管理コードに突撃 (英語): ホワイト ペーパー

このホワイト ペーパーは、「最前線の現場から」コレクションの一部です。 プロジェクト管理システムやタイムシート システム用に組織の管理コード構造を定義するためのベスト プラクティスについて説明します。

このホワイト ペーパーの Word 版をダウンロードするには、「管理コードに突撃」を参照してください。

その他のホワイト ペーパーについては、「最前線の現場から」のホワイト ペーパーを参照してください。

管理コードに突撃

私は、プロジェクト管理システムやタイムシート システム用に、組織の管理コードの構造を定義するように頼まれることがよくあります。 組織の形態やニーズはそれぞれ異なるため、管理コードの種類も異なるのは当然ですが、長年の経験からわかったことは、共通の普遍的な方法があるということです。

必要な作業を少なくし、増やさない

お役所的な複雑な作業を好む人はいません。作成する管理コードの構造が複雑になればなるほど、正確なレポートを作成しにくくなります。 たとえば、延々と続く単純なリストに 10,000 個もの管理コードが表示されており、そこから管理コードを選ぶこと想像してみてください。 特定のタイムシートやプロジェクト更新に必要な項目が見つかるまで、ドロップダウン リストを延々とスクロールして、可能性のある項目を 1 つずつ確認し、 他に一致するものがないかを確認するために、リストを最後までスクロールしなければならないとしたら、どうでしょうか。

このような面倒な作業を行う 人はいません。 実際は、適当に近いと思われる最初の項目を選ぶと思いますが、 その項目が違う場合は、結局は "残り全部" の管理コードを確認することになります。

とにかく、リストは簡単なものにしましょう。 スクロール操作が不要なのが理想的ですが、1 つの画面に表示できるようにするか、クリック操作が 1 回増える程度にすれば、 最大でも 20 ~30 個のオプションの中から選ぶだけで済み、 少ない操作で効率を上げることができます。

"より詳しく" が経営陣の方針の場合は、"詳細だか正確でない" よりも、"詳細でなくても正確" である方がよいことを進言してください。

すでにわかっていることは聞かない

私はこれまで多くの管理コードの構造を見てきましたが、その中で感じたことは、各部門やプロジェクトで同じ管理コードがあることでした。 会議などの入力項目を作成する場合、プロジェクトを選ばなければならないとしたら、選択項目は "<プロジェクト名> の会議" のようにする必要があるため、会議の項目が複数になり、管理コードのリストが複雑になります。 同じ論理は、部門にも当てはまります。 各部門に所属する従業員のリストがある場合は、従業員が所属している部門がすでにわかっているため、 "営業部門の会議" や "技術部門の会議"、"マーケティング部門の会議" などの項目を作成すると、管理コードのリストが複雑になります。 会議の内容は、従業員の部門やその従業員が携わっているプロジェクトから推測できるため、"会議" という名前の項目を 1 つだけ作成すれば済みます。

より良い方法で解決する

プロジェクトとタイムシートで適切なレベルの解決方法を選ぶことは、共通の課題です。 次のような条件の場合、どのレベルで管理したいか考えてみてください。1) データ収集の時間よりもデータを重視する必要があるため、レポート作成に 1 日中費やす場合、実際どのようにして作業を行うか。 2) 意思決定の準備ができるレベルで作業する。 3) 入力する項目が複雑になるほど、データが正確でなくなる可能性がある。 4) 10 分で終わる作業と 3 日間かかる作業など、グループ間で作業が偏ることがないよう、できれば全員が同じレベルの方法で作業できるようにする。 多くの人にとって、 1 日に 3 ~ 5 行の詳細レポートを作成できれば、それで十分です。

データを条件付ける

エンド ユーザーに同じ質問を何度も行っている場合があります。 たとえば、"研究開発費" の列があるシステムを扱ったことがありますが、“研究開発費” の管理コードが研究開発費の税額控除の対象を指す場合もあれば、そうでない場合もありました。 この税控除資格は、各個人のタイムシートの各行ではなく、作業自身に関連付けることができるようにする必要があります。 また、税控除資格があるかないかの判断がユーザーによって異なる場合は、どうすればよいでしょうか。 このようなシナリオは、"研究開発費の対象の設計" と "研究開発費の対象外の設計" などの例にも見ることができます。 これでは、無申告の管理コードの値の数が 2 倍になってしまいます。 このような場合は、研究開発部門の人が、各ドロップダウンの値に税控除対象または税控除対象外のフラグを付けるようにすれば、エンド ユーザーに毎週確認してもらわずに済みます。

履歴

適切なプロジェクトとタイムシート システムを使用すれば、データの履歴を表示できます。 選択肢が多くなってしまう場合は、履歴を構築すれば、大量のデータをまとめることができます。 各レベルで最大 5 ~ 10 個の選択項目を考え、 レベルの数が何十個にもならないようにしてください。 3 ~4 個のレベルの階層があれば、ほとんどのオプションに対応できるはずです。 つまり、4 レベルのシステムで、レベルごとに 10 項目あれば、10,000 個の管理コードに対応できます。 プロジェクトはそれより複雑になるでしょうか。

表示するものは少なく

ユーザーに対する質問と選択肢を少なくすれば、さらに良くなるでしょう。 バックグラウンドで回答できるものがあれば、タイムシートでユーザーに質問しないようにしてください。 この目的は、可能なデータを最大限に収集することではなく、できるだけ正確な情報として収集することであり、エンド ユーザーにとって関係のないデータ、質問、オプションからエンド ユーザーを分離すれば、さらに良くなります。

収集したデータで何をするか

中間管理職の人から、提案しているものよりも "詳細な情報" が必要だと言われることがよくありますが、私はいつも「そのような情報で何をするのですか」と答えています。タスク ベースのタイムシート データを収集する目的は、適切な経営判断を行うことであるため、「詳細な情報がなければできない経営判断とはどのようなものですか」としばしばたずねるようにしています。 情報をこのように考えれば、詳細な情報の必要性が低いことがわかると思います。 会議、輸送、諸経費に関する作業の内容よりも、それらの作業に費やした合計時間がわかれば十分です。

詳細な情報は必要な場合のみに

タイムシート分析を開始すると、どこに時間を費やしているかがわかるため、偏りがある部分が見えてくると思います。 意表を突くような多くの時間が費やされている部分について、少し詳しく調べるようにしてください。 しかし、詳細になりすぎないようにしてください。 管理コードに追加する詳細なレイヤーは 1 つにし、入手したデータの内容の確認は数週間程度にとどめてください。 会議にはさまざまな種類があるため、そのような種類をすべて考慮して、"会議" などの 1 つの管理コードを、50 個の新しい管理コードに増やしたいと思うかもしれませんが、 このような衝動を断ち切り、5 ~ 6 個にとどめるようにしてください。 詳細な情報が得られない場合や、満足のいく結果にならない場合でも、追加する管理コードは最小限にしてください。

不要なものを排除する

管理コードは、増えることはあっても、減ることは決してないため、 定期的に見直し、不要なものを取り除くことが重要です。 そうすれば、より正確な情報が得られるようになり、無駄な時間をどこに費やしていたかがわかるようになります。

結論

プロジェクト スケジュールやタイムシート システムに関係なく、管理コードの管理によって、 データの有効活用が可能な効率的なシステムにもなれば、定義が多すぎて正確でないシステムにもなります。 管理コードの構造を設計する場合は、少ない管理コードで開始し、増やさない方法をお勧めします。 細分化した項目を元に戻すよりも、必要に応じて詳細な項目を追加することの方が簡単であり、ほとんどのユーザーにとってシンプルになります。

著者について

Chris Vandersluis 氏は、Microsoft 認定パートナーであり、モントリオール (カナダ) に拠点を置く HMS Software の社長兼創業者です。 マギル大学で経済学の学士を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に 30 年以上携わってきました。 PMI (プロジェクト マネジメント協会) の古くからの会員であり、MPUG (Microsoft Project Users Group) のモントリオール、トロント、ケベックの支部の設立を支援しました。 氏は、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork などにも寄稿しており、Project Times のレギュラー コラムニストでもあります。 マギル大学では上級プロジェクト管理について教えており、北米および世界中のプロジェクト管理団体の会合でもたびたび登壇しています。 HMS Software は、プロジェクト指向型の時間管理システム TimeControl のベンダーであり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis 氏のメールの連絡先は chris.vandersluis@hms.ca です。

Chris Vandersluis 氏の EPM 関連のその他の記事については、HMS 社の EPM ガイダンスのサイト (http://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。

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