電子メール メッセージに整理ポリシーを割り当てる

Microsoft Outlook 2010 で Microsoft Exchange Server 2010 アカウントを使用すると、過去の電子メール メッセージを保存する代替の保存場所としてオンライン アーカイブを使用できます。オンライン アーカイブ内のアイテムは、Exchange Server アカウントの記憶域のクォータでカウントされないため、組織の記憶域ソリューションにかかるコストを抑えることができます。

注:  オンラインの整理ポリシーを利用できるのは、Microsoft Outlook 2010 または Outlook 2007 を使用していて、Microsoft Exchange Server 2010 アカウントExchange Standard または Enterprise Client Access License (CAL) をともに使用しており、Exchange 管理者がオンライン アーカイブで有効になっている場合のみです。詳細については、この記事の「ライセンスの必要条件」を参照してください。

この記事の内容

オンライン アーカイブについて

整理ポリシーについて

電子メール フォルダーに整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを削除する

電子メール メッセージに整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを削除する

メールボックス整理ポリシーを表示する

ライセンスの必要条件

Exchange Server

Outlook 製品ライセンス

Outlook ボリューム ライセンス

オンライン アーカイブについて

コンピューター上の Outlook データ ファイル (.pst) にアイテムをアーカイブする場合に比べて、オンライン アーカイブには重要な利点があります。Outlook データ ファイル (.pst) は、Outlook 内からのみアクセス可能であり、ファイルが保存されているコンピューターのみに存在します。オンライン アーカイブの場合、アーカイブされているアイテムに、Microsoft Outlook 2010 からも、任意のコンピューターの Outlook Web App (OWA) からも完全にアクセスできます。

プライマリ Exchange Server のメールボックスとオンライン アーカイブ間でメッセージを移動またはコピーすることはできますが、アイテムを移動するには、整理ポリシーを使用する方法をお勧めします。整理ポリシーを使用すると、Exchange Server メールボックスからオンライン アーカイブにアイテムが移動されるタイミングを自動的に管理できます。

整理ポリシーについて

整理ポリシーは Exchange Server 管理者が作成します。既定では、Exchange Server アカウントには 1 つのメールボックス整理ポリシーと、フォルダーまたは個別のメッセージに適用できる 5 つの整理ポリシーが含まれます。

ポリシー

説明

メールボックス - 2 年でアーカイブへ移動

メッセージは 2 年後に自動的にオンライン アーカイブに移動されます。整理ポリシーが明示的に適用されていないか、フォルダーから継承されていないメールボックス全体のアイテムに適用されます。

6 か月でアーカイブへ移動

メッセージは 6 か月後に自動的にオンライン アーカイブに移動されます。

1 年でアーカイブへ移動

メッセージは 365 日後に自動的にオンライン アーカイブに移動されます。

2 年でアーカイブへ移動

メッセージは 2 年後に自動的にオンライン アーカイブに移動されます。

5 年でアーカイブへ移動

メッセージは 5 年後に自動的にオンライン アーカイブに移動されます。

アーカイブへ移動しない

メッセージはオンライン アーカイブに移動されません。

組織には、フォルダーまたは個別のメッセージに手動で適用できる追加の整理ポリシーが用意されている場合もあります。

重要:  組織の整理ポリシーについて質問がある場合は、組織のガイドラインを確認してください。

整理ポリシーは、メッセージごとに個別に割り当てるよりも、フォルダーごとに割り当てる方が簡単です。ただし、整理ポリシーがフォルダーまたはメッセージに割り当てられている場合でも、1 つまたは複数のメッセージを選択し、選択したメッセージのみに別のポリシーを割り当てることができます。メッセージに割り当てられたポリシーは、継承されたフォルダーのメールボックス ポリシーよりも優先されます。

電子メール フォルダーに整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

  1. ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。

  2. [フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。

リボンの [ポリシー] コマンド

[ポリシー] ボタンがリボンに表示されない場合

[ポリシー] コマンドがリボンに表示されていない場合は、Exchange Server 管理者が対象のアカウントに対してアイテム保持ポリシーとアーカイブ ポリシーを有効にしていないか、またはこの機能に必要な Outlook ライセンスを使用していません。詳細については、この記事の「ライセンスの必要条件」を参照してください。

  1. [ポリシー] タブの [オンライン アーカイブ] の下にある [次の日時以前のアイテムをアーカイブに移動する] で、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。

整理ポリシーを削除する

整理ポリシーを削除すると、フォルダー ポリシーが割り当てられていれば、そのポリシーがアイテムに適用されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。

  2. [フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。

リボンの [ポリシー] コマンド

  1. [オンライン アーカイブ] の下の [次の日時以前のアイテムをアーカイブに移動する] で、[親フォルダーのポリシーを使用] をクリックします。

ページの先頭へ

電子メール メッセージに整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンの [ポリシーの割り当て] コマンド

[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されない場合

[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されていない場合は、Exchange Server 管理者が対象のアカウントに対してアイテム保持ポリシーとアーカイブ ポリシーを有効にしていないか、またはこの機能に必要な Outlook ライセンスを使用していません。詳細については、この記事の「ライセンスの必要条件」を参照してください。

  1. [整理ポリシー] で、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。

アーカイブ日時がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージ ウィンドウの下部付近 (メッセージ本文セクションの後) にアーカイブ日時が表示されます。

整理ポリシーを削除する

電子メール メッセージから整理ポリシーを削除すると、フォルダー ポリシーが割り当てられていれば、そのポリシーがアイテムに適用されます。

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンの [ポリシーの割り当て] コマンド

  1. [フォルダーのポリシーを使用] をクリックします。

アーカイブ日時がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージ ウィンドウの下部付近 (メッセージ本文セクションの後) にアーカイブ日時が表示されます。

ページの先頭へ

メールボックス整理ポリシーを表示する

Exchange Server 管理者は Exchange Server メールボックス内のすべての電子メール メッセージに整理ポリシーを割り当てることができます。

Exchange メールボックス内のメッセージのうち、整理ポリシーが割り当てられていないメッセージには、メールボックス ポリシーが継承されます。

メールボックス ポリシーを表示するには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント情報] で、Exchange Server アカウントが選択されていることを確認します。Outlook プロファイルで複数のアカウントを構成している場合、下矢印をクリックして、Exchange アカウントをクリックします。

  3. [アカウント設定] の下に、Outlook Web Access (OWA) を使用して Exchange アカウントにアクセスする際に使用する Web アドレスと、電子メール メッセージが自動的にオンライン アーカイブに移動される日時を含む情報が表示されます。

OWA およびオンライン アーカイブ情報を含む Backstage ビューの Exchange アカウント設定

注:  Exchange 管理者が OWA またはオンライン アーカイブを設定していない場合、それらのアイテムのいずれかまたは両方が表示されません。

ページの先頭へ

ライセンスの必要条件

オンライン アーカイブを使用するには、次の Microsoft Exchange Server 2010 ライセンスのいずれかが必要です。

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard クライアント アクセス ライセンス (CAL)

  • Microsoft Exchange Server 2010 Enterprise クライアント アクセス ライセンス (CAL)

オンライン アーカイブを使用するには、次の Outlook ライセンスのいずれかが必要です。

Outlook 製品ライセンス

  • Outlook 2010

  • Office 2010 Professional に含まれる Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Office 2007 Ultimate に含まれる Outlook 2007

Outlook ボリューム ライセンス

注:  これらのライセンスは、ボリューム ライセンスでのみ使用できます。詳細については、「Microsoft ボリューム ライセンス プログラム」を参照してください。

  • Outlook 2010

  • Office 2010 Professional Plus に含まれる Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Office 2007 Professional Plus に含まれる Outlook 2007

  • Office 2007 Enterprise に含まれる Outlook 2007

ページの先頭へ

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×