複数の値を格納するリストを使用する

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このトピックでは、チェック ボックス付きドロップダウン リストおよびチェック ボックス リストの使用方法について説明します。これらのリストは、1 つのテーブル フィールドに複数の値を選択および格納するために使用されるもので、Microsoft Office Access 2007 に追加された新機能の 1 つです。その機能は通常のリストとほぼ同じですが、各リスト項目の横にチェック ボックスが表示される点が異なります。このチェック ボックスをオンにして、最高 100 個の項目を選択できます。

新しく追加されたこれらのリストを使用すると、データ入力と格納に関連した一般的な問題を一部解決できます。たとえば、Access を使って仕事の割り当てを追跡管理している場合は、1 つのリストから複数の名前を選択することによって、単一の仕事に複数の担当者を割り当てることができるようになりました。以前のバージョンの Access では、Visual Basic for Applications (VBA) のプログラミングを使用しないと、このような操作はできませんでした。

注: これらの新しいリストは、複数値ルックアップ フィールドと呼ばれる別のデータベース要素からデータを取得します。複数値を持つリストを作成するには、複数値ルックアップ フィールドを先にデータベース テーブルの 1 つで作成しておく必要があります。複数値ルックアップ フィールドの作成方法は、この記事では説明しません。

複数値を持つルックアップ フィールドの作成方法の詳細については、「を追加または変更するルックアップ フィールドは、複数値を格納すると、複数値を持つフィールドの概要」を参照してください。

目的に合ったトピックをクリックしてください。

チェック ボックス付きドロップダウン リスト、チェック ボックスの一覧の背後にあるテクノロジを理解します。

フォームで複数値を持つリストを使用します。

テーブルで複数値を持つリストを使用します。

その他の選択肢を表示する] チェック ボックスのドロップダウン リストを拡大します。

チェック ボックス付きドロップダウン リストとチェック ボックス リストで使用されているテクノロジについて理解する

チェック ボックス付きドロップダウン リストとチェック ボックス リストは、複数値を持つフィールドと呼ばれる新機能に基づいています。簡潔に説明すると、複数値を持つフィールドを使うことにより、複数の項目をテーブル内の単一のフィールドに追加できるようになります。これは、以前のバージョンの Access ではできなかった操作です。

Office Access 2007 では、チェック ボックス付きドロップダウン リスト、チェック ボックス リスト、複数値を持つテーブル フィールド、添付ファイルなどの複数の機能の形式で複数値を持つフィールドが表示されます。リストと複数値を持つテーブル フィールドを使用すると、単一のリストから複数の項目を選択でき、添付ファイルを使用すると、電子メール メッセージに画像やその他のファイルを添付するときと同様に、複数のデータを単一のレコードに追加できます。

添付ファイルの使用方法の詳細については、「データベースのレコードにファイルを添付する」を参照してください。

複数値を持つ ルックアップ フィールドを使用して開始する] チェック ボックス ドロップダウンまたはチェック ボックスの一覧を作成するには、データベースの別の場所に格納されている値を検索するクエリを使用してテーブルのフィールドします。この記事の対象外には、複数値を持つルックアップ フィールドを作成する方法について説明します。

作成する方法の詳細については、「」というタイトルの追加または変更するルックアップ フィールド複数値を格納および複数値を持つフィールドの概要」を参照してください。

複数値ルックアップ フィールドを作成したら、フィールドを直接使用するか、フィールドにチェック ボックス付きドロップダウン リストまたはチェック ボックス リストを連結できます。チェック ボックス付きドロップダウン リストは、複数の値をサポートするように設定されたコンボ ボックス コントロールです。

以下の図に、標準的なチェック ボックス付きドロップダウン リストの閉じた状態と開いた状態を示します。

閉じた状態のチェック ボックス ドロップダウン リスト

開いた状態のチェック ボックス付きドロップダウン リスト

注: 通常のコンボ ボックス コントロールでは、一覧から項目を選択するか、コントロールに新しい項目を直接入力できます。ただし、複数の値をサポートするようにコンボ ボックス コントロールを設定すると、一覧から項目を選択できるだけで、独自の値を入力することはできません。

チェック ボックス リストは、複数の値をサポートするように設定されたリスト ボックス コントロールです。

チェック ボックス一覧

チェック ボックス リストは、チェック ボックス付きドロップダウン リストと異なり、項目を選択した後で自動的に閉じません。また、[OK] ボタンと [キャンセル] ボタンも含まれていません。

フォームとレポートではどちらのコントロールも使用できます。ただし、レポートで使用する場合は、選択内容が表示されるだけです。既定では、レポートでコントロールを使ってデータを変更することはできません。

また、クリックなどの方法でテーブル フィールドを選択すると、複数値ルックアップ フィールドをテーブルで直接使用することもできます。その場合は、チェック ボックス付きドロップダウン リストのみが既定で適用されます。他のコントロールを使用することはできません。

以下のセクションでは、複数値ルックアップ フィールドから 1 つまたは複数の項目を選択する方法を説明します。これらの手順では、Office Access 2007 に付属の案件履歴データベース テンプレートを使用します。

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複数値を持つリストをフォームで使用する

以下の手順では、複数値ルックアップ フィールドが含まれたデータベース、そしてチェック ボックス付きドロップダウン リストまたはチェック ボックス リストが含まれたフォームを既に作成してあることを前提としています。

ルックアップ フィールドの作成の詳細については、「」というタイトルの追加または変更するルックアップ フィールド複数値を格納および複数値を持つフィールドの概要」を参照してください。

複数値を持つリストを使用する

  1. チェック ボックス付きドロップダウン リストまたはチェック ボックス リストが含まれているフォームを開きます。

    どちらの種類のリストでも、各項目の横にチェック ボックスが表示されます。

  2. 選択するチェック ボックスをオンにします。チェック ボックス付きドロップダウン リストを使用している場合は、[OK] をクリックします。

    チェック ボックス付きドロップダウン リストを使用している場合は、コントロールが閉じられ、選択した項目が次のようにコンマ区切りリストとして表示されます。

    フォーム上の閉じられているチェック ボックス付きドロップダウン リスト

    すべてのお客様の選択肢が表示されない場合は、デザインやレイアウト ビューでフォームを開くし、リスト コントロールを拡大します。これを行う方法の詳細については、「この記事後半でその他選択肢を表示する] チェック ボックスのドロップダウン リストの拡大、」を参照してください。

注: 

  • 複数値を持つリストは、各リスト項目の横にチェック ボックスが表示されるので簡単に見分けることができます。

  • この例では、サンプル データベースのリストでチェック ボックス付きドロップダウン リストが使用されています。チェック ボックス リスト ボックス コントロールも、チェック ボックスをオンにして項目を選択するという点で同様に機能しますが、[OK] ボタンと [キャンセル] ボタンがないという点が異なります。

    チェック ボックスは最高 100 個オンにできます。

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複数値を持つリストをテーブルで使用する

複数値を持つリストをテーブルで使用する場合、Access で使用できるコントロールはチェック ボックス付きドロップダウン リストだけです。また、このコントロールは変更できません。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、使用するテーブルをダブルクリックします。これにより、テーブルがデータシート ビューで開きます。

  2. 複数値を持つフィールドにフォーカスを設定して、フィールドの横にある下矢印をクリックします。

    注: 下矢印の位置は、Windows の [地域と言語のオプション] 設定によって異なります。

  3. 選択する各項目の横にあるチェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。

    リストが閉じられ、選択した項目が次のようにコンマで区切られて表示されます。

    データシート内のチェック ボックス付きドロップダウン リスト

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チェック ボックス付きドロップダウン リストを拡大してさらに多くの選択肢が表示されるようにする

チェック ボックス付きドロップダウン リストを使用して多数の項目を選択すると、リストを閉じたときに、選択した項目の一部が表示されない場合があります。ユーザーに必要なオプションだけを表示し、ユーザーによる選択操作が終わると自動的に閉じられるドロップダウン リスト (コンボ ボックス コントロール) は、画面領域を効率的に使用する目的でデータベース設計者によって使用されます。チェック ボックス付きドロップダウン リストが小さすぎて、選択内容の一部を表示できない場合は、コントロールを拡大できます。以下に、コントロールを拡大して変更結果をテストする方法を説明します。

注: 通常、チェック ボックス リスト コントロールでは、リストのサイズがコントロール ウィンドウより大きくなるとスクロール バーが表示されるので、コントロールのサイズ変更が必要になることはありません。

コントロールのサイズを変更する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するフォームを右クリックして、[デザイン ビュー] または [レイアウト ビュー] をクリックします。

    または

    [ホーム] タブの [ビュー] で [ビュー] をクリックし、[デザイン ビュー] または [レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. チェック ボックス付きドロップダウン リスト コントロールをクリックして、サイズ変更ハンドルのいずれかをポイントし、次のように希望の高さまたは幅になるまでコントロールの境界線をドラッグします。

    複数値を持つフィールドのサイズを変更する

    または

    コントロールを右クリックして [プロパティ] をクリックします。プロパティ シートの [すべて] タブをクリックし、"Height/高さ" または "Width/幅" プロパティをクリックしてサイズを入力します。

    隣接したコントロールが下、左、または右に自動的に移動されます。

  3. 作業内容を保存して、フォーム ビューに切り替え、変更の結果を確認します。ビューを切り替えるには、Access ステータス バーのボタンを使用するか、フォームのドキュメント タブを右クリックしてショートカット メニューを使用します。

    変更をテストする際は、次の点を確認します。

    • サイズを変更したことによって、十分なデータが表示されるようになったか

    • 追加スペースを埋めるのに十分な数の項目が自分を含む標準的なユーザーによって選択されるか

    • フォームの視覚的なデザイン、使いやすさ、およびワーク フローが変化したか

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