電子メール メッセージに整理ポリシーを割り当てる

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microsoft Exchange Server 2010 アカウントで microsoft Outlook 2010 を使用している場合、履歴メールメッセージを保存する代わりの保存場所として個人用アーカイブを使用できます。個人用アーカイブ内のアイテムは、Exchange Server アカウントの記憶域のクォータにはカウントされず、組織向けの低コストの記憶域ソリューションを提供します。

注:  この機能に関する Microsoft Outlook および Microsoft Exchange Server のライセンス要件があります。詳細については、「License requirements for Personal Archive and retention policies (個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件)」を参照してください。

この記事の内容

個人用アーカイブについて

整理ポリシーについて

アーカイブポリシーをメールフォルダーに割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを削除する

アーカイブポリシーをメールメッセージに割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを削除する

メールボックス整理ポリシーを表示する

個人用アーカイブについて

個人用アーカイブを使用すると、コンピューター上の Outlook データファイル (.pst) にアイテムをアーカイブすることと、重要な利点があります。outlook データファイル (.pst) は、ファイルが保存されているコンピューター上でのみ outlook 内でのみ使用できます。個人用アーカイブを使用すると、どのコンピューターからでも、Microsoft outlook 2010 または outlook Web App (OWA) からアーカイブされたアイテムに完全にアクセスできます。

プライマリ Exchange Server メールボックスと個人用アーカイブの間でメッセージを移動またはコピーすることはできますが、アイテムを移動するには、[アーカイブポリシー] を使用することをお勧めします。アーカイブポリシーを使用すると、アイテムが Exchange Server メールボックスから個人用アーカイブに移動されたときの自動管理が可能になります。

整理ポリシーについて

整理ポリシーは Exchange Server 管理者が作成します。既定では、Exchange Server アカウントには 1 つのメールボックス整理ポリシーと、フォルダーまたは個別のメッセージに適用できる 5 つの整理ポリシーが含まれます。

ポリシー

説明

メールボックス - 2 年でアーカイブへ移動

メッセージは、2年後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。アーカイブポリシーが明示的に適用されていない、またはフォルダーから継承した、メールボックス全体のアイテムに適用します。

6 か月でアーカイブへ移動

メッセージは、6か月後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。

1 年でアーカイブへ移動

メッセージは、365日後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。

2 年でアーカイブへ移動

メッセージは、2年後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。

5 年でアーカイブへ移動

メッセージは5年後に自動的に個人用アーカイブに移動されます。

アーカイブへ移動しない

メッセージが個人用アーカイブに移動されることはありません。

組織には、フォルダーまたは個別のメッセージに手動で適用できる追加の整理ポリシーが用意されている場合もあります。

重要: 組織のアーカイブポリシーについて質問がある場合は、組織のガイドラインを確認する必要があります。

各メッセージに個別にするのではなく、フォルダーごとにアーカイブポリシーを割り当てる方が簡単です。ただし、フォルダーまたはそのメッセージにアーカイブポリシーが割り当てられている場合でも、1つまたは複数のメッセージを選択し、それらのメッセージのみに別のポリシーを割り当てることができます。メッセージに割り当てられたポリシーは、メールボックスポリシーの継承フォルダーよりも優先されます。

アーカイブポリシーをメールフォルダーに割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

  1. ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。

  2. [フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。

リボンのポリシー コマンド

リボンの [ポリシー ] ボタンが表示されていません。

リボンに [ポリシー ] コマンドが表示されていない場合は、Exchange Server 管理者が自分のアカウントの保持ポリシーとアーカイブポリシを有効にしていないか、またはその機能に必要な Outlook ライセンスを使用していないことを示します。詳細については、「個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーのライセンス要件」を参照してください。

  1. [ポリシー ] タブの [個人用アーカイブ] で、[古いアイテムをアーカイブに移動する] の一覧で、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。

整理ポリシーを削除する

整理ポリシーを削除すると、フォルダー ポリシーが割り当てられていれば、そのポリシーがアイテムに適用されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。

  2. [フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。

リボンのポリシー コマンド

  1. [個人用アーカイブ] の [古いアイテムをアーカイブに移動する] の一覧で、[親フォルダーポリシーを使用する] をクリックします。

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アーカイブポリシーをメールメッセージに割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンにポリシー コマンドを割り当てる

[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されない場合

リボンに [ポリシーの割り当て] コマンドが表示されていない場合は、Exchange Server 管理者が自分のアカウントの保持ポリシーとアーカイブポリシを有効にしていないか、またはその機能に必要な Outlook ライセンスを使用していないことを示します。詳細については、「個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーのライセンス要件」を参照してください。

  1. [アーカイブポリシー] で、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。

アーカイブ日時がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージ ウィンドウの下部付近 (メッセージ本文セクションの後) にアーカイブ日時が表示されます。

整理ポリシーを削除する

メールメッセージからアーカイブポリシーを削除すると、フォルダーポリシーはアイテムに適用されます (1 つが割り当てられている場合)。

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンにポリシー コマンドを割り当てる

  1. [フォルダーのポリシーを使用] をクリックします。

アーカイブ日時がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージ ウィンドウの下部付近 (メッセージ本文セクションの後) にアーカイブ日時が表示されます。

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メールボックス整理ポリシーを表示する

exchange server 管理者は、exchange server メールボックス内のすべてのメールメッセージにアーカイブポリシーを割り当てることができます。

アーカイブポリシーが割り当てられていない Exchange メールボックス内のメッセージは、メールボックスポリシーを継承します。

メールボックス ポリシーを表示するには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント情報] で、Exchange Server アカウントが選択されていることを確認します。Outlook プロファイルに複数のアカウントが設定されている場合は、下矢印をクリックして、Exchange アカウントをクリックします。

  3. [アカウント設定] の下で、Outlook web Access (OWA) を使用して Exchange アカウントにアクセスするために使用する web アドレスと、メールメッセージが自動的に個人用アーカイブに移動されたときに、情報が表示されます。

OWA およびオンライン アーカイブ情報を含む Backstage ビューの Exchange アカウント設定

注: Exchange 管理者が OWA または個人用アーカイブを設定していない場合は、1つまたは両方のアイテムが表示されません。

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