電子メールを自動で転送およびリダイレクトする

電子メールを自動で転送およびリダイレクトする

ルールを使用すると、ルールで指定した条件を満たす受信メール メッセージを別のメール アカウントに転送またはリダイレクトすることができます。たとえば、指定した差出人または件名のメール メッセージをすべて転送またはリダイレクトすることができます。

メールの転送とリダイレクト

転送とリダイレクトの主な違いは、受信者は転送されたメールであることはわかりますが、リダイレクトされたメールは、元の差出人から直接送信されたことを判断できない点です。転送とリダイレクトのルールは慎重に使う必要があります。受信者が見るべきではないメールが送信される可能性を最小限に抑えるようにしてください。

  • 転送   

    ルールで受信メッセージが自動的に転送されると、"FW:" という表記が件名の先頭に追加され、メッセージの書式が変更され、ルールで指定されたアカウントにメッセージが転送されます。受信者には、メッセージがあなたから届いたことがわかります。あなたが受信したメッセージのコピーは、受信トレイ、またはメッセージが最初に配信されたフォルダーに残ります。

  • リダイレクト    

    ルールで受信メッセージが自動的にリダイレクトされると、メッセージは変更されないまま、ルールで指定されたアカウントに送信されます。受信者側からは、メッセージが元の差出人から直接送信されたように見えます。メッセージがあなたのアカウント経由で配信されたことを示すものはありません。あなたが受信したメッセージのコピーは、受信トレイ、またはメッセージが最初に配信されたフォルダーに残ります。リダイレクトを行うには、Microsoft Exchange Server アカウントが必要です。

    あなたのメール アカウント経由で配信されたメッセージであることを、リダイレクトされたメッセージの受信者に知られたくない場合に、リダイレクトを使用します。

転送とリダイレクトのいずれについても、メッセージに対するアクセス許可の制限を削除できるのは、元の差出人のみです。Information Rights Management (IRM) で受信者がメッセージのコンテンツを第三者と共有することが禁止されているメッセージは、メッセージの情報バーに明示されます。

メールを自動で転送またはリダイレクトするには

既定では、Microsoft Exchange Server アカウント (Exchange Server 2010 以降) は、ルールを使用して組織外の電子メール アドレスにメッセージを転送することはできません。この設定により、社外秘および組織の非公開情報が公開されないようにすることができます。Exchange 管理者のみがこの設定を変更できます。

詳細については、「アカウントが接続する Microsoft Exchange Server のバージョンを確認する」を参照してください。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [仕分けルールと通知の管理] をクリックします。

  3. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックします。

  4. [新しい仕分けルールを作成する] で [受信メッセージにルールを適用する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、仕分けルールが適用されるメッセージが満たす必要がある条件を選びます。

  6. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、下線付きのテキストをクリックし、値を指定して、[次へ] をクリックします。

  7. [ステップ 1:処理を選択してください] で、次のいずれかを選びます。

    • [名前/パブリック グループへ転送する]

    • [名前/パブリック グループにリダイレクトする]

  8. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、[名前/パブリック グループ] の下線付きのテキストをクリックし、メッセージの転送先の名前またはパブリック グループを指定し、[次へ] をクリックします。

  9. [ステップ 1: 例外条件を選択してください (省略可)] で必要な例外を選びます。

  10. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、下線付きのテキストをクリックし、値を指定して、[次へ] をクリックします。

  11. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] で、名前を入力します。

  12. [ステップ 2: 仕分けルールのオプションを設定してください] で、該当するオプションのチェック ボックスをオンにします。

    • 既に受信トレイにあるメッセージに対してこの仕分けルールを適用するには、["受信トレイ" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスをオンにします。

    • 既定では、新しい仕分けルールが有効になります。この仕分けルールを無効にするには、[この仕分けルールを有効にする] チェック ボックスをオフにします。

    • Outlook で設定したすべてのメール アカウントにこの仕分けルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスをオンにします。

  13. [完了] をクリックします。

注: パブリック フォルダーのルールは、フォルダーの [プロパティ] ダイアログ ボックスから作成します。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [メール] をクリックします。

  2. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  3. Outlook メール プロファイルに複数のメール アカウントがある場合、[このフォルダーに変更を適用する] リストで、新しいルールを適用する受信トレイをクリックします。

  4. [新しいルール] をクリックします。

  5. [新しい仕分けルールを作成する] で、[受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  6. [ステップ 1:条件を選択してください] で、対象にする受信メールの各条件の横にあるチェック ボックスをオンにします。

  7. [ステップ 2:仕分けルールの説明を編集してください] で、条件に対応する下線が引かれた値をクリックし、その条件の必要な情報を選択または入力します。

    1. [ステップ 1: 条件を選択してください] で、[特定の名前/配布リストから受信した場合] チェック ボックスをオンにします。

    2. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で [名前/配布リスト] をクリックします。

    3. いずれかのアドレス一覧で、受信者名をダブルクリックし、[OK] をクリックします。

  8. [次へ] をクリックします。

  9. [ステップ 1:処理を選択してください] で、次のいずれかのチェック ボックスをオンにします。

    • [名前/パブリック グループへ転送する]

    • [名前/パブリック グループにリダイレクトする]

  10. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で [名前/配布リスト] をクリックします。

  11. いずれかのアドレス一覧で、メッセージの転送先の名前または配布リストをダブルクリックし、[OK] をクリックします。

  12. [次へ] を 2 回クリックします。

  13. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定する] で名前を入力します。

    フォルダーに既にあるメッセージに対してこのルールを実行するには、["<フォルダー>" 内のメッセージに仕分けルールを適用する] チェック ボックスを選びます。

    すべてのメール アカウントと受信トレイにこのルールを適用するには、[この仕分けルールをすべてのアカウント用に作成する] チェック ボックスを選択します。複数のメール アカウントまたは受信トレイがない場合、このオプションは淡色表示されます。

  14. [完了] をクリックします。

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