見込み客または潜在顧客を Business Contact Manager で管理する

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Business Contact Manager for Outlook を使用して、見込み客をトラッキングし、ビジネスを成功に向けて進めることができます。

潜在顧客とは、自社の製品またはサービスに興味を示す可能性のある個人、企業、または組織です。Business Contact Manager for Outlook を使用すると、個別の潜在顧客に関する情報をトラッキングすることで潜在顧客または見込み客を管理できます。採点条件を使用して潜在顧客の質を評価するため、営業の重点を置く場所を十分に把握できます。また、Business Contact Manager for Outlook を使用すると、潜在顧客を販売につなげるまでの自分またはチームの進捗状況を監視することもできます。

目的に合ったトピックをクリックしてください

潜在顧客を作成する

潜在顧客を作成する

潜在顧客は、マーケティング活動、現在の顧客からの紹介、口コミなど、あらゆる場所から発生します。事業規模が小さい場合、各潜在顧客を記録してフォローアップすることが重要です。運潜在顧客の数が多い場合は、潜在顧客に関する情報と潜在顧客が販売につながったかどうかを把握するプロセスが必要になります。たとえば、次のようなプロセスが必要です。

  • 潜在顧客を絞り込む情報など、潜在顧客レコードに見込み客に関する情報を記録します。

  • 潜在顧客が関心を持つ製品やサービスに関する情報を営業案件フォームに記録します。

  • 担当者のフォローアップを行い、潜在顧客がビジネス用連絡先になるまでトラッキングします。

潜在顧客は営業ワークスペースのタブに表示されます営業ワークスペースでは、個別の潜在顧客や営業案件レコードを表示できます。

このセクションの内容

新しい潜在顧客レコードを作成する

電子メール メッセージからまたはインポートすることによって潜在顧客を作成する

電子メール メッセージから潜在顧客を作成する

潜在顧客レコードをインポートおよびエクスポートする

新しい潜在顧客レコードを作成する

取引先となる可能性がある人物に関する最初の情報は限られていることがありますが、わかっている情報を潜在顧客レコードに記録することに意義があります。

潜在顧客に関するさまざまな情報を入力し、他のレコードやコミュニケーション履歴項目を関連付け、ユーザー設定フィールドを追加できます。この情報はすべて、潜在顧客レコードとして保存されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. リボンの [ホーム] タブの [新規作成]で、[潜在顧客] をクリックします。

  3. [潜在顧客] セクションの [氏名] ボックスに、潜在顧客の名前を入力します。

    ヒント: [潜在顧客] フォームでは、[氏名] のみが必須情報です。

  4. 潜在顧客に関するその他の情報を入力します。

    潜在顧客レコードには、[全般] ページと [履歴] ページがあります。

[全般] ページ

潜在顧客レコードの [全般] ページは、次のセクションに分かれています。

潜在顧客   : 連絡先の役職を入力し、[表題] フィールドで表題の表示方法をクリックして選択します。この潜在顧客をフォローアップする従業員を割り当てる場合は、[担当者] ボックスの一覧で従業員の名前をクリックします。この一覧には、データベースを共有しているユーザーのみが表示されます。必要な場合は、写真アイコンをクリックして潜在顧客の写真を追加できます。

[潜在顧客] フォームと [潜在顧客名] セクション

会社情報   : 潜在顧客が所属する会社の名前を入力します。

関連付けられた取引先企業   : 潜在顧客を取引先企業のいずれかに関連付ける場合は、[取引先企業] ボタンをクリックし、一覧から取引先企業を選択します。

インターネット、電話番号、および住所   : これらのセクションには、潜在顧客の連絡先情報を入力します。矢印があるフィールドには複数の項目を入力できます。たとえば、[住所] セクションに "ビジネス"、"自宅"、および "その他" の住所を入力し、郵送先に使用する住所のチェック ボックスをオンにすることができます。

ソース情報   : このセクションは、この潜在顧客をどのようにして知ったかを記録するために使用します。[ソース] ボックスの一覧から項目を選択するか、新しいソースを入力できます。次に、[開始者] をクリックして、正確なソースを指定します。[ソース] で [口コミ] を選択して [開始者] をクリックすると、すべての取引先担当者を一覧表示したダイアログ ボックスが表示され、潜在顧客を紹介した従業員または顧客の名前を選択できます。

ソース セクションを示す潜在顧客レコード

潜在顧客スコア   : 潜在顧客が製品またはサービスを購入する見込みがあるかどうかをスコアで評価します。潜在顧客に割り当てる星の数をクリックしてスコアを手動で入力するか、自動のスコアの種類を選択できます。自動のスコアは採点条件に基づいて計算され、条件をカスタマイズすることも、既定のエントリを使用することもできます。

潜在顧客スコアリングを含む潜在顧客レコード

コメント   : 潜在顧客に関する追加情報がある場合は、[メモ] フィールドに追加します。情報を入力した日時を追加する場合は、[タイム スタンプの追加] をクリックします。

[履歴] ページ

[履歴] ページを開くには、リボンで [表示] をクリックし、[履歴] をクリックします。このページには、このレコードに関連付けられたすべてのコミュニケーション履歴項目が表示されます。

潜在顧客に関する詳細な履歴を作成するには、[新規作成] ボタンをクリックし、ビジネス メモ、通話履歴、予定、タスクなどの項目をレコードに関連付けます。コミュニケーション履歴の詳細については、「Business Contact Manager で顧客とのコミュニケーションを追跡する」を参照してください。

  1. [保存して閉じる] をクリックするか、他にも作成するレコードがある場合は、[保存して新規作成] をクリックして空白の [潜在顧客] フォームを開きます。

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電子メール メッセージからまたはインポートすることによって潜在顧客を作成する

潜在顧客レコードは、電子メール メッセージから、またはレコードのインポートによって作成することもできます。

電子メール メッセージから潜在顧客を作成する

潜在顧客の名前と電子メール アドレスを電子メール メッセージから直接取得できます。

  1. Microsoft Outlook で、連絡先からの電子メール メッセージをダブルクリックします。

  2. リボンの [メッセージ] タブで、[ビジネス] グループの [レコードの作成] をクリックします。

  3. 一覧の [潜在顧客] をクリックします。潜在顧客の名前 (わかっている場合) および電子メール アドレスが既に入力された状態で、新しい [潜在顧客] フォームが開きます。

  4. フォームに必要事項を入力し、[保存して閉じる] をクリックします。

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潜在顧客レコードをインポートおよびエクスポートする

ACT! や Microsoft Excel などの他のプログラムから潜在顧客情報をインポートできます。潜在顧客レコードおよびその他のデータのインポートについては、「Business Contact Manager にデータをインポートする」を参照してください。

潜在顧客は取引先担当者レコードの一種なので、Business Contact Manager for Outlook のデータと共にエクスポートできます。潜在顧客レコードおよびその他のデータのエクスポートについては、「Business Contact Manager からビジネス レコードをエクスポートする」を参照してください。

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潜在顧客を絞り込む (スコアを付ける)

潜在顧客を絞り込む場合は、その潜在顧客が製品やサービスを使用するかまたは必要としていると見なしていることになります。たとえば、庭の手入れサービスを販売している場合、潜在顧客は庭を所有している必要があります。

潜在顧客フォームでは、いくつかの既定の採点基準が用意されています。これらの条件を使用すると、潜在顧客スコアを自動的に計算したり、ビジネスに合わせてカスタマイズしたり、条件を削除して独自の条件を入力したりすることができます。

採点情報を使用して、すべての取引先担当者レコードにスコアを付けることも、ビジネス用連絡先レコードの種類に基づいてユーザー設定のレコードにスコアを付けることもできます。すべての採点条件は、潜在顧客や連絡先のスコアに影響することにご注意ください。チェック ボックスをオンにすると連絡先の自動計算されたスコアが上がり、チェック ボックスをオフにすると連絡先のスコアが下がります。

このセクションの内容

潜在顧客にスコアを付ける、または評価する

潜在顧客の採点条件をカスタマイズする

潜在顧客にスコアを付ける、または評価する

採点条件を使用して、潜在顧客が購入する可能性に基づいて潜在顧客を評価します。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. [潜在顧客] タブをクリックし、レコードをダブルクリックして開きます。

  3. 潜在顧客レコードの [潜在顧客スコア] セクションで、潜在顧客が満たしている条件のチェック ボックスをオンにします。各条件はスコアの自動計算に使用されるため、チェック ボックスをオンにすると潜在顧客スコアが上がり、オフにするとスコアが下がります。

  4. 必要な場合は、[採点条件] をクリックしてスコアの基準を変更します。各採点条件には、低、標準、または高の加重が割り当てられています。各条件の加重を変更することで、その条件が合計スコアに影響する程度を変更できます。

    入力した条件の数と各条件に割り当てられた相対的な重要度に基づいて、Business Contact Manager for Outlook でスコアが計算され、黄色の星の数で [潜在顧客スコア] セクションに表示されます。

  5. 自動のスコア処理を上書きする場合は、潜在顧客に固定スコアを割り当てることができます。[スコアの種類] ボックスの一覧で [手動] をクリックし、割り当てる星の数をクリックします。

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潜在顧客の採点条件をカスタマイズする

Business Contact Manager for Outlook には既定の採点条件が用意されていますが、営業プロセスに合わせて条件を変更することもできます。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [Business Contact Manager] をクリックします。

  3. [カスタマイズ] をクリックし、[採点条件の変更] をクリックします。

    ヒント:  潜在顧客レコードを開き、[潜在顧客スコア] セクションで [採点条件] をクリックしても、潜在顧客スコアをカスタマイズできます。

    潜在顧客スコアリングを含む潜在顧客レコード

  4. 条件を編集するには、条件を選択し、[編集] をクリックします。項目の説明、重要度、またはその両方を変更し、[OK] をクリックします。

  5. 新しい条件を作成するには、[追加] をクリックします。説明を入力して重要度を選択し、[OK] をクリックします。

  6. 条件を削除するには、条件を選択し、[削除] をクリックします。

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潜在顧客を割り当てる

Business Contact Manager for Outlook では、データベースにビジネス データを格納します。ビジネス データを同僚と共有できるため、同僚は顧客に提供するために必要な情報を所有できます。データベースを共有しているユーザーに潜在顧客を割り当てることができます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. [潜在顧客] タブをクリックし、割り当てる潜在顧客を選択します (複数選択できます)。

複数のレコードを選択する方法

連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. リボンの [アクション] グループで [担当者] をクリックし、潜在顧客を担当するユーザーを選択します。

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一度に複数の潜在顧客を編集する

同時に複数の潜在顧客レコードを編集するのは簡単です。たとえば、複数の手動スコアを更新したり、特定のソースからのすべての潜在顧客を識別したりすることができます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. [潜在顧客] タブをクリックし、変更するレコードをクリックします。

複数のレコードを選択する方法

連続しているレコードをまとめて選択するには、Shift キーを押しながら、追加する一連のレコードの先頭レコードと末尾のレコードをクリックします。連続していないレコードを選択するには、Ctrl キーを押しながら、各レコードを 1 つずつクリックしていきます。すべてのレコードを選択するには、1 つをクリックしてから Ctrl キーを押しながら A キーを押します。

  1. リボンの [ホーム] タブの [編集] で、[一括編集] をクリックします。

    リボンの [一括編集] ボタン

  2. [フィールドの選択] ボックスの一覧で、編集するフィールドをクリックします。

  3. そのフィールドに使用する新しい値を入力するか、[値のクリア] をクリックして、選択した各レコードでそのフィールドのエントリを削除します。

  4. [OK] をクリックして一括編集を完了し、ダイアログ ボックスを閉じます。

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潜在顧客を取引先担当者に変換する

潜在顧客の中には、販売に至らずに削除するものもあれば、重要とわかるものもあります。重要な潜在顧客は、取引先担当者に変換できます。取引先担当者レコードは、継続的な取引関係がある連絡先に使用します。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、[営業] をクリックします。

  2. ワークスペースで [潜在顧客] タブを選択し、潜在顧客レコードをダブルクリックして開きます。

  3. リボンの [編集] グループで、[変換先] をクリックし、[取引先担当者] をクリックします。

  4. 必要に応じて取引先担当者レコードを編集し、[保存して閉じる] をクリックします。

注:  取引先担当者フォームは潜在顧客フォームによく似ていますが、[詳細] ページと [ユーザー定義フィールド] ページが追加されています。取引先担当者フォームの詳細については、「Business Contact Manager でビジネス用連絡先を使用する」を参照してください。

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潜在顧客レコードからレポートを作成する

Business Contact Manager for Outlook には潜在顧客レポートが組み込まれており、これらのレポートはニーズに合わせて簡単に変更できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウの [Business Contact Manager] で、次のいずれかのフォルダーをクリックしてワークスペースを表示します。

    • 連絡先管理

    • 売上.

    • マーケティング

    • プロジェクト管理

  2. 既定の潜在顧客レポートのいずれかを表示するには、リボンの [レポート] タブをクリックします。[連絡先管理] グループで [潜在顧客] をクリックし、次のいずれかのレポートを選択します。

    • 担当者別の潜在顧客

    • 担当者/評価別の潜在顧客

    • スコア別の潜在顧客

  3. 新しいレポートを作成するには、既定のレポートを開きます。[レイアウト] または [並べ替えとフィルター] グループのオプションをクリックして、レポートの外観と表示されるデータを変更します。

  4. [名前を付けて保存] をクリックし、レポートの名前を入力します。レポートが潜在顧客カテゴリに保存されます。レポートを開くには、[保存済みレポート] をクリックし、一覧の [潜在顧客] をクリックします。ダイアログ ボックスでレポート名をクリックし、[開く] をクリックします。

レポートを作成してカスタマイズする方法の詳細については、「Business Contact Manager でレポートとグラフを使用する」を参照してください。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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