計画の階層化: マスタ プロジェクトとサブプロジェクト

プロジェクトの管理があっという間に手に負えなくなることがよくあります。たとえば、ビルを建設する単純なプロジェクトが、いつの間にか、設計、掘削、基礎、マーケティングなどの多数のプロジェクトに細分化されている場合があります。Microsoft Office Project 2007 で複数の小さなプロジェクトを作成し、それらを単一のファイルにリンクしてマスタ プロジェクトの適切な位置に配置すると、プロジェクトをより詳細に管理できます。

この記事の内容

マスタ プロジェクトの概要

マスタ プロジェクト内のサブプロジェクトの操作

ファイルを結合したときのリソースへの影響

ファイルを結合するその他の方法

マスタ プロジェクトの概要

マスター プロジェクトは、関連する複数のプロジェクトの階層を表す統合プロジェクトの集まりと考えることができます。マスタ プロジェクトに挿入されたプロジェクトは、サブプロジェクトと呼ばれます。

統合プロジェクト

ボタンの画像 挿入したサブプロジェクトは、 挿入されたプロジェクトのインジケーター (状況説明マーク) によって、マスタ プロジェクトの一部であるサマリー タスクと区別されます。

ボタンの画像 マスタ プロジェクトでは、サブプロジェクトはサマリー タスクとして表示され、アウトラインで簡単に配置を変更できます。

ボタンの画像 サブプロジェクトの横にあるプラス記号 (+) をクリックすると、そのサブプロジェクトのタスクを展開して表示できます。

ボタンの画像 各サブプロジェクトは、メイン プロジェクト内の異なるフェーズまたは他の機能グループを表します。

マスタ プロジェクトにサブプロジェクトを挿入すると、2 つのプロジェクトがリンクされ、マスタ プロジェクト内でサブプロジェクトのすべての情報を表示できます。

マスタ プロジェクト内でサブプロジェクトを更新すると、ソース ファイルでもそのサブプロジェクトが更新されます。レポートを作成したり、プロジェクト情報をまとめたビューを印刷したりするためにファイルを結合するだけの場合は、それらをビューで一時的に統合することもできます。

マスタ プロジェクトとサブプロジェクトを作成すると、大きなプロジェクトを分割し、それを適切なユーザーに割り当てることができます。プロジェクト管理の観点からは、このようにサブプロジェクトを割り当てることで、その作業を行う担当を明らかにし、権限と担当を一致させることができます。Project 2007 の観点からは、マスタ プロジェクト内にサブプロジェクトを作成することで、各プロジェクトの管理者が自分のスケジュールにアクセスして管理できるようになります。

大きいプロジェクトをマスタ プロジェクトとサブプロジェクトに分割する必要があるかどうかを判断するには、以下について検討します。

  • プロジェクトが大規模で複雑である     プロジェクトに数百以上のタスクが含まれている場合、このプロジェクトをサブプロジェクトに分割すると管理が容易になります。また、プロジェクトの作業の中に他よりも細かく分割できるものがある場合は、それらの部分をサブプロジェクトにして、関係するグループだけが詳細を表示できるようにし、他のユーザーにはサブプロジェクトの大まかな説明だけを表示すると合理的です。ほとんどの場合、1 つのファイルでプロジェクト ファイルを作成した方が迅速に作業できますが、プロジェクトのある部分にだけ焦点を当てられるという利点を考えると、マスタ プロジェクトとサブプロジェクトに分割する価値はあります。

  • 組織が分散化している     分散化された環境におけるプロジェクトでマスタ プロジェクトとサブプロジェクトを使用すると、集中管理のプロジェクト ファイルを使うよりも、それぞれの作業者が自分の担当を詳細に管理できます。

  • 組織におけるプランニング方法を効率化する     プロジェクトに必要なタスクを把握して担当するプロジェクトの管理者が一般社員である場合は、プロジェクトの管理者が担当チームの作業計画を立て、そのプロジェクト ファイルをマスタ プロジェクトに統合できるようにするのが適しています。一方、トップダウン方式のプランニングが標準の場合は、初期段階で作成したプロジェクト ファイルを実行時にサブプロジェクトに再構成して、それぞれのプロジェクト管理者またはチームが自分のスケジュールにアクセスして管理できるようにすることも可能です。

  • 複数のプロジェクトに携わっている     プロジェクトの管理者は複数のプロジェクトを抱えていることがあり、それらのプロジェクトは、相互に関係している場合もあれば、そうでない場合もあります。このようなプロジェクトを 1 つずつ開く代わりに、マスタ プロジェクトを開いたときに、すべてのサブプロジェクトを同時に開くことができます。この方法によって、複数のプロジェクトのレポートをすばやく簡単に作成することもできます。プロジェクトどうしが相互に関係している場合、プロジェクトの管理者は、異なるプロジェクトのタスク間にタスクの依存関係を作成できます。プロジェクト間で依存関係を作成すると、他のプロジェクトの管理者が行った作業が、自分のスケジュールにどの程度の影響を及ぼすかを簡単に把握することができます。

  • 他のプロジェクトの下位に位置するプロジェクトがある     さまざまなプロジェクトを他のファイルに挿入すると、複数のプロジェクトの階層を正確に表示することができます。このようにして作成されたサブプロジェクトの構造は、異なる領域のタスク間の相互関係や全体の期限だけでなく、チームのメンバの優先度や担当を反映している必要があります。

  • 複数のユーザーがプロジェクトを変更できる     1 つのプロジェクト ファイルは、1 人のプロジェクトの管理者が、所有、管理、変更するのが理想的です。しかし、プロジェクトは、管理者クラスの複数のマネージャが管理する大きなプログラムの一部であることがほとんどです。この場合、プロジェクト チームのメンバは、自分達の作業を別個のファイルとして表示してその作業に集中でき、マスタ プロジェクトを管理するプロジェクトの管理者は、各サブプロジェクト チームのスケジュールを調整できます。

    期限に合わせてスケジュールを作成するために、マスタ プロジェクトのマイルストーンによって各サブプロジェクト チームのマイルストーンが決まるようにしておくことが効果的な場合もあります。マイルストーン間に依存関係を作成するか、マスタ プロジェクトからマイルストーン タスクをコピーして各サブプロジェクトに貼り付けると、マイルストーンを関連付けることができます。

  • プロジェクトの他の部分に関心を持っている関係者がいる     プロジェクトの他の部分の詳細を見たいユーザーがいる場合、プロジェクトの管理者は、すべてのプロジェクト ファイルをサーバー上に設置し、さまざまな関係者が確認できるようにカスタマイズできます。1 つのプロジェクト ファイルを別々のマスタ プロジェクトのサブプロジェクトとして使用して、表示される情報をカスタマイズできます。

  • サブプロジェクトを読み取り専用にする     プロジェクトの特定部分についてのみ管理を強化する場合は、タスクをサブプロジェクトに移動して、特定のユーザーしかアクセスできないように制限します。

  • プロジェクト全体のクリティカル パスと各フェーズのクリティカル パスの両方を分析する     それぞれのプロジェクトには、クリティカル パスが存在します。複数のプロジェクトを 1 つのマスタ プロジェクトに統合すると、各サブプロジェクトのクリティカル パスを保持したままで、プロジェクト全体の流れを複数のクリティカル パスとしてマスタ プロジェクトに表示できます。

詳細

マスタ プロジェクト内のサブプロジェクトの操作

マスタ プロジェクトにサブプロジェクトを挿入すると、そのサブプロジェクトはタスク一覧にサマリー タスクとして表示され、状況説明マーク フィールドに 挿入されたプロジェクトのインジケーター (状況説明マーク) が表示されます。サブプロジェクトは、挿入された列のアウトライン レベルにインデントされますが、他のタスクと同じようにレベルを上げたり下げたりできます。サブプロジェクトはサマリー タスクとして表示されるため、そのサマリー情報は編集できませんが、アウトラインを展開してサブプロジェクトのタスクを表示したり、マスタ プロジェクト ファイル内のプロジェクト情報を編集したりすることは可能です。

注: サブプロジェクトでサマリー タスクやガント バーに適用した書式設定は、マスタ プロジェクトには適用されません。書式設定の情報はそれぞれのファイルに保存されるため、マスタ プロジェクトに対しては個別に書式を適用する必要があります。

マスタ プロジェクトを保存すると、サブプロジェクトに対する変更もサブプロジェクトのソース ファイルに保存されます。マスタ プロジェクトを開かずにソース ファイルを直接操作した場合、サブプロジェクトのソース ファイルに対する変更は、マスタ プロジェクト ファイル内で自動的に更新されます。

注: マスタ プロジェクトとサブプロジェクトを同期する必要がなくなったら、それらのリンクを解除できます。その後でサブプロジェクトまたはマスタ プロジェクトに変更を加えても、もう一方のファイルは変更されません。

詳細

ファイルを結合したときのリソースへの影響

ファイルをマスタ プロジェクト ファイルに統合した後も、サブプロジェクトのタスクがサブプロジェクト内に残るのと同じように、両方のファイルのリソースも各ファイルに残ります。リソースの情報はマスタ プロジェクトで変更でき、その変更はサブプロジェクトのソース ファイルに反映されます。[リソース シート] ビューでは、マスタ プロジェクトとサブプロジェクトで使用するすべてのリソースをまとめて表示できますが、元のサブプロジェクト以外のプロジェクトにリソースを割り当てることはできません。

注: 複数のサブプロジェクトで同じリソースを使用している場合、それらのリソースは結合されないため、リソース名が重複して表示されます。リソースを複数のサブプロジェクトに割り当てても、リソース名が重複しないようにするには、使用するリソースをリソース プールとして設定し、他のファイルでも利用できるようにします。

ファイルを結合するその他の方法

関連付けられていないファイルを統合する

プロジェクト ファイル用のワークスペースを作成する

マスタ プロジェクトとサブプロジェクトを使用すると、それらの関係を反映したプロジェクトの階層を作成し、場合によっては、組織の構造を反映することもできます。ただし、他の理由でプロジェクト ファイルを統合することもあります。たとえば、プロジェクト ファイルを一時的に結合して、すばやく確認または印刷できます。

関連付けられていないファイルを統合する

ファイルが関連付けられているかどうかに関係なく、複数のファイルを 1 つのウィンドウに結合する場合には、統合プロジェクト ファイルを使用します。関連付けられていないファイルを統合プロジェクトに結合すると、複数プロジェクトの情報をさまざまなビューで簡単に参照したり印刷したりできるようになります。 異なる製品を同時に開発するなど、進行中の数多くのプロジェクトを管理する必要がある場合には、複数のプロジェクト ファイルを統合します。必要な情報を検索して確認するために、製品名、プロジェクトの期限、およびマネージャを基準にして情報を並べ替え、グループ化できます。たとえば、すべてのプロジェクトが含まれた ガント チャート ビューを印刷できます。

詳細

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プロジェクト ファイル用のワークスペースを作成する

プロジェクトを統合する代わりに、個別のプロジェクト ファイルを含めたワークスペースを作成して、それぞれのプロジェクト ファイルが独自のウィンドウに表示されるようにすることができます。同じプロジェクト ファイルで頻繁に作業し、1 つの大きなプロジェクトに統合する必要がない場合は、ワークスペースを使用します。

複数のファイルを開き、それらのファイルをワークスペースとして保存すると、各ファイルとその現在の設定が 1 つの作業状態ファイルとして保存されます。作業状態ファイルを開くと、含まれているすべてのファイルが一度に開かれます。また、各プロジェクトのボタンがタスク バーに表示されるので、1 つのプロジェクトから別のプロジェクトに簡単に切り替えることができます。

ワークスペースを作成するには、プロジェクト ファイルを開き、[ファイル] メニューの [作業状態の保存] をクリックします。

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