザードを使って質問項目 (フィールド表示) を含むフォームを作成し、調査対象者に送信します。調査対象者から返信を受け取ると、指定したデータベースのテーブルに回答が直接格納されます。

  • 業務報告    倉庫の最新状況や未処理の問題の更新情報まで、最新情報を含む電子メール メッセージを関係部署から定期的に受け取ることができます。

  • イベント管理    会議やトレーニングなどのイベントを計画する場合、1 つまたは複数のフォームを電子メール メッセージとして送信し、連絡先の情報、交通手段や宿泊先の予定などの情報を集めることができます。返信を自動処理するように設定すると、通知する必要もなくイベントの参加者はいつでも好きなときに交通手段や宿泊先などの予定を変更することができます。またイベントの諸事を決定するために、いつでも最新データを参照することができます。

電子メール メッセージのデータ入力フォームを作成して送信するには、電子メールによるデータ収集ウィザードを使用して、受信トレイに返信を受け取ったときの返信の処理方法の指定など、データ収集プロセスに関するすべての手順を順に実行します。

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操作を開始する前に

電子メール メッセージを使ったデータ収集を初めて行う場合は、以下の手順に従いデータ収集プロセスを確実に完了してください。

  1. 次のアプリケーションがコンピュータにインストールされていることを確認します。

    • Office Access 2007     電子メールによるデータ収集ウィザードが用意されているのは、Office Access 2007 のみです。

    • Office Outlook 2007     電子メール メッセージの送信に使用するコンピュータに Office Outlook 2007 がインストールされ、設定されている必要があります。Outlook がインストール済みであっても設定されていない場合は、Outlook を起動し、Outlook スタートアップ ウィザードの指示に従って設定します。Outlook スタートアップ ウィザードの詳細については、Outlook のヘルプを参照してください。

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (オプション)     データ入力フォームを作成する場合、HTML 形式の単純なフォームと InfoPath で作成された使いやすいフォームのいずれかを選択できます。Office InfoPath 2007 以降がインストールされていない場合、またはメッセージのすべての受信者が Office InfoPath 2007 以降をインストールしているかどうかが不明な場合は、HTML 形式のフォームを選択します。

      注: 電子メール メッセージによるデータ収集に使用するフォームは Access フォームではありません。ウィザードによって作成されるフォームは、選択した HTML または InfoPath のいずれかの形式の特殊なフォームです。

  2. 電子メール メッセージを受信するユーザーのコンピュータに次のアプリケーションがインストールされていることを確認します。前提条件とされるこれらのアプリケーションがインストールされていないと、ユーザーはフォームの表示も編集もできません。

    • HTML 形式をサポートする電子メール クライアント    HTML フォームを送信する場合、受信者には HTML 形式をサポートする電子メール クライアントが必要です。

    • Office Outlook 2007 および Office InfoPath 2007 (両方ともオプション)     InfoPath 形式のフォームを送信する場合、InfoPath フォームを表示、編集するために、受信者は Office Outlook 2007 と Office InfoPath 2007 の両方をインストールしている必要があります。

  3. 格納先のデータベースを選択します。データベースの形式には .mdb と .accdb のいずれかを使用できます。また .mde ファイルおよび .accde ファイルもサポートされます。

    既存のデータベースを使用しない場合は、新しいデータベースを作成します。

  4. メッセージに対するユーザーの返信からデータを取り込むテーブルを選択または作成します。既存のテーブルをデータ収集に使用する場合は、テーブルが読み取り専用になっていないこと、データの追加および更新に必要な権限を持っていることを確認してください。

    テーブル作成の詳細については、「データベースのテーブルを作成する」を参照してください。

    注: 

    • 次のデータ型のフィールドは、電子メール メッセージを使って収集できません。

      • 添付ファイル型

      • オートナンバー型

      • 複数値を持つフィールド

      • OLE

    • 収集したデータを複数のテーブルに格納する場合は、SELECT クエリを作成し、それをフォームのレコード ソースとして使用する必要があります。クエリには、基になるテーブルの必要なフィールドがすべて含まれていることを確認します。既存のクエリを使用する場合は、テーブルが読み取り専用になっていないこと、データの追加および更新に必要な権限を持っていることを確認してください。複数のテーブルに基づいてクエリを作成する方法の詳細については、「複数のテーブルを基にクエリを作成する」を参照してください。

  5. 多くの場合、収集したデータを新しいレコードとして格納するか、または既存のレコードを更新するために使用するかを選択することができます。ただし、次のような条件の場合は、データは新規レコードとしてしか格納できません。

    • 収集したデータを複数のテーブルに格納する場合

    • 基になるテーブルに主キー フィールドがない場合。主キー フィールドの値は、各返信と既存のレコードとをマッピングするために必要な値です。格納先のテーブルに主キー フィールドがない場合は、直ちに主キー フィールドを作成するか、固有の主キーの値を持つ既存のフィールドを割り当てます。

    • 基になるテーブルにレコードがない場合。テーブルが空の場合は、ウィザードによってレコードの追加が求められます。

    • 受信者の電子メール アドレスがデータベースのフィールドとして格納されない場合。収集したデータでレコードを更新する場合、ウィザードのダイアログではアドレスを手動入力できません。アドレス フィールドは、格納先のテーブルまたは格納先のテーブルとリレーションを持つテーブルにある必要があります。たとえば、[注文] テーブルのレコードを収集データで更新する場合、アドレスは、[注文] テーブルのフィールドまたはリレーション テーブル ([顧客] テーブルなど) のフィールドで格納される必要があります。

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ウィザードの手順を実行する

このセクションでは、データ収集プロセスを設定するためのウィザードを実行します。

このセクションの内容

ウィザードを開始する

データ入力フォームの種類を選択する

データに行う操作を指定する

フォーム フィールドを選択する

データの処理方法を指定する

受信者の電子メール アドレスを指定する方法を選択する

電子メール アドレス フィールドを指定する

電子メール メッセージをカスタマイズする

電子メールメッセージを作成して送信する

ウィザードを開始する

  1. 収集したデータを格納するデータベースを開きます。

  2. 1 つのテーブルにデータを格納するには、ナビゲーション ウィンドウでそのテーブルを選択します。複数のリレーション テーブルにデータを格納するには、それらのテーブルにバインドされているクエリを選択します。

  3. 次のいずれかの手順を実行して、ウィザードを起動します。

    • 外部データ] タブの [データの収集] で、[電子メールの作成] をクリックします。 ボタンの画像

    • テーブルまたはクエリを右クリックし、[電子メールによるデータの収集と更新] をクリックします。

      テーブルにフィールドが 1 つも含まれていない場合、またはオートナンバー型、OLE オブジェクト型、および添付ファイル型、または複数値を持つルックアップ型のフィールドのみが含まれている場合は、"選択したテーブルまたはクエリには、電子メールによるデータ収集をサポートするフィールドがありません。" というメッセージが表示されます。

      テーブルにデータの収集をサポートするフィールドが含まれている場合、ウィザードが起動します。ウィザードの最初のページに、その処理の主要な手順が表示されます。格納先のテーブルが、データの追加と更新の両方をサポートしている場合、ウィザードで 6 つの手順を実行します。

      ターゲット テーブルがデータの追加と更新をサポートしている場合の 6 つの主なステップ

      レコードの追加のみをサポートしている場合、ウィザードで 5 つの手順を実行します。

      追加新規テーブルでデータの追加のみがサポートされている場合の、主要な 5 つの手順

  4. [次ページ] をクリックします。

    ウィザードに、作成するフォームの種類を選択するように求めるメッセージが表示されます。

データ入力フォームの種類を選択する

この手順では、HTML フォームと InfoPath フォームのどちらを作成するかを選択する必要があります。前述のように、Access フォームは、電子メール メッセージによるデータ収集には使用できません。電子メール メッセージによるデータ収集には、ウィザードで作成する HTML フォームまたは InfoPath フォームを使用する必要があります。

ユーザーに送信するデータ エントリ フォームの種類を選ぶ

InfoPath がコンピュータにインストールされていない場合は、[Microsoft Office InfoPath フォーム] は選択できません。

どちらの種類のフォームを作成するかは、使いやすさ、および必要なソフトウェアが受信者全員のコンピュータにインストールされているか、という 2 つの観点に基づいて決めます。InfoPath フォームは使い方が簡単ですが、HTML フォームにはソフトウェア要件が少ないという利点があります。

InfoPath フォームのデータの入力および編集環境は、HTML フォームのものよりも優れています。さらに、InfoPath フォームでは、ユーザーが [送信] ボタンをクリックしたときにデータの事前検証が行われます。これにより、ユーザーは、返信を送信する前に入力データの誤りを訂正することができます。

このように、InfoPath フォームには、HTML フォームに比較して多くの利点がありますが、HTML フォームにも、HTML をサポートする電子メール クライアントさえあればだれでも表示および編集できるという利点があります。

  1. 受信者全員のコンピュータに Office InfoPath 2007 および Office Outlook 2007 の両方をインストール済みである場合は、[Microsoft Office InfoPath フォーム] を選択します。それ以外の場合は、[HTML フォーム] を選択します。

  2. [次ページ] をクリックします。

    次に表示されるページは、オブジェクトがデータの更新をサポートするかどうかによって異なります。オブジェクトが、複数のテーブルに基づいたクエリであるか、主キー フィールドを持たないテーブルであるか、またはレコードを 1 つも含まないテーブルである場合、新規レコードが追加されると見なされ、フォーム フィールドを選択するように求めるメッセージが表示されます。それ以外の場合は、フォーム フィールドの選択を求められる前に、データの追加および更新を行うかどうかを確認するメッセージが表示されます。

    フォーム フィールドの選択を求めるメッセージが表示された場合は、「フォーム フィールドを選択する」セクションに進んでください。

データに行う操作を指定する

この手順では、データベースに新規レコードを追加するのか、またはデータベース内の既存レコードを更新するのかを指定します。

新しいデータの収集や、既存のデータの更新を行っている場合

使用するフォームの種類によって、受信者が返信 1 通につき送信可能な新規レコードの数が決まります。データを更新する場合は、受信者に更新を求めるレコードの数によって、メッセージに含まれる入力済みのフォームの数が決まります。次の表に、シナリオ別の結果を示します。

フォームの種類

追加または更新

結果

HTML

追加

受信者は、返信 1 通につき 1 つの新規レコードだけを送信できます。

InfoPath

追加

受信者は、返信 1 通につき複数の新規レコードを送信できます。返信に複数のレコードを含めるには、電子メール メッセージの下部にある [行の挿入] をクリックします。

注: メッセージに含めるフィールドを指定したら、ウィザードに、各種のオプションを設定するページが表示されます。このページで、返信を処理する Outlook フォルダと、返信をどのように処理するかを制御するオプションを設定します。

HTML

更新

すべての電子メール メッセージに、1 つ以上の入力済みフォームが含まれます。このフォームの数は、各電子メール アドレスに対応するレコードの数によって異なります。受信者は、メッセージに含まれるフォームすべてを確認および更新できます。

InfoPath

更新

すべての電子メール メッセージに、1 つ以上の入力済みフォームが含まれます。このフォームの数は、各電子メール アドレスに対応するレコードの数によって異なります。受信者は、メッセージに含まれるフォームすべてを確認および更新できます。

電子メール メッセージの下部にある [行の挿入] をクリックして、追加のレコードを送信することもできます。更新の要求に対して、ユーザーによる新規レコードの追加を禁止する方法については、このトピックで後述します。

  1. ウィザードで、[新しい情報のみを収集する] または [既存の情報を更新する] を選択します。

    新規レコードを追加する場合は、電子メール メッセージを作成するときにメッセージのアドレス ボックスに電子メール アドレスを入力することができます。一方、既存のレコードを更新する場合は、受信者の電子メール アドレスは、基になるテーブルまたはクエリ、またはリレーション テーブルにフィールドとして格納されている必要があります。

  2. [次ページ] をクリックします。

    フォームに含めるフィールドの選択を求めるメッセージが表示されます。

フォーム フィールドを選択する

この手順では、フォームに含めるフィールドを選択します。

収集するデータを指定する。

通常は、基になるテーブルまたはクエリに存在するフィールドのすべてをフォームに含めなければならないということはありません。ただし、次の例外があります。

  • 必須入力フィールド    新規レコードを収集する場合は、"Required/値要求" プロパティが "Yes/はい" に設定されているすべてのフィールドが自動的に含められます。レコードの必須入力フィールドが空白の場合、Access はそのレコードをテーブルに追加できません。

  • サポートされていない型のフィールド     一部のフィールドについては、フォームに含めることができません。ウィザードは、オートナンバー、添付ファイル、および OLE オブジェクトの各データ型、および複数値を持つルックアップ フィールドをサポートしていません。これらのデータ型を使用するフィールドは、ウィザードの [テーブルのフィールド] または [クエリのフィールド] ボックスの一覧に表示されません。テーブル内のオートナンバー型フィールドでは、新規レコードが追加されると、自動的にデータが設定されます。OLE オブジェクト型および添付ファイル型のフィールド、および複数値を持つルックアップ フィールドについては、データ収集プロセスではこれらの値を追加できないため、データシート ビューまたはフォーム ビューで、手作業でデータを入力する必要があります。

  • 主キー フィールド    次の表に、フォームに主キー フィールドを含めることのできる場合を示します。

データ収集の目的

データ型

フォームに含めるかどうか

追加

オートナンバー型

含めない。主キー値は、レコードがテーブルに追加されたときに自動的に生成されます。

追加

非オートナンバー型

含める。ユーザーはレコードを追加するときにフィールドに値を入力することができます。指定された値が既に使用されている場合、返信は処理されません。

更新

オートナンバー型/非オートナンバー型共通

含めない。主キー値をフォーム内で編集することはできません。このフィールドはすべての返信を既存のレコードにマッピングするために使用されます。

  1. [テーブルのフィールド] または [クエリのフィールド] ボックスの一覧で、目的のフィールドをダブルクリックします。フィールドすべてを含む場合は、[>>] をクリックします。

  2. 上矢印または下矢印のボタンを使用して、[電子メール メッセージに含めるフィールド] ボックスの一覧のフィールドの並び順を変更します。

  3. 含めるフィールドそれぞれについて、[フィールド プロパティ] で標題を指定します。データを更新し、ユーザーがそのフィールドを閲覧はできるがデータの更新はできないようにする場合、[読み取り専用] をクリックします。電子メール メッセージのこのフィールドに、標題 [このフィールドは読み取り専用です。] が表示されます。この機能は、ユーザーが既存のデータを更新する場合に最も役立ちます。

  4. [次ページ] をクリックします。

    返信の処理方法を指定するように求めるメッセージが表示されます。

データの処理方法を指定する

この手順では、返信を自動と手動のどちらで処理するのかを決定します。この決定は非常に重要です。ここでいう手動処理とは、データシート ビューまたはフォーム ビューで延々とデータを手入力することではなく、収集データを格納先テーブルに転送するエクスポート操作を手動で開始することを指します。

返信の処理方法を指定します。

自動処理

返信を自動処理するように選択した場合は、返信が受信トレイに届くと、Outlook と Access が連携してすべての返信内のフォームの内容をデータベース内の格納先テーブルにエクスポートします。

このように自動処理では時間と労力を大幅に節約できます。返信が受信ボックスに届いた時点で次の条件が満たされていれば、返信は正しくエクスポートされます。

  • コンピュータで Outlook が実行中である。Outlook を実行していないと、次に Outlook を起動するまで処理は開始されません。

  • コンピュータに Access がインストールされている。

  • データベースがパスワード保護されておらず、排他モードで開かれていない。データベースの名前や場所が、電子メール メッセージを送信したときから変更されていない。

  • テーブルとクエリの名前、およびフォームに含まれるフィールドのプロパティが、電子メール メッセージを送信したときから変更されていない。

  • 基になるテーブルとクエリに対して、追加または更新を行う権限を持っている。

これらの条件が 1 つでも満たされないと、自動処理は失敗します。自動処理に失敗した場合は、問題を修正してから、エクスポートできなかった返信を手動でエクスポートします。問題を修正した後に受信ボックスに届いた返信については、引き続き自動処理が行われます。

データの更新のみを許可する

データを更新する場合は、[自動的に返信を処理して <データベース名> に追加する] チェック ボックスをオンにすると、[既存のデータの更新のみを許可する] チェック ボックスを設定できるようになります。ユーザーが新しいレコードを送信できないようにする場合は、このチェック ボックスをオンにします。新しいデータの追加のみを行う場合、[既存のデータの更新のみを許可する] チェック ボックスは表示されません。

手動処理

どの返信をいつ処理するのかを制御したい場合は、[返信を自動的に処理し、データベースに追加する] チェック ボックスをオフにします。この場合、返信は受信ボックスに届きますが、データベースには転送されません。データベースにデータを追加するには、Outlook で返信を選択して右クリックし、ショートカット メニューの [Microsoft Access にデータをエクスポート] をクリックする必要があります。

自動処理できなかった返信については、手動で処理します。問題を解決した後に、自動処理できなかった返信すべてを手動でエクスポートする必要があります。

エクスポート操作を開始する前に、次の点について確認してください。

  • コンピュータに Office Access 2007 がインストールされている。

  • データベースがパスワード保護されておらず、排他モードで開かれていない。データベースがパスワード保護されていると、エクスポート操作の開始時にパスワードの入力を求めるメッセージが表示される。データベースの名前や場所が、電子メール メッセージを送信したときから変更されていない。

  • テーブルとクエリの名前、およびフォームに含まれるフィールドのプロパティが、電子メール メッセージを送信したときから変更されていない。

  • 基になるテーブルとクエリに対して、追加または更新を行う権限を持っている。

その他の処理オプションを指定する

  1. ウィザードの [返信の処理方法を指定します。] ページで、返信を格納する Outlook フォルダの名前を確認します。データ収集要求に対する返信の格納先として別のフォルダを指定するには、そのフォルダ名をクリックします。[フォルダの選択] ダイアログ ボックスで、別のフォルダを選択するか、[新規作成] をクリックして新規フォルダを作成します。[OK] をクリックし、Access に切り替えます。

  2. [返信の自動処理を制御するプロパティを設定する] をクリックして、[電子メールによるデータ収集のオプション] ダイアログ ボックスを表示します。

    [メール オプションを使ってデータを収集する] ダイアログ ボックス

    このダイアログ ボックスを使用して返信の処理方法を設定します。返信を手動で処理する場合は、この手順をスキップして先に進んでください。

  3. [電子メールによるデータ収集のオプション] ダイアログ ボックスで設定を確認し、必要に応じて次のいずれかの方法で設定を変更します。次に、[OK] をクリックします。

    • メッセージを送信しなかった相手から届いた返信を破棄する    このチェック ボックスは、本来の受信者によって送信された返信だけを自動処理したい場合にオンにします。それ以外のユーザーからの返信も格納先フォルダに格納されますが、自動処理されることはありません。

    • 1 つの宛先からの複数の返信を受け入れる     受信者は、複数の返信を送信できます。各受信者からの返信のうち 1 通目のみを自動処理したい場合は、このチェック ボックスをオンにします。2 通目以降の返信も格納先フォルダに格納されますが、自動処理されることはありません。

      注: この設定は、返信に含まれるレコードの数ではなく、処理対象の返信自体の数のみを制御します。つまり、InfoPath フォームを送信した場合、ユーザーは 1 通の返信に複数のレコードを含めることができ、この返信内のすべてのレコードは Access によって自動処理されます。このチェック ボックスがオフになっている場合も同じです。

    • 既存のデータの更新のみを許可する    InfoPath フォームを使用してデータを更新する場合、受信者は、既存レコードに対する更新に加え、新規レコードも送信することができます。既存レコードに対する更新のみを処理する場合には、このチェック ボックスをオンにします。

    • 処理する返信の数    自動処理対象とする、全受信者からの返信の総数を入力します。すべての返信を自動処理するには、大きな値 (5000 など) をテキストボックスに入力します。返信の総数がここで指定した数を超えた場合、超過分の返信も格納先フォルダに格納されますが、自動処理されることはありません。

    • 終了する日付と時刻    電子メール メッセージに対する返信の自動処理を終了するタイミングを指定します。この期限を過ぎて届いた返信も格納先フォルダに格納されますが、自動処理されることはありません。

      注: これらのオプションを後から変更するには、[外部データ] タブの [データの収集] で [返信の管理] をクリックします。[データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックスで、設定を変更するメッセージを選択し、[メッセージのオプション] をクリックします。このダイアログ ボックスで変更した内容は、これ以降に届くこのデータ収集メッセージに対するすべての返信において有効になります。

  4. [OK] をクリックし、[閉じる] をクリックします。

    この次の手順は、データの追加と更新のどちらの作業を行うかによって異なります。新規レコードを追加する場合は、このまま次の手順に進みます。データ収集により既存レコードを更新する場合は、「電子メール アドレス フィールドを指定する」に進んでください。

受信者の電子メール アドレスを指定する方法を選択する

新しい情報のみを収集する場合、電子メール アドレスを指定するには次の 2 とおりの方法があります。

メール メッセージの受信者を選びます。

  • ウィザードによって生成された電子メール メッセージに個々にアドレスを入力するか、アドレス帳からアドレスを選択します。

  • カレント データベースの電子メール アドレスを含むフィールドを使用します。このフィールドは、基になるテーブルまたはクエリ、あるいはリレーション テーブル内にあります。

既存レコードの更新目的でデータを収集する場合には、このダイアログ ボックスは表示されません。受信者の電子メール アドレスは、データベース内にフィールドとして表示されるからです。

  1. ウィザードで、必要なオプションを選択します。

  2. [次ページ] をクリックします。

    電子メール アドレスを自分で入力する場合は、「電子メール メッセージをカスタマイズする」セクションに進んでください。データベースのフィールドを使用する場合は、次のセクションに進みます。

電子メール アドレス フィールドを指定する

この手順では、受信者の電子メール アドレスが格納されているフィールドを指定します。

受信者のメール アドレスが含まれるデータベース内のフィールドを指定する。

  • 現在のテーブルまたはクエリにアドレスが格納されたフィールドがある場合、[現在のテーブルまたはクエリ] をクリックし、ドロップダウン リストでそのフィールドをクリックします。次に、[次へ] をクリックします。

  • 現在のテーブルまたはクエリに受信者の電子メール アドレスが格納されたフィールドがない場合、次の手順を実行します。

    1. [関連付けられているテーブル] をクリックします。

    2. ドロップダウン リストで、電子メール アドレスが格納されたテーブルに結合される、現在のテーブルのフィールドをクリックします。通常、これは ID フィールドです。

    3. 次のいずれかの操作を行います。

      • 選択するフィールドが 1 つのテーブルのみに関連付けられている場合、追加のドロップダウン リストが 1 つ表示されます。電子メール アドレスが格納されているフィールドを選択します。

      • 選択するフィールドが複数のテーブルに関連付けられている場合、追加のドロップダウン リストが 2 つ表示されます。最初のリストで、電子メール アドレスが格納されているテーブルを選択します。2 番目のリストで、目的のフィールドを選択します。

    4. [次ページ] をクリックします。

関連付けられたテーブルには、テーブル相互のリレーションシップが定義されています。データベースのリレーションシップを表示または編集するには、次の操作を行います。

  • [データベース ツール] タブの [表示/非表示] グループで、[リレーションシップ] ボタンの画像 をクリックします。

リレーションシップの詳細については、「テーブルのリレーションシップの概要」または「リレーションシップを作成、編集、または削除する」を参照してください。

アドレス フィールドを使用するように選択した場合は、Outlook では電子メールをプレビューすることもカスタマイズすることもできません。代わりに、ウィザードでこれらの操作を行います。次の手順では、ウィザードに表示されるメッセージの既定の件名と本文をカスタマイズします。

電子メール メッセージをカスタマイズする

この手順では、メッセージのコンポーネントを確認し、必要に応じて変更します。

電子メール メッセージをカスタマイズする

  1. [件名] および [前文] の各フィールドで、必要な変更を行います。

  2. データベース内のフィールドに格納されている電子メール アドレスを使用する場合、このページで次の方法を選択することもできます。[宛先の電子メール アドレスを追加する場所を指定してください] で、いずれかのオプションを選択します。選択したオプションにかかわらず、ユーザーは電子メール メッセージを受け取ります。Microsoft Office Outlook で電子メール アドレスを入力する場合、このオプションを選択することはできません。

  3. [次ページ] をクリックします。

電子メールメッセージを作成して送信する

メッセージを作成できることを知らせるページが表示され、また、[返信の管理] コマンドを使用して電子メールの状態を表示する方法も示されます。

メール メッセージを作成する

このページに警告メッセージが表示されることがあります。次の表に、警告メッセージとその対処方法を示します。

警告

説明

解決法

いくつかのレコードで、指定された電子メール アドレス フィールドに有効なアドレスが含まれていません。これらの行にはデータは返されません。

選択した電子メール アドレス フィールドに、無効な値が含まれています。

すべてのレコードについてデータを収集するには、ウィザードを終了し、無効な値を正しい電子メール アドレスに置き換えます。その後、もう一度ウィザードを起動してください。

注意: 現在、データベースを排他ロック状態で開いています。この排他ロックを開放しないと、電子メール メッセージが自動的に処理されません。

データベースが現在排他モードで開かれています。

Access では、排他ロックされているデータベースに対してはデータの追加も更新も行うことができないため、返信を自動処理するように設定すると処理に失敗します。メッセージを送信したらすぐにデータベースを閉じ、共有モードで再度開いてください。

注意: これらの電子メール メッセージには、機密データが含まれている可能性があります。

データ収集により既存レコードを更新しようとしてしますが、送信するフォームには既存のデータがあらかじめ入力されます。

機密データを含むフィールドがある場合、ウィザードのフィールド選択画面に戻り、機密データを含むフィールドをフォームから削除します。

電子メール アドレスを自分で指定するか、またはデータベース内のテーブルに格納されているアドレスを使用するかによって、次に実行する手順が異なります。

Outlook 電子メール メッセージでアドレスを指定するように選択した場合

このシナリオでは、自分で Outlook に電子メール アドレスを入力します。[送信] をクリックする前に、メッセージをプレビューおよびカスタマイズすることができます。

  1. [作成] をクリックして続行します。

    データ入力フォームを含む Outlook メッセージが表示されます。メッセージの本文には、簡潔な前文と、コントロールおよびヒントを含むフォームが含まれています。メッセージの本文には何も変更を加えないように強くお勧めします。フォームの構造が変わると、返信の処理に失敗するおそれがあるからです。

  2. [宛先]、[CC]、または [BCC] ボックスに、受信者の電子メール アドレスを入力します。[宛先]、[CC]、または [BCC] をクリックして、アドレス帳からアドレスを選択することもできます。

  3. [送信] をクリックします。

データベース内に格納されているアドレス フィールドを使用するように選択した場合

このシナリオでは、メッセージのプレビューとカスタマイズは既に終了しています。ここでは、電子メール アドレス フィールドをフィルタして、メッセージを送信するユーザーのアドレスを選択できるようにします。

  1. [次へ] をクリックし、[宛先に電子メール メッセージを送信します。] ページを表示します。

    受信者にメール メッセージを送信する

  2. 対応するチェック ボックスをオンにして、使用する電子メール アドレスを選択します。

  3. [送信] をクリックします。

    アドレス フィールドの値に無効な電子メール アドレスが含まれている場合、無効なアドレスの一覧を示すダイアログ ボックスが表示されます。この場合、一覧のアドレスをメモに控え、[終了] をクリックします。次に、アドレスを確認し、もう一度メッセージを送信してみます。メッセージの再送信については、「データ収集の電子メール メッセージの再送信」を参照してください。

以上で、電子メール メッセージによるデータ収集に必要な作業をひととおり終了しました。返信の自動処理を選択し、何もエラーが発生しなかった場合は、データは格納先データベースに転送されるので、これ以降の作業は必要はありません。

手動処理を選択したか、または自動処理でエラーが発生した場合は、いくつかの作業を行う必要があります。返信の自動処理、トラブルシューティング、およびデータ収集メッセージと返信の管理については、次のセクションを参照してください。

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電子メール メッセージを送信した後

電子メール メッセージの受信者は、そのメッセージに返信する場合、[再送信] をクリックし、要求された情報をフォームに入力して [送信] をクリックします。このセクションでは返信を確認する方法と、これらの返信が正しく処理されなかったときの対処方法について説明します。

このセクションの内容

返信の確認

返信の自動処理の確認とトラブルシューティング

手動による返信の処理とエラーのトラブルシューティング

データ収集の電子メール メッセージの再送信

返信の管理およびメッセージの変更の詳細については、「関連項目」のリンクを参照してください。

返信の確認

選択した返信の処理方法にかかわらず、送信したメッセージにだれが返信したかを確認したり、手動で返信の内容を確認したい場合があります。返信についてこのような確認をしたい場合には、次の手順に従います。

  1. Outlook に切り替え、データ収集の返信が格納されているフォルダを参照します。

    ヒント: フォルダ名が不明な場合は、[外部データ] タブの [データの収集] で [返信の管理] をクリックします。[データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックスの [Outlook フォルダ] 列 (確認したい返信のメッセージに対応する行) にフォルダ名が表示されます。

  2. Outlook で返信を開くには、ダブルクリックします。送信者が入力したものと同じ内容のフォームが表示されます。

Access では、元の返信メッセージに対する返信の処理は行いません。したがって、受信者からの 1 つまたは複数のフォームに入力がない、入力が不完全、または正しく入力されていないなどエラーがある場合は、[返信] コマンドを使用するのではなく、それらのユーザーに元の電子メール メッセージを再送信する必要があります。

同様に、新しいユーザーにリクエストを送信する場合も、転送ではなく、元のメッセージを再送信する必要があります。詳細については「データ収集の電子メール メッセージの再送信」のセクションを参照してください。

返信の自動処理の確認とトラブルシューティング

返信が自動処理されるように設定した場合、次の手順に従って、返信が正しく処理されるかどうかを確認してください。

  • すべての返信について、[フラグの内容]、[データ収集の状況]、および [カテゴリ] の列を確認します。

    ヒント: [フラグの内容]、[データ収集の状況]、および [カテゴリ] の列が表示されない場合は、[フィールドの選択] を使用して追加します。列見出しを右クリックして、[フィールドの選択] をクリックします。[フィールドの選択] ダイアログ ボックスに表示された必要なフィールドを既存の列見出しにドラッグ アンド ドロップします。

    Outlook フォルダの [フラグの内容] に [データ収集が完了しました] が設定され、[データ収集の状況] 列が空白で、[カテゴリ] 列に緑色の四角形が表示されている場合、返信が正常に処理されたことを示します。

  • さらに、格納先テーブルの内容を確認し、収集したデータが新しいレコードとして、または既存のレコードのアップデートとして格納されていることを確認します。

返信が自動処理されたかどうか疑わしい場合は、自動処理に必要なすべての条件が満たされているかどうかを検証します。詳細については、前述の「自動処理」のセクションを参照してください。以下の表に記載されている推奨事項について確認してください。推奨事項のほとんどは、問題の解決後に手動で返信をエクスポートすることが必要です。手動でエクスポートする方法については、次の「手動による返信の処理とエラーのトラブルシューティング」のセクションを参照してください。

問題

原因

解決法

返信が Outlook のフォルダにありますが、処理されていません。[データ収集の状況] 列には "メッセージはまだ処理されていません" というメッセージが表示されます。

[電子メールによるデータ収集のオプション] ダイアログ ボックスのメッセージ オプションの設定を確認します。手動で返信を処理するか、特定の返信が自動的に処理されないように設定しています。

ヒント: オプションを表示するには、[外部データ] タブの [データの収集] で [返信の管理] をクリックします。ダイアログ ボックス内で適切なメッセージをクリックし、[メッセージのオプション] をクリックします。

手動で返信をエクスポートします。

まだ受信していない返信が自動的に処理されることを確認するには、[オプション] ダイアログ ボックス内の設定を変更します。

オプションの設定の確認と変更については、「データ収集電子メールのオプション」を参照してください。

自分のメッセージに返信しましたが、処理されません。

自分のメッセージに返信する手順は少し異なります。

受信したメッセージのフォームに入力するのではなく、[送信済みアイテム] フォルダにある送信済みメッセージのフォームに入力します。[送信済みアイテム] フォルダを参照し、メッセージを開きます。[返信] をクリックしてフォームに入力し、[送信] をクリックします。

返信が適切なフォルダに移動されません。

指定フォルダに移動されるのは、メッセージに対する元の返信だけです。

自分のメッセージに対する返信 (返信の作成に [送信済みアイテム] フォルダにあるメッセージをコピーして返信を作成した場合を除きます)、および返信がディスカッションで使用される電子メールのメッセージのスレッドの一部である場合は、指定フォルダに移動されません。

別の理由としては、Office Access 2007 がインストールされていないか、返信を処理するのに必要なアドインが存在しないか破損していることが考えられます。

返信が処理されない場合は、[送信済みアイテム] フォルダにある送信済みメッセージのフォームに入力します。

ユーザーが返信に対する返信のフォームに入力している場合は、元のメッセージに対して返信するように要求します。

アドインが存在しないか破損していると考えられる場合は、Outlook に切り替えて、[ツール] メニューの [セキュリティ センター] をクリックします。次に、[アドイン] をクリックします。[Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection] が表示されていることを確認します。このエントリが表示されない場合は、Access を再度インストールしてください。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

"データベースが見つかりません。このデータベースを検索して探し、データを手動でエクスポートしてください。"

データベースが別の場所に移動されたか、名前が変更されたか、削除されたか、または破損しています。

データベースを元の場所に復元し、手動で返信をエクスポートします。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

"データベースは使用中であり、データをエクスポートするために開けません。データベースが利用可能になったときに、手動で返信を処理してください。"

データベースが排他モードで開かれており、排他ロックが解放されるまでデータベースに変更を加えることができません。

排他モードでデータベースを開いているユーザーに、データベースを閉じて通常モードで開くように要求します。次に、手動で返信をエクスポートします。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

この Access データベースはパスワードで保護されています。手動でこのデータを Microsoft Access にエクスポートしてください。

指定のデータベースがパスワードで保護されています。データベースがパスワードを必要とする場合は、自動処理が失敗します。

手動で返信をエクスポートします。以降の返信が自動処理されるようにするには、データベースからパスワードを削除します。

[データ収集の状況] 列に、テーブル、クエリ、またはフィールドが存在しないことを示すメッセージが表示されます。

格納先のテーブルまたはクエリが、削除または名前変更されているか、フォームの内容をテーブルに追加できないような形式にデータベース構造が変更されています。

格納先のテーブルまたはクエリが削除されたか名前が変更されている、またはテーブルにフォームの内容が追加できない形で構造が変更されています。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

この電子メール メッセージを処理できません。メッセージのフォームが破損しているか、変更されています。

返信のフォームが破損しているか、受信者または差出人がフォームを変更しています。

受信者がフォームを変更している場合は、受信者に再度フォームを送るように要求してから、手動で返信をエクスポートします。

元のメッセージのフォームが破損しているか無効な場合は、新しいメッセージを作成して送信する必要があります。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

"処理の完了に必要な情報が、指定したデータベース内に見つかりません。"

更新が必要な、既存のレコードに返信をマップする情報が存在しません。

メッセージの設定は Outlook と同期する必要があります。Access の、[外部データ] タブの [データの収集] で [返信の管理] をクリックします。[返信の管理] ダイアログ ボックスで、メッセージを選択します。[メッセージの詳細] の下に警告メッセージが表示されます。警告ボックスのメッセージをクリックして設定を同期させて、ダイアログ ボックスを閉じます。再び Outlook に切り替えて、手動で返信をエクスポートします。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

一意の値のみを受け入れるフィールドで値の重複が生じる結果となるため、データの追加または更新を実行できません。

"Indexed/インデックス" プロパティに "Yes (No Duplicates)/はい (重複なし)" が設定されているフィールドには、重複する値を設定することができません。フォーム フィールドに設定された値がテーブルの対応するフィールドに既に存在する場合、処理は失敗します。

受信者に、フォーム フィールドに別の値を入力して返信するように要求します。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

"入力した値は、選択肢のリストの項目ではありません。"

フォームに値を参照する必須フィールドが含まれていますが、ユーザーがフィールドの値を指定していないか、または "LimitToList/入力チェック" プロパティが "Yes/はい" に設定されていて、ユーザーがリストにない値を指定しています。

受信者にすべてのフィールドに入力して返信するように要求するか、フォームを自分で入力および保存して再度エクスポートします。

[データ収集の状況] 列に、フォーム フィールドに指定した値が無効であることを示すメッセージが表示されます。

受信者が 1 つまたは複数のフィールドに無効なデータを入力しています。

受信者にすべてのフィールドに入力して返信するように要求するか、フォームを自分で入力および保存して再度エクスポートします。

[データ収集の状況] 列に次の文字列が表示されます。

"この電子メール メッセージには、入力が必要なフォームが含まれています。フォームに入力したら、このメッセージの差出人にフォームを送信してください。"

受信者がフォームに入力していません。

受信者にフォームに入力してから別途返信するように要求します。

手動による返信の処理とエラーのトラブルシューティング

手動で返信を処理するには、まず Outlook からのエクスポート処理から始めます。

エクスポートは一度に 1 回しかできません。[データ収集の状況] 列が "電子メールによるデータ収集が完了しました。" に設定されている返信には手を付けません。この状況は、返信が既に正常に処理されたことを示します。[データ収集の状況] 列が "メッセージはまだ処理されていません。" に設定されている返信は、手動で処理する必要があります。この列にエラー メッセージが表示されている返信は、自動処理が失敗しており、手動でエクスポートする前になんらかのトラブルシューティングが必要になります。このトラブルシューティングについては、前述の「返信の自動処理の確認とトラブルシューティング」のセクションを参照してください。

  1. Outlook で、手動で処理する返信を右クリックします。

  2. [Microsoft Office Access にデータをエクスポート] をクリックします。

  3. [Microsoft Access にデータをエクスポート] ダイアログ ボックスで、返信の詳細を確認し、[OK] をクリックしてデータをエクスポートします。

    エクスポート処理に成功した場合は、"データがデータベースにエクスポートされました" というメッセージが表示されます。処理に失敗した場合は "エラーが発生したため、データをエクスポートできません" というメッセージとエラーの原因となった問題の説明が表示されます。以下の表に、エクスポート処理失敗の原因となる問題を示します。

問題

原因

解決法

返信をクリックしても、[Microsoft Access にデータをエクスポート] コマンドが表示されません。

選択したメッセージは、有効なデータ収集の返信ではありません。

データ収集の返信ではないメッセージを格納先フォルダから削除します。

返信が適切なフォルダに移動されません。

指定フォルダに移動されるのは、メッセージに対する元の返信だけです。

自分のメッセージに対する返信 ([送信済みアイテム] フォルダにあるメッセージをコピーして返信を作成した場合を除きます)、および返信がディスカッションで使用される電子メールのメッセージのスレッドの一部である場合は、指定フォルダに移動されません。

別の理由としては、Access がインストールされていないか、返信を処理するのに必要なアドインが存在しないか破損していることが考えられます。

返信が処理されない場合は、[送信済みアイテム] フォルダにある送信済みメッセージのフォームに入力します。

ユーザーが返信に対する返信のフォームに入力している場合は、元のメッセージに対して返信するように要求します。

アドインが存在しないか破損していると考えられる場合は、Outlook に切り替えます。Outlook で、[ツール] メニューの [セキュリティ センター] をクリックし、[アドイン] をクリックします。[Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection] が表示されていることを確認します。このエントリが表示されない場合は、Access を再度インストールしてください。

次のメッセージが表示されます。

"データベースが見つかりません。このデータベースを検索して探し、データを手動でエクスポートしてください。"

データベースが別の場所に移動されたか、名前が変更されたか、削除されたか、または破損しています。

データベースを元の場所に復元し、手動で返信をエクスポートします。

次のメッセージが表示されます。

"The database is already in use."

データベースが排他モードで開かれており、排他ロックが解放されるまでデータベースに変更を加えることができません。

排他モードでデータベースを開いているユーザーに、データベースを閉じて通常モードで開くように要求します。次に、手動で返信をエクスポートします。

次のメッセージが表示されます。

"入力テーブルまたはクエリが見つかりませんでした。"

格納先のテーブルまたはクエリが削除されたか名前が変更されている、またはテーブルにフォームの内容が追加できない形で構造が変更されています。

格納先のテーブルおよびクエリを再作成するか、新しいデータ収集メッセージを作成して送信します。

次のメッセージが表示されます。

"メッセージのフォームが破損しているか、変更されています。"

返信のフォームが破損しているか、受信者または差出人がフォームを変更しています。

受信者がフォームを変更している場合は、受信者に再度フォームを送るように要求してから、手動で返信をエクスポートします。

元のメッセージのフォームが破損しているか無効な場合は、新しいメッセージを作成して送信する必要があります。

次のメッセージが表示されます。

"処理の完了に必要な情報が、見つかりません。"

更新が必要な、既存のレコードに返信をマップする情報が存在しません。

メッセージの設定は Outlook と同期する必要があります。Access の、[外部データ] タブの [データの収集] で [返信の管理] をクリックします。[返信の管理] ダイアログ ボックスで、メッセージを選択します。[メッセージの詳細] の下に警告メッセージが表示されます。警告ボックスのメッセージをクリックして設定を同期させて、ダイアログ ボックスを閉じます。再び Outlook に切り替えて、手動で返信をエクスポートします。

次のメッセージが表示されます。

"一意の値のみを受け入れるフィールドで値の重複が生じる結果となるため、データの追加または更新を実行できません。"

"Indexed/インデックス" プロパティに "Yes (No Duplicates)/はい (重複なし)" が設定されているフィールドには、重複する値を設定することができません。フォーム フィールドに設定された値がテーブルの対応するフィールドに既に存在する場合、処理は失敗します。

受信者に、フォーム フィールドに別の値を入力して返信するように要求します。

次のメッセージが表示されます。

"入力した値は、選択肢のリストの項目ではありません。"

フォームに値を参照する必須フィールドが含まれていますが、ユーザーがフィールドの値を指定していないか、または "LimitToList/入力チェック" プロパティが "Yes/はい" に設定されていて、ユーザーがリストにない値を指定しています。

受信者にすべてのフィールドに入力して返信するように要求するか、フォームを自分で入力および保存して再度エクスポートします。

次のメッセージが表示されます。

"Invalid value in a form field."

受信者が 1 つまたは複数のフィールドに無効なデータを入力しています。

受信者にすべてのフィールドに入力して返信するように要求するか、フォームを自分で入力および保存して再度エクスポートします。

次のメッセージが表示されます。

"この電子メール メッセージには、入力が必要なフォームが含まれています。フォームに入力したら、このメッセージの差出人にフォームを送信してください。"

受信者がフォームに入力していません。

受信者にフォームに入力してから別途返信するように要求します。

[カテゴリ] 列に緑色の四角形が表示されるまで、返信のエクスポート処理を繰り返します。

データ収集の電子メール メッセージの再送信

メッセージを新規ユーザーに送信する場合か、エラーのために元のメッセージが届かないユーザーがいる場合は、そのメッセージを転送するのではなく、再送信します。

  1. 外部データ] タブの [データの収集] で、[返信の管理] をクリックします。 ボタンの画像

    [データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックスが表示されます。

    [データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックス

  2. [データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックスで、再送信するメッセージをクリックします。

  3. [この電子メール メッセージを再送信] をクリックします。

    電子メール メッセージを再送信] ボタンが無効になっている場合

    メッセージの設定を Outlook と同期する必要がある場合、このボタンはグレイアウト (無効に) されます。

    設定を同期するには、[メッセージの詳細] の警告チェック ボックスをオンにします。処理に成功した場合は、"同期が完了しました" のメッセージが表示されます。エラー メッセージが表示された場合は、ダイアログ ボックスを閉じて、再度開きます。

  4. 宛先のテーブルとクエリがまだ存在しているか、フォームのフィールドがすべて含まれているか、データ タイプが変更されていないかなどについて、Access によって確認処理が行われます。確認して問題がなければ、返信の処理方法の選択を求めるウィザード ページが表示されます。問題がある場合は、電子メール メッセージの再作成を求めるメッセージが表示されます。

  5. 初めてメッセージを送信したときと同じようにウィザードの設定を行います。設定は最後に設定したときのものと異なる場合があります。

    電子メール メッセージを他のユーザーに送信するには、次の手順に従います。

    • 手動で電子メール アドレスを指定します (このオプションを使用できるのは、収集したデータを新しいレコードとして追加する場合だけです)。

    • 別の電子メール アドレスのフィールドを選択します。

    • 同じ電子メール アドレスのフィールドを使用しますが、最後に、必要なアドレスのみ選択してください。

      ウィザードの設定方法については、前述の「データの処理方法を指定する」のセクションを参照してください。

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