開催者と発表者のベスト プラクティス

オンライン会議を成功させるには、このトピックの提案を参考にしてください。

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会議を予約する

会議の準備をする

会議を進行する

会議を予約する

会議を予約する場合は、次の点を考慮します。

  • 招待状を送信する前に会議のオプションを確認します。特に、次の点について確認します。

    • プレゼンテーションを行う相手のグループが 40 人を超えるかどうか。

    • ネットワーク上にアカウントを持っていない人を招待するかどうか。

    • 機密の内容について話し合うかどうか。

    • 会議の前に他の人が配布資料を見たり編集したりできないようにするのかどうか。

      詳細については、「オンライン会議と電話会議のオプションを設定する」を参照してください。

  • 組織内の、Microsoft Lync Online をインストールしていない人を招待する場合、または組織外の人を招待する場合は、サポートされている他のクライアントの機能とインストール要件を確認します。詳細については、「Lync 2010 がインストールされていないコンピューターから参加する」を参照してください。

重要 Lync 会議を使用すると、さまざまな場所から効率よく共同作業できます。ただし、オンライン会議に双方向性を構築することは、招待者リストが大規模になるほど複雑になります。出席者が 1,000 人以上のオンライン会議向けに、Microsoft は、この種の会議を専門とするいくつかの企業とパートナーとして提携しています。連絡先情報など、各パートナーの詳細については、Microsoft Pinpoint Web サイトにアクセスして、"イベント サービス" を検索してください。

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会議の準備をする

会議を予約する場合は、次の点を考慮します。

  • 正式なプレゼンテーションが行われる予定の場合は、会議の進行中に質問を管理するための 2 人目の発表者を用意しておきます。

  • 複数の形式を使って資料を示すことを検討します。 PowerPoint プレゼンテーション、アプリケーションの共有、対話式の投票、ホワイトボードを使った演習を組み合わせることによって、参加者の注意を引き付けておくことができます。

  • Web カメラ ビデオを用意して、参加者の関与を強めることを検討します。

  • 会議に電話会議を使う予定の場合、発表者は、電話の発信者をミュートにするためのキー パッド コマンドに慣れておくことも必要です。

  • 一般的に、ヘッドセットの方がスピーカーフォンまたは携帯電話よりも音質が良いため、プレゼンテーションを行うときにはヘッドセットを使うようにします。

  • 音質を最大限に良くするために、使っているデバイスが Lync Online 用に最適化されていることを確認します。最適化されたデバイスの一覧については、「Microsoft Lync 2010 の電話とデバイス」を参照してください。

  • 会議の開始にあたってのオリエンテーション用のスライドを準備して、参加者に質問の仕方と音声の管理方法を通知します。

会議を開始する直前には:

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会議を進行する

会議中には、次のように行います。

  • 簡単に自己紹介し、議題について説明した後、会議の全般的な流れを説明して、会議の内容と発表者とのやり取りの方法を参加者が理解できるようにします。

  • 個々の参加者を管理したり、参加者とやり取りしたりするには、参加者の名前を右クリックしてから、目的のコマンドを選びます。

  • コンピューター オーディオの音質を最大限に良くするために、発言するとき以外は回線をミュートにしておくことを参加者に依頼します。主催者や発表者がそれぞれの参加者をミュートにすることもできます。

  • 会議の参加者一覧で次のインジケーターをモニタリングします。

    • 通信妨害を引き起こしているオーディオ デバイス (該当する場合)

    • 音声、ビデオ、または共有接続が困難な参加者

詳細については、「発表者としての会議の開催」を参照してください。

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