電子メール メッセージで調査を実施して結果を確認する

電子メール メッセージで調査を実施して結果を確認する

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Microsoft Outlook では、電子メール メッセージに投票ボタンを追加する方法で、簡単に調査を実施できます。受信者から回答が送信されたら、Outlook で投票結果を自動的に表形式で表示したり、結果を Excel ワークシートにエクスポートしたりすることができます。

  1. 電子メール メッセージを作成するか、受信したメッセージに返信または受信したメッセージを転送します。

  2. [オプション] タブの [確認] で [投票ボタンを使う] をクリックします。

  3. 次のいずれかのオプションを選択します。

    • 承認却下    
      アクションの承認が必要な場合に使用します。たとえば、プロジェクト提案の承認を求める複数の受信者にメール要求を送信することができます。

    • はいいいえ    
      [はい] または [いいえ] のいずれかが必要な場合に使用します。クイック投票を行うには、この方法をお勧めします。

    • はいない多分    
      選択肢を [はい] と [いいえ] に制限したくない場合に使用します。この投票オプションは、別の応答を提供します。

    • ユーザー設定    
      独自のカスタム投票ボタン名を作成するために使用します。たとえば、週の3日間にわたって、定期的な毎週のスタッフ会議で同僚に選択を依頼することができます。

独自の投票ボタン

独自の投票ボタンを選択する場合は、次の操作を行います。

  1. [プロパティ] ダイアログ ボックスの [投票/確認オプション] で、[投票ボタンを使う] チェック ボックスをオンにします。

  2. 既定のボタン オプションを使用するか、既定のオプションを削除して必要なテキストを入力し、ボタン名は、セミコロンを使用して区切ります。

  3. [閉じる] をクリックします。

重要: IRM (Information Rights Management) 権限 ([オプション] タブの [アクセス許可]) をメッセージに適用すると、受信者には投票オプションは表示されません。

  • 受信者は、閲覧ウィンドウ または開いているメッセージから投票できます。閲覧ウィンドウでは、メッセージ ヘッダーの [ここをクリックして、投票してください。] 行をクリックし、目的のオプションをクリックします。開いているメッセージでは、[メッセージ] タブの [返信] で [投票] をクリックし、目的のオプションをクリックします。

  • 送信者は、テーブル内のすべての返信を閲覧できます。返信メッセージのいずれかで、メッセージ ヘッダーの ["<オプション名>" が選択されました。] 行をクリックし、[投票結果の表示] をクリックします。

  1. 投票ボタンを指定して送信した元のメッセージを開きます。このメッセージは、通常、[送信済みアイテム] フォルダーに保存されています。

  2. [メッセージ] タブの [表示] で [確認] をクリックします。

    注:  [確認] は、その電子メール メッセージの受信者の少なくとも 1 人が、投票ボタンを使って返信するまでは表示されません。

投票結果を追跡および印刷する

電子メールの調査を実施して他のユーザーに送信する場合、結果を確認して印刷する必要があります。投票結果を Word の白紙の文書や新しいメールにコピーするか、Excel にコピーして後で操作できます。

  1. Outlook の [送信済みアイテム] から、投票ボタンを付けて送信したメール メッセージを開きます。

  2. [メッセージ] の [確認] をクリックします。

    ヒント: [確認] は、投票が少なくとも 1 通届くまでは表示されません。

    調査の投票を確認する

  3. 投票結果を印刷するには、次のいずれかの操作を行います。

    • クイック印刷するには、キーボードの Alt キーと Print Screen (PrtScrn) キーを押し、次のいずれかの操作を行います。

      • Word で、[白紙の文書] をクリックし、[貼り付け] をクリックします。

      • Outlook で、[ホーム]、[新しい電子メール] の順にクリックし、[貼り付け] をクリックします。

        [ファイル]、[印刷] の順にクリックし、プリンターを指定し、[印刷] をクリックします。

    • Excel でデータ結果を並べ替えたり操作したりするには、まず次の操作を行います。

      1. [メッセージ] の [確認] をクリックします。

      2. キーボードの Ctrl キーを押しながらマウスをクリックし、ドラッグして一覧内のすべての名前と回答を選びます。

      3. キーボードの Ctrl キーを押しながら C キーを押します。

      4. Excel を開き、[空白のブック] を選びます。

      5. 左上隅のセルを右クリックし、[貼り付け] をクリックします。

        右クリックして [貼り付け] をクリックする

    • 文字列に合わせて列を調整するには、カーソルを列見出しの間に置いてダブルクリックします。

      列 A と列 B の間をクリックして、さらにダブルクリックする

      [ファイル]、[印刷] の順にクリックし、プリンターを指定して、[印刷] をクリックします。

注: Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003、または Exchange Server 2007 のアカウントが必要です。ほとんどのホーム ユーザー アカウントと個人用アカウントは Microsoft Exchange を使用していません。

  1. 電子メール メッセージを作成するか、受信したメッセージに返信または受信したメッセージを転送します。

  2. [オプション] タブの [確認] で [投票ボタンを使う] をクリックします。

  3. 次のいずれかのオプションを選択します。

    • 承認却下    
      アクションの承認が必要な場合は、このオプションを使用することをお勧めします。たとえば、プロジェクト提案の承認を求める複数の受信者にメール要求を送信することができます。

    • はいいいえ    
      必要な場合は、[はい] または [いいえ] のいずれかを使用します。これは、簡単な投票を行うのに適した方法です。

    • はいない多分    
      選択肢を [はい] と [いいえ] に制限したくない場合、この投票オプションは別の応答を提供します。

    • ユーザー設定    
      独自のカスタム投票ボタンの名前を作成します。たとえば、週の3日間にわたって、定期的な毎週のスタッフ会議で同僚に選択を依頼することができます。

      • [メッセージ オプション] ダイアログ ボックスで、[投票/確認オプション] の [投票ボタンを使う] チェック ボックスをオンにします。

      • 既定のボタン名を選択して削除してから、ボタン名として使用する文字列を入力します。ボタン名は、セミコロン (;) で区切ります。

        メッセージのオプション

      • [閉じる] をクリックします。

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

  2. [メール オプション] をクリックし、[確認オプション] をクリックします。

  3. 次の操作のいずれか、または複数の操作を行い、処理オプションを選択します。

    • 元のアイテム   
      の返信を自動的に記録する [到着時に要求と応答を処理する] チェックボックスをオンにします。

    • 空白の返信   
      を削除する 空白の応答は、投票以外の送信者からのコメントを含まないメッセージです。

注: [受信トレイ] で返信内容を確認してから保存するには、[会議出席依頼を自動処理する] チェック ボックスをオフにします。

  1. 投票ボタンを指定して送信した元のメッセージを開きます。このメッセージは、通常、[送信済みアイテム] フォルダーに保存されています。

  2. [メッセージ] タブの [表示] で [確認] をクリックします。

    注: [確認] は、その電子メール メッセージの受信者の少なくとも 1 人が、投票ボタンを使って返信するまでは表示されません。

  3. 次のいずれかの操作を行って、コピーする回答を選択します。

    • 連続する複数の行を選択する   

      • 最初の行をクリックし、Shift キーを押しながら最後の行をクリックします。

    • 連続していない複数の行を選択する   

      • 最初の行をクリックし、Ctrl キーを押しながら、選択する行を 1 つずつクリックします。

  4. Ctrl キーを押しながら C キーを押します。

  5. Excel を起動します。

  6. セルを選択して、Ctrl キーを押しながら V キーを押します。

  1. 投票ボタンを指定して送信した元のメッセージを開きます。このメッセージは、通常、[送信済みアイテム] フォルダーに保存されています。

  2. [メッセージ] タブの [表示] で [確認] をクリックします。

    注:  [確認] は、その電子メール メッセージの受信者の少なくとも 1 人が、投票ボタンを使って返信するまでは表示されません。

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