通知の作成または RSS フィードの購読を行う

チームのメンバーが新しいドキュメントを作成したことや、自分が作成したドキュメントが他のユーザーによって変更されたことを知る必要がある場合は、最新の変更状況を確認する方法を選択して使用できます。

この記事の内容

概要

リストまたはライブラリの通知を作成する

フォルダ、ファイル、またはリスト アイテムの通知を作成する

リストまたはライブラリの RSS フィードを購読する

ビューの RSS フィードを購読する

概要

ドキュメントやリスト アイテムが変更されたことをすぐに知る必要がある場合は、2 つの方法のいずれかを使用できます。サイトで通知の送信が設定されていれば、電子メールによる通知で更新状況を知ることができます。RSS リーダーを使用できる場合は、更新についての情報を RSS フィードとして受け取ることができます。

通知と RSS フィードでは、どちらも更新についての情報を得ることができます。また、どのような情報を受け取るかを指定できます。異なるのは、情報を受け取る方法です。

通知は、指定した間隔で電子メールで送信され、特定のアイテムが変更されたことを知らせます。たとえば、他のユーザーが新しいファイルをライブラリに追加したことを知る必要がある場合は、自分やチームの他のメンバーを受取人として通知を作成できます。

RSS フィードは定期的に取得され、RSS リーダーに表示されます。RSS リーダーでは、ニュースなどの他の種類の情報を購読することもできます。RSS リーダーには、スタンドアロンのリーダーや RSS 対応のブラウザまたは電子メール プログラムなどがあります。

個人用サイトをはじめとするさまざまな種類のサイトのリストやライブラリについて、RSS フィードと通知の両方を使用できます。サイトの設定に応じて、検索に関する通知を設定したり RSS フィードを購読したりできるため、新しい検索結果について常に最新の情報を入手できます。

通知

通知では、情報の種類を指定できるため、最も関心のある変更について知ることができます。通知は、リスト、ライブラリ、フォルダ、ファイル、またはリスト アイテムに対して設定できます。たとえば、ライブラリ内の特定のフォルダについて通知を受け取るように設定し、ライブラリの他の部分に加えられた変更については通知を受け取らないように設定できます。

通知に設定できる変更の種類はさまざまであり、すべての変更を通知の対象にしたり、自分が作成したファイルの変更のみを通知の対象にしたりできます。通知は、電子メールの受信トレイにメッセージとして送信されます。

RSS フィード

RSS フィードでは、他のサイトからの更新と購読についての情報が RSS リーダーに表示されます。RSS は、更新についての情報を標準化された形式で複数のサイトから一度に受信できる技術です。

RSS フィードは、リストまたはライブラリに関して表示および購読できます。また、フィルタを使って抽出した情報や、カスタマイズした列を表示することもできます。

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リストまたはライブラリの通知を作成する

  1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

    リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. [アクション] メニューの メニューの画像 (通知) をクリックします。

  3. [新しい通知] ページの [通知のタイトル] で通知のタイトルを変更することもできます。

    通知の電子メール メッセージの件名に表示されるタイトルは、通知の管理にも使用されます。

  4. [通知の送信先] で、送信先が正しいかどうかを確認します。

    ヒント: 通知を管理する権限があれば、他人に送信される通知を作成することもできます。通知を受け取るユーザーの情報を [ユーザー] ボックスに入力します。

  5. [通知の対象] を使用できる場合は、通知する変更の種類を選択します。たとえば、すべての変更について通知を受け取ったり、項目が削除されたときのみ通知を受け取ったりできます。

  6. [指定の変更に関する通知の送信] で、すべての変更について通知の対象とするか、特定の変更 (自分が作成または最近変更した項目を他人が変更した場合など) のみを通知の対象とするかを指定します。

  7. [通知を送信するタイミング] で、通知を受け取る頻度 (変更の直後、毎週または毎日 1 回、特定の曜日または時間など) を選択します。

  8. [OK] をクリックします。

注: サイトおよびサーバーの設定によっては、通知の作成対象とした個人に通知の作成を知らせる電子メール メッセージが送信されることがあります。この通知の電子メール メッセージには、リストまたはライブラリへのリンク、通知の設定、通知を作成した個人の名前、モバイル ビュー、およびその他の情報とコマンドが含まれます。

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フォルダ、ファイル、またはリスト アイテムの通知を作成する

  1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

    リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. 通知を作成するアイテムをポイントし、表示される矢印をクリックします。次に、[通知] をクリックします。

    予定表に表示されるアイテムのビューなど、一部のビューでは、アイテムをクリックしてから [通知] をクリックする必要があります。

  3. [新しい通知] ページの [通知のタイトル] で通知のタイトルを変更することもできます。

    通知の電子メール メッセージの件名に表示されるタイトルは、通知の管理にも使用されます。

  4. [通知の送信先] で、送信先が正しいかどうかを確認します。

    ヒント: 通知を管理する権限があれば、他人に送信される通知を作成することができます。通知を受け取るユーザーの情報を [ユーザー] ボックスに入力します。

  5. [通知の対象] を使用できる場合は、通知する変更の種類を選択します。たとえば、すべての変更について通知を受け取ったり、項目が削除されたときのみ通知を受け取ったりできます。

  6. [指定の変更に関する通知の送信] で、すべての変更について通知の対象とするか、特定の変更 (自分が作成または最近変更した項目を他人が変更した場合など) のみを通知の対象とするかを指定します。

  7. [通知を送信するタイミング] で、通知を受け取る頻度 (変更の直後、毎週または毎日 1 回、特定の曜日または時間など) を選択します。

  8. [OK] をクリックします。

注: サイトおよびサーバーの設定によっては、通知の作成対象とした個人に通知の作成を知らせる電子メール メッセージが送信されることがあります。この通知の電子メール メッセージには、リストまたはライブラリへのリンク、通知の設定、通知を作成した個人の名前、モバイル ビュー、およびその他の情報とコマンドが含まれます。

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リストまたはライブラリの RSS フィードを購読する

注: ブラウザやシステムの設定によっては、この手続きを行うことができない場合や手順が異なる場合があります。詳細については、サイトの所有者または管理者に問い合わせてください。

  1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

    リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

    ヒント: Web ブラウザがビューの購読に対応していれば、この時点で RSS ツールバー ボタンが使用可能になることがあります。その場合は、このボタンをクリックして、リストまたはライブラリを直接購読することができます。この機能がブラウザにない場合は、以下の手順に従ってください。

  2. [アクション] メニューの メニューの画像 (RSS フィードの表示) をクリックします。

    フィードがブラウザ ウィンドウに表示されます。

  3. 表示されたページの指示に従って、フィードの購読手続きを行います。たとえば、[このフィードを購読する] などのテキストが表示されます。

  4. 使用している RSS リーダー、ブラウザ、または電子メール プログラムから指示があれば、それに従います。

注: 購読のリンクを使ってフィードを購読できない場合は、RSS リーダーの指示に従ってフィードの URL をコピーしてリーダーに貼り付けます。

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ビューの RSS フィードを購読する

ビューを変更する権限があれば、特定のビューについて RSS フィードを購読できます。この購読を設定すると、特定のビューだけに表示される情報が変更されたときに更新が報告されます。

Web ブラウザがビューの購読に対応している場合は、ブラウザのツールバーで RSS のボタンをクリックして購読を設定できます。

  1. リストまたはライブラリが開かれていない場合は、サイドリンク バーでそのリストまたはライブラリの名前をクリックします。

    リストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、目的のリストまたはライブラリの名前をクリックします。

  2. 購読するビューを開きます。

    ヒント: Web ブラウザがビューの購読に対応していれば、この時点で RSS ツールバー ボタンが使用可能になることがあります。その場合は、このボタンをクリックして、ビューを直接購読することができます。この機能がブラウザにない場合は、以下の手順に従ってください。

  3. [表示] メニューの [表示] メニュー (このビューの変更) をクリックします。

    注: ビューを編集する権限がない場合は [このビューの変更] が [表示] メニューに表示されないため、この方法でビューの RSS フィードを購読することはできません。[操作] メニューまたは Web ブラウザを使ってビューの購読を行ってください。

  4. [名前] で ボタンの画像 (RSS ボタン) をクリックします。

  5. 表示されるページで [このフィードを購読する] をクリックします。

  6. 使用している RSS リーダー、ブラウザ、または電子メール プログラムから指示があれば、それに従います。

注: 購読のリンクを使ってフィードを購読できない場合は、RSS リーダーの指示に従ってフィードの URL をコピーしてリーダーに貼り付けます。

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