電子メール メッセージにアイテム保持ポリシーを割り当てる

アイテム保持ポリシーは、Microsoft Exchange Server 2010 のアカウントで利用できるメッセージング レコード管理 (MRM) テクノロジの一部です。MRM を利用すると、組織のポリシー、政府規則、または法的な要件への準拠が必要とされるメッセージの保持や、法的な価値やビジネスの価値がなくなったコンテンツの削除を簡単に行うことができます。

注:  この機能に関する Microsoft Outlook および Exchange Server のライセンス要件があります。詳細については、「License requirements for Personal Archive and retention policies (個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件)」を参照してください。

この記事の内容

アイテム保持ポリシーについて

電子メール フォルダーにアイテム保持ポリシーを割り当てる

電子メール メッセージにアイテム保持ポリシーを割り当てる

その他のオプションのアイテム保持ポリシーを入手する

アイテム保持ポリシーを削除する

アイテム保持ポリシーについて

組織は Exchange Server の受信トレイのすべてのメール アイテム、つまり、受信トレイ下書き送信済みアイテム削除済みアイテム迷惑メールなどに対して既定の保持ポリシーを作成できます。あるいは、フォルダーまたは個々のアイテムに適用可能な保持ポリシーを作成できます。Exchange Server 管理者はこれらの選択肢のすべてまたは組み合わせを構成できます。

重要:  組織の保持ポリシーに関してわからない点があれば、組織のガイドラインを参照するか、法務部門にお問い合わせください。

メッセージごとではなく、フォルダー基準で保持ポリシーを割り当てると楽です。ただし、保持ポリシーがフォルダーに割り当てられていても、1 つまたは複数のメッセージを選択し、それらのメッセージに別のポリシーを割り当てることができます。メッセージに割り当てられたポリシーは、継承されたフォルダー ポリシーより優先されます。

ページの先頭へ

電子メール フォルダーにアイテム保持ポリシーを割り当てる

  1. ナビゲーション ウィンドウで、メール フォルダーをクリックします。

  2. [フォルダー] タブの [プロパティ] で [ポリシー] をクリックします。

リボンのポリシー コマンド

[ポリシー] コマンドがリボンに表示されない場合

[ポリシー] コマンドがリボンに表示されていない場合は、Exchange Server 管理者が対象のアカウントに対してアイテム保持ポリシーを有効にしていないか、この機能に必要な Outlook ライセンスを使用していません。詳細については、「個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件」を参照してください。

  1. [ポリシー] タブの [フォルダー ポリシー] リストで、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。

ページの先頭へ

電子メール メッセージにアイテム保持ポリシーを割り当てる

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンにポリシー コマンドを割り当てる

[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されない場合

[ポリシーの割り当て] コマンドがリボンに表示されていない場合は、Exchange Server 管理者が対象のアカウントに対してアイテム保持ポリシーとアーカイブ ポリシーを有効にしていないか、この機能に必要な Outlook ライセンスを使用していません。詳細については、「個人用アーカイブとアイテム保持ポリシーに関するライセンス要件」を参照してください。

  1. [アイテム保持ポリシー] で、組織のガイドラインに基づいてエントリをクリックします。

メッセージに対するアイテム保持ポリシーは、閲覧ウィンドウのヘッダーの受信者名の下に表示されます。また、ポリシーの有効期限も表示されます。アイテム保持ポリシーが適用されていない場合は、メッセージの受信者名の下に情報は表示されません。

ページの先頭へ

その他のオプションのアイテム保持ポリシーを入手する

Outlook ユーザーは、新しいアイテム保持ポリシーを作成できません。Exchange サーバー管理者が作成する必要があります。ただし、既定では表示されない任意のアイテム保持ポリシーを組織が追加していることがあります。追加のアイテム保持ポリシーが利用できる場合、次の操作で追加すれば、ポリシーの適用時に選択肢が表示されます。

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンにポリシー コマンドを割り当てる

  1. [アイテム保持ポリシー] で [その他のアイテム保持ポリシー] をクリックします。

  2. [アイテム保持ポリシー] ダイアログ ボックスで [アイテム保持ポリシーの追加/削除] をクリックします。

Web ブラウザー ウィンドウに Microsoft Outlook Web App (OWA) が開きます。

  1. OWA で、ログオン資格情報を入力します。

OWA が、[オプション] と [アイテム保持ポリシー] セクションに開きます。

  1. 一覧でポリシーをクリックし、[追加] をクリックします。

アイテム保持ポリシーをフォルダーやアイテムに指定するときに選択できるポリシーの一覧に任意のポリシーが追加されます。

ページの先頭へ

アイテム保持ポリシーを削除する

電子メール メッセージからアイテム保持ポリシーを削除すると、フォルダー ポリシーが割り当てられていれば、そのポリシーがアイテムに適用されます。

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

ヒント: 複数のメッセージを選択するには、Ctrl キーを押しながら各メッセージをクリックします。

  1. [ホーム] タブの [タグ] で [ポリシーの割り当て] をクリックします。

リボンにポリシー コマンドを割り当てる

  1. [アイテム保持ポリシー] で [フォルダーのポリシーを使用] をクリックします。

メッセージに対するアイテム保持ポリシーは、閲覧ウィンドウのヘッダーの受信者名の下に表示されます。また、ポリシーの有効期限も表示されます。アイテム保持ポリシーが適用されていない場合は、メッセージの受信者名の下に情報は表示されません。

ページの先頭へ

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×