管理メタデータ列を作成する

管理メタデータ列を作成する

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管理メタデータ列を使用して、ユーザーが列に入力できる情報を制御することができます。ユーザーは、事前に定義された管理用語のセットから列に入力する用語またはフレーズを選びます。

次の図にこのしくみを示します。図の中のドキュメント ライブラリには "ECM の探索" という名前の管理メタデータ列があります。列に値を入力するには、ユーザーがライブラリ内のアイテムのプロパティを編集します (このケースではアイテムはスプレッドシートです)。"ECM の探索" という管理メタデータ列の名前は、プロパティ ページのフィールドのラベルです。ユーザーがタグのアイコンをクリックすると、用語の一覧が表示されます。

管理メタデータ列を使用すると、ユーザーがドキュメントのプロパティを使用し、事前に定義された値を選んで列に入力することができます。

管理メタデータ列を設定するときには、既存の用語セットを使うことも、このための専用のセットを追加することもできます。新しい用語セットの追加方法については、「新しい用語セットを設定する」をご覧ください。

サイト、リスト、またはライブラリの管理メタデータ列を作成する

重要: サイトの列を作成または構成するには、サイト コレクションの管理者になっている必要があります。リストまたはライブラリの列を作成するには、リストの管理権限レベルを持っている必要があります。サイト所有者は既定でリストの管理権限を持っています。

  1. リストやライブラリの列を作成したり、サイト列を作成したりできます。次のいずれかの手順を選択して列を作成します。

  2. 管理されたメタデータのサイト列を作成します。

    1. ホーム ページで、[サイト コンテンツ] を選びます。

    2. [サイト コンテンツ] ページで Office 365 の [設定] ボタン [設定] をクリックします。

    3. [Web デザイナー ギャラリー] で、[サイト列] をクリックします。

    4. [サイト列] ページで、[作成] をクリックします。

    5. [サイト内の新しい列] ページの [名前と種類] セクションで、列の名前を入力します。

  3. 管理されたメタデータのリストまたはライブラリの列を作成します。

    1. 列を作成するリストまたはライブラリに移動します。

    2. リボンの [リスト] または [ライブラリ] タブで、必要に応じて [リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

    3. [] の [列の作成] をクリックします。

    4. [列の作成] ページの [名前と種類] セクションで、列の名前を入力します。

  4. [この列の情報の種類] セクションで、[管理されたメタデータ] を選びます。

  5. [グループ] セクションで、列のグループを選ぶか、列のグループを作成します。

  6. [列の追加設定] セクションで、説明を入力し、値が必須かどうかを指定します。列に固有の値しか入力できないようにするかどうかも指定できます。

  7. [複数値のフィールド] セクションで、列に複数の値を入力できるようにするかどうかを指定します。

    重要: 列に複数の値を入力できるようにした場合、ユーザーがこの列を条件として並べ替えを行うことはできません。

  8. [表示形式] セクションで、用語ラベルのみを表示するか、用語と用語セットの階層における用語の完全パスを表示するかを指定します。

  9. [用語セットの設定] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

  10. 既存の用語セットを使用するには、[管理用語セットの使用] を選び、管理用語セットの名前を検索または参照します。用語セット名を選んだ後で、ユーザーが値を入力できるようにするかどうかを指定し、列の既定値を設定することができます。

  11. この列の用語セットを作成するには、[用語セットのカスタマイズ] を選び、用語セットの説明を入力します。次に、[用語セット マネージャーを使用した編集] をクリックし、「新しい用語セットを設定する」の手順に従います。

  12. [OK] をクリックします。

メタデータ列を管理するには、前の手順のいずれかに従ってサイト、ライブラリ、またはリスト列の [サイト列] ページに移動します。このページで、定義された列をスクロールして、変更する列をクリックします。設定の変更または更新ができる編集ページに戻ります。

管理メタデータ列はユーザーがコンテンツに適用できる事前に定義された用語の一覧を表示します。この機能を使用して、サイト コレクション全体で一貫した用語が使用されるようにすることができます。さらに、更新された用語は自動的にユーザーが使用できるようになります。

管理メタデータ列には独自の特性がいくつかあり、ユーザーが用語を選んでコンテンツに適用する際に役立ちます。たとえば、入力候補表示、不明瞭解消、説明、類義語、複数の言語を含む値をサポートしています。ユーザーがすべての用語を覚えておく必要はありません。代わりに、ユーザーは用語セットの階層を表示するツリーから用語を選ぶことができます。

  • 入力候補表示    ユーザーが値を入力し始めると、関連付けられた用語セットに含まれる、ユーザーが入力した文字で始まる用語がすべて表示されます。用語自体に加えて用語セットの名前と階層における用語の位置も表示されるように入力候補表示を設定することができます。

    入力を開始すると、用語の候補が提示されます。

    ユーザーが用語の候補にポインターを合わせると、説明が表示されるので、適切に判断することができます。用語に類義語が指定されている場合、ユーザーは類義語を入力できます。類義語を入力すると、適切な用語が自動的に割り当てられます。

  • 用語セットの階層から選択する    ユーザーが管理メタデータ列の情報を追加または変更するときにはいくつかの選択肢があります。ユーザーが用語セットをよく知っている場合は、単純に列に新しい値を入力することができます。入力候補表示機能によって適切な値が表示された場合は、それを選べます。

    ユーザーが適切な用語を参照することもできます。管理メタデータ フィールドの横にあるタグ アイコンをクリックして、表示されるツリー形式の用語セットの階層から値を選べます。

    ツリー コントロールの選択から管理された用語を選択できます。

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