電子メール メッセージに整理ポリシーを割り当てる

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Microsoft Exchange Server 2010 のアカウントを使用して Microsoft Outlook 2010 を使用する場合は、過去のメール メッセージを保存するための代替保存場所として個人用アーカイブを使用できます。個人用アーカイブ内のアイテムと考えている Exchange Server アカウントの記憶域のクォータに対してカウントより安価なストレージ ソリューションを提供する組織の。

注:  この機能に関する Microsoft Outlook および Microsoft Exchange Server のライセンス要件があります。詳細については、「License requirements for Personal Archive and retention policies (個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件)」を参照してください。

この記事の内容

個人用アーカイブについて

アーカイブ ポリシーについて

メール フォルダーに整理ポリシーを割り当てる

アーカイブ ポリシーを割り当てる

アーカイブ ポリシーを削除します。

メール メッセージに整理ポリシーを割り当てる

アーカイブ ポリシーを割り当てる

アーカイブ ポリシーを削除します。

メールボックスのアーカイブ ポリシーを表示します。

個人用アーカイブについて

個人用アーカイブでは、お使いのコンピューター上で Outlook データ ファイル (.pst) にアイテムをアーカイブと重要な利点を提供します。Outlook データ ファイル (.pst) では、コンピューターで、ファイルの保存場所 Outlook 内でのみ使用できます。個人用アーカイブを使用すると、完全なアクセス権のある、整理されたアイテムを Microsoft Outlook 2010 または Outlook Web App (OWA) のいずれかから任意のコンピューターからします。

移動したり、Exchange Server のプライマリ メールボックスと個人用アーカイブの間でメッセージをコピーする、ただし、優先するアイテムを移動するには、アーカイブ ポリシー。アーカイブ ポリシーは、項目は、Exchange Server メールボックスから個人用アーカイブに移動時の自動管理を有効にします。

整理ポリシーについて

整理ポリシーは Exchange Server 管理者が作成します。既定では、Exchange Server アカウントには 1 つのメールボックス整理ポリシーと、フォルダーまたは個別のメッセージに適用できる 5 つの整理ポリシーが含まれます。

ポリシー

説明

メールボックス - 2 年でアーカイブへ移動

2 年後は、メッセージは自動的に個人用アーカイブに移動します。整理ポリシーを明示的に適用するか、フォルダーから継承されていない全体のメールボックス内のアイテムに適用されます。

6 か月でアーカイブへ移動

メッセージは、6 か月後の個人用アーカイブに自動的に移動されます。

1 年でアーカイブへ移動

365 日後に、メッセージは自動的に個人用アーカイブに移動します。

2 年でアーカイブへ移動

2 年後は、メッセージは自動的に個人用アーカイブに移動します。

5 年でアーカイブへ移動

5 年後は、メッセージは自動的に個人用アーカイブに移動します。

アーカイブへ移動しない

メッセージがない個人用アーカイブに移動します。

組織には、フォルダーまたは個別のメッセージに手動で適用できる追加の整理ポリシーが用意されている場合もあります。

重要: 場合は、組織のアーカイブ ポリシーについて質問がある場合は、組織のガイドラインを確認する必要があります。

各メッセージに個別の代わりに、フォルダーごとに整理ポリシーを割り当てるには簡単です。整理ポリシーは、フォルダーまたはそのメッセージに割り当てられてときでも 1 つまたは複数のメッセージを選択し、[メッセージのみに別のポリシーを割り当てることがことができます。メッセージに割り当てられているポリシーは、メールボックス ポリシーの継承のフォルダーよりも優先されます。

メール フォルダーに整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

  1. ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。

  2. [フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。

リボンのポリシー コマンド

[ポリシー ] ボタンがリボンに表示されません。

[ポリシー ] コマンドがリボンに表示されない場合は、Exchange Server 管理者には、保持ポリシーとアーカイブ ポリシー、アカウントが有効になっていないか、または Outlook の機能に必要なライセンスを使用していません。詳細については、個人用アーカイブと保持ポリシーのライセンス要件を参照してください。

  1. 個人用アーカイブでは、[ポリシー ] タブより古い場合は、アーカイブするには、[アイテムの移動] ボックスの一覧で、組織のガイドラインに基づく、エントリをクリックします。

整理ポリシーを削除する

整理ポリシーを削除すると、フォルダー ポリシーが割り当てられていれば、そのポリシーがアイテムに適用されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。

  2. [フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。

リボンのポリシー コマンド

  1. 個人用アーカイブ、[より古い場合は、アーカイブするには、[アイテムの移動] ボックスの一覧で、親フォルダーのポリシーを使用してをクリックします。

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メール メッセージに整理ポリシーを割り当てる

整理ポリシーを割り当てる

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンにポリシー コマンドを割り当てる

[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されない場合

[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されない場合は、Exchange Server 管理者には、保持ポリシーとアーカイブ ポリシー、アカウントが有効になっていないか、または Outlook の機能に必要なライセンスを使用していません。詳細については、個人用アーカイブと保持ポリシーのライセンス要件を参照してください。

  1. [アーカイブ ポリシーには、組織のガイドラインに基づく、エントリをクリックします。

アーカイブ日時がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージ ウィンドウの下部付近 (メッセージ本文セクションの後) にアーカイブ日時が表示されます。

整理ポリシーを削除する

電子メール メッセージから、アーカイブ ポリシーを削除するとが割り当てられている場合に、アイテムをフォルダー ポリシーを適用します。

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンにポリシー コマンドを割り当てる

  1. [フォルダーのポリシーを使用] をクリックします。

アーカイブ日時がメッセージに適用されている場合、メッセージが開かれると、メッセージ ウィンドウの下部付近 (メッセージ本文セクションの後) にアーカイブ日時が表示されます。

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メールボックス整理ポリシーを表示する

Exchange Server 管理者は、Exchange Server メールボックス内のすべてのメール メッセージをアーカイブ ポリシーを割り当てることができます。

割り当てられているアーカイブ ポリシーがない、Exchange メールボックス内のすべてのメッセージは、メールボックス ポリシーを継承します。

メールボックス ポリシーを表示するには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. アカウント情報は、[Exchange Server アカウントが選択されていることを確認します。Outlook プロファイルに構成されている 1 つ以上のアカウントを使っている場合、下向き矢印をクリックし、[Exchange アカウント] をクリックします。

  3. [アカウント設定] では、Outlook Web Access (OWA) を使用して、メール メッセージは個人用アーカイブに自動的に移動するときに、Exchange アカウントにアクセスするために使用する web アドレスの情報が表示されます。

OWA およびオンライン アーカイブ情報を含む Backstage ビューの Exchange アカウント設定

注: Exchange の管理者は、OWA または個人用アーカイブを設定していません、1 つまたは両方の項目は表示されません。

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