自分のメールボックスのサイズを管理する

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メールボックスの空き領域が残りわずかというメッセージが毎週、または毎日送られてくる場合は、”メールボックスの整理” というクリーンアップ ツールを使うと、メールボックスのサイズを小さくすることができます。

  1. Outlook で [ファイル]、[クリーンアップ ツール]、[メールボックスの整理] の順に選択します。

    メールボックスの整理ツール

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • メールボックス全体のサイズと、その中の個々のフォルダーのサイズを表示します。

    • 指定した日付よりも前の、または指定したサイズを超えるアイテムを検索します。

    • [古いアイテムの整理] を使ってアイテムを移動します。

    • [削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

    • 競合フォルダーのサイズを表示し、このフォルダーを削除します。

メールボックスのサイズを抑えるためのベスト プラクティス

電子メールの保管場所が電子メール サーバー (たとえば Exchange) の場合は、そのサーバーでのメールボックス サイズの上限に達すると、管理者によって機能が制限されることがあります。たとえば、90 MB の時点で警告を受け、100 MB に達するとメールの送信ができなくなり、110 MB になるとメールの受信もできなくなります。

ここでは、メールボックスのサイズを抑える方法を紹介します。

  • 古いアイテムを整理します。 – をアーカイブに残したい古いアイテムを移動します。必要に応じて、いつでもOutlookから開くことができる独立したOutlook データ ファイル (.pst)を作成することができます。既定では、 Outlook定期的にアイテムをアーカイブを自動的にします。アイテムを手動でアーカイブするときにいつでもできます。これにより、アーカイブ、それらを保存する場所と、それをアーカイブするアイテムを決定できます。

    注: [アーカイブ] コマンドが表示されない場合は、組織の設定でこの機能が無効になっている可能性があります。

  • 削除済みアイテム フォルダーを空にする – [削除済みアイテム] フォルダーを空にする作業を頻繁に行うと、不要なメッセージが長期間残ることはなくなります。

  • 迷惑メール フォルダーを空にする[迷惑メール] フォルダーを空にする作業を定期的に行うと、受信トレイの領域を、自分が本当に必要としているメッセージのために確保することができます。

  • 添付ファイルをメールボックス以外に保存する – 時間の経過とともに蓄積された添付ファイルは、容量を占有する場合があります。保存の必要な添付ファイルは、チーム サイト、OneDrive、または自分のコンピューター上のフォルダーに保存することを検討してください。

個々 のフォルダー、メールボックスのサイズを表示することができるメールボックスの整理ツールを使用することができます。アーカイブ個人用フォルダー ファイル (.pst) に古いアイテムを整理し、 [削除済みアイテムフォルダーを空にもできます。

  1. [ツール] メニューで、 [メールボックスの整理] をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • その中の個々 のフォルダーとメールボックスの合計サイズを表示するには、メールボックスのサイズを表示] をクリックします。

    • 古いアイテムを検索するには、 n 日より前のアイテムを検索するかを選択し、[1 から 999 までの数値を入力し、[検索] をクリックします。

    • サイズの大きなアイテムを検索すると、[大きいサイズより大きいアイテムを検索を選択し、1 ~ 9999 の数値を入力し、[検索] をクリックします。

    • メールボックス内の古いアイテムをアーカイブ個人用フォルダー ファイル (.pst) に移動するには、[古いアイテムの整理] をクリックします。アーカイブ .pst ファイルの既定のフォルダーは、c:\Documents and Settings\user name\Local \ \local アプリケーション \application data \microsoft\outlook します。

    • 削除済みアイテムフォルダーのサイズを表示するには、削除済みアイテムのサイズを表示] をクリックします。

    • [削除済みアイテムフォルダーを空にするには、の] をクリックします。

    • 競合フォルダーのサイズを表示するには、競合のサイズを表示] をクリックします。

    • 競合フォルダーの内容を削除するには、[削除] をクリックします。

個人用フォルダー ファイル (.pst) のサイズを減らす

個人用フォルダー ファイル (.pst) からアイテムを削除した場合、Outlook が実行されており、かつコンピューターを使用していないときには、ファイルがバックグラウンドで自動的に圧縮されます。ファイルのサイズをすぐに減らす必要のある場合、圧縮を強制実行できます。データ ファイルの圧縮には数分かかる場合があります。

  1. [ファイル] メニューで、データ ファイルの管理] をクリックします。

  2. データ ファイルを最適化する] をクリックし、[設定] をクリックします。

  3. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: .pst ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

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オフライン フォルダー ファイル (.ost) のサイズを減らす

大量のアイテムを削除し、オフライン フォルダー ファイル (.ost) ファイルのサイズを減らせば、パフォーマンスが改善することがあります。この手順でサーバーに保存されているアイテムが削除されることはありません。

  1. [削除済みアイテム] フォルダーを空にしたくないアイテムを削除します。

  2. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。

    [アカウント設定] コマンドが表示されません。

    [アカウント設定] コマンドはMicrosoft Office Outlook 2007で [ツール] メニューの [います。以前のバージョンの Outlook を使用している場合は、次の手順は適用されません。その製品に付属のヘルプを使用します。Microsoft Outlook Express を使用しているプログラムのタイトル バーに表示された場合は、Outlook と同じではないプログラムを使用しています。Outlook Express のヘルプを参照します。

  3. 一覧で、 Microsoft Exchange Server] を選択し、[変更] をクリックします。

  4. [詳細設定] をクリックします。

  5. [詳細設定] タブをクリックし、[オフライン フォルダー ファイルの設定] をクリックします。

  6. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: 

  • オンラインとオフラインの両方からアイテムを削除するのにはフォルダー、アイテムを選択して、DEL キーを押します。

  • Exchange アカウントで Exchange キャッシュ モードを使用している場合は、ローカルの .ost ファイルから選択したフォルダーのみが消去されます。サーバー上のアイテムは、Exchange Server の電子メール アカウントの [送受信の設定][フォルダー オプション] で、フォルダーが選択されている場合、.ost ファイルを次の同期をもう一度ダウンロードされます。

  • Exchange キャッシュ モードを使用して、パブリック フォルダーのお気に入りは既定では同期されません。パブリック フォルダーを同期する場合は、オフライン フォルダー ファイル (.ost) のサイズが大幅に増加することがあります。

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