自分のメールボックスのサイズを管理する

メールボックスの領域が不足していることを警告する毎週または毎日のメッセージが表示されますか。 メールボックスのクリーンアップは、メールボックスのサイズをトリミングするために使用できる1つのクリーンアップツールです。

  1. Outlookで、[ファイル>ツール>メールボックスのクリーンアップ] を選択します。

    メールボックスの整理

  2. 次のいずれかの操作を実行します。

    • メールボックス全体のサイズと、その中の個々のフォルダーのサイズを表示します。

    • 特定の日付または特定のサイズよりも古いアイテムを検索します。

    • [古いアイテムの整理] を使ってアイテムを移動します。

    • [削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

    • 競合フォルダーのサイズを表示し、このフォルダーを削除します。

メールボックスのサイズを抑えるためのベスト プラクティス

電子メールの保管場所が電子メール サーバー (たとえば Exchange) の場合は、そのサーバーでのメールボックス サイズの上限に達すると、管理者によって機能が制限されることがあります。 たとえば、90 MB の時点で警告を受け、100 MB に達するとメールの送信ができなくなり、110 MB になるとメールの受信もできなくなります。

ここでは、メールボックスのサイズを抑える方法を紹介します。

  • 古いアイテムを整理する–保存したい古いアイテムをアーカイブに移動します。 個別の Outlook データ ファイル (.pst) を作成でき、必要なときにいつでも Outlook から開くことができます。 既定では、アイテムは定期的に自動的にアーカイブされ Outlook ます。 また、必要に応じて、アイテムのアーカイブを手動で行うこともできます。 このようにすると、どのアイテムをいつ、どこにアーカイブするかを自分で決めることができます。

    注: [アーカイブ] コマンドが表示されない場合は、組織の設定でこの機能が無効になっている可能性があります。

  • [削除済みアイテム] フォルダーを空にします。不要なメッセージが保存されないように、[削除済みアイテム] フォルダーは頻繁に空にします。

  • [迷惑メール] フォルダーを空にする–定期的に[迷惑メール] フォルダーを空にして、実際に必要なメッセージの受信トレイの領域を保存します。

  • 添付ファイルをメールボックス以外に保存する – 時間の経過とともに蓄積された添付ファイルは、容量を占有する場合があります。 保存の必要な添付ファイルは、チーム サイト、OneDrive、または自分のコンピューター上のフォルダーに保存することを検討してください。

  1. Outlook で [ファイル]、[クリーンアップ ツール]、[メールボックスの整理] の順に選択します。

    メールボックスの整理ツール

  2. 次のいずれかの操作を実行します。

    • メールボックス全体のサイズと、その中の個々のフォルダーのサイズを表示します。

    • 特定の日付または特定のサイズよりも古いアイテムを検索します。

    • [古いアイテムの整理] を使ってアイテムを移動します。

    • [削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

    • 競合フォルダーのサイズを表示し、このフォルダーを削除します。

メールボックスのサイズを抑えるためのベスト プラクティス

電子メールの保管場所が電子メール サーバー (たとえば Exchange) の場合は、そのサーバーでのメールボックス サイズの上限に達すると、管理者によって機能が制限されることがあります。 たとえば、90 MB の時点で警告を受け、100 MB に達するとメールの送信ができなくなり、110 MB になるとメールの受信もできなくなります。

ここでは、メールボックスのサイズを抑える方法を紹介します。

  • 古いアイテムを整理する–保存したい古いアイテムをアーカイブに移動します。 個別の Outlook データ ファイル (.pst) を作成でき、必要なときにいつでも Outlook から開くことができます。 既定では、アイテムは定期的に自動的にアーカイブされ Outlook ます。 また、必要に応じて、アイテムのアーカイブを手動で行うこともできます。 このようにすると、どのアイテムをいつ、どこにアーカイブするかを自分で決めることができます。

    注: [アーカイブ] コマンドが表示されない場合は、組織の設定でこの機能が無効になっている可能性があります。

  • [削除済みアイテム] フォルダーを空にします。不要なメッセージが保存されないように、[削除済みアイテム] フォルダーは頻繁に空にします。

  • [迷惑メール] フォルダーを空にする–定期的に[迷惑メール] フォルダーを空にして、実際に必要なメッセージの受信トレイの領域を保存します。

  • 添付ファイルをメールボックス以外に保存する – 時間の経過とともに蓄積された添付ファイルは、容量を占有する場合があります。 保存の必要な添付ファイルは、チーム サイト、OneDrive、または自分のコンピューター上のフォルダーに保存することを検討してください。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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