適用または SharePoint Server 2016 でサイトのドキュメントの削除ポリシーを削除します。

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組織は、一定期間ドキュメントを保持する必要がある法令遵守、法的事項、その他の規制の対象であることが多いです。ただし、必要な期間を超えてコンテンツを保持すると、法律的なリスクとなる場合があります。このため、組織がサイトに対してドキュメント削除ポリシーを作成している場合があります。たとえば、一般的なビジネス ドキュメントは、作成されてから 5 年で削除する必要がある可能性があります。

組織によって、次のようなドキュメント削除ポリシーがあります。

  • 必須サイトの所有者で必須ポリシーが含まれ、サイトに自動的に適用されます停止ことはできません。

  • 既定既定のポリシーは、サイトに自動的に適用されますが、サイト所有者ことができます。

    • 使用可能な場合は、別のポリシーを選択する。

    • ポリシーがサイト内のコンテンツに関係しない場合は、ポリシー全体からオプトアウトする。

  • 必須どちらも既定この例では、ポリシーが自動的に適用されていないサイトにし、サイトの所有者は、1 つを適用するアクションを実行する必要があります。

ドキュメント削除ポリシーには、1 つ以上のルールが含まれる場合があります。たとえば、1 つのルールでは、ドキュメントが作成されてから 1 年でドキュメントを削除すると言われる場合がありますが、別のルールでは、ドキュメントが最後に変更されてから 1 年でドキュメントを削除すると言われる場合があります。ポリシーに複数のルールがある場合は、サイトへの適用に最適なルールを選択することができます。削除ルールは、サイト内のすべてのライブラリに適用されます。1 つのポリシーと 1 つのルールのみを、サイト内で同時にアクティブにすることができます。ポリシーのように、ルールは既定で設定できるため、ポリシーが適用されると、ルールは自動的に適用されます。

最後に、ドキュメント削除ポリシーが継承されます。サイトに対してポリシーまたはルールを選択すると、その選択はすべてのサブサイトで継承されます。ただし、サブサイトの所有者は、異なるポリシーまたはルールを選択して、継承を解除することができます。ポリシーまたはルールを選択する場合、サイトの下にあるサブサイトのコンテンツを考慮します。

サイト コレクションで使用可能なドキュメント削除ポリシーを表示する

組織は、別のサイト コレクションに異なるポリシーを割り当てることができます。サイト コレクション レベルでは、サイト コレクションの所有者が、そのサイト コレクションに利用可能なドキュメント削除ポリシーのすべてを表示できます。ポリシーは、サイト コレクション テンプレート (ゆえに、このテンプレートから作成されたすべてのサイト コレクション) に対して、またはこの特定のサイト コレクションに対して有効にされている可能性があります。

  1. 右上隅にあるサイト コレクションのトップレベル サイトで、[設定] (歯車アイコン)、[サイトの設定] の順に選択します。

  2. [サイト コレクションの管理]、[ドキュメント削除ポリシー] の順に選択します。

    注: サイト コレクションにポリシーを割り当てられている場合を除き、ドキュメントの削除ポリシーのリンクは表示されません。ポリシーをサイトに割り当てられている直後に、リンクが表示も、-、24 時間の遅れからドキュメントの削除ポリシーのリンクが表示されたときに割り当てられたポリシーのときにすることがあります。

  3. このページでは、次を表示することができます。

    • 現在、割り当てられているポリシーと関連付けられたルール。ポリシーを選択して、右側のウィンドウにルールを表示します。

    • 既定のポリシー。該当する場合は、[既定] 列に [はい] が表示されます。

    • ポリシーが [必須] として割り当てられている場合は、メッセージが一覧の下に表示されます。

サイト コレクションに割り当てられたドキュメントの削除ポリシー

この一覧は、使用可能なポリシーとルールのすべてを表示する、サイト コレクションの所有者に対してのみ表示されます。ポリシーを適用するには、次のセクションを参照してください。

サイトにドキュメント削除ポリシーを適用または削除する

サイトの所有者またはサイト コレクションの所有者として、組織は、サイトに適用するか、または全体からオプトアウトできるポリシーを作成している場合があります。

  1. サイトの右上隅] で [歯車のアイコン] の設定を選択 >サイトの設定します。

  2. [サイト コレクションの管理]、[ドキュメント削除ポリシー] の順に選択します。

    注: サイト コレクションにポリシーを割り当てられている場合を除き、ドキュメントの削除ポリシーのリンクは表示されません。ポリシーをサイトに割り当てられている直後に、リンクが表示も、-、24 時間の遅れからドキュメントの削除ポリシーのリンクが表示されたときに割り当てられたポリシーのときにすることがあります。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • ポリシーを適用するポリシーを選択する > ポリシーでルールを選択 >を保存します。

      1 つのポリシーと 1 つのルールのみを、サイト内で同時にアクティブにすることができます。組織では、選択できる複数のポリシーとルール、または 1 つのポリシーとルールのみを提供する場合があります。

      [ポリシーの選択] オプション

    • ポリシーを停止する] を選択脱退: メモを削除するすれば>を保存します。

      サイト所有者として、ポリシーがサイト内のコンテンツに適用できないと判断した場合、ドキュメント削除ポリシーからオプトアウトできます。ただし、[必須] としてマークされているポリシーからオプトアウトすることはできません。

      [オプト アウト] オプション

ドキュメント削除ポリシーが他のポリシーを上書きする

サイトは、コンテンツを保持および削除するその他のポリシーを使用することがあります。

  • サイト コレクションのコンテンツ タイプのポリシー

  • リストまたはライブラリの情報管理ポリシー

リストまたはライブラリのコンテンツ タイプのポリシーまたは情報管理ポリシーを既に使用しているサイトにドキュメントの削除ポリシーを適用する場合、ドキュメントの削除ポリシーが有効なときに、それらのポリシーは無視されます。その他のポリシーは無視され、このサイトのコンテンツは、ドキュメントの削除ポリシーを使用してメッセージが表示されます。

つまり、構造化コンテンツ (情報管理ポリシーとコンテンツ タイプのポリシー) または非構造化コンテンツ (ドキュメント削除ポリシー)、またはそのどちら用でもないポリシーのみを使用するサイトを計画する必要があります。ドキュメント削除ポリシーからオプトアウトする場合、警告は表示されず、その他のタイプのポリシーは引き続き機能します。

サイト ポリシーは、ドキュメント削除ポリシーの影響を受けません。

コンテンツ タイプのポリシーが無視されているかどうかを判断する

サイトがコンテンツ タイプのポリシーを使用していて、このメッセージが表示された場合、これらのポリシーは有効ではなくなっています。コンテンツ タイプのポリシーを復元するには、使用可能なオプトアウト オプションがある場合、前で説明されているように、サイトからドキュメント削除ポリシーを削除できます。オプトアウトするオプションがない場合、ドキュメント削除ポリシーは必須であり、組織の法令遵守責任者に連絡する必要があります。

  1. 右上隅で、[設定] (歯車アイコン)、[サイトの設定] の順に選択します。

  2. [サイトの管理]、[コンテンツ タイプ ポリシーのテンプレート] の順に選択します。

    ドキュメント削除ポリシーが使用されるサイトでの警告

情報管理ポリシーが無視されているかどうかを判断する

サイトが情報管理ポリシーを使用していて、このメッセージが表示された場合、これらのポリシーは有効ではなくなっています。情報管理ポリシーを復元するには、使用可能なオプトアウト オプションがある場合、前に説明されているように、サイトからドキュメント削除ポリシーを削除できます。オプトアウトするオプションがない場合、ドキュメント削除ポリシーは必須であり、組織の法令遵守責任者に連絡する必要があります。

  • リストまたはライブラリの場合、リボン上で、[ライブラリ] タブ、[ライブラリの設定]、[権限と管理]、[情報管理ポリシーの設定] の順に選択します。

    ドキュメント削除ポリシーが使用されるサイトでの警告

詳細情報

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