連絡先グループまたは配布リストを作成する

連絡先グループまたは配布リストを作成する

プロジェクト チーム、委員会または単に友人グループなどに電子メールを書く場合、都度名前を追加することなく複数のユーザーに電子メールを送信するには、連絡先グループ (以前の ”配布リスト”) を使用します。連絡先グループを作成する方法は、以下のとおりです。

[連絡先グループ] ダイアログ ボックス

Mac の連絡先グループの詳細については、「Outlook for Mac で連絡先グループを作成する」を参照してください。

  1. ナビゲーション バーで [連絡先] をクリックします。

    • Outlook 2013: ユーザー

    • Outlook 2016: ユーザー

  2. [個人用の連絡先] から、連絡先グループの追加元を選択します。この例では、[連絡先] をクリックします。

  3. [ホーム]、[新しい連絡先グループ] の順にクリックします。

  4. [連絡先グループ] タブの [名前] ボックスにグループ名を入力します。

  5. [メンバーの追加] をクリックし、アドレス帳または連絡先リストから連絡先を追加します。

    メンバーを新しいグループに追加する

    注: [アドレス帳] または [連絡先] にないユーザーを追加するには、そのユーザーを連絡先として作成または追加します

  6. [保存して閉じる] をクリックします。

    新しい連絡先グループの使用方法の詳細については、「連絡先グループに電子メールを送信する」を参照してください。

同じグループの人にいつも電子メールを送信しているのであれば、以前に送信した電子メールを利用してすべての受信者を含む連絡先グループ (これまで配布リストと呼ばれていたもの) を作成できます。作成後、次にそのグループに連絡を取りたいとき、あるいはそのグループとの会議を予定するとき、1 人ずつ宛先に追加しなくても、メッセージの [宛先] 行に連絡先グループを追加するだけで済みます。

  1. 連絡先グループに含めたい人に宛てて以前に送信した電子メールを開きます。

  2. マウスを使って [宛先] または [Cc] ボックスにある名前をすべて強調表示します。

    メール メッセージでユーザーを選択する

  3. 選択した状態で右クリックしてから [コピー] をクリックするか Ctrl+C を押します。

  4. Outlook では、(開いた電子メール メッセージではなく) [ひと] をクリックします。

    ヒント:  連絡先リストが表示されない場合は、[ひと] を再度クリックします。

    [ユーザー] をクリックする

  5. [ホーム]、[新しい連絡先グループ] の順にクリックします。

    [ホーム] タブの [新しい連絡先グループ] をクリックする

  6. 特別プロジェクト」などの連絡先グループ名を入力します。

  7. [メンバーの追加]、[Outlook の連絡先から] の順にクリックします。

    Outlook の連絡先から新しいメンバーを追加する

  8. 開いたウィンドウの [メンバー] ボックス内側で右クリックし、[貼り付け] をクリックするか Ctrl+V を押します。

  9. [OK] をクリックします。

    電子メールからコピーした人が、連絡先グループのメンバー リストとして表示されます。

    新しい連絡先グループにメンバーが含まれるようになった

  10. [保存して閉じる] をクリックします。

連絡先グループは、個々の連絡先とともに連絡先のリストに表示されます。リスト ビューの名前の左に表示されるアイコンで、個人かグループかを見分けることができます。カードのアイコンは個別の連絡先で、人のアイコンは連絡先グループです。

人のアイコンは連絡先グループを表し、カードのアイコンは個人を表す

最後に、後で連絡先グループに人を追加したり、連絡先グループから人を削除したりできます。

Excel スプレッドシートにビジネス関係の連絡先、または個人的な連絡先が多数保持されている場合は、これらを Outlook に直接インポートできます。

インポートしたら、インポートした連絡先情報を使って連絡先グループ (旧 “配布リスト”) を作成できます。連絡先グループを使うと、連絡先の名前を毎回個別に追加しなくても、電子メールや会議の招待状を送信できます。

Outlook では Excel の連絡先リストから連絡先グループを自動的に作成することができません。ただし、次の 4 つの手順に従って、この作業を実行できます。

  1. 連絡先データをインポートする準備を整えます。

  2. 情報をインポートします。

  3. Excel スプレッドシートの列を適切な Outlook フィールドに対応付けます。

  4. 連絡先グループを作成します。

手順 1: Excel の連絡先情報を Outlook にインポートできるファイルに保存する

複数のシートを含むワークブックは Outlook にインポートできませんが、コンマ区切り (.csv) ファイルをインポートできます。ここでは、ワークブックを .csv ファイルとして保存する方法を示します。

  1. ワークブックで、インポートする連絡先情報が含まれたワークシートをクリックします。

  2. [ファイル]、[名前を付けて保存] の順にクリックします。

  3. ファイルの保存場所を選びます。

  4. [ファイルの種類] ボックスで [CSV (MS-DOS) (*.csv)] を選び、ファイル名を指定して [保存] をクリックします。

  5. “複数のシートを含むワークブックは、選んだファイル タイプに格納されない” というメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。このメッセージは CSV ファイルの制限を示すものであり、元のワークブック (.xlsx ファイル) には何も起こりません。

  6. “ワークブックの一部の機能が失われる可能性がある” というメッセージが表示されたら、[はい] をクリックして、現在のワークシートを CSV ファイルとして保存します。元のワークブック (.xlsx ファイル) が閉じますが、このファイルは変更されていません。

  7. CSV ファイルを閉じます。

これで、Excel の作業は終了しました。Outlook インポート プロセスを開始できます。

手順 2: インポートを開始する

  1. Outlook で、[ファイル] の [開いてエクスポート] で、[インポート/エクスポート] をクリックします。

    インポート/エクスポート

    インポート/エクスポート ウィザードが開始します。

  2. [他のプログラムまたはファイルからのインポート] を選び、[次へ] をクリックします。

    インポート/エクスポート ウィザード

  3. [テキスト ファイル (コンマ区切り)] を選択し、[次へ] をクリックします。

  4. [参照] をクリックし、保存された CSV ファイルを検索します。

  5. [オプション] で、重複 (既存の連絡先) を置き換えるのか、重複する連絡先を作成するのか、それとも重複をインポートしないのかを選択します。ここでは注意事項をいくつか示します。

    • Outlook で連絡先の名前または他の一部のフィールド (マップに関する以下のセクションを参照) に関する一致が見つかった場合、重複を置き換えると、既存の連絡先が削除されます。Outlook 内に同じ連絡先の情報が既に保持されている場合は、重複を作成するように選びます。

    • 重複を作成する方が安全です。重複は後でクリーンアップできます。

    • Outlook 内の既存の連絡先の情報が、インポートしたファイル内の連絡先と同じであることが確実な場合は、重複をインポートしないように選択できます。Outlook には新しい連絡先のみがインポートされます。

  6. [次へ] をクリックし、インポートした新しい連絡先の格納場所を選びます。既定では [連絡先] が選択されています。別のフォルダーを選ぶ場合は、スクロールして、使うフォルダーを検索します。

  7. [次へ] をクリックします。

  8. [“MyContacts.csv” のインポート] (お使いのファイル名) の横のチェック ボックスがオンになっていることを確認します。

  9. [完了] はまだクリックしないでください。CSV ファイルの列の一部を Outlook の連絡先フィールドに "対応付ける" 必要があるためです。

手順 3: CSV ファイルの列を Outlook の連絡先フィールドにマッピングする

  1. [フィールドの一致] ボタンをクリックします。[フィールドの一致] ボックスが表示されます。

    • [開始] に、CSV インポート ファイルの列名が表示されます。

    • [終了] に、Outlook が連絡先に使う標準フィールドが表示されます。CSV ファイルの列と一致する列がある場合は、[元のフィールド] に表示されます。

      [フィールドの一致] ダイアログ ボックス

  2. 手動での対応付けが必要になることがあります。たとえば、次の例では、インポート ファイルの [自宅電話] 列に連絡先の自宅電話番号が格納されています。Outlook にはこの列との完全一致がありません。Outlook では代わりに [自宅電話番号] フィールドを使っています。

    インポート ファイルのフィールドを Outlook のフィールドに対応付ける

  3. 左側ウィンドウの [自宅電話] をドラッグして、右側ウィンドウの [自宅電話番号] にドロップします。

    [自宅電話] が [元のフィールド] 列に表示されます。

    正しく対応付けられたフィールド

  4. 左側ウィンドウの残りの値を右側ウィンドウの Outlook フィールドに 1 つずつドラッグします。たとえば、連絡先の住所タイプに応じて、[住所] を [番地 (自宅)] または [番地 (会社)] にドラッグできます。

  5. [OK] をクリックし、[完了] をクリックします。

    これで、連絡先が Outlook に正常にインポートされました。

    連絡先

連絡先が Outlook に取り込まれたので、残りの手順は連絡先グループの作成のみです。

手順 4: 連絡先グループを作成する

  1. [連絡先] をクリックします。

    [ユーザー] をクリックする

  2. [個人用の連絡先] から、連絡先グループの追加元を選択します。この例では、[連絡先] をクリックします。

  3. [ホーム]、[新しい連絡先グループ] の順にクリックします。

    [ホーム] タブの [新しい連絡先グループ] をクリックします。

  4. [連絡先グループ] タブの [名前] ボックスにグループ名を入力します。

  5. [メンバーの追加]、[Outlook の連絡先から] の順にクリックします。

  6. Ctrl キーを押したまま、インポートした連絡先をクリックし、[メンバー] をクリックして、連絡先を連絡先グループに追加します。

  7. [OK] をクリックします。

  8. [保存して閉じる] をクリックします。

関連項目

連絡先グループに連絡先を追加する

ナビゲーション バーに表示される内容を変更する

Outlook 2010 では、連絡先グループに含めることができる名前の数に制限はありません。

連絡先グループを作成する

  • 新しい名前またはアドレス帳の名前を含む連絡先グループを作成する    

    1. [連絡先] の [ホーム] タブにある [新規作成] で、[新しい連絡先グループ] をクリックします。

      リボンの [新しい連絡先グループ] コマンド

    2. [名前] ボックスに、連絡先グループの名前を入力します。

    3. [連絡先グループ] タブの [メンバー] グループで、[メンバーの追加]、[Outlook の連絡先から] の順にクリックして、[アドレス帳から] または [新しいメールの連絡先] をクリックします。

    4. 新しいメールの連絡先を追加する場合は、[新しいメンバーを追加] ダイアログ ボックスにユーザーの情報を入力してください。

      Outlook の連絡先またはアドレス帳からメンバーを追加する場合は、次の操作を行います。

      1. [アドレス帳] ドロップダウン リストで、連絡先グループに追加するメール アドレスが含まれるアドレス帳をクリックします。

      2. 名前のリストで目的の名前をクリックして、[メンバー] をクリックします。異なるアドレス帳にある名前を同じ連絡先グループに追加することができます。

    5. 連絡先グループを追加するユーザーごとにこの操作を行って、[OK] をクリックします。

      連絡先グループが、指定した名前の [連絡先] フォルダーに保存されます。

  • メール メッセージから名前をコピーして連絡先グループを作成する    

    1. 名前をコピーするメッセージで、[To] または [Cc] ボックスの名前をクリックします。

    2. 選択内容を右クリックして、[コピー] をクリックします。

    3. [メール] の [ホーム] タブの [新規作成] グループで、[新しいアイテム]、[追加アイテム]、[連絡先グループ] の順にクリックします。

    4. [名前] ボックスに、連絡先グループの名前を入力します。

    5. [連絡先グループ] タブの [メンバー] グループで、[メンバーの追加] をクリックしてから、[Outlook の連絡先から] または [アドレス帳から] のどちらかをクリックします。

    6. [メンバーの選択] ダイアログ ボックスの下にある [メンバー] ボックスを右クリックして、[貼り付け] をクリックします。

注:  メンバーを連絡先グループに追加する場合に、必ずしもそのメンバーがアドレス帳にある必要はありません。メンバーの名前とメール アドレスは、元のメール メッセージからコピーして貼り付ける際に含まれます。

受信したメッセージに使用する連絡先グループが含まれる場合、その連絡先グループを連絡先に保存することができます。

  1. 連絡先グループが含まれるメッセージを開きます。

  2. [To] または [CC] ボックスで、連絡先グループを右クリックして、[Outlook の連絡先に追加] をクリックします。

連絡先グループの名前を表示する

次のいずれかの操作を行います。

  • アドレス帳に名前を表示する

    1. 新しいメッセージで [To] をクリックします。

    2. [アドレス帳] ドロップダウン リストで、情報が必要な連絡先グループが含まれるアドレス帳をクリックします。

      ヒント: 適切な連絡先グループが表示されない場合は、最初にアドレス帳を追加 しなければならない可能性があります。

    3. 連絡先グループの名前を参照するか、[検索] ボックスに入力します。

    4. [名前] のリストで目的の連絡先グループを右クリックして、[プロパティ] をクリックします。

  • メッセージまたは会議出席依頼のヘッダーに名前を表示する

    1. [To] ボックスで、連絡先グループの名前の横にあるプラス記号 (+) をクリックします。

      注:  展開されたリストを、もう一度そのメッセージ内で折りたたむことはできません。

  1. [連絡先] で、連絡先グループを開きます。

    注:  連絡先グループは、リスト ビュー内で連絡先グループ 配布リスト アイコンが付いています。

  2. 次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

    • アドレス帳または連絡先フォルダーからアドレスを追加する    

      1. [連絡先グループ] タブの [メンバー] グループで、[メンバーの追加] をクリックしてから、[Outlook の連絡先から] または [アドレス帳から] をクリックします。

      2. [アドレス帳] ドロップダウン リストで、連絡先グループに必要なメール アドレスが含まれるアドレス帳をクリックします。

      3. 目的の名前を参照するか、[検索] ボックスに入力します。

      4. [名前] のリストで名前をクリックして、[メンバー] をクリックします。連絡先グループを追加するユーザーごとにこの操作を行って、[OK] をクリックします。

    • 連絡先フォルダーまたはアドレス帳にないアドレスを追加する    

      1. [連絡先グループ] タブの [メンバー] グループで、[メンバーの追加] をクリックしてから、[電子メールの新しい連絡先] をクリックします。

      2. メール アドレスの情報を入力して、[OK] をクリックします。

    • 名前を削除する    

      1. 名前のリストで、削除する名前をクリックして、[連絡先グループ] タブの [メンバー] グループで、[メンバーの削除] をクリックします。

関連項目

連絡先フォルダーを他のユーザーと共有する

配布リストを作成する

既定では、配布リストは [連絡先] フォルダーに保存されます。Microsoft Exchange のアカウントを使用している場合、グローバル アドレス一覧には、そのネットワークを使用しているすべてのユーザーがアクセスできるグローバル配布リストを含めることができます。[連絡先] フォルダーに作成した個人用配布リストは自分だけアクセスできますが、他のユーザーに送信することで共有することができます

配布リストには何件の名前を含めることができますか?

配布リストに含めることができる名前の最大数は、(連絡先ごとの) 連絡先ファイル自体のサイズによって異なります。厳密な規則はありませんが、一般に配布リストには 50 件から 70 件の名前とメール アドレスを含めることができます。連絡先ファイルのサイズが最小の場合、メール アドレスの最大数は約 125 件で、これには他の配布リストを含めることができます。

詳細については、配布リストの最大サイズに関するサポート技術情報の記事を参照してください。

次のいずれかの操作を行います。

  • アドレス帳の名前を使用して配布リストを作成する    

    1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントして、[配布リスト] をクリックします。

    2. [名前] ボックスに配布リストの名前を入力します。("政治的な友人" など。)

    3. [配布リスト] タブで、[メンバーの選択] をクリックします。

    4. [アドレス帳] ドロップダウン リストで、配布リストに追加するメール アドレスが含まれるアドレス帳をクリックします。

      アドレス帳リスト

    5. [検索] ボックスに、追加する名前を入力します。検索している名前が下のリストに表示されたらクリックして、[メンバー] をクリックします。

    6. 配布リストに追加するユーザーごとにこの操作を行って、[OK] をクリックします。

      配布リストに長い説明を追加する場合は、[配布リスト] タブで [メモ] をクリックして、テキストを入力します。

      配布リストが、指定した名前の [連絡先] フォルダーに保存されます。

  • メール メッセージの名前をコピーして配布リストを作成する    

    1. 名前をコピーするメッセージで、[To] または [CC] ボックスの名前を選択します。

    2. 選択内容を右クリックして、ショートカット メニューの [コピー] をクリックします。

    3. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックし、[新しい Outlook アイテムの作成] の下にある [配布リスト] をクリックします。

    4. [配布リスト] タブの [メンバー] グループで、[メンバーの選択] をクリックします。

    5. [メンバーの選択] ダイアログ ボックスの下にある [メンバー] ボックスを右クリックして、ショートカット メニューの [貼り付け] をクリックします。

      注: メンバーを配布リストに追加する場合に、必ずしもそのメンバーがアドレス帳にある必要はありません。メンバーの名前とメール アドレスは、元のメール メッセージからコピーして貼り付ける際に含まれます。

    6. [OK] をクリックします。

    7. [名前] ボックスに、配布リストの名前を入力します。

    8. [配布リスト] タブの [アクション] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。

既定では、配布リストは [連絡先] フォルダーに保存されます。他のユーザーから受信した配布リストを、連絡先に保存することができます。

  1. 配布リストが含まれるメッセージを開きます。

  2. メッセージのヘッダーで配布リストを右クリックし、ショートカット メニューの [Outlook の連絡先に追加] をクリックします。

名前の追加または削除を行って、配布リストを編集します。

配布リストの名前を表示する

次のいずれかの操作を行います。

  • アドレス帳に名前を表示する

  • 新しいメッセージで [To] をクリックします。

  • [アドレス帳] ドロップダウン リストで、情報が必要な配布リストが含まれるアドレス帳をクリックします。

  • [検索] ボックスに配布リストの名前を入力します。

  • [名前] リストで配布リストを右クリックして、ショートカット メニューの [プロパティ] をクリックします。

    アドレス帳に [名前] リストが表示されないのはなぜですか?

    前回アドレス帳を使用した際に、[段組みの詳細設定] 検索オプションを使用した可能性があります。名前のリスト ビューを復元するには、[検索] の横にある [名前のみ] をクリックします。

  • メッセージまたは会議出席依頼のヘッダーに名前を表示する

    • [To] ボックスで、配布リストの名前の横にあるプラス記号 (+) をクリックします。

      注:  展開されたリストを、もう一度折りたたむことはできません。連絡先の [電子メール] フィールドの配布リストは展開できません

  1. [連絡先] で、配布リストを開きます。

    注: 配布リストには、リスト ビュー内で 配布リスト のマークが付いています。

  2. 次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

    • アドレス帳または連絡先フォルダーからアドレスを追加する    

      1. [配布リスト] タブで、[メンバーの選択] をクリックします。

      2. [アドレス帳] ドロップダウン リストで、配布リストに必要なメール アドレスが含まれるアドレス帳をクリックします。

      3. [検索] ボックスに、追加する名前を入力します。

      4. [名前] のリストで名前をクリックして、[メンバー] をクリックします。配布リストに追加するユーザーごとにこの操作を行って、[OK] をクリックします。

        アドレス帳に [名前] リストが表示されないのはなぜですか?

        前回アドレス帳を使用した際に、[段組みの詳細設定] 検索オプションを使用した可能性があります。名前のリスト ビューを復元するには、[検索] の横にある [名前のみ] をクリックします。

    • 連絡先フォルダーまたはアドレス帳にないアドレスを追加する    

      1. [配布リスト] タブで、[新規追加] をクリックします。

      2. メール アドレスの情報を入力して、[OK] をクリックします。

    • 名前を削除する    

      1. 名前をクリックしてから、[削除] をクリックします。

配布リストとは、1 つのメール アドレスとして作成して Outlook アドレス帳に追加するメール アドレスのグループです。配布リストにメッセージを送信すると、そのメッセージはリスト内のすべてのメール アドレスに配信されます。

次のいずれかの操作を行います。

  • アドレス帳の名前を使用して配布リストを作成する    

    1. [ファイル] メニューの [新規作成] をポイントして、[配布リスト] をクリックします。

    2. [名前] ボックスに、名前を入力します。

    3. [配布リスト] タブで、[メンバーの選択] をクリックします。

    4. [アドレス帳] ドロップダウン リストで、配布リストに必要なメール アドレスが含まれるアドレス帳をクリックします。

    5. [検索] ボックスに、追加する名前を入力します。下のリストで名前をクリックして、[メンバー] をクリックします。配布リストに追加するユーザーごとにこの操作を行って、[OK] をクリックします。

      配布リストに長い説明を追加する場合は、[配布リスト] タブで [メモ] をクリックして、説明を追加します。

      配布リストが、指定した名前で [連絡先] フォルダーに保存されます。

  • メール メッセージの名前をコピーして配布リストを作成する    

    1. 名前をコピーするメール メッセージで、[To] または [CC] ボックスの名前を選択します。

    2. 選択内容を右クリックして、ショートカット メニューの [コピー] をクリックします。

    3. Microsoft Office ボタン Office ボタンの画像 をクリックし、[新しい Outlook アイテムの作成] の下にある [配布リスト] をクリックします。

    4. [配布リスト] タブの [メンバー] グループで、[メンバーの選択] をクリックします。

    5. [メンバーの選択] ダイアログ ボックスの下にある [メンバー] ボックスを右クリックして、ショートカット メニューの [貼り付け] をクリックします。

      注: メンバーを配布リストに追加する場合に、必ずしもそのメンバーがアドレス帳にある必要はありません。メンバーの名前とメール アドレスは、元のメール メッセージからコピーして貼り付ける際に含まれます。

    6. [OK] をクリックします。

    7. [名前] ボックスに、配布リストの名前を入力します。

    8. [配布リスト] タブの [アクション] グループで、[保存して閉じる] をクリックします。

名前の追加やリストの一部へのメッセージの送信など、配布リストの詳細については、「連絡先グループまたは配布リストを作成する」を参照してください。

Outlook の連絡先グループを作成する

個々の連絡先をフォルダーに整理すると、関連する連絡先フォルダーをナビゲーション ウィンドウのグループに整理し、連絡先を表示したままにして簡単にアクセスできるようになります。

ヒント: グループを開いたままにするか、"展開済み" のままにするか、グループを折りたたんでスペースを増やすことによって、連絡先フォルダーを表示したままにします。グループ ヘッダーの矢印をクリックして、グループを展開したり折りたたんだりします。

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