送信メッセージのコピーを他のユーザーに自動的に送信する

Microsoft Outlook では、送信するすべてのメッセージの自動カーボン コピー (CC) を他のユーザーまたは配布リストに送信するように指定できます。

この仕分けルールが役に立つシナリオの 1 つは、サポート センターなどのように、チームのすべてのメンバーが受信メール メッセージに返信する責任があるような場合です。チーム メンバーの 1 人がメッセージに返信すると、他のメンバーは返信のコピーを自動的に受け取り、全員で送信内容を共有できます。

最初に、送信するすべてのメール メッセージのカーボン コピー (CC) を自動的に送信するルールを作成する必要があります。

この特定の仕分けルールは、クライアント側仕分けルールと呼ばれます。クライアント側仕分けルールは、それが作成されたコンピューター上でのみ、Outlook が実行している場合にだけ、実行されます。別のコンピューターでメール アカウントを使ってメール メッセージを送信した場合は、そのコンピューターで仕分けルールが作成されていないと、そのコンピューターでは仕分けルールは実行されません。使うコンピューターごとに同じルールを作成する必要があります。

仕分けルールを作成する

  1. [メール] の [ホーム] タブの [移動] グループで、[ルール]、[仕分けルールと通知の管理] の順にクリックします。

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックス

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスが表示されます。

  2. [電子メールの仕分けルール] タブの [新しい仕分けルール] をクリックします。

    新しいルールを選択する

  3. [自動仕分けウィザード] の [新しい仕分けルールを作成する] で、[送信メッセージにルールを適用する] をクリックします。

    [送信メッセージにルールを適用する] を選択する

  4. [次へ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  5. この仕分けルールがすべての送信メッセージに適用されることを示す確認メッセージが表示されます。[はい] をクリックします。

    確認メッセージ

  6. [ステップ 1: 処理を選択してください] で、[名前/パブリック グループをメッセージの [CC] に追加する] チェック ボックスをオンにします。

    処理を選択する

  7. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] で [名前/パブリック グループ] をクリックします。

  8. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、名前またはグループをクリックし、[宛先] をクリックします。この手順を繰り返して、必要なすべての名前またはグループを [宛先] ボックスに追加します。

  9. [OK] をクリックします。

  10. [自動仕分けウィザード] で、[次へ] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  11. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] で、この仕分けルールを識別するための名前を入力します。

    新しいルールに名前を付ける

  12. [ステップ 2: 仕分けルールのオプションを設定してください] で、[この仕分けルールを有効にする] チェック ボックスをオンにします。

  13. [完了] をクリックします。

  14. Outlook でメールをチェックする場合にのみルールが実行されることを示すメッセージが表示されます。[OK] をクリックします。

新規メッセージ、返信、または転送メッセージに関係なく、メッセージを送信するたびに、仕分けルールで指定したユーザーまたはグループが、CC 受信者として自動的に追加されます。メッセージを作成するときはユーザーまたはグループの名前は [CC] 行に表示されませんが、メッセージの受信者には名前が表示されます。

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仕分けルールを無効にする

カーボン コピーが自動的に送信されないようにするには、まずルールを無効にする必要があります。

  1. [メール] の [ホーム] タブで、[ルール]、[仕分けルールと通知の管理] の順にクリックします。

  2. [電子メールの仕分けルール] タブの [仕分けルール] で、前に作成した仕分けルールのチェック ボックスをオフにします。

  3. [OK] をクリックします。

これで、メッセージを送信しても、他のユーザーまたは配布リストにコピーを送信する自動 CC 仕分けルールは適用されなくなります。 この仕分けルールは、[仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスに戻って仕分けルールをもう一度有効にしない限り、無効のままになります。

ヒント: この仕分けルールをメッセージ単位で無効にする簡単な方法については、次の「分類項目を使用して自動 CC をメッセージ単位で無効にする」を参照してください。

分類項目を使用して自動 CC をメッセージ単位で無効にする

新しい自動 CC 仕分けルールをメッセージ単位で無効にする場合、その都度 [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスを表示する代わりに、Outlook の分類項目機能を仕分けルールと合わせて使用すると簡単です。

前の手順で作成した仕分けルールを編集して、メッセージに特定の分類項目を指定した場合は、他のユーザーに自動的にはコピーが送信されません。

  1. [メール] の [ホーム] タブで、[ルール]、[仕分けルールと通知の管理] の順にクリックします。

  2. [電子メールの仕分けルール] タブで、前の手順で作成した仕分けルールをクリックし、[仕分けルールの変更] をクリックします。

    ルールを変更する

  3. [仕分けルール設定の編集] をクリックします。

    ルールの設定を編集する

  4. 自動仕分けウィザードの最初の 2 つのステップで [次へ] をクリックし、[例外条件を選択します] に進みます。

  5. [ステップ 1: 例外条件を選択してください (省略可)] の [分類項目が (分類項目) の場合を除く] チェック ボックスをオンにします。

    例外を選択する

  6. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] で [(分類項目)] をクリックします。

  7. [色分類項目] ダイアログ ボックスの [新規作成] をクリックします。

    [色分類項目] ダイアログ ボックス

  8. [新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックスで、[名前] ボックスに「自動 CC なし」と入力します。

    [新しい分類項目の追加]

    キーボード ショートカットを割り当てると、この分類項目をメッセージに簡単に適用できます。 この設定を行うには、[ショートカット キー] ボックスの一覧でオプションをクリックします。

  9. [OK] をクリックして、[新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックスと [色分類項目] ダイアログ ボックスを閉じます。

  10. [完了] をクリックします。

  11. 仕分けルールがクライアントのみの仕分けルールであることを示すメッセージが表示されます。[OK] をクリックします。

メッセージを送信するときに、そのメッセージについて自動 CC 仕分けルールを無効にする場合は、この分類項目をメッセージに適用します。

  1. 新しいメッセージを作成するとき、メッセージに返信するとき、またはメッセージを転送するときに、[オプション] タブの [その他のオプション] をクリックします。

    その他のオプション

  2. [プロパティ] ダイアログ ボックスで、[分類項目] をクリックし、[自動 CC なし] をクリックします。

ヒント: 分類項目の作成時にキーボード ショートカットを割り当てた場合は、その分類項目のキーボード ショートカットを使用します。

メッセージを送信すると、"自動 CC なし" 仕分けルールが適用され、他のユーザーに自動的にはコピーが送信されなくなります。

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最初に、送信するすべてのメール メッセージのカーボン コピー (CC) を自動的に送信するルールを作成する必要があります。

この特定の仕分けルールは、クライアント側仕分けルールと呼ばれます。クライアント側仕分けルールは、それが作成されたコンピューター上でのみ、Outlook が実行している場合にだけ、実行されます。別のコンピューターでメール アカウントを使ってメール メッセージを送信した場合は、そのコンピューターで仕分けルールが作成されていないと、そのコンピューターでは仕分けルールは実行されません。使うコンピューターごとに同じルールを作成する必要があります。

仕分けルールを作成する

  1. [メール] で、[ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

    [ツール] メニュー

  2. [電子メールの仕分けルール] タブの [新しい仕分けルール] をクリックします。

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックス

  3. [自動仕分けウィザード] ダイアログ ボックスで、[新しい仕分けルールを作成する] の [送信メール用に独自の仕分けルールを作成する] をクリックし、[次へ] をクリックします。

  4. [次へ] をクリックします。

    この仕分けルールがすべての送信メッセージに適用されることを示す確認メッセージが表示されます。 [はい] をクリックします。

  5. [ステップ 1: 処理を選択してください] で、[名前/配布リストをメッセージの [CC] に追加する] チェック ボックスをオンにします。

    [自動仕分けウィザード] ダイアログ ボックス

  6. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] で [名前/配布リスト] をクリックします。

  7. [電子メール アドレスの選択] ダイアログ ボックスで、名前または配布リストをクリックし、[宛先] をクリックします。 この手順を繰り返して、必要なすべての名前または配布リストを [宛先] ボックスに追加します。

  8. [OK] をクリックします。

  9. [自動仕分けウィザード] ダイアログ ボックスで、[次へ] をクリックします。

  10. [次へ] をクリックします。

  11. [ステップ 1: 仕分けルールの名前を指定してください] で、この仕分けルールを識別するための名前を入力します。

    [自動仕分けウィザード] ダイアログ ボックス

  12. [完了] をクリックします。

新規メッセージ、返信、または転送メッセージに関係なく、メッセージを送信するたびに、仕分けルールで指定したユーザーまたは配布リストが、CC 受信者として自動的に追加されます。メッセージを作成するときはユーザーまたは配布リストの名前は [CC] 行に表示されませんが、メッセージの受信者には名前が表示されます。

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仕分けルールを無効にする

カーボン コピーが自動的に送信されないようにするには、まずルールを無効にする必要があります。

  1. [メール] で、[ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  2. [電子メールの仕分けルール] タブの [仕分けルール] で、前に作成した仕分けルールのチェック ボックスをオフにします。

  3. [OK] をクリックします。

    これで、メッセージを送信しても、他のユーザーまたは配布リストにコピーを送信する自動 CC 仕分けルールは適用されなくなります。 この仕分けルールは、[仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスに戻って仕分けルールをもう一度有効にしない限り、無効のままになります。

ヒント: この仕分けルールをメッセージ単位で無効にする簡単な方法については、次の「分類項目を使用して自動 CC をメッセージ単位で無効にする」を参照してください。

分類項目を使用して自動 CC をメッセージ単位で無効にする

新しい自動 CC 仕分けルールをメッセージ単位で無効にする場合、その都度 [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスを表示する代わりに、Office Outlook 2007 の分類項目機能を仕分けルールと合わせて使用すると簡単です。

前の手順で作成した仕分けルールを編集して、メッセージに特定の分類項目を指定した場合は、他のユーザーに自動的にはコピーが送信されません。

  1. [メール] で、[ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

  2. [電子メールの仕分けルール] タブで、前の手順で作成した仕分けルールをクリックし、[仕分けルールの変更] をクリックして、[仕分けルール設定の編集] をクリックします。

    [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックス

  3. 自動仕分けウィザードの最初の 2 つのステップで [次へ] をクリックし、[例外条件を選択します] に進みます。

  4. [ステップ 1: 例外条件を選択してください (省略可)] の [分類項目が (分類項目) の場合を除く] チェック ボックスをオンにします。

  5. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] で [(分類項目)] をクリックします。

  6. [色分類項目] ダイアログ ボックスの [新規作成] をクリックします。

    [新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックス

  7. [新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックスで、[名前] ボックスに「自動 CC なし」と入力します。

    キーボード ショートカットを割り当てると、この分類項目をメッセージに簡単に適用できます。 この設定を行うには、[ショートカット キー] ボックスの一覧でオプションをクリックします。

  8. [OK] をクリックして、[新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックスと [色分類項目] ダイアログ ボックスを閉じます。

  9. [完了] をクリックします。

メッセージを送信するときに、そのメッセージについて自動 CC 仕分けルールを無効にする場合は、この分類項目をメッセージに適用します。

  1. 新しいメッセージを作成するとき、またはメッセージに返信したりメッセージを転送したりするときに、[メッセージ] タブの [オプション] グループで [メッセージ オプション] ダイアログ ボックス起動ツール ボタン イメージ をクリックします。

  2. [メッセージ オプション] ダイアログ ボックスで、[分類項目] をクリックし、[自動 CC なし] をクリックします。

ヒント: 分類項目の作成時にキーボード ショートカットを割り当てた場合は、その分類項目のキーボード ショートカットを使用します。

メッセージを送信すると、"自動 CC なし" 仕分けルールが適用され、他のユーザーに自動的にはコピーが送信されなくなります。

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