自分のメールボックスのサイズを管理する

メールボックスの空き領域が残りわずかというメッセージが毎週、または毎日送られてくる場合は、”メールボックスの整理” というクリーンアップ ツールを使うと、メールボックスのサイズを小さくすることができます。

  1. Outlook で [ファイル]、[クリーンアップ ツール]、[メールボックスの整理] の順に選択します。

    メールボックスの整理ツール

  2. 次のいずれかの操作を実行します。

    • メールボックス全体のサイズと、その中の個々のフォルダーのサイズを表示します。

    • 指定した日付よりも前の、または指定したサイズを超えるアイテムを検索します。

    • [古いアイテムの整理] を使ってアイテムを移動します。

    • [削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

    • 競合フォルダーのサイズを表示し、このフォルダーを削除します。

メールボックスのサイズを抑えるためのベスト プラクティス

電子メールの保管場所が電子メール サーバー (たとえば Exchange) の場合は、そのサーバーでのメールボックス サイズの上限に達すると、管理者によって機能が制限されることがあります。たとえば、90 MB の時点で警告を受け、100 MB に達するとメールの送信ができなくなり、110 MB になるとメールの受信もできなくなります。

ここでは、メールボックスのサイズを抑える方法を紹介します。

  • 古いアイテムを整理する – 古いアイテムのうち、保存しておきたいものはアーカイブに移動します。個別の Outlook データ ファイル (.pst) を作成でき、必要なときにいつでも Outlook から開くことができます。Outlook の既定では、自動的に一定の間隔でアイテムのアーカイブが行われます。また、必要に応じて、アイテムのアーカイブを手動で行うこともできます。このようにすると、どのアイテムをいつ、どこにアーカイブするかを自分で決めることができます。

    注: [アーカイブ] コマンドが表示されない場合は、組織の設定でこの機能が無効になっている可能性があります。

  • 削除済みアイテム フォルダーを空にする – [削除済みアイテム] フォルダーを空にする作業を頻繁に行うと、不要なメッセージが長期間残ることはなくなります。

  • 迷惑メール フォルダーを空にする[迷惑メール] フォルダーを空にする作業を定期的に行うと、受信トレイの領域を、自分が本当に必要としているメッセージのために確保することができます。

  • 添付ファイルをメールボックス以外に保存する – 時間の経過とともに蓄積された添付ファイルは、容量を占有する場合があります。保存の必要な添付ファイルは、チーム サイト、OneDrive、または自分のコンピューター上のフォルダーに保存することを検討してください。

注記: 

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