組織外の人とサイトまたはドキュメントを共有する

組織外の人とサイトまたはドキュメントを共有する

自分の組織がベンダー、クライアント、または顧客とのドキュメントの共有や直接の共同作業を伴うような仕事をしている場合は、Microsoft Office 365 サブスクリプションのライセンスを持っていない外部の人とも SharePoint Online の外部共有機能を使用してコンテンツを共有したい場合があるかもしれません。

これには、次の 3 とおりの方法があります。

注: 送信した招待を使ってログインし、サイトまたはドキュメントにアクセスできるのは 1 人だけです。 ただし、招待を受信したユーザーは、それを使用せず、他のユーザーに転送することができます。転送された招待を受信したユーザーは、自分の Microsoft アカウントまたは 職場のアカウント を使ってログインし、サイトやドキュメントにアクセスできます。

注: ユーザーがサイトやドキュメントを共有するには、グローバル管理者が外部共有を有効にして、権限を設定しておく必要があります。詳細については、「SharePoint Online 環境の外部共有を管理する」を参照してください。

外部ユーザーとは

外部ユーザーとは、組織の SharePoint Online サイトやドキュメントにアクセスできるが、SharePoint Online または Microsoft Office 365 サブスクリプションのライセンスを保有していない組織外のユーザーです。自社または関連会社の従業員、契約社員、オンサイトのエージェントは、外部ユーザーではありません。

注: 組織に別の Office 365 テナントがある場合は、1 つのテナントからライセンスを取得したユーザーは、その他のテナントからライセンスを取得したユーザーと共に外部共有を使用できます。

外部ユーザーは、サイトでの共同作業に招待した SharePoint Online ユーザーの使用権利を継承します。つまり、組織が E3 Enterprise プランを購入し、エンタープライズ機能を使うサイトを構築した場合、その外部ユーザーには、招待されたサイト内のエンタープライズ機能の使用、表示、またはそのいずれかの権利が付与されます。外部ユーザーは、サイトの操作全般を実行する拡張プロジェクト メンバーとして招待できますが、社内の有料のフル ライセンスを持つユーザーとまったく同じ能力を持つわけではありません。詳細については、「SharePoint Online 環境の外部共有を管理する」を参照してください。

サイトを共有する

サイトを外部ユーザーと共有する場合は、サイトのログインに使用できる招待を外部ユーザーに送信します。この招待はどのようなメール アドレスにも送信できます。受信者は招待を受けると Microsoft アカウントまたは職場または学校のアカウントを使ってログインできます。サイトを共有する場合は、サイト上でユーザーに付与する権限の種類を選ぶことができます。

サイトを外部ユーザーと共有するには、サイトの所有者であるかまたはフル コントロールの権限を持っている必要があります。

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. ページの左上隅にあるアプリ起動ツールのアイコン Office 365 アプリ起動ツール アイコン を選び、[SharePoint] タイル (以前の [サイト] タイル) を選ぶか、ページ上部の [SharePoint] (以前の [サイト]) をクリックします。

  3. 外部ユーザーと共有するサイトに移動します。

  4. 画面の右上にある [共有] をクリックします。

    画面右上にある [共有] の画像。

  5. [共有] ダイアログ ボックスで、招待する外部ユーザーの名前を入力します (someone@outlook.comsomeone@contoso.com など)。

    注: [共有] コマンドを利用し、内部のライセンスを持つユーザーにサイトへのアクセスを許可することもできます。この場合は、招待する人の名前を入力するだけで許可できます。

  6. [共有] をクリックします。

    注: 名前とメール アドレスを入力し、ユーザーが一致しないことを示すエラー メッセージが表示された場合、サイトで外部ユーザーが許可されていないことがあります。管理者に確認し、許可してください。

  7. 招待状に含めるメッセージを入力します。

  8. 既定では、招待メールは自動的に送信されます。招待メールをオフにするには、[オプションの表示] をクリックし、[電子メール招待状を送信する] の選択を解除します。

既定では、外部ユーザーに送信した招待はすべて 90 日間で有効期限が切れます。招待されたユーザーが 90 日以内に招待を承諾しなかった場合、それでもその人物にサイトへのアクセス権を与えたければ、新しい招待を送信する必要があります。

招待した外部ユーザーが、招待を受け取ってボタンを選ぶと、SharePoint Online サイトにサインインできるページに移動します。サインインには、Microsoft アカウントまたは 職場や学校のアカウント を使います。Microsoft アカウントを持っていないユーザーは、サインアップして無料の Microsoft アカウントを取得できます。

匿名ゲスト リンクを送信または投稿してドキュメントを共有する

匿名ゲスト リンクを作成し、メディアを使ってリンクを共有できます。 たとえば、ソーシャル メディア ページに投稿したり、メールに貼り付けたりします。 編集権限または表示権限のみが付いたゲスト リンクを作成できます。

ドキュメントを外部ユーザーと共有するには、サイトの所有者であるかまたはフル コントロールの権限を持っている必要があります。さらに、Office 365 サービスの設定または SharePoint Online の管理センターを使用して (どちらを使うかは、使用しているプランによります)、外部との共有機能を有効にしておく必要があります。サイト コレクションの外部との共有も有効になっている必要があります (エンタープライズ プランのみ)。

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. ページの左上隅にあるアプリ起動ツールのアイコン Office 365 アプリ起動ツール アイコン を選び、[SharePoint] タイル (以前の [サイト] タイル) を選ぶか、ページ上部の [SharePoint] (以前の [サイト]) をクリックします。

  3. ドキュメントの横にある省略記号 (...) をクリックして、[共有] をクリックします。

    SharePoint ライブラリでドキュメントの共有を開始する

  4. [共有] ダイアログ ボックスで、[リンクの取得] をクリックします。

  5. 与えるアクセス許可の種類を選択します。制約付きリンク、リンクの表示、リンクの編集のいずれかになります。
    ゲスト リンク URL が作成されます。

  6. ゲスト リンク URL を選んでコピーします。
    匿名ゲスト リンクを作成してコピーする
    これで、ゲスト リンク URL を選んだメディアに貼り付けられます。

  • ドキュメントがチーム サイト ライブラリにある場合、他のサイト メンバーが [共有] ダイアログ ボックスでゲスト リンクを見つけて他のメンバーに送信できます。

  • 共有しようとしているファイルがライブラリ内に置かれていて、そのライブラリが Information Rights Management を使用している場合は、外部とは共有できません。

  • 匿名のゲスト リンクは、他の人に転送されたり、他の人々とも共有されたりする可能性があり、その人たちもサインインせずにコンテンツの表示や編集を行えるようになります。機密性の高いコンテンツには匿名のゲスト リンクを使用しないでください。

  • 匿名のゲスト リンクを使用してドキュメントにアクセスするように招待された人は、関連する Office Online でファイルの表示や閲覧のみができます。 対応するデスクトップ バージョンの Office プログラムでファイルを開くことはできません。

  • Office 365 サービスの設定または SharePoint Online 管理センターで、外部との共有をグローバルに無効に設定すると、どの共有リンクも一切動作しなくなります。その後、再びこの機能を有効にすると、リンクは再び動作するようになります。特定のドキュメントへのアクセスを取り消す場合、共有されている個々のリンクを無効にすることも可能です。匿名のゲスト リンクを無効にするを参照してください。

  • Power View シートが含まれた Excel ブックを組織外のユーザーと共有しても、外部ユーザーのブックで Power View シートを表示することはできません。

  • フォルダーを共有する場合は、許可できるアクセス許可の種類は、制限付きリンクのみです。

他のユーザーが、自分と共有しているドキュメントを使用してゲスト リンクを作成することを許可する

ドキュメントを広く共有したり、実際に他のユーザーに再共有を勧めたりしたい場合があります。 このようなドキュメントの場合、他のユーザーに対して、共有ドキュメントの匿名ゲスト リンクの作成を許可できます。

この機能を使用するには、フル コントロールの権限が必要です。

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. ページの左上隅にあるアプリ起動ツールのアイコン Office 365 アプリ起動ツール アイコン を選び、[SharePoint] タイル (以前の [サイト] タイル) を選ぶか、ページ上部の [SharePoint] (以前の [サイト]) をクリックします。

  3. 他のユーザーによるゲスト リンクの作成を許可するライブラリに移動します。

  4. [設定] Office 365 の [設定] ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  5. [ユーザーと権限] セクションで [サイトの権限] をクリックします。

  6. [アクセス要求の設定] をクリックします。

    注: [アクセス要求の設定] が表示されない場合、[権限] タブの [管理する親] をクリックし、[アクセス要求の設定] をクリックします。

    [アクセス許可] タブの [アクセス要求の設定] ボタン。
  7. [アクセス要求の設定] ダイアログ ボックスで、[サイトと個別のファイルおよびフォルダーの共有をメンバーに許可します] をオンにします。

  8. 必要であれば、[アクセス要求の許可] を選択し、アクセス要求を受信するメール アドレスを追加します。

  9. [OK] をクリックします。

これで、他のユーザーが共有ドキュメントを選んで [共有] ダイアログ ボックスを開き、ゲスト リンクを作成できます。 ただし、ドキュメントの最初の共有時に相手のユーザーに編集権限を与えた場合、そのユーザーが作成するゲスト リンクでは常にゲストもドキュメントを編集できます。 表示権限のみを与えた場合、そのユーザーが作成できるのは表示権限付きのゲスト リンクのみです。

注: [サイトと個別のファイルおよびフォルダーの共有をメンバーに許可します。] チェックボックスをオフにしてこの機能を無効にしても、ユーザーは [共有] メニューを使用できますが、チーム メンバーが共有しようとすると、エラー メッセージが表示されます。

[アクセス要求の設定] の概要については、「ビデオ: アクセス権をリクエストせずにサイトを共有する」を参照してください。

サイトへのサインインが必要なドキュメントを共有する

ドキュメントを外部ユーザーと共有するには、サイトの所有者であるかまたはフル コントロールの権限を持っている必要があります。さらに、Office 365 サービスの設定または SharePoint Online の管理センターを使用して (どちらを使うかは、使用しているプランによります)、外部との共有機能を有効にしておく必要があります。サイト コレクションの外部との共有も有効になっている必要があります (エンタープライズ プランのみ)。

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. ページの左上隅にあるアプリ起動ツールのアイコン Office 365 アプリ起動ツール アイコン を選び、[SharePoint] タイル (以前の [サイト] タイル) を選ぶか、ページ上部の [SharePoint] (以前の [サイト]) をクリックします。

  3. 共有するサイトとドキュメントに移動します。

  4. ドキュメントの横にある省略記号 (...) をクリックして、[共有] をクリックします。
    SharePoint ライブラリでドキュメントの共有を開始する

  5. まだ選択されていない場合、[ユーザーを招待] をクリックし、ドキュメントの共有に招待するユーザーのメール アドレス (someone@outlook.comsomebody@gmail.comexternaluser@contoso.com など) を入力します。

  6. ドロップダウン リストで、これらのユーザーに与える権限レベル ([編集権限] または [閲覧権限]) を選びます。

  7. 必要に応じて、メールに含めるメッセージを入力します。 このメッセージには、共有したドキュメントに関する情報や指示を含めることができます。

  8. [オプションの表示] をクリックします。

  9. [サインインを要求する] を選択します。

    一部のサイトはカスタマイズされており、[サインインを要求する] が表示されないことがあります。このオプションが必要な場合、サイトの管理者にお問い合わせください。

    注: [サインインを要求する] チェック ボックスをオンにしないと、メールにドキュメントへの匿名ゲスト リンクが含まれます。匿名ゲスト リンクは、他の人に転送されたり、他の人々とも共有されたりする可能性があり、その人たちもサインインせずにコンテンツの表示や編集を行えるようになります。

  10. [電子メール招待状を送信する] をクリックします。

  11. [共有] をクリックします。

注: 受信者の [迷惑メール] フォルダーにメールが入らないようにするには、SharePoint 通知メール アドレスの変更方法をご確認ください。

特定のサイトまたはドキュメントにアクセスできるユーザーを確認する

[共有] を使用すると、ドキュメントの共有相手になっている人々を簡単に確認できます。

次のいずれかの操作を行います。

  • サイトにアクセスできるユーザーを確認するには、ページの右上にある [共有] をクリックし、[共有] ダイアログ ボックス内の [共有相手] の後ろにあるリンクをクリックします。そのサイトにアクセスできる人々が表示されます。

  • ドキュメント、フォルダー、ドキュメント セットにアクセスできるユーザーを確認するには、ドキュメントの横にある省略記号 (...) をクリックし、[共有] をクリックし、[共有相手] をクリックします。

サイトへのユーザー アクセスを削除する

外部ユーザーと共有されているサイトがあり、そのサイトへの外部ユーザーの権限を取り消したい場合は、そのユーザーのサイトへのアクセス許可を削除します。

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. ページの左上隅にあるアプリ起動ツールのアイコン Office 365 アプリ起動ツール アイコン を選び、[SharePoint] タイル (以前の [サイト] タイル) を選ぶか、ページ上部の [SharePoint] (以前の [サイト]) をクリックします。

  3. 招待を取り消すサイトに移動します。

  4. [設定] Office 365 の [設定] ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  5. [ユーザーと権限] で [ユーザーとグループ] をクリックします。

  6. 左にある サイド リンク バーからユーザーを削除するグループを選択します。

  7. 削除するユーザーを選択し、[アクション] をクリックし、[グループからのユーザーの削除] をクリックします。

    サイド リンク バーで [グループ] を選択しています。[アクション] メニューを開き、[グループからのユーザーの削除] を選択しています。
  8. [OK] をクリックします。

匿名のゲスト リンクを無効にする

ゲスト リンクでドキュメントを共有しているのかどうかは、ドキュメントのプロパティ メニューで確認できます。

  1. 職場や学校のアカウントで Office 365 にサインインします

  2. ページの左上隅にあるアプリ起動ツールのアイコン Office 365 アプリ起動ツール アイコン を選び、[SharePoint] タイル (以前の [サイト] タイル) を選ぶか、ページ上部の [SharePoint] (以前の [サイト]) をクリックします。

  3. ゲスト リンクを削除するドキュメントが入っているライブラリに移動します。

  4. ドキュメントの横にある省略記号 (...) をクリックして、[共有] をクリックします。
    SharePoint ライブラリでドキュメントの共有を開始する

  5. [共有] ダイアログ ボックスで、[リンクの取得] をクリックします。

  6. [削除] をクリックします。([削除] が無効になっている場合、おそらく、ユーザー名とパスワードがあるユーザーのみが許可されるようにドキュメントが設定されています。)

  7. リンクを無効にするかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[リンクを無効にする] をクリックします。

    共有されているドキュメントのゲスト リンクを無効にして、リンクが機能しなくなるようにしてよいかどうかを確認するダイアログ ボックス。

  8. [閉じる] をクリックします。

リンクを無効にすると、組織外のユーザー人がゲスト リンクを使ってコンテンツにアクセスしようとしたときに、アクセスできないことを伝えるメッセージが表示されるようになります。

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