連絡先管理 Access データベーステンプレートを使用する

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名前、住所、電話番号、その他の情報を記録するには、 Access 2007 の連絡先管理データベーステンプレートを使用します。この新しいバージョンの Access テンプレートでは、各連絡先を分類したり、電子メールメッセージを送信したり、アドレスのマップを作成したりすることもできます。

連絡先管理データベース

データベースを使用する

この記事では、連絡先管理データベーステンプレートを使用するための基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

  • 初めてデータベースを開くと、[作業の開始] ページが表示されます。次にデータベースを開いたときにこのページが表示されないようにするには、[このデータベースを開いたときに作業を開始する] チェックボックスをオフにします。

    [作業の開始] ページを閉じて、データベースの使用を開始します。

  • すべてのデータベースコンテンツが有効になっていることを確認するには、次の手順を実行します。

    1. メッセージ バーの [オプション] をクリックします。

    2. [Microsoft Office セキュリティ オプション] ダイアログ ボックスで、[このコンテンツを有効にする] をクリックし、[OK] をクリックします。

      データベースのコンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」を参照してください。

Microsoft Office Outlook 2007から連絡先を追加する

Office Outlook 2007を使用している場合は、情報を再入力しなくても、そのプログラムから連絡先を追加できます。

  1. [連絡先リスト] フォームで、[ Outlook から追加] をクリックします。

  2. [追加する名前の選択] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選びます。

  3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先を検索する

[クイック検索] ボックスでは、連絡先リストフォームの連絡先をすばやく見つけることができます。

  • [連絡先リスト] フォームの [クイック検索] ボックスに、検索するテキストを入力し、enter キーを押すか、[移動] をクリックします。

    Access では、リストをフィルター処理して、検索したテキストが含まれているレコードのみを表示します。全リストに戻るには、[すべてのレコードを表示] をクリックします。

列を表示または非表示にする

[連絡先リスト]フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。表示するフィールドを変更するには、次の操作を行います。

  1. [フィールドの表示/非表示] をクリックします。

  2. [の再表示] ダイアログボックスで、目的の列の横にあるチェックボックスをオンにします。列を非表示にするには、チェックボックスをオフにします。

レポートを表示する

連絡先管理データベースには、ディレクトリ電話帳という2つのレポートが含まれています。レポートを表示するには:

  • ナビゲーションウィンドウの [レポート] で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成することができます。詳細については、記事「簡単なレポートを作成する」を参照してください。

連絡先の詳細を表示する

[連絡先の詳細] フォームでは、各連絡先についての詳細情報を表示したり、入力したりできます。連絡先の詳細フォームを表示するには、次の操作を行います。

  • [連絡先リスト] フォームで、表示する連絡先の横にある [開く] をクリックします。

画像を追加する

[連絡先の詳細] フォームで、連絡先の画像を追加できます。

  1. 図枠の下にある [ +/-イメージ] をクリックします。

  2. [添付ファイル] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。

  3. [ファイルの選択] ダイアログボックスで、ファイルが格納されているフォルダーを参照します。

  4. 追加するファイルを選択し、[開く] をクリックします。

  5. [添付ファイル] ダイアログ ボックスで [OK] をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなどのさまざまなファイルの種類を含め、各連絡先に複数のファイルを添付できます。

連絡先の住所の地図を表示する

連絡先の住所を入力している場合は、[連絡先の詳細] フォームで、その場所の地図を表示できます。

  • [クリックしてマップ] をクリックします。

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