電子メールで収集したデータを Access データベースに追加する

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microsoft access 2007 または access 2010 を使用してメールを収集または更新することはできますが、マイクロソフト outlook 2007 または microsoft outlook 2010 を使ってください。Access では、データ収集フォームを作成し、フォームを電子メールメッセージで送信する手順について説明します。電子メールの受信者が完成したフォームを返す場合は、収集したデータを自動的に処理して、指定した Access データベースに保存することができます。このデータ収集メソッドは、通常、コピーと貼り付け、または手動のデータ入力プロセスに関係する時間と労力を節約できます。次の例では、このプロセスを使用してデータを収集することができます。

アンケート   アンケートを実行して結果をコンパイルするには、最初に、結果を保存するために必要なテーブルを持つ Access データベースを作成し、ウィザードを使用してアンケートフォームを生成し、アンケートの参加者にメールを送信します。参加者が返信すると、アンケートデータはデータベースに自動的に保存されます。

進捗レポート   最新のインベントリレベルの状態か、保留中の問題についての更新情報であるかにかかわらず、チームは現在の情報を含む電子メールメッセージを定期的に送信することで、通知を保持できます。

イベント管理   会議やトレーニングなどのイベントを開催する場合は、1つ以上のフォームを電子メールメッセージとして送信して、連絡先情報、旅行やホテルの設定などを収集できます。返信を自動的に処理することを選択した場合、参加者は通知を行うことなく、いつでも自分の設定を変更できます。また、意思決定を行うために、常に最新のデータにアクセスできるようになります。

この記事では、このプロセスを使用するために必要なものについて説明しています。ウィザードの使用を開始する方法については、ウィザードを実行するときに最も多くの情報を選択できるように、さまざまな手順についての詳細を示します。

注: 受信者が Hotmail または Yahoo のいずれかを使用してデータ収集フォームを送信した場合、収集したデータを追加することはできません。

準備

初めて電子メールメッセージを使ってデータを収集する場合は、次の手順を実行します。

  1. コンピューターに次のアプリケーションがインストールされていることを確認します。

    • 2007または access 2010 にアクセスします。

    • outlook 2007 または outlook 2010。電子メールメッセージの送信に使用するコンピューターに Outlook がインストールされていて構成されている必要があります。outlook がインストールされていてもまだ構成されていない場合は、outlook を起動し、outlook の起動ウィザードの指示に従って操作します。ウィザードの詳細については、「Outlook のサポート」を参照してください。

    • infopath フォームの使用を計画している場合は、infopath 2007 またはそれ以降のエディションがインストールされていることを確認し、受信者も自分のコンピューターに infopath をインストールしておく必要があります。

    • 電子メールの受信者には、フォームを表示および編集できるようにするために、コンピューターにインストールされている HTML 形式をサポートする InfoPath または電子メールクライアントが必要です。

      電子メールメッセージを使ってデータを収集するためのフォームは、Access フォームではありません。ウィザードによって、HTML 形式または InfoPath 書式のいずれかで特別なフォームが生成されます。

      ターゲットデータベースを識別します。データベースは .mdb または .accdb 形式のいずれかにすることができます。さらに、mde と .accde ファイルもサポートされています。既存のデータベースを使用したくない場合は、新規作成する必要があります。

  2. 電子メールの返信からデータを入力するテーブルを識別または作成します。データを収集する場合 既存のテーブルは、テーブルが読み取り専用でないことを確認します。また、コンテンツを追加したり更新したりするために必要な権限を持っています。

注: 電子メールメッセージを使用して、添付ファイル、オートナンバー型、OLE、および複数の値を持つフィールドの種類を収集できない

データ収集操作で2つ以上のテーブルが設定されている場合は、選択クエリを作成し、フォームのレコードソースとして使用する必要があります。クエリに、基になるテーブルから必要なすべてのフィールドが含まれていることを確認します。既存のクエリを使用している場合は、クエリが読み取り専用でないことを確認し、コンテンツを追加したり更新したりするために必要な権限を持っていることに注意してください。2つ以上のテーブルに基づいてクエリを作成する方法の詳細については、「クエリの概要」を参照してください。

次の状況では、データを新しいレコードとして保存します。

  • データに複数のテーブルが設定されている場合。

  • 変換先テーブルに主キーフィールドがない場合。各返信を既存のレコードにマップするには、主キーの値が必要です。変換先テーブルに主キーフィールドがない場合は、これを追加するか、一意の値を持つ既存のフィールドを主キーとして割り当てます。

  • コピー先のテーブルにレコードがない場合。テーブルが空の場合、ウィザードはレコードを追加することを前提としています。

  • 受信者の電子メールアドレスがデータベース内のフィールドとして保存されていない場合。レコードを更新するためにデータを収集するときに、ウィザードで生成されたメッセージのアドレスを手動で入力することはできません。[address] フィールドは、移動先のテーブル、またはコピー先のテーブルとリレーションシップを持つテーブル内に存在する必要があります。

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作業の開始

  1. 収集したデータが保存されるデータベースを開きます。

  2. データを1つのテーブルに追加するには、ナビゲーションウィンドウでテーブルを選択します。複数の関連テーブルを設定するには、これらのテーブルにバインドされているクエリを選択します。

  3. ウィザードを開始するには、次のいずれかの操作を行います。

    • [外部データ] タブの [データの収集] グループで、[電子メールの作成] をクリックします。

    • テーブルまたはクエリを右クリックし、[電子メールでデータを収集して更新] をクリックします。

      注: テーブルにフィールドが含まれていない場合、またはオートナンバー、OLE オブジェクト、添付ファイル、または複数値を持つルックアップフィールドの種類のみがある場合は、次のメッセージが表示されます。選択したテーブルまたはクエリには、電子メールを使用してデータを収集するためのフィールド.

テーブルにデータ収集をサポートするフィールドが含まれている場合は、ウィザードが起動します。コピー先テーブルでデータの追加と更新の両方がサポートされている場合は、ウィザードによって、必要な手順に従って電子メールメッセージを使ってデータを収集することができます。

次のセクションは、プロセスの次の7つの主要な手順を実行している可能性がある質問の参照として使用します。

  1. 送信するデータ入力フォームの種類を選択する

  2. 新しいデータを収集するか、既存のデータを更新するかを選択する

  3. 収集するデータを指定する

  4. 自動または手動のデータ処理を指定する

  5. 受信者の電子メールアドレスを指定する方法を選択します。

  6. 受信者のリストを確認して指定する

  7. 電子メールメッセージを作成して送信する

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送信するデータ入力フォームの種類を選択する

自分と受信者の使いやすさに基づいてフォームの種類を選択します。

HTML フォームを選ぶ   html フォームは、メールクライアントが html をサポートしているすべてのユーザーによって表示および編集できます。

[Microsoft InfoPath フォーム] を選ぶ   このオプションは、コンピューターに InfoPath がインストールされている場合にのみ表示されます。受信者がすべてのコンピューターに InfoPath と Outlook をインストールしている場合にのみ、このオプションを選択します。InfoPath フォームを利用すると、よりよいデータ入力と編集環境が提供されます。

次に表示されるウィザードページは、ターゲットオブジェクトがデータの更新をサポートしているかどうかによって異なります。オブジェクトが複数のテーブルに基づいたクエリである場合、または主キーフィールドを持たないテーブルであるか、レコードが含まれていない場合は、ウィザードは新しいレコードを追加することを前提としており、フォームフィールドを選択するように求められます。それ以外の場合は、フォームフィールドを選択するように要求する前に、データを追加または更新するかどうかを指定するように求めるメッセージが表示されます。

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新しいデータを収集するか、既存のデータを更新するかを選択する

データを操作する対象を指定します。使用しているフォームの種類によって、受信者が1つの返信で送信できる新しいレコードの数が影響を受けます。データを更新するときに、受信者によって更新する必要があるレコードの数によって、メッセージに含まれる事前に完了したフォームの数が示されます。

注: 新しいレコードを追加するには、メッセージの作成時に電子メールメッセージの [アドレス] ボックスに電子メールアドレスを入力します。既存のデータを更新するには、受信者の電子メールアドレスを、基になるテーブルまたはクエリのフィールドとして、または関連テーブルに保存しておく必要があります。

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収集するデータを指定する

フォームに含めるフィールドを選択する場合は、フォーム内の基になるテーブルまたはクエリに存在するすべてのフィールドを含める必要はありません。ただし、次の条件を満たしている必要があります。

  • 必須フィールド:   アスタリスク (*) 記号が付いたフィールドは必須フィールドです。新しいレコードを収集している場合、ウィザードには、必須プロパティが[はい]に設定されているすべてのフィールドが自動的に含まれます。レコードの必須フィールドが空白の場合は、レコードをテーブルに追加できません。

  • サポートされていないフィールドの種類:   オートナンバー型、添付ファイル、OLE オブジェクト、複数値を持つルックアップフィールドなど、フォームに特定のフィールドの種類を含めることはできません。

  • 主キーフィールド:   ただし、レコードを追加すると、ユーザーはフィールドに値を入力できるようになります。指定された値が既に使用されている場合、返信は処理されません。

    注: 各フィールドについて、[フィールドプロパティ] でラベルを指定し、ユーザーがそのフィールドのデータを変更しないようにするには、[読み取り専用] をクリックします。

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自動または手動のデータ処理を指定する

返信の自動または手動処理を選ぶことができます。自動処理とは、応答を取得したときに、Outlook と Access が連携して、データをデータベース内のコピー先のテーブルにエクスポートすることを意味します。自動処理により、時間と労力を節約できます。手動処理は、エクスポート操作を開始して、Outlook の指定されたフォルダーから Access のインポート先のテーブルにデータを転送することを意味します。

返信がメールボックスに届いた時点で次の条件が満たされていれば、返信は宛先テーブルに正常にエクスポートされます。

  • Outlook はコンピューターで既に実行されている必要があります。outlook が実行されていない場合、次に outlook を起動したときに処理が開始されます。

  • Access はパスワードで保護されている必要はなく、排他モードで開くことはできません。電子メールメッセージを送信した後に、データベースの名前または場所が変更されていないこと。

  • テーブルとクエリの名前とフォームに含まれるフィールドのプロパティは、電子メールメッセージを送信してから変更されていない必要があります。

  • 基になるテーブルとクエリの内容を追加または更新するには、必要なアクセス許可が必要です。

    注: 自動処理に失敗した場合は、問題を解決してから、失敗した返信を手動でエクスポートします。問題を解決した後、受信トレイに届く返信は、引き続き自動的に処理されます。

応答の自動処理を制御するプロパティを設定する

返信が格納されている別の Outlook フォルダーを指定するには、ウィザードの [返信の処理方法を指定してください] ページで、フォルダー名をクリックします。[フォルダーの選択] ダイアログボックスで、別のフォルダーを選択するか、[新規] をクリックして新しいフォルダーを作成します。

[プロパティの設定] をクリックして、インポート設定を変更または微調整する応答の自動処理を制御する場合は、次の表を参照して、使用可能なオプションについて説明します。

オプション

結果

メッセージを送信していないユーザーからの返信を破棄する   

メッセージの元の受信者によって送信された返信のみが自動的に処理されるようにする場合は、このチェックボックスをオンにします。他のユーザーからの返信は、宛先フォルダーに保存されますが、自動的には処理されません。

各受信者から複数の返信を受け取る   

各受信者の最初の返信のみを自動的に処理する場合は、このチェックボックスをオンにします。2番目以降の応答は、宛先フォルダーに保存されますが、自動的には処理されません。

注: この設定では、1つの返信内のレコードの数ではなく、処理される返信の数だけを制御します。つまり、InfoPath フォームを送信すると、ユーザーは1つの返信に複数のレコードを送信でき、このチェックボックスがオフになっていても、返信内のすべてのレコードが自動的に処理されます。

既存のデータの更新のみを許可する   

受信者が InfoPath フォームを使ってデータを更新すると、既存のレコードの更新に加えて、新しいレコードを送信できます。既存のレコードの更新のみを処理するには、このチェックボックスをオンにします。

処理する返信の数   

自動的に処理する返信 (すべての受信者からの) の合計数を入力します。すべての返信を自動的に処理する場合は、5000などの大きな値をテキストボックスに入力します。指定された値に達した後に受信した応答は、宛先フォルダーに保存されますが、自動的に処理されることはありません。

停止する日付と時刻   

この電子メールメッセージで応答の自動処理を停止するタイミングを指定します。この日付と時刻の後に受信した返信は、宛先フォルダーに保存されますが、自動的には処理されません。

これらのオプションを後日変更するには、[外部データ] タブの [データの収集] グループで [返信の管理] をクリックします。[データ収集メッセージの管理] ダイアログボックスで、設定を変更するメッセージを選択し、[メッセージのオプション] をクリックします。ダイアログボックスで行った変更は、そのメッセージに対して受信したすべての後続の返信に影響を与えます。

返信を手動で処理する

どの返信が処理されるかを制御するには、[自動処理] オプションを選択しないでください。返信は、フォルダー内の各返信を選択して右クリックし、ショートカットメニューの [ Microsoft access にデータをエクスポート] をクリックするまで Outlook の指定されたフォルダーに保存されます。

場合によっては、自動処理に失敗した返信を手動で処理する必要がある場合もあります。

データをエクスポートする前に、次の点に注意してください

  • Access データベースを排他モードで開くことはできません。また、電子メールメッセージを送信してから、データベースの名前または場所を変更してはいけません。

  • テーブルとクエリの名前とフォームに含まれるフィールドのプロパティは、電子メールメッセージを送信してから変更されていない必要があります。

  • 基になるテーブルとクエリの内容を追加または更新するには、必要なアクセス許可が必要です。

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受信者の電子メールアドレスを指定する方法を選択します。

新しい情報のみを収集している場合は、次の2つの方法で電子メールアドレスを指定できます。

  • Outlook の電子メールメッセージに電子メールアドレスを個別に入力するか、アドレス帳からアドレスを選びます。

  • 現在の Access データベースのテーブルまたはクエリの [電子メールアドレス] フィールドを使用します。

    注: 既存のレコードを更新するためにデータを収集するときに、受信者の電子メールアドレスをデータベース内のフィールドとして使用できるようにする必要があるため、このダイアログボックスは表示されません。

Outlook で直接電子メールアドレスを入力する

Outlook で受信者を指定している場合は、メッセージを送信する前にプレビューしてカスタマイズすることができます。電子メールメッセージの本文には、簡単な概要とフォームが含まれています。フォームに変更を加えないことをお勧めします。フォーム構造に変更を加えると、返信が処理されないことがあります。

データベース内のフィールドに格納されている電子メールアドレスを使用する

関連付けられているテーブルを選択するオプションは、関連するテーブルを参照します。データベースのテーブルリレーションシップを表示または編集するには、[データベースツール] タブの [リレーションシップ] グループで [リレーションシップ] をクリックします。

リレーションシップの詳細については、「テーブルのリレーションシップの概要」を参照してください。

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受信者のリストを確認して指定する

最後の主要な手順では、電子メールメッセージのプレビューとカスタマイズ、受信者リストの微調整、データ収集メッセージの送信を行います。

電子メールメッセージを作成して送信する

ウィザードによって、電子メールメッセージを作成できることが通知され、[返信の管理] コマンドを使用して電子メールの状態を表示する方法が示されます。次の表では、各警告とそれを解決するために実行できる操作について説明します。

警告 メッセージ

説明

S ソリューション

一部のレコードには、指定された電子メールアドレスフィールドに有効なアドレスが含まれていません。これらの行については、データは返されません。

選択した [電子メールアドレス] フィールドには、null 値が含まれています。

すべてのレコードのデータを収集する場合は、ウィザードを終了して、null 値を電子メールアドレスに置き換えます。次に、ウィザードをもう一度開始します。

現在、データベースに排他ロックが設定されています。ロックが解放されるまで、自動処理は失敗します。

このデータベースは排他モードで現在開いています。

応答を自動的に処理するように選択した場合、排他ロックが設定されているデータベースにはアクセスできないため、処理は失敗します。メッセージを送信した直後に非排他モードでデータベースを閉じてもう一度開きます。

これらの電子メールメッセージには、機密または機密性の高いデータが含まれている可能性があります。

既存のレコードを更新するためのデータを収集しています。送信しようとしているフォームは、既存のデータを使用して事前に完了します。

一部のフォームフィールドに機密データが含まれている場合は、ウィザードの手順に戻り、フィールドを選択し、機密データが含まれているフィールドをフォームから削除します。

メッセージをプレビューしてカスタマイズしたら、[電子メールアドレス] フィールドをフィルター処理して、受信者を選ぶことができます。対応するチェックボックスをオンにして、使用するメールアドレスを選びます。無効な電子メールアドレスを示すダイアログボックスが表示された場合は、リスト内のアドレスを書き留めて、[終了] をクリックします。無効なアドレスを確認し、必要に応じて修正を行い、メッセージを再送信します。

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