連絡先グループ (配布リスト) を使用したメッセージの送信

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プロジェクト チーム、委員会、単なる友人グループなどに電子メールを書く場合、1 つずつ名前を追加するのではなく、複数のユーザーに電子メールを送信するには、連絡先グループを使用します。

連絡先グループを作成する

  1. ナビゲーション バーで [連絡先] をクリックします。

  2. [個人用の連絡先] から、連絡先グループの追加元を選択します。この例では、[連絡先] をクリックします。

  3. [ホーム]、[新しい連絡先グループ] の順にクリックします。

  4. [連絡先グループ] タブの [名前] ボックスにグループ名を入力します。

  5. [メンバーの追加] をクリックし、アドレス帳または連絡先リストからユーザーを追加します。アドレス帳または連絡先に表示されていないユーザーを追加するには、ユーザーを連絡先として作成または追加します

  6. [保存して閉じる] をクリックします。

連絡先グループにメール メッセージを送信する

  1. [ホーム]、[新しい電子メール] の順にクリックします。

  2. 新しいメール メッセージで、[宛先] をクリックします。グローバル アドレス帳が Outlook の既定のアドレス帳として設定されます。ただし、アドレス帳を変更することができます。アドレス帳を変更するには、[アドレス帳] で、下矢印をクリックし、別のアドレス帳を選択します。

  3. [検索] ボックスに、連絡先グループの名前を入力します。

  4. 名前をダブルクリックして、[宛先] ボックスに追加し、[OK] をクリックします。

さらに詳しく

連絡先グループを作成する

電子メール メッセージの名前のリストから連絡先グループを作成する

Excel の連絡先リストから連絡先グループを作成する

BCC の受信と送信

メールを同じグループに繰り返し送る場合、配布リストを使うと時間を節約できます。

Outlook では連絡先グループと呼ばれています。

グループにメールを送るたびに全員のアドレスを入力しなくても、連絡先グループの名前を入力すればいいのです。

その方法をご紹介します。

[連絡先] をクリックし、リストを保存する連絡先フォルダーを選んで、[新しい連絡先グループ] をクリックします。

[新しい連絡先グループ] コマンドが使えない場合は、別の連絡先フォルダーで試してみます。

それでもだめなら、ビデオ 2 でほかの方法をご確認ください。

連絡先グループの名前を入力し、メンバーを追加します。

メンバーは Outlook の連絡先やアドレス帳から追加できます。新しい連絡先を作ることもできます。

[名前のみ] が選ばれていることを確認してください。そして名前を選び、[メンバー] をクリックして追加します。

Shift キーまたは Ctrl キーを押したまま、複数の名前を選ぶこともできます。

メンバー リストにメール アドレスを直接入力してもかまいません。

メール メッセージなど、他の場所からコピーすることもできます。

名前を追加し終わったら [OK] をクリックします。名前とアドレスが連絡先グループに追加されます。

追加し忘れた人がいても大丈夫です。後でいつでも追加できます。[保存して閉じる] をクリックします。

フォルダー リストに連絡先グループが表示されていれば、他の連絡先と同じように使えます。

メールでグループを使うには、[宛先] 行に連絡先グループの名前を入力します。

プラス記号をクリックするとグループのメンバー全員が表示されます。そのままでもかまいません。[送信] をクリックします。

メンバーが受信したメールの [宛先] 行には、手作業で入力したのと同じように他のメンバーのアドレスが表示されます。

Bcc を使えば、受信者に他のメンバーの名前が表示されません。

Bcc の使い方については、コースのまとめをご覧ください。

連絡先グループを作った後は、

連絡先フォルダーにある連絡先グループをクリックして、メンバー リストの確認や編集ができます。

メンバーの追加や削除もできます。削除は、メンバーを選んで Delete キーを押します。

連絡先グループ全体を削除する場合は、[グループの削除] をクリックします。

もう 1 つ、連絡先グループを関係者と共有したい場合は、[グループ転送] をクリックします。

グループを Outlook の連絡先として送信できます。

連絡先ファイルがユーザーのメール システムで拒否されたら、[インターネット形式] をクリックしてテキスト ファイルで送信します。

連絡先ファイルが添付された新しいメッセージが開きます。

受信者は、Outlook 連絡先ファイルを自分の連絡先フォルダーにドラッグできます。

連絡先グループはとても便利です。

特にメール アカウントと関連付けて連絡先フォルダーに連絡先グループを作ると

メールを使えるところならどこでも、連絡先フォルダーを使えるので便利です。

たとえば、Outlook Web App を使えば、Outlook で作成した連絡先グループを別のコンピューターでも使えます。

ただし、Outlook でご自分のメール アカウントが含まれた連絡先グループを使えない場合は、別の方法を使ってください。

次は、分類項目を使った連絡先グループについてご説明します。

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