自分のメールと予定表の管理を他のユーザーに許可する

現実世界で、受け取った郵便物の処理を秘書や部下に任せるのと同じように、Microsoft Outlook では、自分の代わりに他のユーザーが電子メール メッセージや会議出席依頼および返答を受信および返信できるようにする委任と呼ばれる機能があります。代理人に Microsoft Exchange Server メールボックス でのアイテムに対する読み取り、作成、または詳細なコントロールのアクセス権を追加で付与することもできます。

あなたは代理人ですか? 他のユーザーのメールおよび予定表のアイテムを管理する方法の詳細について説明します。

この記事の内容

代理人アクセスについて

代理人アクセスを有効にする

代理人のアクセス権を変更する

非公開アイテムへの代理人アクセスを変更する

代理人アクセスについて

代理人アクセスを使用すると、単に Outlook フォルダーを共有するだけでなく、代理人が自分の代わりに電子メール メッセージを作成したり会議出席依頼に返信したりできるアクセス権を与えることができます。

注記: 

  • 代理人アクセスを付与するユーザーの電子メールは、そのユーザーのコンピューター上の Outlook データ ファイル (.pst) ではなく、Exchange サーバーのメールボックスに配信される必要があります。

  • 代理人アクセスを付与するユーザーと代理人が使用する Outlook のバージョンは同じである必要があります。

自分のフォルダーに対して代理人に認めるアクセス権のレベルは、代理人アクセスを委任する側が判断します。代理人には、フォルダー内のアイテムを参照するアクセス権か、参照、作成、および削除するアクセス権を付与できます。既定では、代理人を追加すると、代理人は委任者の [予定表] フォルダーおよび [タスク] フォルダーに対する完全なアクセス権を持ちます。また、委任者に代わって会議出席依頼に返答することもできます。

代理人のアクセス権のレベルとは

  • 参照者     このアクセス権がある代理人は、上司のフォルダのアイテムを参照できます。

  • 作成者   このアクセス権がある代理人は、アイテムの参照と作成、および上司が作成したアイテムの変更と削除が可能です。たとえば、代理人は、上司の [仕事] フォルダーや [予定表] フォルダーに仕事の依頼や会議出席依頼を直接作成でき、上司に代わってこれらのアイテムを送信できます。

  • 編集者    このアクセス権がある代理人は、作成者ができるすべての操作に加えて、上司が作成したアイテムを変更および削除できます。

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代理人アクセスを有効にする

代理人は、代理送信のアクセス権を自動的に取得します。既定では、代理人は上司に送信された会議出席依頼および返信だけを参照できます。代理人は、上司の [受信トレイ] の他のメッセージを参照することはできません。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント設定] で [代理人アクセス] をクリックします。

  3. [追加] をクリックします。

    [追加] ボタンが表示されていない

    • [追加] ボタンが表示されない場合、次の 1 つ以上の原因が考えられます。

    • Outlook と Exchange が接続されていません。Outlook のステータス バーに [Microsoft Exchange に接続] または [オンライン] が表示されている必要があります。

    • メッセージが Exchange メールボックスに配信されていません。電子メールは、コンピューター ハード ディスク上の Outlook データ ファイル (.pst) ではなく、Exchange メールボックスに配信される必要があります。

  4. 代理人に指定する人の名前を入力するか、または検索結果の一覧で名前を検索してクリックします。

    注: 代理人は、組織の Exchange のグローバル アドレス一覧に表示されているユーザーである必要があります。

  5. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

  6. [代理アクセス権の設定] ダイアログ ボックスで、既定のアクセス権設定を使用するか、または Exchange フォルダに対するユーザー設定のアクセス レベルを選択できます。

    代理人が会議出席依頼や返信のみを処理するアクセス権が必要な場合、[会議関係のメールを代理人にも送信する] などの既定のアクセス権設定で十分です。[受信トレイ] へのアクセス権は [なし] にしておくことができます。会議出席依頼と返答は、代理人の [受信トレイ] に直接配信されます。

    注: 既定では、代理人に委任者の [予定表] フォルダーへの [すべて (アイテムを参照、作成、変更できる)] アクセス権が付与されます。代理人が代わりに会議出席依頼に返信すると、委任者の [予定表] フォルダーに会議が自動的に追加されます。

  7. 権限が変更されたことを通知するメッセージを代理人に送信するには、[設定したアクセス権情報を代理人に自動送信する] チェック ボックスをオンにします。

  8. 必要に応じて、[代理人に非公開に設定したアイテムへのアクセスを許可する] チェック ボックスをオンにします。

    重要: これは、[メール]、[連絡先]、[予定表]、[仕事]、[メモ]、[履歴] フォルダなど、すべての Exchange フォルダに反映されるグローバル設定です。1 つのフォルダだけの非公開アイテムへのアクセスを許可することはできません。

  9. [OK] をクリックします。

    注: 代理送信アクセス権で送信されたメッセージは、[差出人] に代理人と上司の両方の名前が表示されます。送信者アクセス権でメッセージを送信すると、上司の名前だけが表示されます。

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代理人のアクセス権を変更する

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント設定] で [代理人アクセス] をクリックします。

  3. アクセス権を変更する代理人の名前をクリックし、[アクセス権] をクリックします。

    注: すべての代理人アクセス権を削除する場合は、[アクセス権] をクリックするのではなく、[削除] をクリックし、残りの手順を省略します。

  4. 代理人がアクセスする Outlook フォルダに対するアクセス権を変更します。

  5. 権限が変更されたことを通知するメッセージを代理人に送信するには、[設定したアクセス権情報を代理人に自動送信する] チェック ボックスをオンにします。

注: 会議出席依頼と返信が代理人にも送信されるようにするには、自分の [予定表] フォルダに対する [すべて (アイテムを参照、作成、変更できる)] アクセス権を代理人に与え、[会議関係のメールを代理人にも送信する] チェック ボックスをオンにします。

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非公開アイテムへの代理人アクセスを変更する

代理人に対して、自分の Outlook フォルダーへのアクセス権を割り当てた場合でも、予定、会議、タスク、および連絡先の個人的な情報を非表示にすることができます。個人的なアイテムをそれぞれ開き、[予定表ツール] タブの [タグ] で [非公開] をクリックします。

代理人アクセスで非公開アイテムを参照できるようにするには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント設定] で [代理人アクセス] をクリックします。

  3. 非公開の予定へのアクセスを変更する代理人の名前をクリックし、[アクセス権] をクリックします。

  4. [代理人に非公開に設定したアイテムへのアクセスを許可する] チェック ボックスをオンにします。

重要: 非公開機能は、他のユーザーが予定、連絡先、仕事の詳細情報にアクセスするのを完全に防止できません。非公開として指定したアイテムを他のユーザーが参照できないようにするには、[予定表]、[連絡先]、[仕事] フォルダーに対する [参照のみ (アイテムを参照できる)] アクセス権を与えないようにします。

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注記: 

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