色分類項目の作成と割り当てを行う

色分類項目を使用すると、Microsoft Outlook で関連するアイテムを簡単に識別してグループ化することができます。関連アイテムのグループ (メモ、連絡先、予定、メール メッセージなど) に色分類項目を割り当てると、アイテムの追跡と整理が簡単になります。アイテムには複数の色分類項目を割り当てることもできます。

受信トレイの色分類項目を表示する
色分類項目を使用することで、関連アイテムを簡単に見つけることができます。

既定の分類項目のセットから選択するか、独自の分類項目を作成し、Outlook アイテムに割り当てることができます。分類項目の色は、受信トレイなどの テーブル ビューと、開いているアイテム内で、目立つように表示されます。分類項目は名前を変更してよりわかりやすくしたり、別の色を選択したりすることができます。このような柔軟性により、個人の作業スタイルに合った色分類項目システムを設計できます。

メール メッセージに色分類項目を割り当てる

メッセージ リストのメッセージに色分類項目を割り当てるには、そのメッセージを右クリックします。[分類] を選び、リストから分類を選びます。

ヒント: メッセージを右クリックしたときに、メッセージのフラグ設定オプションのみが表示される場合は、送信者の名前の右側にある空白スペースを右クリックしてみてください。

注: 

  • 2 番目または 3 番目の色分類項目を割り当てる場合は、この操作を複数回実行します。

  • Outlook 2016 のスレッド ビューを使用している場合、閲覧ウィンドウまたはメッセージ リストから色分類項目をメッセージに割り当てることはできません。詳細については、「スレッド ビューの詳細」を参照してください。

閲覧ウィンドウまたは開いているメッセージから色分類項目を割り当てるには、リボンの [タグ] グループから [分類] を選び、リストから分類項目を選びます。

リボンに [分類] が表示されない場合は、[タグ] でドロップダウンを選びます。

[タグ] ドロップダウンを選んでから [分類] を選びます。

注: [分類] ドロップダウンには、最近使用した 10 個の分類項目が表示されます。他の分類項目がある場合は、[すべての分類項目] を選んで、リストの残りの部分を表示します。

  1. 任意のメッセージ フォルダーで、リボンの [タグ] グループの [分類] を選んでから [すべての分類項目] を選びます。

    [タグ] グループの [すべての分類項目] コマンド

    注:  予定表アイテムの場合は、[タグ] が、[予定] または [会議] タブに表示されます。 開いている連絡先やタスクの場合は、[タグ] が、[連絡先] または [タスク] タブに表示されます。

  2. [色分類項目] ダイアログ ボックスの [新規作成] を選びます。

  3. 分類項目の名前を入力して色を選び、必要に応じて、ショートカット キーを選びます。次に [OK] を選びます。

    [新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックス

クイック クリック分類項目は、特定のテーブル ビューで設定できる既定の分類です。たとえば、閲覧ウィンドウをオフにするか、メッセージ リストの下に閲覧ウィンドウを移動する場合は、受信日時、分類、メンションなどの追加の列が受信トレイに表示されます。これらのビューのいずれかでクイック クリック分類項目を割り当てるには、分類項目列をクリックして分類項目を設定します。

  1. リボンの [タグ] グループで、[分類]、[クイック クリックの設定] の順に選びます。

  2. ドロップダウンを使って色分類項目を選んでから、[OK] を選びます。

ヒント:  メッセージを開いている場合は、[分類] メニューの [クイック クリックの設定] をクリックして、現在選択中のメッセージだけでなく、将来のすべてのメッセージに適用される既定の色分類項目を設定できます。

実行する操作を指定してください。

色で Outlook アイテムに視認性を与えるたとえば、Morris Project という名前の分類項目を作成し、それにアイテムを割り当てる場合、そのプロジェクトに関連付けられているすべての会議、連絡先、メッセージを追跡記録できます。

予定表の色分類項目
色分類項目は関連する Outlook アイテムをつなげ、識別を簡単にします。ここで、開いているアイテムのヘッダーと予定表に色分類項目を表示することで、両方のアイテムが Morris Project に属していることがわかります。

色分類項目は、受信トレイなど、テーブル ビューに目立つように表示されます。また、開いているアイテムの中でも表示されます。6 つの色分類項目からなる既定のセットは、カスタマイズできるように設計されています。自分にとってわかりやすい名前に変更したり、カテゴリに別の色を選択したりできます。この 6 つ以外に、必要なだけ色分類項目を作成できます。複数の色分類項目をアイテムに割り当てることもできます。このような柔軟性により、個人の仕事スタイルに合った色分類項目システムを設計できます。

受信トレイの色分類項目を表示する
色分類項目を使用することで、関連アイテムを簡単に見つけることができます。

クイック クリック分類項目 を選ぶこともできます。受信トレイまたは他のテーブル ビューで 1 回だけクリックし、既定の色分類項目を Microsoft Outlook アイテムに割り当てることができます。詳細については、「クイック クリック分類項目を割り当てる」を参照してください。

分類したメール アイテムをさらに簡単に見つけられるようにするために、[分類されたメール] 検索フォルダーが ナビゲーション ウィンドウ の [検索フォルダー] に追加されました。このフォルダーには、分類されているメール アイテムがすべて表示されます。このフォルダー内では、分類されているアイテムを並べ替え、グループ化できます。特定のカテゴリのために追加の分類項目検索フォルダーを作成することもできます。

6 つの既定の色分類項目を使用し、カスタマイズすることができますが、場合によっては、アイテムを整理するために、新しい色分類項目を作成する必要があります。分類項目に適用できるプロパティは、色、名前、ショートカット キーです。

  1. ツール バーで、[分類] ボタン イメージ をクリックします。

  2. [すべての分類項目] をクリックします。

    色分類項目メニュー

  3. [新規作成] をクリックします。

    [新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックスが開きます。

    [新しい分類項目の追加] ダイアログ ボックス

  4. [名前] ボックスに、新しい色分類項目の名前を入力します。

  5. [] リストで、色を選択し、[OK] をクリックします。

    注: 

    • ショートカット キーの選択は任意です。

    • 色を割り当てずに色分類項目を作成する場合、カラー パレットで [なし] をクリックします。分類項目により、名前 (選択している場合はショートカット キーも) がアイテムに適用されます。分類項目に基づいてアイテムを並べ替え、グループ化できます。アイテムは、分類項目検索フォルダーにも表示されます。

Outlook アイテムに色分類項目を割り当てる

色分類項目を割り当てるには、色分類項目リストにその項目が含まれている必要があります。色分類項目がリストにない場合、新しい色分類項目を作成し、同時にそれをアイテムに割り当てることができます。

注: 既定の色分類項目をアイテムに最初に割り当てると、色分類項目の名前を変更するかどうかを確認するメッセージが表示されます。この時点で、分類項目の色を変更したり、名前を変更したり、キーボードのショートカットを選択したりできます。

テーブル ビューのアイテムに色分類項目を割り当てる

受信トレイまたは他の テーブル ビューのアイテムに色分類項目を割り当てる作業は、他の種類の Outlook アイテムの場合と同じです。

注: 連絡先のカード ビュー (名刺ビューなど) またはメモのアイコン ビューで色分類項目を割り当てる作業は、テーブル ビューで色分類項目を割り当てる場合と同じです。

  • 色分類項目を割り当てるには、次のいずれかの操作を行います。

    • アイテムを選択し、ツール バーの [分類] ボタン イメージ をクリックし、色分類項目をクリックします。

    • アイテムを右クリックし、ショートカット メニューの [分類] ボタン イメージ をポイントし、色分類項目をクリックします。

      [分類] メニューには、最近使用した色分類項目が 15 件表示されます。他の分類項目を表示するか、新しい分類項目を作成するには、[すべての分類項目] をクリックします。[色分類項目] ダイアログ ボックスから色分類項目を割り当てるには、色分類項目の隣にあるチェック ボックスを選択する必要があります。

      [色分類項目] ダイアログ ボックスでは、複数の分類項目をアイテムに割り当てることもできます。

      注: 

      • タスクや履歴などにあるタイムライン ビューでは、上記のショートカット メニューを利用する方法でのみ、色分類項目をアイテムに割り当てることができます。

      • 履歴ビューの場合、既定では、ツール バーに [分類] ボタンが表示されません。このボタンを追加するには、[ツール] メニューで、[分類] をクリックします。[コマンド] タブの [分類項目] リストで、[アクション] をクリックします。[コマンド] リストで、[分類項目] をクリックし、それを表示するツール バーにドラッグします。

既定の色分類項目には、[分類項目 赤] や [分類項目 青] のような汎用名が付けられています。分類したアイテムを簡単に特定し、整理するために、色分類項目の名前を変更できます。自分にとってわかりやすい名前を付けてください。

注: アイテムに既に割り当てられている色分類項目を変更する場合、その分類項目が割り当てられているすべてのアイテムに新しい名前が適用されます。

  1. ツール バーで、[分類] ボタン イメージ をクリックします。

  2. [すべての分類項目] をクリックします。

    色分類項目メニュー

  3. [名前] リストで、色分類項目の名前をクリックし、[名前の変更] をクリックします。

  4. [名前] リストに、色分類項目の新しい名前を入力します。

    • メインの Microsoft Outlook ウィンドウで選択されているアイテムに名前を変更した色分類項目を自動的に割り当てるには、[名前] リストの色分類項目の隣にあるチェック ボックスを選択し、[OK] をクリックします。

    • 既存の色分類項目をアイテムに初めて割り当てると、色分類項目の名前を変更するように求められます。

  1. ツール バーで、[分類] ボタン イメージ をクリックし、[クイック クリックの設定] をクリックします。

  2. [クイック クリックの設定] ダイアログ ボックスの一覧で色分類項目を選択します。

別のクイック クリック分類項目に変更しても、アイテムに既に割り当てられている色分類項目が変更されることはありません。ただし、色分類項目の名前または色を変更した場合、その色分類項目が割り当てられているすべてのアイテムが更新され、新しい名前または色が適用されます。

開いているアイテムの [分類] メニューから現在のクイック クリック分類項目を設定することもできます。

受信トレイのようなテーブル ビューや To Do バーで表示するとき、ほとんどの Outlook アイテムにクイック クリック分類項目を割り当てることができます。

  • 受信トレイやその他のテーブル ビューで、メッセージの横にある [分類] 列をクリックします。クイック クリック分類項目に関連付けられている色が列に追加されます。アイテムを開くと、色分類項目の色と名前がアイテムの上部に表示されます。

    注: 

    • クイック クリック分類項目は、[分類項目] 列をもう一度クリックするだけで削除できます。

    • クイック クリック分類項目を複数のアイテムに同時に割り当てることができます。すべてのアイテムを選択し、いずれかのアイテムの隣にある [分類項目] をクリックします。

キーボードのショートカット キーと色分類項目を関連付けると、電子メール メッセージなどのアイテムに色分類項目を簡単に割り当てることができるようになります。受信トレイまたは他のテーブル ビューでアイテムを選択し、ショートカット キーを押します。ショートカット キーを利用し、色分類項目を複数のアイテムに同時に割り当てることもできます。

  1. メイン Microsoft Office Outlook 2007 ウィンドウのツール バーで、[分類] ボタン イメージ をクリックします。

  2. メニューの一番下で、[すべての分類項目] をクリックします。

  3. [名前] リストで、色分類項目のチェック ボックスを選択します。

  4. [ショートカット キー] ボックスの一覧で、キーボード ショートカットを選択します。

Office Outlook 2007 内からは、リストを 6 つの既定の色分類項目にリセットすることはできません。これらの既定の分類項目は、必要に応じて、カスタマイズするためにプレースホルダーとして提供されます。

Outlook 内から 6 つの既定の色分類項目を復元することはできませんが、リストを再作成することはできます。または、Windows の [プログラムとファイルの検索] ダイアログ ボックスでコマンドライン スイッチを使ってコマンドを実行することで、6 つの分類項目の既定のリストを自動的に復元することができます。

Outlook でリストを再作成する

色分類項目からなるこの基本的なセットは、カスタマイズできるように設計されています。分類項目の名前を変更して、別の色に関連付けることができます。これらの 6 つの色分類項目以外に、新しい色分類項目を簡単に作成することができます。以下の 6 つは Outlook 2007 の既定の色分類項目です。

分類項目 赤

分類項目 黄

分類項目 青

分類項目 オレンジ

分類項目 緑

分類項目 紫

分類項目に適用できるプロパティは、色、名前、ショートカット キーです。アイテムに既に割り当てられている色分類項目を変更すると、それらのアイテムの色分類項目が更新されます。

注: Office Outlook 2007 のインストール時に別のバージョンの Outlook​​ からアップグレードする場合、色分類項目リストを最初に開いたときに、以前のバージョンの Outlook​​ でアイテムに適用された分類項目と共に 6 つの既定の色分類項目が表示されます。

コマンド ライン スイッチを使ってリストを復元する

分類項目リストの 6 つの既定の分類項目の色と名前を復元するコマンド ライン スイッチがあります。詳細については、コマンド ライン スイッチの使用に関するページを参照してください。

重要: このコマンド ライン スイッチを実行すると、作成したユーザー設定の分類項目が削除されます。別のバージョンの Outlook​​ から Office Outlook 2007 にアップグレードした場合、ユーザー設定の分類項目と分類項目マスター リストの分類項目はすべて削除されます。アイテムの分類項目名は保持されますが、色は保持されません。

最初に、コンピューター上の outlook.exe ファイルの場所を確認します。Office Outlook 2007 のインストール時に既定のフォルダー位置を受け入れた場合、outlook.exe ファイルは c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe にあります。

その場所に outlook.exe が見つからない場合は、ファイルを検索して、フルパスを書き留めます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • Windows Vista の場合    

      • [スタート] ボタンの画像 をクリックし、[すべてのプログラム] をポイントして [アクセサリ] をクリックしてから [ファイル名を指定して実行] をクリックします。

    • Microsoft Windows XP または Microsoft Windows Server 2003 の場合    

      • [スタート] をクリックしてから [ファイル名を指定して実行] をクリックします。

  2. [ファイル名を指定して実行] ダイアログ ボックスで、二重引用符、outlook.exe ファイルのフルパス、二重引用符を順番に入力します。または、[参照] をクリックしてファイルを参照し、選択します。その場合、二重引用符は自動的に付与されます。

  3. 右側の二重引用符の後ろにスペースを 1 つ入力してから、スイッチの /cleancategories を入力します。たとえば、既定のインストール場所を使う場合、入力するテキストは次のようになります。

    "c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. [OK] をクリックします。

    注: 

    • スイッチでは大文字と小文字は区別されません。たとえば、/CLEANCATEGORIES/cleancategories と同じように機能します。

    • スイッチの前には必ず空白スペースを 1 つ入力してください。

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