変更履歴の記録

メールで変更履歴を記録する

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他のユーザーとオンラインで共同作業できない場合、複数のコピーの変更の処理に役立つツールが Word にあります。この動画では、複数のユーザーが関与する電子メールで変更を追跡記録する方法を紹介します。Word では、ドキュメントを組み合わせ、全員の変更を 1 つの場所にわかりやすく表示できます。

共有前にドキュメント検査を実行する

  • 文書の最終版を共有する前に、ドキュメント検査を実行してください。このツールは、変更履歴とコメント、隠し文字、プロパティの個人名など、多くの人と共有したくない情報を確認します。ドキュメント検査を実行するには、[ファイル]、[情報]、[問題のチェック]、[ドキュメント検査] の順にクリックします。

さらに詳しく

変更履歴を記録する

変更履歴の記録をオフにする

変更履歴を承諾する

ドキュメントをどこからでも共同編集する

変更履歴とコメントを削除する

オンラインで共同作業できない場合、複数の人の変更内容をどのように処理すればよいのでしょうか?

校閲者が変更履歴をオンにしていない場合、どうすればよいのでしょうか?

変更箇所を確認できない場合、1 人の校閲者、さらに複数の校閲者の入力内容をどのように反映すればよいのでしょうか?

このような場合、Word では文書を組み合わせて、全員の変更箇所をまとめて表示できます。

そのしくみは次のとおりです。

まず文書をコンピューターに保存して、[校閲] タブで [比較]、[組み込み] の順にクリックします。

[元の文書] の参照をクリックし、元の文書を選び、[開く] をクリックします。

次に [変更された文書] の参照をクリックし、最初の校閲者の文書を開きます。

校閲者の名前はここに表示されます。

既定ではすべてが比較されますが、比較が不要な項目はオフにできます。

既定では、変更箇所が元の文書に表示されますが、

変更された文書に表示することも、新しい文書を作成することもできます。[OK] をクリックします。

既定では、元の文書の書式設定が使われますが、

校閲者の書式設定を使うこともできます。[反映の続行] をクリックします。

変更された文書の変更箇所が元の文書にコピーされ、変更履歴として表示されます。

これは校閲者が変更履歴をオンにして変更した場合と同じ表示です。

その他の校閲者の変更箇所も、同じ操作を繰り返して反映できます。

まず、元の文書を保存し、

[比較]、[組み込み] の順にクリックして、

ここに元の文書を追加し、[変更された文書] に 2 番目の校閲者の文書を選び、[OK] をクリックします。

これで、両方の校閲者の変更箇所やコメントが変更履歴として 1 つの文書に反映されました。

既定では、校閲者ごとに別の色で表示されますが、

その色は校閲者のコンピューターによって異なる場合があります。

変更箇所にマウスを合わせると、変更者と変更時刻が表示されます。

変更履歴がオンになっていることを確認し、

ビデオ 2 で行ったように文書全体を確認して、コメントや変更箇所を処理します。

もう一度確認してもらうために文書を校閲者に返す場合は、コメントに返答することもできます。

このボタンをクリックして、返答を入力します。

変更箇所が重なり、読みづらい場合は、[比較] をクリックし、[元の文書を表示] を使ってみてください。

元の文書、変更された文書、または両方の文書を表示できます。

上のウィンドウは、最初の校閲者の変更を追加した元の文書です。

下のウィンドウには、2 番目の校閲者の変更箇所が表示されます。

メイン ウィンドウの文書をスクロールすると、他のウィンドウも同時にスクロールします。

これでも読みづらい場合は、別の方法があります。[変更内容の表示] の矢印をクリックし、[変更履歴/コメントなし] を選びます。

変更履歴を表示しないほうが便利な場合もあります。[すべての変更履歴/コメント] をクリックすればいつでも表示できます。

終了したら、変更履歴をオンにしたままで、

[ファイル]、[名前を付けて保存] をクリックして、別バージョンの文書として保存します。

たとえば「下書き2」という名前を付けます。

校閲者は、文書を開き、変更を加えて、あなたの返答に返事できます。

校閲者全員から文書が戻ってきたら、同じプロセスで元の「下書き2」に変更された文書を組み込みます。

メールでもオンラインでも、校閲ツールで共同作業が楽になります。

次は、変更履歴のカスタマイズ方法をいくつかご紹介します。

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