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電子メールで収集したデータを Access データベースに追加する

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収集できます。 または更新情報を Microsoft Outlook 2007 または Microsoft Outlook 2010 で Microsoft Access 2007 または Access 2010 を使用して電子メールで送信します。 Access は、データ コレクション フォームを作成すると、フォームを送信する電子メール メッセージで説明します。 完成したフォームを電子メールの受信者に戻り、ときに自動的に処理され、指定した Access データベースに格納されているデータを収集することができます。 データの収集には、この方法で保存できますが時間と労力通常関連するコピーと貼り付けを手動でのデータ入力の処理します。 データを収集するこのプロセスを使用することがいくつかのシナリオを次に示します。

アンケート    アンケートを行うと、結果を格納するために必要なテーブルで Access データベースを作成して、アンケート フォームを作成するウィザードを使用して、結果をコンパイルし、アンケートの参加者に、メールにできます。 参加者の返信に、データベースに、アンケート データが自動的に保存されます。

進捗レポート    最新の在庫レベル状態や保留中の問題に関する最新の情報が、定期的に現在の情報が含まれるメッセージの電子メールを送信することを通知する、チームが維持できます。

イベントの管理    会議またはトレーニング、その他のイベントを整理する場合は、連絡先情報、出張費、宿泊の環境設定] を収集するために電子メール メッセージとして、1 つまたは複数のフォームを送信できます。 返信が自動的に処理する場合は、参加者はせずに通知するには、いつでもユーザー設定を変更するのし、常に最新のデータへのアクセスを決定するがあります。

この記事では、これを使用する必要があるで説明すると、ウィザードの使用を開始する方法を処理しの詳細については、さまざまな手順を実行できるように、ウィザードの指示に従って、最も情報を受け取る選択を行うことができます

注: 受信者がデータ収集フォームを送信する Hotmail や yahoo のいずれかを使用する場合に収集したデータを追加することはできません。

準備

電子メール メッセージを使用してデータを収集を初めての場合は、次の手順を実行します。

  1. 次のアプリケーションがコンピューターにインストールされていることを確認します。

    • Access 2007 または Access 2010 します。

    • Outlook 2007 または Outlook 2010 します。 Outlook を使用して電子メール メッセージを送信しているコンピューターにインストールして構成が必要です。 ある場合は、Outlook がインストールされているが、まだ構成されている、Outlook を起動し、Outlook のスタートアップ ウィザードの指示に従います。 ウィザードのヘルプは、Outlook のヘルプを参照してください。

    • InfoPath フォームを使用する場合、InfoPath 2007 があること、または以降 edition をインストールし、受信者が InfoPath が自分のコンピューターにインストールする必要もいることを確認します。

    • 電子メールの受信者が必要ですかは、InfoPath または表示して、フォームを編集できるようにするために、自分のコンピューターにインストールされている HTML 形式でサポートされている電子メール クライアントがあります。

      電子メール メッセージを使ってデータを収集するためのフォームは、Access フォームではありません。 InfoPath または HTML 形式で特別な形式が生成されます。

      貼り付け先のデータベースを特定します。 データベースは、.mdb または .accdb ファイル形式でできます。 さらに、.mde ファイルや .accde ファイルがサポートされます。 既存のデータベースを使用していない場合は、新しいを作成する必要があります。

  2. 特定するか、または電子メール応答からのデータが入力された状態を作成します。 既存のテーブルのデータを収集している場合は、テーブルがない読み取り専用とその内容を更新または追加するために必要な権限があることを確認します。

注: 添付ファイル、オート ナンバー型、OLE、および複数値フィールドの種類は、電子メール メッセージを使用して収集ことはできません。

データ コレクションの操作では、次の 2 つ以上のテーブルを読み込む場合、は、選択クエリを作成し、フォームのレコード ソースとして使用する必要があります。 クエリにすべての基になるテーブルから必要なフィールドが含まれていることを確認します。 既存のクエリを使用している場合、クエリが読み取り専用ではできませんが、その内容を更新または追加するために必要な権限があることを確認します。 2 つ以上のテーブルに基づくクエリの作成の詳細については、「クエリの概要」を参照してください。

次のような状況での新しいレコードとしてデータを保存します。

  • 場合は、データは、複数のテーブルに表示されます。

  • 場合は、追加先テーブルの主キー フィールドではありません。 主キーの値は、既存のレコードへのすべての返信をマップする必要があります。 先のテーブルには、主キー フィールドがない、すぐに追加してか、または既存のフィールドを主キーとして一意の値を持つを割り当てます。

  • 追加先テーブルには、すべてのレコードがない場合。 テーブルが含まれていない場合、ウィザードでは、レコードを追加する場合は、想定しています。

  • 受信者の電子メール アドレスが、データベース内のフィールドとして保存されていない場合。 レコードを更新するデータを収集するときにしてウィザードによって生成されたメッセージにアドレスを手動で入力できません。 [アドレス] フィールドが先テーブルであるか、テーブルと追加先テーブルのリレーションシップを持ちます。

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クイックガイド

  1. 収集したデータを格納するデータベースを開きます。

  2. 1 つのテーブルにデータを追加するには、ナビゲーション ウィンドウでテーブルを選択します。 複数の関連テーブルを作成するには、次の表にバインドされているクエリを選択します。

  3. ウィザードを起動するには、次のいずれかの操作を行います。

    • 外部データ] タブの [データの収集] で、[電子メールの作成] をクリックします。

    • テーブルまたはクエリを右クリックし、[収集し電子メールによるデータの更新] をクリックします。

      注: テーブルは、すべてのフィールドが含まれていないまたはオート ナンバー型、OLE オブジェクト、添付ファイル、または複数値を持つルックアップ フィールドの種類には、次のメッセージが表示されます、選択したテーブルまたはクエリがないフィールドをサポートする電子メールを使用してデータを収集する。.

テーブルにデータの収集をサポートするフィールドが含まれている場合、ウィザードを開始します。 追加先テーブルでは、追加して、データの更新をサポートする場合、ウィザードで電子メール メッセージを使ってデータを収集する必要な手順を実行できます。

質問が、プロセスの次の 7 つの主要な手順に従って必要があるの参照として次のセクションを使用します。

  1. 送信するデータ入力フォームの種類を選択します。

  2. 新しいデータを収集する、既存のデータを更新するかどうかを選択します。

  3. データを収集します。

  4. 自動または手動によるデータ処理を指定します。

  5. 受信者の電子メール アドレスを指定する方法を選択します。

  6. 確認し、[宛先のリストを指定します。

  7. 作成して電子メール メッセージを送信します。

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送信するデータ入力フォームの種類を選択します。

自分と受信者の使いやすさを基にフォームの種類を選択します。

HTML フォームの選択]    HTML フォームを表示および HTML をサポートする電子メール クライアントのすべてのユーザーを編集できます。

Microsoft InfoPath フォームの選択]    場合 InfoPath のみがお使いのコンピューターにインストールされているこのオプションが表示されます。 InfoPath しているすべての受信者が自分のコンピューターに Outlook がインストールされている場合にのみ、このオプションを選択します。 InfoPath フォームには、データを入力および編集環境では、します。

ウィザードのページに表示されるは、次に、目的のオブジェクトがのデータの更新をサポートしているかどうかに依存します。 オブジェクトが 2 つ以上のテーブルに基づくクエリ、またはウィザードの前提条件の場合は、主キー フィールドがない、またはすべてのレコードが含まれていないテーブルが、する、新しいレコードを追加して、フォーム フィールドを選択するように求められます。 その他のすべての場合は、ウィザードに追加またはフォーム フィールドを選択するように要求する前にデータを更新するかどうかを指定するように求められます。

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新しいデータを収集する、既存のデータを更新するかどうかを選択します。

データを操作するものを指定します。 受信者が 1 つの返信に送信することができますが、新しいレコードの数を使用しているフォームの種類に影響します。 データを更新するには、受信者が更新されるレコード数は、メッセージに含まれる入力済みのフォームの数を指定します。

注: 新しいレコードを追加するには、メッセージを作成したときに電子メール メッセージのアドレス] ボックスに電子メール アドレスを入力します。 既存のデータを更新するには、基になるテーブルまたはクエリ、または関連テーブル内のフィールドと受信者の電子メール アドレスを格納する必要があります。

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収集データを指定します。

フォームに含めるフィールドを選択する場合は、基になるテーブルまたはクエリ、フォーム内に存在するすべてのフィールドを含める必要はありません。 ただし、次の条件を満たす必要があります。

  • 必須のフィールド:    、アスタリスク (*) 記号の付いたフィールドは、必要なフィールドです。 新しいレコードを収集している場合、ウィザードが自動的にすべてのフィールドが必要なプロパティが[はい]に設定を追加します。 すべてのレコードは、フィールドが空白の必須入力をテーブルにレコードを追加するアクセスが失敗します。

  • サポートされていないフィールドの種類:    オート ナンバー型、添付ファイル、OLE オブジェクト、または複数値を持つルックアップ フィールドなど、フォームに特定のフィールドの種類を含めることはできません。

  • 主キー フィールド:    ただし、レコードを追加するときに、フィールドの値を入力できるユーザー指定した値が既に使用されている場合、その返信は処理されません。

    注: [フィールド プロパティ] で、含める各フィールドのラベルを指定し、をクリックして読み取り専用フィールドのデータを変更するのには、ユーザーがたくない場合。

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自動または手動によるデータ処理を指定します。

返信の処理を自動または手動を選択することができます。 自動処理、返信を受信すると、Outlook と Access 共同作業を行う、データベース内のリンク先テーブルにデータをエクスポートすることを意味します。 自動処理は、時間と労力を保存します。 手動で処理には、Outlook では、指定したフォルダーからのデータを Access でリンク先のテーブルに転送するエクスポート操作を開始するだけを意味します。

応答を返信、メールボックスに到達時に、次の条件が満たされた場合に限り、正常に先テーブルにエクスポートされます。

  • Outlook が既にお使いのコンピューターで実行されている必要があります。 Outlook が実行されていない場合、次回の Outlook を起動するを処理が開始します。

  • Access では、パスワードで保護されたことはできず、排他モードで開かれていません。 名またはデータベースの場所が、電子メール メッセージを送信するから変更されていません。

  • テーブルおよびクエリの名前と、フォームに含まれているフィールドのプロパティする必要がありますが変更されていないため、電子メール メッセージを送信します。

  • 追加、基になるテーブルとクエリの内容を更新する必要なアクセス許可が必要です。

    注: 自動処理に失敗した場合、問題を修正し、失敗した返信を手動でエクスポートします。 問題を解決した後、受信トレイに到達するすべての返信は、自動的に処理するのに進みます。

自動返信の処理を制御するプロパティを設定します。

別の Outlook フォルダーをウィザードの返信を処理する方法を指定] ページで、返信の保存場所を指定するのには、フォルダー名をクリックします。 フォルダーの選択] ダイアログ ボックスで、別のフォルダーを選ぶか、新しいフォルダーを作成するのには、新規作成] をクリックします。

変更または微調整の設定をインポートする [自動返信の処理を制御するプロパティを設定する] をクリックする場合で使用できるオプションについては、次の表を参照してください。

オプション

結果

メッセージを送信した相手に対して返信を破棄   

自動的に処理するメッセージの元の受信者から送信された返信だけの場合は、このチェック ボックスをオンにします。 他のユーザーからの返信は、宛先のフォルダーに格納されている場合が自動的に処理されません。

各受信者から複数の返信を承諾します。   

最初の返信を自動的に処理するには、各受信者からだけの場合は、このチェック ボックスをオンにします。 以降の 2 番目の返信は、宛先のフォルダーに格納されている場合が自動的に処理されません。

注: のみ、この設定は、返信の数と処理が 1 つの返信、内のレコードの数を制御します。 つまり、InfoPath フォームを送信する場合は、ユーザーは、1 つの返信に複数のレコードを送信することはし、アクセスを自動的に処理のすべてのレコードは、このチェック ボックスが選択されていない場合でもします。

既存のデータの更新プログラムのみを許可します。   

受信者は、InfoPath フォームを使用して、データを更新する、既存のレコードを更新プログラムのほかの新しいレコードを送信することができます。 既存のレコードを更新プログラムのみを処理するには、このチェック ボックスを選択します。

処理への返信の数    

返信を (からすべての受信者) を自動処理の合計数を入力します。 すべての返信を自動的に処理する場合は、テキスト ボックスに、5000 など、大きな値を入力します。 指定した価値に達すると、受信した返信は、宛先のフォルダーに格納されている場合が、自動的に処理されません。

日付と時刻を停止するには    

この電子メール メッセージの返信の自動処理を停止するときに指定します。 この日付と時刻は、先のフォルダーに保存されますが、自動的に処理されない以降に受信した返信を送ります。

[外部データ] タブの [データの収集] で、後でこれらのオプションを変更するのには返信の管理] をクリックします。 データ収集メッセージの管理] ダイアログ ボックスで、設定を変更するメッセージを選択し、[メッセージ オプション] をクリックします。 ダイアログ ボックスで変更したでは、そのメッセージを受け取ること後続のすべての返信に影響します。

手動で返信の処理

どの返信の処理を制御するには選ばないで自動処理] を選択します。 返信は Outlook で指定したフォルダーが選択されるまで、フォルダー内のすべての返信を右クリックし、ショートカット メニューで [ Microsoft Access データをエクスポート] をクリックします。

場合によってにも自動的に処理に失敗した返信を手動で処理する必要があります。

データをエクスポートする前に、次に注意してください。

  • Access データベースを排他モードで開くしないで、名またはデータベースの場所する必要がありますが変更されていないため、電子メール メッセージを送信する.

  • テーブルおよびクエリの名前と、フォームに含まれているフィールドのプロパティする必要がありますが変更されていないため、電子メール メッセージを送信します。

  • 追加、基になるテーブルとクエリの内容を更新する必要なアクセス許可が必要です。

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受信者の電子メール アドレスを指定する方法を選択します。

新しい情報のみを収集している場合は、2 つの方法で電子メール アドレスを指定できます。

  • Outlook の電子メール メッセージで電子メール アドレスを個別に入力するか、アドレス帳からアドレスを選択します。

  • テーブルまたはカレント データベースのクエリで、電子メール アドレス] フィールドを使用します。

    注: 既存のレコードを更新するデータを収集するときに表示されない、このダイアログ ボックスでは、受信者の電子メール アドレスをデータベース内のフィールドとして利用可能な最初にする必要がありますのでします。

Outlook で直接電子メール アドレスを入力します。

Outlook で、印刷の宛先を指定する場合は、プレビューし、送信する前にメッセージをカスタマイズすます。 電子メールにはメッセージの本文には、概要とフォームが含まれています。 フォームに変更しないことをお勧めします。 フォームの構造を変更すると、返信の処理中でない可能性があります。

データベース内のフィールドに格納されている電子メール アドレスを使用します。

[関連付けられたテーブルを選択するオプションは、関連するテーブルを指します。 表示またはデータベースのテーブル間のリレーションシップを編集する、データベース ツールリレーションシップ] をクリックして] タブの [リレーションシップ] グループ

リレーションシップについての詳細については、テーブルのリレーションシップの概要」を参照してください。

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確認し、[宛先のリストを指定します。

最後の主な手順には、プレビュー、電子メール メッセージをカスタマイズして、宛先一覧を微調整、およびデータ収集メッセージを送信しが含まれます。

作成して電子メール メッセージを送信します。

ウィザードのことを知らせる電子メール メッセージを作成できるようになりました返信の管理] を使って、電子メールの状態を表示する方法では、いくつかの警告メッセージが表示される場合があります。 次の表は、警告メッセージとその解決方法を実行できる操作について説明します。

警告が表示されます。 メッセージ

説明

一部のレコードには、指定した電子メール アドレス] フィールドで有効なアドレスがありません。 これらの行のデータは返されません。

選択した電子メール アドレス] フィールドには、null 値が含まれています。

すべてのレコードのデータを収集する場合は、ウィザードを終了し、電子メール アドレスを持つ null 値を置換します。 もう一度ウィザードを起動します。

データベースに排他ロックが現在があります。自動処理は、ロックが解除されるまでに失敗します。

データベースを排他モードで開かれているがあります。

返信を自動的にしている場合の処理、アクセスを追加またはデータベースを更新できないために、失敗した場合の処理を持つ排他ロックにします。 メッセージを送信した直後に非排他モードでデータベースを閉じて再び開く

これらの電子メール メッセージである機密データがあります。

既存のレコードを更新するデータを収集して、フォームを送信しようとしているは、既存のデータがあらかじめ入力がられます。

フォームの一部のフィールドには、重要なデータが含まれて場合に戻り、ウィザードの手順のフィールドを選択したをフォームから機密性の高いデータが含まれるフィールドを削除します。

プレビューするメッセージをカスタマイズすると、取引先企業と、宛先の選択、電子メール アドレス] フィールドをフィルターできます。 対応するチェック ボックスをオンに使用する電子メール アドレスを選択します。 無効な電子メール アドレスを一覧表示] ダイアログ ボックスを表示する場合は、一覧にアドレスのノートを作成して終了] をクリックします。 無効なアドレスを確認するために必要な修正を行い、メッセージは、[再します。

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