紙に印刷したフォームから InfoPath フォームへの変換の概要

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ここでは、紙ベースのフォームの代わりに、電子フォームを使用してデータを収集する場合の利点について説明します。また、紙ベースのフォームを Microsoft Office InfoPath フォーム テンプレートに変換するときのいくつかのベスト プラクティスについても説明します。

注: 紙ベースのフォームが Microsoft Office Word または Microsoft Office Excel でデザインされている場合は、InfoPath インポート ウィザードを使用して、文書またはブックを InfoPath フォーム テンプレートにすばやく変換できます。フォームが別のプログラムで作成されている場合、またはフォームの元のソース ファイルにアクセスできない場合は、紙のフォームを InfoPath で最初から再作成する必要があります。

この記事の内容

電子フォームを使用する利点

紙のフォームの変換に関するベスト プラクティス

電子フォームを使用する利点

紙ベースのフォームの代わりに電子フォームを使用すると、多くの利点があります。たとえば、次のような利点が挙げられます。

正確に、一貫性のあるデータ   書類、不適切な場所に書き込み情報をよくするユーザーまたはフォームに入力するための手順が解釈されます。エラーは、従業員フォーム データをデータベースまたは他のプログラムを手動で再入力するときにも発生することができます。検索して、この種類のデータ入力エラーを解決することができますコストと時間がかかります。InfoPath には、さまざまなデータ入力エラーを回避するユーザーのために自動方法が用意されています。たとえば、自動的に数値を計算するのに数式を使用することができます。conditional formattingを使用して、データに、ユーザーの注目するか、ユーザーは、フォームを送信する前にスペルをチェックできるように、スペル チェック機能を有効にします。ユーザー用のフィールドに、データベースやその他のデータの記憶域のシステムから既存のデータを使用して自動的に入力することもできます。たとえば、販売社員 ID] ボックスに、識別番号を入力した後の従業員情報フィールドに自動的に入力するフォームをデザインできます。

簡単な更新    既存のフォーム テンプレートを更新する必要がある場合は、テンプレートを変更し、再発行して、ユーザーに再配布できます。フォーム テンプレートを基にして作成したフォームをユーザーが開くと、自動的に更新が実行されます。更新したフォーム テンプレートを発行するときにユーザーがオフラインで作業している場合は、ネットワークへの次回の接続時に更新が実行されます。通常、ユーザーは更新されたことに気付きませんが、更新がユーザーに通知されるようにフォーム テンプレートをデザインすることもできます。

ワークフローのオプション    InfoPath のワークフロー機能を利用すると、ある担当者から別の担当者にデータを渡す一般的なビジネス プロセスの全体的な効率を向上できます。ワークフローでは、プロジェクトの承認、ドキュメントの校閲などのビジネス プロセスに関連するユーザーの作業を管理および追跡することにより、これらのプロセスの調整に必要なコストと時間を削減できます。たとえば、印刷された経費報告書フォームに社員が記入して書類回覧用紙をそのフォームに添付し、社内便で上司に提出する、紙ベースの経費報告プロセスがあるとします。上司はその報告書を承認した後、回覧用紙の自分の名前の横にある四角にチェック マークを付け、社内便で経理部門にその報告書を送ります。経理部長は、その報告書を承認すると清算伝票を発行します。社員が最初に報告書を提出してから清算伝票を受け取るまで、数週間経過する可能性も考えられます。InfoPath を Microsoft Office SharePoint Server 2007 と組み合わせて使用すると、この種類のワークフローを自動化できるため、時間と経費を大幅に削減できます。

他のシステムとの統合    InfoPath のフォーム データは、他の製品やテクノロジと統合できます。たとえば、Microsoft SQL Server データベースにフォーム データを格納したり、InfoPath では直接サポートされないデータベースにデータを送信できるように、Web サービスに基づいてフォーム テンプレートをデザインしたりできます。InfoPath は、Microsoft Office Outlook、Microsoft Office Excel、Microsoft Office Access など、Microsoft Office system の多くの他のプログラムおよびサーバーと連携して動作します。たとえば、Outlook 電子メール メッセージでの InfoPath フォームのデザインと入力、Excel ブックへの InfoPath データのエクスポート、Access データベースへの InfoPath データの送信、SharePoint リストのデータに対するクエリの実行などが可能です。さらに、会社で使用するカスタムのビジネス アプリケーションに、開発者が InfoPath コントロールを埋め込むこともできます。

追加のセキュリティ   紙のフォームでは、安全でないできません。または入手できます誤って失われ、機密性の高い情報の開示が発生する可能性が導入されています。InfoPath のセキュリティ モデルのセキュリティ ゾーンと Windows Internet Explorer でのレベルの設定に関連しています。これらのセキュリティ機能へのアクセスまたは信頼されていないソース データを送信するなど、安全でない操作からユーザーのフォームとコンピューターを保護するために設計されています。InfoPath は、フォーム テンプレートのデザインを保護し、デジタル署名を使用して、特定のフォーム操作結合や送信などを管理するユーザーのコンピューターにインストールされているフォームの信頼を含め、追加のセキュリティ対策を提供します。

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紙のフォームの変換に関するベスト プラクティス

紙のフォームを InfoPath フォーム テンプレートに変換するときのいくつかの考慮事項について、以下に説明します。

  • レイアウト テーブルを使用してフォームの各セクションを整理する    紙のフォームと同じように、電子フォームは、ユーザーが論理的な順序でフォームに入力できるように編成する必要があります。InfoPath では、レイアウト テーブルを使用して、コントロールの編成、あるセクションと別のセクションとの分離、およびロゴなどのグラフィックの保持を行うことができます。レイアウト テーブルを使用すると、テキスト ボックス、チェック ボックス、およびその他の要素を簡単に配置できるというメリットもあるため、フォーム テンプレートが本格的で洗練された外観になります。次の例では、レイアウト テーブルを使用して、フォーム テンプレート上のsection内のテキスト ボックスを編成しています。

    フォーム テンプレートのセクション内のレイアウト テーブル

    1. このレイアウト テーブルには 2 つの行があります。

    1. このレイアウト用の表には 2 つの行があります。

  • オプション情報のためのソリューションを検討する    紙のフォームには、特定のカテゴリのユーザー用に予約済みのセクションが含まれていることがよくあります。たとえば、病院で使用する患者情報フォームには、患者ではなく看護師や医療関係者が入力する "管理専用" セクションが含まれている可能性があります。InfoPath には、このようなオプション情報に対応するための方法が数多く用意されています。最も適切な方法の 1 つは、他のコントロールを配置した省略可能セクションのコントロールを使用し、ユーザーが追加することを選択したときにのみ、そのセクションをフォームに表示することです。たとえば、進捗レポートのフォーム テンプレートに、省略可能な [メモ] セクションを用意できます。補足のメモを追加する必要のあるユーザーは、この省略可能セクションを挿入して入力できます。それ以外のユーザーは、このセクションを非表示のままにできます。

    ノートの収集に使うオプションのセクション

    conditional formattingを使用して、フォームの特定の条件が満たされるまで特定のフィールドを非表示にすることもできます。たとえば、アプリケーション フォーム テンプレートで、ユーザーが [18 歳以上] チェック ボックスをオンにするまで一連のフィールドを非表示にできます。

  • 通常のテーブルの代わりに繰り返しテーブルを使用する    繰り返しテーブルを使用すると、フォームのスペースを節約し、ユーザーがフォームに入力するときのさまざまな状況に柔軟に対応できます。繰り返しテーブルを使用すると、ユーザーがフォームを初めて開いたとき、フォーム テンプレートに多くの空白行を表示する必要がなくなります。代わりに、1 行だけがユーザーに表示され、必要に応じて行が追加されます。

    経費レポートで品目を収集するために使用する繰り返しテーブル

  • データに必要な処理を決定する    紙のフォームを変換する前に、ユーザーが電子フォームに入力するデータに対して、最終的にどのような処理が必要になるかを決定する必要があります。前もってデータに必要な処理を検討することにより、紙のフォームを変換する前に、フォーム テンプレートの作成に必要なインフラストラクチャがあるかどうかを判断できます。たとえば、ユーザーがフォーム データを迅速にやり取りする必要があり、そのデータを再利用する必要がない場合は、フォーム テンプレートを電子メール メッセージとして発行します。これにより、受信トレイの InfoPath Forms folderにユーザー フォームを格納できるようになります。他のユーザーがそのフォーム データにアクセスして共有する必要がある場合は、Microsoft Windows SharePoint Services を実行しているサーバーのライブラリに、関連する InfoPath フォームのコレクションを格納します。経費報告アプリケーションや会計アプリケーションなど、他のビジネス アプリケーションまたはビジネス システムのフォーム データにユーザーがアクセスする必要がある場合は、会社のデータベースにデータを格納します。これを実現するには、多くの場合、フォーム テンプレートとデータベースまたはビジネス システムとの間の仲介役として機能する Web サービスに、フォーム テンプレートを接続します。

  • 必要なビューの数を決定する    InfoPath では、同じフォーム テンプレートに複数の異なるビューを作成できます。ビューとは、フォーム テンプレートにデータを表示する別の方法のことです。たとえば、許可申請フォーム テンプレートをデザインする場合、1 つのビューを電気工事請負業者の入力用、別のビューを受信者用、3 番目のビューを申請を承認または却下する審査担当者用として使用できます。ビューを使用すると、同じビジネス プロセスに対して複数のフォームをデザインおよび管理する必要がなくなります。

  • 必要なコントロールの種類を確認します。   Word で、実際にフォームをデザインするのにはありません] などのプログラムで紙のフォームを作成した場合は、テキスト ボックス、チェック ボックス、ボタン、およびなど、いくつか他のコントロールが考えられます使用されます。InfoPath は、フォーム テンプレートに追加できるさまざまなコントロールが 30 を超えるを提供します。テキスト ボックスとリスト ボックスなどの標準コントロールに加えて InfoPath には、いくつかの繰り返しテーブル、選択肢グループ、省略可能セクションなどの新しいコントロールが含まれています。これらの種類のコントロールを使用して、ユーザーに対応する柔軟なフォーム テンプレートをデザインできます。たとえば、経費報告書フォーム テンプレートでは、[繰り返しテーブルに使えるユーザーだけを入力できるようにする必要があるは、アイテムを経費します。

  • コントロールの一般的なセットのテンプレート パーツの使用を検討します。   大量の変換するのには、紙のフォームを使っている場合は、共通のセクションと InfoPath テンプレート パーツになっているフィールドのセットの検索できます。テンプレート パーツは、複数のフォーム テンプレートで再利用するために保存できるフォーム テンプレートの一部です。一般的なテンプレートのパーツは、コントロールおよびdata sourceで構成され、データ接続、データの入力規則、およびルールなどの機能も含めることができます。作成して、テンプレート パーツを使用するには、組織内のフォーム テンプレートがトーン、構造、および動作の一貫性のあることを確認できます。たとえば、人事部門では、すべてのフォーム テンプレートで 1 つの連絡先情報のテンプレート パーツを使用することができます。

    複数のフォームに表示されるテンプレート部分

  • デジタル署名を有効にする    InfoPath では、ユーザーがフォームの特定の部分またはフォーム全体に署名できるようにフォーム テンプレートを構成できます。フォームへの署名を使用すると、フォームの入力者としてのユーザーの認証、およびフォームの内容が変更されていないことの確認に役立ちます。

  • フォームへの入力を支援する機能を使用する    InfoPath では、ユーザーがフォームにすばやく入力できるように、既定値をコントロールに割り当てることができます。たとえば、経費報告書で、日付の選択コントロールの既定値として当日の日付を割り当てることができます。ユーザーが経費項目を入力すると経費が自動的に計算されるように、"小計" フィールドと "合計" フィールドに数式を割り当てることもできます。また、スペル チェックを有効にして、他の Microsoft Office ドキュメントと同じように、入力したテキストのスペル ミスをユーザーがチェックできるようにすることも可能です。フォームに固有のコマンドまたはヘルプ コンテンツを用意する場合は、フォームの横に表示するcustom task paneを作成できます。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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