管理メタデータ列を作成する

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[管理されたメタデータ] 列は、新しい列の種類です。リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加すると、サイト ユーザーが管理された用語の特定の用語セットから値を選び、その値をコンテンツを適用できるようになります。[管理されたメタデータ] 列を作成し、既存の用語セットまたは用語にマップしたり、[管理されたメタデータ] 列に特化した新しい用語セットを作成したりすることができます。

この記事の内容

[管理されたメタデータ] 列を使用する利点

入力候補、あいまいさ排除、説明、類義語

ツリーの選択

既存の用語セットまたは用語にマップされる [管理されたメタデータ] を作成する

新しい用語セットで新しい [管理されたメタデータ] 列を作成する

新しい用語セットの作成と構成

関連作業

[管理されたメタデータ] 列を使用する利点

[管理されたメタデータ] 列を使用すると、コンテンツに適用できる用語の一覧がユーザーに表示されるので、サイト全体で一貫性のあるメタデータを使用できます。これらの用語は、用語ストア管理者または用語を管理するアクセス許可を持つ他のユーザーが、用語ストアの管理ツールで一元管理されている用語セットに登録した用語です。

この用語セットは、[管理されたメタデータ] 列とは別に更新および管理されるので、ユーザーが更新された用語を使用するために列 (または列に関連付けられているコンテンツ タイプ、リスト、またはライブラリ) を更新する必要はありません。特定の [管理されたメタデータ] 列がバインドされている用語セットが更新され、[管理されたメタデータ] 列が使用できるようになると、ユーザーは更新された用語を自動的に使用できるようになります。そのため、[管理されたメタデータ] 列と [選択肢] 列の機能は異なります。[選択肢] 列は、ユーザーが選ぶことができる選択肢の値一覧を変更する必要があるたびに更新する必要があります。

また、[管理されたメタデータ] 列には、ユーザーが選び、用語をコンテンツに適用するときに役立つ独自の機能と特性がいくつかあります。たとえば、"入力候補" のサポート、用語のあいまいさ排除、説明、類義語、多言語値のサポートなどです。

入力候補、あいまいさ排除、説明、類義語

ユーザーが [管理されたメタデータ] フィールドに値を入力し始めると、関連する用語セットからユーザーが入力した文字列から始まる用語が表示されます。用語と共に、用語セットの名前と階層内の用語の位置が表示されるので、ユーザーは適切な用語を選ぶことができます。

入力すると、条件が表示されます。

ユーザーが用語の候補にマウスを移動すると、説明文が表示されるので、適切な用語を選ぶことができます。

説明テキストは、ユーザーの正しい用語の選択を支援します。

用語に類義語が指定されている場合、ユーザーが類義語を入力すると、正しい用語が割り当てられます。

ツリーの選択

ユーザーは、[管理されたメタデータ] 列を更新する際に、目的の値を入力するか、[管理されたメタデータ] フィールドの横に表示される [タグ] アイコンをクリックして用語の選択ツールのダイアログ ボックスを開くことができます。このダイアログ ボックスでは、用語セットの階層から値を選ぶことができます。これは、使用できる用語をよく知らないユーザーの場合に役立ちます。用語セットを公開するように構成され、用語セットの [管理されたメタデータ] 列で入力値が許可されている場合、ユーザーは用語セットに新しい用語を追加することができます。また、用語セットに指定された連絡先にフィードバックを送信するオプションが用意されている場合もあります。

ツリー コントロールの選択から管理された用語を選択できます。

既存の用語セットまたは用語にマップされる [管理されたメタデータ] を作成する

[管理されたメタデータ] 列は、用語セット、または用語セットの一部である個々の用語にマップできます (階層的な用語セットの場合に便利な場合があります)。用語セットに列をマップすると、その用語セットで使用できる用語がすべて表示されます。列を用語セット内の個々の用語にマップすると、その用語と、その階層以下にある用語が列に表示されます。

既存の用語セット、またはサイトの任意のレベルの用語にマップされる [管理されたメタデータ] 列を作成できます (たとえば、サイト列として、または特定のリストやライブラリのローカルの列として)。一方、[管理されたメタデータ] 列を再利用可能にして、新しいコンテンツ タイプを作成したり、リストとライブラリを構成したりする他のユーザーが広く利用できるようにする場合、サイト列として作成することもできます。[管理されたメタデータ] 列を作成する方法と場所は、管理されたメタデータ、コンテンツ タイプ、ドキュメント管理、サイト ガバナンスの組織全体の計画に組み込む必要があります。

サイトの列を作成または構成するには、サイト コレクションの管理者になっている必要があります。リストまたはライブラリの列を作成するには、リストの管理権限レベルを持っている必要があります。サイト所有者は既定でリストの管理権限を持っています。

既存の用語セットにマップされる新しい [管理されたメタデータ] サイト列を作成するには、次の手順を実行します。

既存の用語セットにマップされるリストまたはライブラリの新しい [管理されたメタデータ] 列を作成するには、次の手順を実行します。

  1. [サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。

  2. [ギャラリー] の [サイト列] をクリックします。

  3. サイト列ギャラリーで、[作成] をクリックします。

  1. 新しい [管理されたメタデータ] 列を作成するリストまたはライブラリに移動します。

  2. リボンの [リスト] または [ライブラリ] タブで、必要に応じて [リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

  3. [] の [列の作成] をクリックします。

  1. [名前と種類] セクションで、[新しいサイト列] ページまたは [列の作成] ページ (作成する列の種類によって変わります) に作成する列名を入力します。

  2. [この列の情報の種類] で、[管理されたメタデータ] をクリックします。

  3. [グループ] セクションで、列を構成するグループを選択または作成します。

  4. [列の追加設定] セクションで、説明を入力し、ユーザーがその列の値を設定する必要があるかどうかを指定します。また、列に独自の値を適用するかどうかを指定することもできます。

  5. リストまたはライブラリに列を追加する場合、その新しい [管理されたメタデータ] 列をリストまたはライブラリのすべてのコンテンツ タイプに追加するかどうかを指定できます (ライブラリで複数のコンテンツ タイプが有効な場合)。また、リストまたはライブラリの既定のビューにこの列を追加するかどうかも指定できます。

  6. [複数値のフィールド] セクションで、列で複数値を許可するかどうかを指定します。複数値を許可すると、ユーザーは、リスト ビューでこの列を並べ替えることができなくなります。

  7. [表示形式] セクションで、列で用語ラベルのみを表示するか、用語と用語セットの階層のフル パスを表示するかを指定できます。
    用語だけではコンテキストが不明な場合、階層のフル パスを表示すると便利なことがあります。

  8. [用語セットの設定] セクションで、[管理用語セットの使用] を選び、次のいずれかの操作を行います。

    • 使用する用語を含む用語セットを検索するには、用語の名前を入力し、[検索] ボタンをクリックします。ボックスに表示される結果から、目的の用語セットまたは用語を選ぶことができます。もう一度検索するには、[リセット] ボタンをクリックします。

    • この列にマップする用語セットまたは用語を参照するには、ボックスに表示される Managed Metadata Service アプリケーションの左にある矢印をクリックし、目的の用語セットを参照します。目的の用語セットまたは用語が見つかるまで、各ノードを展開します。用語セットまたは用語をクリックして選びます。

  9. [選択肢追加の許可] セクションで、用語セットに新しい値を追加する操作をユーザーに許可するかどうかを指定します。選んだ用語セットが閉じられている場合、追加することはできません。

  10. 必要に応じて、[既定値] セクションで、列の既定値として使用する用語を指定することもできます。用語を入力するか、[タグ] アイコンをクリックし、用語選択ツールを使用して用語を参照できます。

  11. [OK] をクリックします。

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新しい用語セットで新しい [管理されたメタデータ] 列を作成する

使用したい既存の用語セットがない場合、新しい [管理されたメタデータ] 列用に新しい用語セットを作成することもできます。作成した用語セットは "ローカル" の用語セットになり、作成したサイト コレクション内でのみ使用できます。ローカルの用語セットに追加した用語は、(グローバル用語セットの用語とは異なり) [エンタープライズ キーワード] に候補として表示されません。

サイトの列を作成または構成するには、サイト コレクションの管理者になっている必要があります。リストまたはライブラリの列を作成するには、リストの管理権限レベルを持っている必要があります。サイト所有者は既定でリストの管理権限を持っています。

新しい用語セットで新しい [管理されたメタデータ] 列を作成するには、次の手順を実行します。

新しい用語セットでリストまたはライブラリの新しい [管理されたメタデータ] 列を作成するには、次の手順を実行します。

  1. [サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。

  2. [ギャラリー] の [サイト列] をクリックします。

  3. サイト列ギャラリーで、[作成] をクリックします。

  1. 新しい [管理されたメタデータ] 列を作成するリストまたはライブラリに移動します。

  2. リボンの [リスト] または [ライブラリ] タブで、必要に応じて [リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

  3. [] の [列の作成] をクリックします。

  1. [名前と種類] セクションで、[新しいサイト列] ページまたは [列の作成] ページ (作成する列の種類によって変わります) に作成する列名を入力します。

  2. [この列の情報の種類] で、[管理されたメタデータ] をクリックします。

  3. [列の追加設定] セクションで、列の説明を入力し、ユーザーがその列の値を入力する必要があるかどうかを指定します。また、列に独自の値を適用するかどうかを指定することもできます。

  4. リストまたはライブラリに列を追加する場合、その新しい [管理されたメタデータ] 列をリストまたはライブラリのすべてのコンテンツ タイプに追加するかどうかも指定できます (ライブラリで複数のコンテンツ タイプが有効な場合)。また、リストまたはライブラリの既定のビューにこの列を追加するかどうかも指定できます。

  5. [複数値のフィールド] セクションで、列で複数値を許可するかどうかを指定します。複数値を許可すると、ユーザーは、リスト ビューでこの列を並べ替えることができなくなります。

  6. [表示形式] セクションで、列で用語ラベルのみを表示するか、用語と用語セットの階層のフル パスを表示するかを指定できます。
    用語だけではコンテキストが不明な場合、階層のフル パスを表示すると便利なことがあります。

  7. [用語セットの設定] セクションで、[用語セットのカスタマイズ] を選び、用語セットの説明を入力します。

  8. [用語セット マネージャーを使用した編集] をクリックし、変更を保存するように求められたら [OK] をクリックします。

  9. 新しい用語セットの作成と構成」セクションの手順に従い、用語セットを設定します。

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新しい用語セットの作成と構成

  1. 用語ストアの管理ツールの [プロパティ] ウィンドウで、新しい用語セットに関する以下の情報を指定します。

フィールド

操作

用語セット名

用語セットの名前を入力します。このフィールドには、既に列の名前が表示されていますが、更新または変更できます。

説明

ユーザーが用語の使用方法を理解できるように説明を入力します。

所有者

用語セットの所有者を自分以外のユーザーにする場合は、所有者を別のユーザーまたはグループに変更できます。入力できる項目は 1 つだけです。

連絡先

サイト ユーザーが [管理されたメタデータ] 列の値を更新するときに、用語セットについてフィードバックを送信できるようにするには、メール アドレスを入力します。

関係者

用語セットに主要な変更を加える前に通知する必要があるユーザーまたはグループの名前を追加します。

用語の登録ポリシー

用語セットの設定を [管理者のみ] または [公開] に指定します。

用語セットが閉じられている場合、ユーザーがその用語セットにバインドされている [管理されたメタデータ] 列の値を更新するときに新しい用語を追加できません。また、用語セットは、管理されたメタデータを更新するアクセス許可を持つユーザーのみが更新できます。用語セットが開いていて、列の選択肢追加の許可が許可されている場合、ユーザーは用語セットに新しい用語を追加できます。

タグ付けで使用可能

用語セットの用語をタグ付けで使用できるようにするには、このチェック ボックスをオンにします。チェック ボックスをオフにすると、この用語セットはほとんどのユーザーに表示されなくなります。

用語セットがまだ開発中の場合や、使用できる状態ではない場合にこのチェック ボックスをオフにすることができます。

  1. [保存] をクリックして、プロパティの更新を保存します。

  2. 用語セットに用語を追加するには、左側のツリー コントロールで用語セットをポイントし、表示される矢印をクリックし、[用語の作成] をクリックして、用語の名前を入力します。

  3. [プロパティ] ウィンドウで、新しい用語に関する次の情報を指定します。

フィールド

操作

タグ付けで使用可能

このチェック ボックスをオンにすると、この用語をタグ付けに使用できるようになります。チェック ボックスをオフにすると、この用語は表示されますが、タグ付けツールでは無効になります。

言語

用語のラベルの言語を選びます。

説明

ユーザーがこの用語を適用する方法を理解するのに役立つ説明、または類似する用語と区別するための説明を入力します。

既定のラベル

用語の既定のラベルとして使用する単語または語句を、設定した言語で入力します。

その他のラベル

この用語の類義語があれば指定します。メタデータ管理の目的で、同じ意味を持つ複数の単語や語句を 1 つのエンティティとして扱う場合、類義語を指定します。複数の類義語を追加するには、単語を入力し、Enter キーを押して追加の行を作成します。

たとえば、"青" という色の用語を作成し、用語の既定のラベルが "青" の場合、類義語候補として "空色"、"サファイア"、"藍色"、"コバルト" を追加できます。

  1. [保存] をクリックします。

  2. 手順 3 ~ 5 を繰り返して新しい用語を追加します。

  3. その用語の下位の用語を作成するには、別の用語を入れ子にする親用語をポイントし、表示される矢印をクリックし、[用語の作成] をクリックして、用語の名前を入力します。

  4. 手順 4 と 5 を繰り返して、下位の用語のプロパティを指定します (先に更新する用語を選びます)。

  5. 既定で用語セット内の用語は、言語の既定の並べ替え順序で表示されます。カスタムの並べ替え順序を指定して、言語や、用語ラベルの変更に関係なく、用語が一定の順序で表示されるようにするには、ツリー コントロールの用語セットを選び、右側の [ユーザー設定の並べ替え] タブをクリックします。[ユーザー設定の並べ替え順序を使用する] をクリックし、リスト ボックスを使用して、目的の数値順で用語を並べ替えます。

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関連作業

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